Другое · 11 мин
Как в 1С оформить увольнение сотрудника
Как оформить увольнение в 1С:ЗУП и других конфигурациях: приказ, начисление компенсации за отпуск, расчёт зарплаты, выдача документов и отчётность.
Увольнение сотрудника в 1С — это не одна кнопка, а цепочка операций: кадровый приказ, окончательный расчёт с компенсацией за неиспользованный отпуск, удержания, выплата и подготовка отчётности в фонды. Если пропустить этап или выполнить его в неверном порядке, программа посчитает налоги и взносы некорректно, а исправлять ошибки придётся уточнёнными расчётами.
Основной инструмент для этой задачи — конфигурация «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП). В более простых решениях, например «1С:Бухгалтерия», кадровый документооборот ограничен, и часть операций выполняется вручную. Ниже разобран порядок действий именно для ЗУП, с отдельными уточнениями для других конфигураций.
Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на кадровые документы и расчёт зарплаты, а в базе закрыт предыдущий расчётный период. Увольнение «задним числом» в закрытом месяце потребует пересчёта и может затронуть уже сданную отчётность.
Подготовка: что проверить до оформления приказа
До создания документа увольнения убедитесь, что карточка сотрудника заполнена корректно: приём на работу проведён, все переводы и отпуска отражены, больничные и отсутствия зарегистрированы. От этих данных зависит расчёт среднего заработка и остатка отпуска.
Проверьте, нет ли у сотрудника незакрытых авансов, займов, подотчётных сумм и материальной ответственности. Эти суммы нужно удержать при окончательном расчёте или оформить отдельно — программа сама их не спишет.
Также сверьте дату увольнения с производственным календарём и табелем. Если сотрудник увольняется в середине месяца, все его рабочие дни должны быть отражены, иначе зарплата за отработанное время рассчитается неверно.
Создание документа «Увольнение» в 1С:ЗУП
Откройте раздел «Кадры» и выберите журнал «Приёмы, переводы, увольнения» (в некоторых релизах — «Все кадровые документы»). Нажмите «Создать» и выберите «Увольнение». Если увольняется несколько сотрудников одной датой, удобнее документ «Увольнение списком».
В шапке документа укажите организацию, сотрудника и дату увольнения. Дата увольнения — это последний рабочий день сотрудника, именно на неё программа рассчитает зарплату, компенсацию и налоги. Заполните основание увольнения: статью и пункт Трудового кодекса, а также реквизиты документа-основания (заявления или соглашения сторон).
После заполнения основных полей программа автоматически переходит к расчётной части: на вкладках документа появятся начисления (зарплата за отработанное время, компенсация отпуска), удержания, НДФЛ и взносы. Не спешите проводить документ — сначала проверьте каждую цифру.
- 1Откройте «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → «Создать» → «Увольнение»
- 2Укажите сотрудника, дату увольнения и основание по ТК РФ
- 3Проверьте автоматически рассчитанные начисления, компенсацию отпуска, НДФЛ и взносы
- 4Проведите документ и сформируйте печатную форму приказа Т-8
- 5Создайте ведомость на выплату окончательного расчёта
- 6Проверьте отражение увольнения в отчётах и кадровых документах
Компенсация за неиспользованный отпуск: как проверить расчёт
Программа рассчитывает компенсацию на основе остатка отпуска, который накапливается с даты приёма сотрудника. Остаток виден прямо в документе увольнения, а также в справке «Остатки отпусков» из карточки сотрудника. Если остаток отрицательный — сотрудник использовал отпуск авансом, и программа предложит удержание за неотработанные дни отпуска.
Средний заработок для компенсации считается из начислений за расчётный период. Проверьте, что в базу попали все премии и начисления сотрудника: неучтённая годовая премия занизит средний дневной заработок. Расшифровку расчёта можно посмотреть по ссылке в документе — там видно, какие месяцы и суммы вошли в расчёт.
Типичная ситуация: сотрудник долго был в отпуске без сохранения зарплаты или на больничном, и расчётный период оказался «пустым». В этом случае программа сдвигает расчётный период на предыдущие месяцы — убедитесь, что это произошло корректно, сравнив средний заработок с данными прошлых расчётов.
Окончательный расчёт, НДФЛ и страховые взносы
Документ «Увольнение» в ЗУП объединяет кадровый приказ и расчёт: зарплата за отработанные дни месяца, компенсация отпуска, премии и иные начисления рассчитываются внутри одного документа. Если в учётной политике настроено иначе, расчёт может формироваться отдельным документом «Начисление зарплаты и взносов» — проверьте настройки заранее.
НДФЛ при увольнении исчисляется на дату выплаты дохода. Обратите внимание на вычеты: если сотруднику положены стандартные вычеты на детей, они применяются за месяц увольнения в обычном порядке. Проверьте вкладку «НДФЛ» в документе — там должны быть видны налоговая база, вычеты и итоговая сумма налога.
Страховые взносы начисляются на все облагаемые выплаты окончательного расчёта. После проведения документа сверьте итоговые суммы с отчётом «Анализ взносов в фонды» — это быстрый способ убедиться, что взносы попали в учёт.
Как проверить результат
Совпадает со справкой «Остатки отпусков» по сотруднику
Расхождение в днях — проверьте, все ли отпуска проведены в базе
Начислено минус НДФЛ и удержания равно сумме в ведомости
Разница между документом и ведомостью — ищите неучтённые удержания или долги
Налог исчислен с учётом вычетов, дата получения дохода — день выплаты
Вычеты не применились или дата дохода неверна
Суммы видны в отчёте «Анализ взносов в фонды»
Взносов нет в отчёте — документ не проведён или настроены необлагаемые виды расчёта
Выплата расчёта и кадровые документы
После проведения увольнения создайте ведомость на выплату: раздел «Выплаты» → «Ведомости в банк» (или «В кассу», «Через раздатчика» — в зависимости от способа выплаты). В ведомости выберите характер выплаты «Увольнение», чтобы программа подтянула именно суммы окончательного расчёта, а не плановый аванс или зарплату.
По закону все причитающиеся суммы должны быть выплачены в день увольнения. Если сотрудник в этот день не работал, выплата производится не позднее следующего дня после предъявления требования о расчёте. Просрочка грозит работодателю компенсацией за задержку, поэтому дату ведомости контролируйте особенно внимательно.
Из документа увольнения печатается приказ по форме Т-8 (или по самостоятельно разработанной форме). Дополнительно подготовьте записку-расчёт (форма Т-61), справку о заработке для расчёта пособий, выписки из отчётов по взносам и сведения о трудовой деятельности, если сотрудник их запросил или выбор бумажной трудовой книжки требует выдачи записи.
Особые сценарии увольнения
Увольнение по соглашению сторон с выходным пособием
Выходное пособие вводится отдельным начислением. Создайте вид расчёта «Выходное пособие» с нужными настройками обложения НДФЛ и взносами, затем добавьте его в документ увольнения или зарегистрируйте документом «Разовое начисление». Следите за необлагаемым лимитом — превышение облагается налогом и взносами в общем порядке.
Увольнение в связи с сокращением штата
При сокращении помимо компенсации отпуска полагается выходное пособие и сохраняемый средний заработок на период трудоустройства. В ЗУП для этого предусмотрены отдельные виды расчёта; выплаты за второй и третий месяцы оформляются позже отдельными документами на основании подтверждающих документов сотрудника.
Увольнение внешнего совместителя и по переводу
Для совместителя порядок тот же, но проверьте, что увольняете именно то место работы, которое нужно: у сотрудника может быть несколько рабочих мест в одной базе. При увольнении в порядке перевода в другую организацию укажите соответствующее основание — это влияет на формулировку записи в трудовой книжке и сведениях о трудовой деятельности.
Как выбрать действие
Увольнение в 1С:Бухгалтерии и других конфигурациях
В «1С:Бухгалтерии» кадровый учёт упрощён: документ «Увольнение» находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы». Он фиксирует факт увольнения, но расчёт компенсации отпуска во многих случаях придётся ввести вручную через документ «Начисление зарплаты» — добавьте сотрудника и укажите вид начисления «Компенсация отпуска при увольнении» с рассчитанной суммой.
Если штат небольшой и расчёты простые, этого достаточно. Но при частых увольнениях, сложных системах оплаты труда, северных надбавках и пособиях ручной расчёт становится источником ошибок — в таких условиях оправдан переход на ЗУП с синхронизацией данных в бухгалтерскую программу.
В отраслевых решениях на платформе 1С (например, для бюджетных учреждений) порядок аналогичен ЗУП, но добавляются специфические документы: увольнение по штатному расписанию, расчёт с учётом стажа госслужбы. Ориентируйтесь на ту же логику: кадровый приказ → расчёт → выплата → отчётность.
Что важно запомнить
Увольнение в 1С оформляется одним документом, который объединяет приказ и расчёт: программа сама считает компенсацию отпуска, зарплату, НДФЛ и взносы, но корректность результата зависит от полноты исходных данных. Проверяйте остаток отпуска, средний заработок и характер выплаты в ведомости — это три самые частые точки ошибки.
Частые вопросы об увольнении в 1С
Можно ли отменить проведённое увольнение, если сотрудник передумал?
Да. Если выплата ещё не произведена, пометьте документ увольнения на удаление или распроведите его. Если расчёт уже выплачен и отражён в отчётности, потребуется сторнировать начисления и выплату, а затем подать корректирующие сведения. Действуйте до сдачи отчётности за период — так исправление обойдётся без уточнёнок.
Почему программа не рассчитала компенсацию за отпуск?
Чаще всего причина в том, что в документе увольнения не заполнен или не рассчитан остаток отпуска — проверьте соответствующее поле и справку «Остатки отпусков». Также убедитесь, что в настройках вида начисления «Компенсация отпуска» стоит признак автоматического расчёта при увольнении, а у сотрудника корректно указана дата приёма.
Как удержать задолженность сотрудника при увольнении?
Зарегистрируйте долг документом «Долг сотрудника» или через удержание в документе увольнения на вкладке «Удержания». Учитывайте ограничение: общий размер удержаний из зарплаты ограничен законодательством, и сумму сверх лимита сотрудник должен вернуть добровольно или по соглашению.
Нужно ли отдельно начислять зарплату за месяц увольнения?
В 1С:ЗУП обычно нет — зарплата за отработанные дни рассчитывается прямо в документе «Увольнение». Но если по настройкам программы расчёт уволенных выполняется документом «Начисление зарплаты и взносов», создайте его после проведения приказа и проверьте, что сотрудник попал в табличную часть с верным количеством отработанных дней.
Что делать, если дата увольнения попадает на выходной день?
Датой увольнения считается последний рабочий день сотрудника; указывать в приказе выходной день по инициативе работодателя нельзя. Если сотрудник подал заявление с такой датой, дату лучше скорректировать на ближайший рабочий день по согласованию, чтобы не нарушить сроки выплаты и выдачи документов.
Как проверить, что увольнение корректно отразилось в отчётности?
Сформируйте по сотруднику справку о доходах и отчёты по взносам за период увольнения: доходы, НДФЛ и база взносов должны включать окончательный расчёт. Дополнительно проверьте, что в сведениях о трудовой деятельности сформировано событие «Увольнение» с верной датой и основанием.