Другое · 10 мин
Как оформить сотрудника на работу в 1С
Как оформить приём сотрудника на работу в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: карточка сотрудника, кадровый приказ, штатное расписание, проверка данных и типичные ошибки.
Приём сотрудника на работу в 1С — это не одна кнопка, а связанная цепочка действий: создание физического лица, заведение карточки сотрудника, оформление кадрового документа «Приём на работу» и проверка того, что новый человек корректно попал в штатное расписание и расчёт зарплаты. Ошибка на любом этапе приводит к тому, что сотрудник не виден в отчётах, ему не начисляется зарплата или неверно считаются налоги и взносы.
Инструкция ниже написана на примере 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) — основной конфигурации для кадрового учёта. Для 1С:Бухгалтерии с модулем зарплаты логика та же, отличаются только названия разделов меню. Перед началом убедитесь, что у вас есть права кадровика или полные права, а в программе заполнены данные организации и настроены учётные политики.
Важно понимать: 1С фиксирует уже принятое кадровое решение. Документы от сотрудника (заявление, паспортные данные, СНИЛС, ИНН, трудовой договор) должны быть собраны и проверены до ввода данных в программу — система не заменяет кадровую процедуру, а отражает её.
Подготовка: что должно быть настроено до приёма сотрудника
Прежде чем заводить нового человека, проверьте базовые настройки программы. В справочнике «Организации» должна быть карточка вашей компании с заполненными ИНН, регистрационными данными и учётной политикой по зарплате. Если организаций несколько, убедитесь, что приём оформляется именно в ту, где человек реально будет работать.
Второй блок подготовки — структура компании. В справочниках «Подразделения» и «Должности» должны существовать позиции, на которые вы принимаете сотрудника. Если нужной должности нет, создайте её заранее: в документе приёма выбирать «на лету» неудобно и легко ошибиться с наименованием, которое потом попадёт в печатный приказ.
Если в программе ведётся штатное расписание (соответствующая настройка включается в параметрах учёта), проверьте, что по нужной позиции есть свободная штатная единица с заданным окладом или тарифной ставкой. При занятой штатной единице программа либо не даст провести приём, либо потребует оформить совместительство или превышение штата.
Создание физического лица и карточки сотрудника
В 1С человек и его трудовые отношения — разные объекты. «Физическое лицо» хранит персональные данные: ФИО, дату рождения, пол, СНИЛС, ИНН, паспортные данные, адрес. «Сотрудник» — это связка физлица с организацией и конкретным местом работы. У одного физлица может быть несколько сотрудников: основное место и внутреннее совместительство.
Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и нажмите «Создать». Сначала программа предложит ввести ФИО и проверит, нет ли такого человека в базе. Это важный момент: если сотрудник уже работал у вас раньше, выберите существующее физлицо, а не создавайте дубликат. Дубли физлиц — одна из самых частых причин ошибок в персонифицированной отчётности и расчёте НДФЛ.
Заполните личные данные по документам: СНИЛС и ИНН вводите точно по свидетельству и справке, паспортные данные — по паспорту. Эти сведения напрямую уходят в отчётность в ПФР и ФНС, опечатка в одной цифре СНИЛС приведёт к отказу при сдаче форм.
Оформление документа «Приём на работу»
Ключевой кадровый документ — «Приём на работу». Его можно создать из раздела «Кадры» → «Приёмы на работу» или прямо из карточки сотрудника кнопкой оформления приёма. Документ состоит из нескольких логических блоков, и каждый влияет на дальнейший учёт.
На основной вкладке укажите организацию, дату приёма (именно с неё начнётся трудовая деятельность в учёте), подразделение, должность и вид занятости — основное место работы или совместительство. Если приём временный, заполните дату окончания: программа сама напомнит о необходимости увольнения или продления.
На вкладке оплаты труда проверьте начисления: оклад, районный коэффициент, надбавки, премии. Если ведётся штатное расписание, они подставятся из штатной единицы; если нет — добавьте вручную через «Добавить». Укажите способ отражения зарплаты в бухучёте, если он отличается от настройки по умолчанию для подразделения.
Отдельно проверьте график работы сотрудника. От него зависит расчёт зарплаты за неполный месяц и учёт отработанного времени. Стандартные графики («пятидневка», сменные) создаются в справочнике «Графики работы сотрудников»; если подходящего нет, создайте его до проведения приёма.
- 1Создайте физическое лицо и заполните персональные данные по документам
- 2Оформите документ «Приём на работу»: дата, подразделение, должность, вид занятости
- 3Проверьте начисления, график работы и способ отражения в учёте
- 4Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-1 при необходимости
- 5Проверьте сотрудника в штатном расписании и списке на расчёт зарплаты
Печать приказа и кадровые документы
После проведения приёма из документа доступна печать приказа о приёме на работу по унифицированной форме Т-1 (или по форме, утверждённой в вашей организации). Кнопка «Печать» в документе покажет доступные формы. Проверьте, что в приказ попали правильные оклад, дата и реквизиты трудового договора — номер и дата договора указываются в документе приёма.
Обратите внимание на отчётность о приёме в фонды. Сведения о приёме и увольнении передаются в СФР (бывшие ПФР и ФСС) в виде электронной трудовой книжки — в 1С:ЗУП для этого формируется документ «Сведения о трудовой деятельности» с событием «Приём». Не забудьте отправить эти сведения в установленный срок, иначе возможны штрафы за непредставление.
Особые сценарии приёма
Приём по совместительству
Для внутреннего совместительства не создавайте новое физлицо — в карточке существующего сотрудника оформите приём с видом занятости «Внутреннее совместительство». Программа создаст вторую запись сотрудника с собственными начислениями и графиком. Для внешнего совместителя физлицо создаётся обычным порядком, но вид занятости указывается «Внешнее совместительство» — это влияет на расчёт налоговых вычетов и отчётность.
Приём на неполную ставку
Если сотрудник принимается на 0,5 ставки, укажите это в поле «Количество ставок» документа приёма. Оклад при этом в документе показывается за полную ставку, а фактическое начисление программа посчитает пропорционально. Распространённая ошибка — вручную вписывать половинный оклад и при этом оставить ставку 1: тогда в отчётах и приказе цифры будут некорректными.
Приём в обособленное подразделение
Если организация имеет обособленные подразделения, выделенные на отдельный баланс, проверьте, что в документе приёма выбрана правильная организация и подразделение. От этого зависит, куда будут относиться начисления и в какую инспекцию уйдёт отчётность по НДФЛ.
Проверка результата после приёма
После проведения документа убедитесь, что приём отразился во всех связанных разделах. Откройте штатное расписание: по позиции сотрудника должна уменьшиться свободная штатная единица и появиться занятая. Если единица осталась свободной, проверьте, та ли позиция выбрана в документе.
Затем проверьте, что сотрудник попадает в расчёт: откройте документ «Начисление зарплаты и взносов» за текущий месяц и нажмите «Заполнить» — новый сотрудник должен появиться в списке с начислением пропорционально отработанным дням. Если его нет, чаще всего причина в дате приёма позже периода расчёта или в непроведённом документе приёма.
Дополнительно сформируйте отчёт «Штатные сотрудники» или «Списки сотрудников» и убедитесь, что новый человек отображается с правильными подразделением, должностью и датой приёма. Это быстрый способ поймать ошибку до того, как она уйдёт в зарплату и отчётность.
Как проверить результат
По позиции сотрудника единица занята, оклад соответствует договору
Единица свободна или занята другой позицией — приём оформлен не на ту строку
Сотрудник заполняется в документе с начислением за отработанные дни
Сотрудника нет в списке — проверьте дату приёма и проведение документа
Корректные подразделение, должность, дата приёма и вид занятости
Неверное подразделение или вид занятости — ошибка в документе приёма
Удобно завести внутренний порядок: сначала вводятся и сверяются с документами персональные данные, и только после подписания трудового договора проводится приём. Если провести документ заранее «на будущее», а кандидат не выйдет на работу, придётся оформлять аннулирование приёма — это лишние документы и записи в учёте.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли оформить приём задним числом?
Технически программа позволяет провести документ прошлой датой, но если за этот период уже рассчитана зарплата или сдана отчётность, потребуется пересчёт начислений и, возможно, корректировка отчётов. Безопаснее оформлять приём до закрытия расчётного месяца.
Что делать, если сотрудник принят, а потом выяснилось, что дата приёма неверна?
Не редактируйте проведённый документ, если по нему уже есть начисления. В 1С:ЗУП для исправления кадровых данных используется документ «Кадровый перевод» или отмена приёма с оформлением нового. После исправления пересчитайте зарплату за затронутые периоды.
Нужно ли заводить сотрудника, если он работает по договору ГПХ?
Да, физическое лицо создаётся, но вместо приёма на работу оформляется документ «Договор (подряд, услуги)». Такой человек не попадает в штатное расписание, а оплата начисляется по актам, а не ежемесячным расчётом зарплаты.
Почему сотрудник не попадает в отчёт 6-НДФЛ или РСВ?
Чаще всего причина в дубликате физлица, непроведённом приёме, неверной организации в документе или отсутствии начислений в отчётном периоде. Проверьте карточку сотрудника, документ приёма и наличие доходов за период.
Как оформить приём, если сотрудник будет работать удалённо?
Порядок в программе тот же, но в карточке и документе приёма укажите условия дистанционной работы, если ваша конфигурация это поддерживает, и корректное место работы для трудового договора. График работы и начисления настраиваются так же, как для офисного сотрудника.
Можно ли принять сотрудника сразу на несколько должностей?
Основная должность оформляется одним документом приёма. Дополнительные обязанности отражаются либо как внутреннее совместительство (отдельный приём), либо как совмещение с доплатой через документ «Совмещение должностей» — в зависимости от того, как это оформлено в кадровых документах.
Что важно запомнить
Приём сотрудника в 1С — это цепочка: физическое лицо без дубликатов, документ «Приём на работу» с верной датой, должностью и начислениями, печать приказа и сведения о трудовой деятельности. После проведения обязательно проверьте сотрудника в штатном расписании и в заполнении расчёта зарплаты — это позволит поймать ошибку до сдачи отчётности.