Другое · 9 мин
Как оформить удаленную работу в 1С
Как оформить дистанционную работу в 1С:ЗУП: настройка кадрового перевода, приказ, допсоглашение, график работы, табель и начисление зарплаты удаленным сотрудникам.
Перевод сотрудника на удаленную работу в 1С затрагивает сразу несколько участков учета: кадровые документы, дополнительное соглашение к трудовому договору, график рабочего времени, табель и начисление заработной платы. Если оформить только приказ и забыть про графики и табель, расчет зарплаты пойдет некорректно — программа будет опираться на старый график или неверно учитывать отработанное время.
Ниже разобран порядок действий в 1С:Зарплата и управление персоналом (ред. 3.1) — наиболее распространенной конфигурации для кадрового учета. В 1С:Бухгалтерии с расширенным учетом зарплаты логика аналогична, отличаются только названия отдельных пунктов меню. Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на разделы «Кадры» и «Зарплата», а конфигурация обновлена — состав реквизитов трудового договора зависит от версии.
С юридической стороны дистанционная работа оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору и приказом работодателя. В программе эти документы отражаются как кадровый перевод с изменением условий труда. Именно этот механизм и рассматривается как основной сценарий.
Подготовка: что проверить перед оформлением
Сначала определите формат удаленной работы: постоянная дистанционная, временная (на срок до шести месяцев) или комбинированная — когда сотрудник часть времени работает в офисе, часть удаленно. От этого зависит, потребуется ли отдельный график работы и как будет вестись табель.
Проверьте, что в справочнике «Сотрудники» у работника корректно заполнены текущее место работы, подразделение и должность. Если сотрудник работает в обособленном подразделении, уточните, не изменится ли территориальное условие трудового договора — это влияет на реквизиты допсоглашения.
Оформление кадрового перевода с изменением условий труда
Основной документ — «Кадровый перевод» (раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» → «Кадровые переводы»). Создайте новый документ, укажите организацию, сотрудника и дату, с которой начинается дистанционная работа.
В документе установите флажок изменения условий трудового договора. В поле характера работы укажите дистанционный характер — в актуальных версиях ЗУП для этого предусмотрено отдельное значение. Если перевод временный, заполните дату окончания периода: по её наступлении программа напомнит о необходимости обратного перевода либо продления.
- 1Откройте «Кадры» → «Кадровые переводы» и создайте новый документ
- 2Выберите сотрудника и укажите дату начала дистанционной работы
- 3Отметьте изменение условий трудового договора и задайте характер работы «дистанционная»
- 4При необходимости смените график работы сотрудника
- 5Проведите документ и распечатайте приказ и допсоглашение
Если перевод временный
При временной дистанционной работе заполните поле даты окончания. После этой даты условия автоматически не откатываются — потребуется новый кадровый перевод с возвратом прежних условий. Заведите напоминание в календаре или используйте механизм напоминаний программы, чтобы не пропустить срок.
Если сотрудник новый
При приеме нового сотрудника сразу на удаленную работу используйте документ «Прием на работу»: характер работы указывается там же, в условиях трудового договора. Отдельный перевод в этом случае не нужен.
Настройка графика работы сотрудника
Если режим рабочего времени удаленного сотрудника совпадает с общим графиком подразделения (например, стандартная пятидневка), менять ничего не нужно — начисления и табель продолжат работать на прежнем графике.
Если у дистанционного работника индивидуальный режим — гибкое начало дня, сокращенная неделя, суммированный учет — создайте новый график в разделе «Настройка» → «Графики работы сотрудников». Задайте шаблон заполнения (по дням недели или произвольной длины), укажите виды времени и часы. Затем назначьте график сотруднику в том же кадровом переводе либо документом «Изменение графика работы списком», если сотрудников несколько.
Учет рабочего времени и табель
Для удаленных сотрудников табель ведется в обычном порядке: документ «Табель» (раздел «Зарплата» → «Отчеты, справки» → «Табель учета рабочего времени») заполняется по графику автоматически. Если сотрудник фактически отработал иначе, чем предусмотрено графиком, отклонения фиксируют документами «Отпуск», «Больничный лист», «Прогул, отсутствие» или «Данные для расчета зарплаты» — в зависимости от ситуации.
Если договоренность с сотрудником предполагает свободный график без фиксации часов, а оплата — оклад за полностью отработанный месяц, корректнее оставить стандартный график: табель закроется явками, а отклонения будут оформляться только фактическими документами отсутствия. Специального «удаленного» вида времени в табеле не требуется — дистанционный характер работы не является отдельным кодом учета времени.
Частая ситуация: кадровик оформил перевод, а график не проверил. В итоге у сотрудника с индивидуальным режимом табель заполняется по старой пятидневке, и при расчете больничного или отпуска норма времени оказывается неверной. Всегда сверяйте график в карточке сотрудника после проведения перевода.
Начисление зарплаты удаленным сотрудникам
Если состав и размер начислений не меняются, дополнительных настроек не требуется: документ «Начисление зарплаты и взносов» рассчитает оплату по окладу пропорционально отработанному времени по актуальному графику. Проверьте в первом месяце после перевода, что в расчетном листке норма дней и часов соответствует новому режиму.
Если по допсоглашению меняется оплата — например, добавляется компенсация за использование личного оборудования — добавьте начисление в таблицу начислений кадрового перевода. Для компенсации создайте новое начисление (раздел «Настройка» → «Начисления») с подходящим назначением и настройками налогообложения: порядок обложения НДФЛ и взносами зависит от того, как оформлена компенсация в документах.
Проверка результата
После проведения документов выполните контроль по нескольким точкам. Это займет несколько минут и избавит от перерасчетов в конце месяца.
Как проверить результат
Указан дистанционный характер работы и корректная дата начала
Характер работы пуст или дата не совпадает с приказом
Назначен нужный график с даты перевода
Остался прежний график при индивидуальном режиме
Явки и норма времени соответствуют новому режиму
Норма дней/часов не совпадает с договоренностью
Оклад рассчитан пропорционально новой норме, компенсации начислены верно
Сумма отличается от ожидаемой без объяснимых причин
Частые вопросы
Можно ли оформить удаленную работу без кадрового перевода?
Нет, если условия трудового договора меняются. Характер работы — условие договора, и в ЗУП оно фиксируется именно кадровым переводом (или приемом на работу для новых сотрудников). Приказ и допсоглашение печатаются из этого документа.
Нужен ли отдельный код в табеле для дистанционной работы?
Нет. Дистанционная работа не является отдельным видом использования рабочего времени: отработанные дни отмечаются обычной явкой. Специальные коды применяются только для отклонений — отпусков, больничных, простоев.
Как оформить совмещение: часть недели в офисе, часть удаленно?
Комбинированный режим отражается в допсоглашении текстом, а в программе — тем же кадровым переводом с указанием характера работы. Отдельный график, как правило, не нужен, если общая норма рабочего времени не меняется.
Что делать, если перевод оформили ошибочной датой?
Если зарплата за период еще не рассчитана, исправьте дату в документе и перепроведите его. Если период закрыт, отмените ошибочный перевод документом «Сторнирование начислений» либо создайте новый перевод с корректными условиями с правильной даты — порядок зависит от того, какие расчеты уже проведены.
Меняется ли расчет среднего заработка для удаленных сотрудников?
Нет, порядок расчета среднего заработка для отпусков и больничных единый и не зависит от дистанционного характера работы. Важно только, чтобы в базе корректно отражались начисления и отработанное время.
Как массово перевести подразделение на удаленную работу?
Используйте документ «Кадровый перевод списком» — он позволяет оформить одинаковое изменение условий сразу для группы сотрудников. После проведения проверьте графики и табель выборочно по нескольким сотрудникам из списка.
Что важно запомнить
Дистанционная работа в 1С:ЗУП оформляется кадровым переводом с изменением условий трудового договора. После проведения документа обязательно проверьте график работы, табель и первый расчет зарплаты — именно там проявляются большинство ошибок.