Как оформить трудовой договор в 1С

Трудовой договор в 1С не существует как отдельный документ с юридической силой — программа формирует его печатную форму на основе кадровых данных: карточки сотрудника, приказа о приёме на работу и настроек шаблонов. Поэтому правильное оформление сводится к трём вещам: корректно ввести данные о работнике и условиях труда, провести документ «Приём на работу» и вывести договор на печать по актуальному шаблону.

Инструкция ориентирована на «1С:Зарплату и управление персоналом 8» (ред. 3.1) — основную конфигурацию для кадрового учёта. В «1С:Бухгалтерии 8» механика похожа, но набор реквизитов и печатных форм уже. Отдельно разберём, как настроить собственный шаблон договора, чтобы не редактировать каждый документ вручную.

Что подготовить перед оформлением договора

До работы в программе соберите исходные данные: паспортные данные работника, СНИЛС и ИНН (при наличии), сведения об образовании, адрес регистрации. Из этих данных программа автоматически подставит текст в печатную форму договора, и любая ошибка в карточке попадёт в документ.

Проверьте также настройки организации: раздел «Настройка — Реквизиты организации». В договор попадают полное наименование работодателя, данные о руководителе (именно он подписывает договор со стороны организации), адрес и регистрационные данные. Если в базе не заполнен ответственный руководитель, в подписи договора окажется пустая строка.

Убедитесь, что в классификаторах заполнены должность (справочник «Должности») и подразделение, а в штатном расписании, если оно ведётся, есть свободная позиция. При включённом штатном расписании приём без свободной ставки либо не проведётся, либо потребует отдельного изменения штатки.

Создание карточки сотрудника

Откройте раздел «Кадры — Сотрудники» и нажмите «Создать». Заполните ФИО, дату рождения, пол — программа проверит корректность СНИЛС и ИНН автоматически, если включён контроль. По ссылке «Оформить документ» в правой части карточки можно сразу перейти к приёму на работу, не покидая форму.

Блок «Личные данные» заполняйте по ссылкам-гипертекстам: «Документ, удостоверяющий личность», «Адреса, телефоны», «СНИЛС, ИНН». Каждая группа хранится с историей изменений, поэтому указывайте дату, с которой данные действительны. Это важно при смене паспорта: старые данные сохранятся, и договор, напечатанный задним числом, подтянет актуальные на ту дату сведения.

Если работник иностранец, заполните блок «Гражданство и миграционный учёт»: гражданство, вид разрешения на работу или патент, сроки действия документов. Эти данные не всегда попадают в типовую форму договора, но обязательны для отчётности и уведомлений.

Оформление документа «Приём на работу»

Создайте документ через «Кадры — Приёмы на работу — Создать» или из карточки сотрудника. Укажите организацию, дату приёма, подразделение и должность. Если ведётся штатное расписание, выбирайте позицию штатки — поля подразделения и должности подставятся автоматически вместе с условиями оплаты.

На вкладке «Оплата труда» проверьте начисления: оклад или тарифную ставку, надбавки, районный коэффициент. Именно эти суммы попадут в пункт договора об оплате труда, поэтому сверьте их с договорённостью до печати. На вкладке «Трудовой договор» укажите вид договора: срочный или бессрочный. Для срочного обязательно заполните дату окончания и основание срочности — программа предложит список оснований по ТК РФ.

Дополнительно укажите характер работы, условия труда (по результатам спецоценки, если она проводилась), испытательный срок. Поле «Испытательный срок» заполняйте только если испытание реально установлено — пустое значение в договоре означает его отсутствие, и установить испытание задним числом уже нельзя.

1. 1
   Создайте сотрудника в разделе «Кадры — Сотрудники» и заполните личные данные
2. 2
   Откройте «Приёмы на работу», создайте документ, укажите дату, подразделение, должность
3. 3
   Заполните вкладки «Оплата труда» и «Трудовой договор» (срочность, испытание, условия)
4. 4
   Проведите документ и проверьте отсутствие ошибок в журнале
5. 5
   По кнопке «Печать» выберите форму «Трудовой договор» и сверьте все реквизиты
6. 6
   Распечатайте два экземпляра и передайте на подписание сторонам

Печать трудового договора

Из проведённого документа приёма нажмите «Печать» и выберите «Трудовой договор». Типовая форма включает стандартные разделы: предмет договора, срок действия, режим труда и отдыха, оплату труда, права и обязанности сторон. Перед печатью откройте предварительный просмотр и пройдитесь по каждому пункту — особенно по суммам, датам и формулировкам срочности.

Если типовая форма не подходит — например, нужны дополнительные пункты о коммерческой тайне или дистанционной работе — используйте механизм «Настройка — Печатные формы, отчёты и обработки — Шаблоны печатных форм». Скопируйте типовой макет, добавьте свои пункты и параметры из доступного списка полей. Пользовательский шаблон сохраняется отдельно и не слетает при обновлении конфигурации, если редактировать копию, а не типовой макет.

Для массового оформления (сезонные работники, филиалы) удобно печатать договоры пакетно из списка документов «Приёмы на работу»: выделите несколько строк и вызовите печать. Каждый договор сформируется с индивидуальными данными сотрудника.

Перед внедрением собственного шаблона согласуйте текст договора с юристом или проверьте по действующему ТК РФ. Программа подставит данные в любую формулировку, но юридическую корректность текста 1С не контролирует.

Особые сценарии оформления

Срочный трудовой договор

При выборе срочного договора программа потребует указать дату окончания и основание. Основание выбирается из предопределённого списка, соответствующего статье 59 ТК РФ: временные работы, замещение отсутствующего работника, сезонный характер и другие. Некорректное основание — одна из самых частых причин признания договора бессрочным при проверке, поэтому сверяйте формулировку с реальной ситуацией.

Дистанционная работа

Для удалённых сотрудников в карточке условий труда укажите характер работы «дистанционно». В договор потребуется добавить пункты о порядке взаимодействия, оборудовании и компенсациях — типовая форма их не содержит, поэтому без доработки шаблона эти условия придётся вписывать вручную в каждый экземпляр.

Совместительство и совмещение

Внутреннее совместительство оформляется отдельным документом приёма с видом занятости «Внутреннее совместительство» — для него печатается отдельный трудовой договор. Совмещение должностей, напротив, договором не оформляется: достаточно дополнительного соглашения, которое в 1С формируется через «Кадровый перевод» или документ «Совмещение должностей».

Маршрут решения

Как выбрать способ оформления

Работник принят на основное место работыДокумент «Приём на работу», вид занятости «Основное место работы», печать типового договора

Работник уже числится в компании и берёт вторую должностьОтдельный приём с видом «Внутреннее совместительство» и второй договор

Нужно только расширить обязанности без новой ставкиДокумент «Совмещение должностей» и допсоглашение, новый договор не нужен

Типовая форма не покрывает условия (удалёнка, NDA)Скопируйте и доработайте шаблон в «Печатные формы, отчёты и обработки»

Проверка результата и типичные ошибки

После подписания договора проверьте, что данные в базе позволяют корректно вести учёт дальше: сотрудник появился в списке работающих, по нему формируется табель, начисляется зарплата, заполняется личная карточка Т-2. Приказ о приёме (форма Т-1) печатается из того же документа — сверьте, что даты и условия в приказе и договоре совпадают.

Не забудьте про обязательные уведомления и отчёты: сведения о приёме передаются в СФР (форма ЕФС-1) в установленные сроки. В 1С:ЗУП отчёт формируется из раздела «Отчётность, справки — 1С-Отчётность», и кадровое событие подтянется автоматически только из проведённого документа приёма.

Контрольные точки

Как проверить результат

Договор распечатан из проведённого документа

Норма

Все поля заполнены, даты и суммы совпадают с приказом Т-1

Тревожный признак

Пустые строки в подписях, расхождения сумм с вкладкой «Оплата труда»

Сотрудник в учёте

Норма

Есть в списке работающих, по нему строится табель и начисляется зарплата

Тревожный признак

Сотрудник есть, но в табеле и расчётах отсутствует — документ не проведён

Отчётность

Норма

Приём отражён в ЕФС-1 в установленный срок

Тревожный признак

Событие не подтянулось в отчёт — проверьте дату и вид кадрового события

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оформить трудовой договор в 1С:Бухгалтерии, если нет ЗУП?

Да, в 1С:Бухгалтерии 8 есть раздел «Зарплата и кадры — Кадровые документы», где создаётся приём на работу и печатается трудовой договор. Набор реквизитов и шаблонов проще, чем в ЗУП: для сложных условий (срочность с редким основанием, дистанционная работа) текст придётся дописывать в шаблоне вручную.

Как добавить в договор свои пункты, которых нет в типовой форме?

Откройте «Настройка — Печатные формы, отчёты и обработки — Шаблоны печатных форм», найдите макет трудового договора, скопируйте его и отредактируйте копию: добавьте статичный текст или параметры из списка доступных полей. Сохранённый пользовательский шаблон появится в меню «Печать» документа приёма.

Что делать, если в распечатанном договоре обнаружилась ошибка?

Если договор ещё не подписан, исправьте данные в карточке сотрудника или документе приёма и перепечатайте форму. Если договор уже подписан, документ приёма в учёте не трогайте: оформите исправление отдельным кадровым документом и дополнительным соглашением к договору.

Нужен ли отдельный документ для дополнительного соглашения?

Да. Изменение оклада, должности или условий труда оформляется документом «Кадровый перевод» или «Изменение оплаты труда», из которого печатается форма дополнительного соглашения. Первоначальный документ приёма при этом остаётся без изменений.

Подходит ли типовая форма договора из 1С для любой организации?

Типовая форма покрывает стандартные условия по ТК РФ, но не учитывает специфику: работу с гостайной, вахтовый метод, ненормированный день с особыми условиями, удалённую работу. В таких случаях шаблон нужно доработать, а итоговый текст желательно согласовать с юристом.

Как оформить договор с иностранным работником?

Порядок тот же, но в карточке сотрудника обязательно заполните блок миграционного учёта: гражданство, патент или разрешение на работу, сроки действия документов. Дополнительно потребуется уведомление МВД о заключении договора — в 1С:ЗУП для этого есть отдельная печатная форма в разделе отчётности по кадрам.