Как в 1С оформить простой по независящим причинам

Простой по независящим от работника и работодателя причинам — это временная приостановка работы из-за обстоятельств, на которые не могли повлиять ни одна, ни другая сторона: авария на поставляющей электроэнергию подстанции, стихийное бедствие, отключение коммуникаций по вине внешних организаций. По статье 157 ТК РФ такое время оплачивается в размере не менее двух третей тарифной ставки (оклада), рассчитанных пропорционально времени простоя.

В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) для этого предусмотрен отдельный документ «Простой, отсутствие» (в ряде релизов — «Простои, отсутствия»), который одновременно фиксирует отсутствие в табеле и формирует начисление. В 1С:Бухгалтерии механизм отличается — там простой чаще вводится через начисление и ручную корректировку табеля. Ниже разобран основной сценарий для ЗУП и особенности для бухгалтерской конфигурации.

Важно понимать: программа сама не определяет вид простоя. Ответственность за квалификацию — по вине работника, по вине работодателя или по независящим причинам — лежит на кадровике и руководстве, поскольку от этого зависит размер оплаты: от нуля до двух третей среднего заработка. Ошибка в выборе вида приведёт к занижению или завышению выплат и претензиям при проверке.

Когда простой считается независящим и чем это отличается от других видов

К независящим причинам относят обстоятельства, которые ни работник, ни работодатель не могли предотвратить: аварии на внешних сетях, природные катаклизмы, действия третьих лиц, перебои у поставщиков ресурсов, находящихся вне контроля организации. Ключевой критерий — отсутствие вины обеих сторон.

От вида простоя напрямую зависит оплата. Простой по вине работодателя оплачивается в размере не менее двух третей среднего заработка, по независящим причинам — не менее двух третей оклада (тарифной ставки), по вине работника — не оплачивается вовсе. Средний заработок, как правило, выше «голого» оклада, поэтому неверная квалификация меняет сумму в любую сторону.

Виды простоя и оплата

По вине работодателя

Не менее 2/3 среднего заработка. В ЗУП отдельный вид простоя, расчёт по среднему.

По независящим причинам

Не менее 2/3 оклада (тарифной ставки) пропорционально времени простоя. Код в табеле «НП».

По вине работника

Не оплачивается. В табеле отражается кодом «ВП», начисление за время простоя не формируется.

Перед оформлением убедитесь, что причина действительно внешняя. Например, если оборудование сломалось из-за отсутствия планового обслуживания — это вина работодателя, а не независящая причина. Спорная квалификация при проверке трудинспекцией или в суде обычно трактуется в пользу работника.

Какие настройки проверить в 1С перед оформлением

Документ «Простой, отсутствие» становится доступен, если в настройках расчёта зарплаты включён учёт отсутствий. Проверьте: раздел «Настройка» → «Расчёт зарплаты» → ссылка «Настройка состава начислений и удержаний» → вкладка «Учёт отсутствий». Должны быть установлены флажки, отвечающие за простои и отсутствия по невыясненным причинам.

Убедитесь, что в списке начислений присутствует вид расчёта «Простой по независящим от работодателя и работника причинам» с формулой оплаты двух третей оклада. В типовой поставке он создаётся автоматически при включении настройки, но в доработанных базах его могли отключить или изменить.

Также проверьте, что у сотрудника корректно заполнен плановый оклад (тарифная ставка) в кадровых документах — именно от него считаются две трети. Если оклад заведён с ошибкой или не актуализирован после индексации, расчёт простоя унаследует неверную базу.

Оформляем приказ о простое — основание для документа в программе

Прежде чем вносить данные в 1С, подготовьте организационно-распорядительный документ. Типовой формы приказа о простое законодательство не устанавливает, поэтому организация составляет его в свободной форме. В приказе укажите: причину и дату начала простоя, перечень работников или подразделений, квалификацию простоя (по независящим причинам), порядок оплаты и необходимость присутствия или отсутствия сотрудников на рабочих местах.

Работники должны быть ознакомлены с приказом под подпись. Этот документ — первичное основание, на которое ссылаются при проверках, и именно его данные (даты, причина, список сотрудников) вы перенесёте в документ 1С. Фиксация приказа в программе не предусмотрена отдельным объектом — его реквизиты указываются в комментарии или печатаются отдельно.

Если простой затрагивает всю организацию или структурное подразделение, дополнительно учитываются требования об уведомлении службы занятости — это кадровая процедура вне программы, но её сроки стоит контролировать параллельно с оформлением в 1С.

Пошаговое оформление документа «Простой, отсутствие» в 1С:ЗУП

Основной рабочий инструмент — документ, который регистрирует отсутствие и рассчитывает оплату. Создаётся он из раздела «Зарплата» → «Простои, отсутствия» либо из раздела «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» (точное расположение зависит от релиза).

1. 1
   Откройте раздел «Зарплата» → «Простои, отсутствия» и создайте новый документ.
2. 2
   Укажите организацию, дату документа и месяц начисления.
3. 3
   Выберите вид отсутствия: «Простой по независящим от работодателя и работника причинам».
4. 4
   Задайте период простоя: дату начала и окончания; при внутрисменном простое отметьте соответствующий флажок и укажите часы.
5. 5
   Добавьте в табличную часть сотрудника или список сотрудников, попавших под приказ.
6. 6
   Проверьте автоматически рассчитанную сумму на вкладке начислений — она должна составить 2/3 оклада пропорционально времени простоя.
7. 7
   Заполните комментарий с реквизитами приказа о простое (номер, дата, причина).
8. 8
   Проведите документ и проверьте отражение в табеле и расчётном листке.

Если простой длится неполный рабочий день, включите в документе режим внутрисменного простоя и укажите количество часов. Программа пересчитает оплату пропорционально часам, а в табеле день разобьётся на отработанное время и время простоя.

Когда простой оформляется «задним числом» после того, как зарплата за месяц уже рассчитана, программа может потребовать перерасчёт. Документ в этом случае создаёт сторнирующие и доначисляющие записи в следующем периоде — не удаляйте их вручную, это нарушит связность расчёта.

Как программа рассчитывает оплату и что проверить вручную

Расчёт по типовой формуле: оклад (тарифная ставка) делится на норму рабочего времени за месяц и умножается на время простоя, затем берётся две трети от полученного. Для сотрудников на часовой ставке базой служит часовая ставка, для сдельщиков расчёт сложнее и может потребовать отдельной настройки.

Проверьте результат до выплаты. Откройте расчётный листок сотрудника: строка «Оплата простоя по независящим причинам» должна присутствовать отдельно от окладной части. Сверьте сумму с ручным расчётом: (оклад / норма дней или часов) × время простоя × 2/3. Расхождение обычно означает неверный оклад в кадровых данных, неправильно указанный период или изменённую формулу начисления.

Контрольные точки

Как проверить результат

Строка в расчётном листке

Норма

Отдельное начисление «Оплата простоя…» с суммой 2/3 оклада пропорционально времени

Тревожный признак

Начисление отсутствует или сумма равна полному окладу за период

Табель учёта рабочего времени

Норма

Дни простоя отмечены кодом «НП» с количеством часов

Тревожный признак

Дни стоят как рабочие («Я») или как невыход без оплаты

Период простоя в документе

Норма

Совпадает с датами приказа

Тревожный признак

Период шире или уже приказа, захвачены лишние дни

НДФЛ и взносы

Норма

Оплата простоя входит в облагаемую базу как обычный доход

Тревожный признак

Начисление исключено из базы или обложено по другой ставке

Оплата простоя облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке — это не компенсация, а часть заработной платы. Если в расчётном листке начисление есть, а в отчётах по взносам его нет, проверьте настройки налогообложения вида начисления: в доработанных конфигурациях их иногда ошибочно меняют.

Отражение простоя в табеле и отчётах

После проведения документа время простоя автоматически попадает в табель учёта рабочего времени с буквенным кодом «НП» (или цифровым «32», если в организации применяется цифровая кодировка). Табель формируется отчётом «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» из раздела «Зарплата» или «Отчёты, справки».

Если документ введён после формирования табеля за период, перезаполните отчёт — данные подтянутся заново. Ручная правка табеля в обход документа не рекомендуется: при следующем расчёте зарплаты программа опирается на документы-отсутствия, и расхождение между табелем и расчётом приведёт к ошибкам в среднем заработке в дальнейшем.

Для внутренней отчётности удобно использовать отчёты «Простои сотрудников» и «Отсутствия сотрудников» — они показывают, кто, когда и по какому виду простоя отсутствовал, что упрощает сверку с приказами при проверках.

Особенности для 1С:Бухгалтерии и нестандартных ситуаций

В 1С:Бухгалтерии отдельного документа простоя нет. Типовой путь — создать начисление с ручной суммой (2/3 оклада пропорционально времени простоя), ввести его документом «Начисление зарплаты» или отдельной операцией и скорректировать отработанное время. Из-за ручного ввода выше риск арифметических ошибок, поэтому сумму стоит считать отдельно и сверять.

Если простой приходится на период, когда сотрудник уже находится в отпуске или на больничном, время простоя за эти дни не оформляется — отсутствие уже зарегистрировано другим документом. Попытка ввести простой поверх отпуска вызовет конфликт документов, и программа либо не проведёт документ, либо предложит отменить пересекающееся отсутствие.

Для сдельщиков и сотрудников с суммированным учётом рабочего времени проверьте формулу начисления особенно внимательно: типовая настройка ориентирована на окладную систему, и в отдельных случаях требуется доработка вида расчёта или ручная корректировка суммы с сохранением обоснования.

Частые вопросы

Можно ли оформить простой сразу на нескольких сотрудников?

Да. В документе «Простой, отсутствие» предусмотрен режим оформления на список сотрудников — табличная часть заполняется подбором из подразделения. Это удобно, когда простой объявлен приказом по целому подразделению или организации.

Что делать, если простой начался в одном месяце, а закончился в другом?

Оформите документ в месяце начала простоя с указанием полного периода — программа распределит начисление по месяцам при расчёте зарплаты каждого периода. Либо введите два документа, если так принято в учётной политике вашей организации.

Может ли оплата простоя быть выше двух третей оклада?

Да, если это установлено коллективным договором, локальным актом или трудовым договором. Закон задаёт только минимум. В программе тогда потребуется дополнительное начисление на разницу, поскольку типовой вид расчёта считает ровно 2/3.

Нужно ли сотруднику находиться на рабочем месте во время простоя?

Это определяет приказ о простое: работодатель вправе освободить сотрудников от присутствия или обязать быть на местах. В 1С этот момент не фиксируется — программа регистрирует только время и оплату, а режим присутствия остаётся в тексте приказа.

Как отменить ошибочно оформленный простой?

Если зарплата за период ещё не выплачена, пометьте документ на удаление и пересчитайте начисления. Если выплата прошла, используйте механизм сторнирования: в ЗУП отмена прошлых отсутствий выполняется документом «Сторнирование» или через отмену документа с автоматическим перерасчётом в текущем периоде. Просто удалить документ после выплаты нельзя — это разорвёт расчётные регистры и отчётность.

Учитывается ли время простоя при расчёте среднего заработка для отпуска?

Время простоя по независящим причинам и начисленные за него суммы исключаются из расчётного периода при исчислении среднего заработка. Типовая ЗУП делает это автоматически по виду начисления, но после нестандартных доработок стоит проверить настройку исключения периодов.