Другое · 10 мин
Как в 1С оформить пособие на погребение
Как оформить пособие на погребение в 1С:ЗУП: создание документа, начисление, выплата, отражение в отчетности и взаимодействие с СФР. Практическая инструкция.
Пособие на погребение — это социальная выплата, которую работодатель оформляет, когда умирает сотрудник (или, в отдельных случаях, член его семьи) и родственники обращаются за возмещением расходов на похороны. В 1С:Зарплата и управление персоналом для этого предусмотрен штатный механизм: пособие начисляется отдельным документом, не облагается НДФЛ и страховыми взносами и финансируется через Социальный фонд России.
Ошибки при оформлении приводят к двум типичным последствиям: СФР отказывает в возмещении из-за неверных данных в реестре, либо сумма ошибочно попадает в облагаемую базу по НДФЛ и взносам. Поэтому важно не только создать документ, но и проверить настройки вида начисления и корректно передать сведения в фонд.
Ниже разобран полный цикл: от получения заявления и справки о смерти до выплаты денег и отправки данных в СФР. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП 8.3, но логика аналогична и в 1С:Бухгалтерии с модулем зарплаты.
Правовая основа и кто имеет право на выплату
Пособие на погребение выплачивается на основании Федерального закона № 8-ФЗ «О погребении и похоронном деле» и норм об обязательном социальном страховании. Работодатель выплачивает его, если умерший был застрахованным лицом — то есть работал по трудовому договору. Также пособие положено при смерти несовершеннолетнего члена семьи сотрудника.
Обратиться за пособием может супруг, близкий родственник, иной родственник или любое лицо, фактически взявшее на себя расходы на похороны. Основание для выплаты — заявление и справка о смерти по установленной форме, выданная органом ЗАГС. Справка о смерти — ключевой документ: без неё оформлять пособие нельзя, свидетельство о смерти для этой цели не подходит.
Размер пособия устанавливается законодательно и ежегодно индексируется. В регионах с районным коэффициентом сумма увеличивается на этот коэффициент. Актуальный размер нужно сверять с данными СФР — в программе его обычно вводят вручную при начислении, поэтому перед оформлением уточните действующую величину.
Подготовительный этап: документы и настройки программы
Прежде чем заходить в 1С, соберите пакет документов от заявителя: заявление о выплате пособия, оригинал справки о смерти (форма № 33 или актуальная форма ЗАГС), документ, удостоверяющий личность заявителя. Если пособие оформляется на похороны члена семьи сотрудника, дополнительно понадобятся документы, подтверждающие родство.
В программе проверьте, что в учетной политике и настройках организации корректно указаны реквизиты для взаимодействия с СФР: регистрационный номер страхователя, код подчиненности. Эти данные попадут в реестр сведений, и ошибка в них — самая частая причина отказа в возмещении.
Также убедитесь, что в справочнике начислений есть вид расчета «Пособие на погребение» с правильными настройками: не облагается НДФЛ, не облагается страховыми взносами, не входит в базу для расчета среднего заработка. В типовой поставке 1С:ЗУП этот вид начисления предустановлен, но если конфигурация дорабатывалась, настройки стоит перепроверить.
Создание документа начисления пособия
В 1С:ЗУП 8.3 перейдите в раздел «Зарплата» и найдите документ «Пособие на погребение» — в типовой конфигурации он доступен в журнале начислений. Если документа нет в вашей версии, используйте документ «Разовое начисление» или «Все начисления» с выбором соответствующего вида расчета.
Заполните шапку документа: организацию, дату, месяц начисления. Затем укажите сотрудника — если пособие оформляется в связи со смертью самого работника, выбирается его карточка; если умер член семьи — карточку сотрудника-заявителя. В поле получателя укажите данные лица, фактически получающего деньги.
Введите сумму пособия с учетом районного коэффициента и реквизиты справки о смерти: серию, номер, дату выдачи, наименование органа ЗАГС. Эти данные обязательны — они уйдут в реестр для СФР, и любое несоответствие приведет к запросу уточнений или отказу.
- 1Получите от заявителя заявление и оригинал справки о смерти
- 2Проверьте настройки вида начисления: без НДФЛ и взносов
- 3Создайте документ «Пособие на погребение» в разделе «Зарплата»
- 4Укажите сотрудника, получателя, сумму и реквизиты справки
- 5Проведите документ и проверьте проводки и налоговую базу
- 6Оформите ведомость на выплату и перечислите деньги
- 7Сформируйте и отправьте реестр сведений в СФР
Выплата пособия и отражение в учете
Пособие выплачивается в день, установленный для выплаты зарплаты, либо отдельно — законодательство требует выплатить его в день обращения с документами или в ближайшую дату выплаты. На практике чаще оформляют отдельную ведомость: раздел «Выплаты» → «Ведомости в банк» (или «в кассу»), где в поле «Выплачивать» выбирается именно пособие на погребение.
Проверьте, что сумма в ведомости совпадает с начисленной и что программа не пытается удержать НДФЛ. Если в ведомости появился налог — значит, вид начисления настроен неверно, и выплачивать до исправления настроек не стоит: потом придется делать перерасчет и корректировать отчетность.
В бухгалтерском учете пособие отражается по дебету счета 69 в части расчетов с фондом и кредиту счета 70. В 1С проводки формируются автоматически при проведении документа отражения зарплаты в учете, но способ отражения для этого вида начисления должен быть задан заранее.
Передача сведений в СФР и возмещение расходов
Пособие на погребение финансируется за счет средств СФР: работодатель выплачивает его из своих средств, а затем возмещает расходы. Для этого в программе формируется реестр сведений, необходимых для назначения и выплаты пособия, — он находится в разделе «Отчетность, справки» → «Передача в ФСС сведений о выплате пособий» (название может отличаться в зависимости от релиза).
В реестр попадают данные из созданного документа: реквизиты справки о смерти, сумма, сведения о получателе. Перед отправкой проверьте каждое поле по оригиналу справки — фонд сверяет данные с реестром ЗАГС, и расхождение даже в одной цифре номера приводит к отказу.
Отправка выполняется через встроенный сервис 1С-Отчетность либо выгрузкой файла для загрузки на портале СФР. После отправки отслеживайте статус: при положительном результате фонд перечислит возмещение на расчетный счет организации, при отрицательном — направит извещение с указанием причины.
Как проверить результат
Налог не начисляется
Сумма НДФЛ удержана — ошибка в виде начисления
Статус «Принят» без замечаний
Отказ или запрос уточнений по реквизитам справки
Пособие не попадает в облагаемый доход
Сумма в разделе 2 — база искажена
Пособия нет в облагаемой базе
Сумма включена в базу — нужна корректировка
Особые ситуации и ограничения
Если умер сам сотрудник, помимо пособия нужно корректно завершить трудовые отношения: оформить прекращение трудового договора по соответствующему основанию, произвести окончательный расчет (зарплата, компенсация отпуска) и выдать суммы членам семьи. Пособие на погребение оформляется отдельно от окончательного расчета — не объединяйте их одним документом.
При смерти несовершеннолетнего члена семьи сотрудника пособие выплачивается работодателю сотрудника, но только если похороны оплатил именно он. Если за пособием обращается иное лицо, оплатившее похороны, но не являющееся сотрудником, работодатель не уполномочен его выплачивать — такое лицо обращается напрямую в СФР или в орган соцзащиты.
Отдельный случай — совместители. Пособие выплачивается только по одному месту работы, по выбору заявителя. Если сотрудник работает у вас по совместительству, потребуйте подтверждение, что по основному месту работы пособие не назначалось.
Частые вопросы
Можно ли оформить пособие на погребение в 1С:Бухгалтерии без ЗУП?
Да, в 1С:Бухгалтерии 8 с модулем зарплаты пособие оформляется через документ «Начисление зарплаты» или разовое начисление с предустановленным видом расчета «Пособие на погребение». Логика та же: проверить настройки налогообложения, создать документ, выплатить через ведомость и сформировать реестр для СФР в разделе отчетности.
Облагается ли пособие на погребение НДФЛ и взносами?
Нет. Пособие на погребение, выплачиваемое в рамках государственного социального страхования, полностью освобождено от НДФЛ и страховых взносов. Если программа удерживает налог, причина в неверных настройках вида начисления — исправьте их до проведения выплаты.
Что делать, если СФР отказал в возмещении?
Получите извещение об отказе и посмотрите причину. Чаще всего это ошибка в реквизитах справки о смерти или в регистрационных данных страхователя. Исправьте данные в документе, сформируйте корректирующий реестр и отправьте повторно. Если отказ связан с истечением срока обращения, оснований для выплаты за счет фонда нет.
Как отразить пособие, если умерший не был сотрудником организации?
Работодатель выплачивает пособие только за застрахованных лиц и несовершеннолетних членов их семей. Если умерший не работал в организации и не является несовершеннолетним членом семьи сотрудника, оформлять пособие в программе не нужно — заявитель обращается в СФР, Пенсионный фонд по месту получения пенсии умершего или в орган соцзащиты.
Нужно ли удерживать пособие по исполнительным листам?
Нет. Пособие на погребение входит в перечень доходов, на которые не может быть обращено взыскание. В 1С убедитесь, что вид начисления отмечен как доход, защищенный от взысканий, чтобы программа не включила его в базу удержаний по исполнительным документам.
Что важно запомнить
Пособие на погребение в 1С оформляется отдельным документом на основании заявления и справки о смерти, не облагается НДФЛ и взносами. Ключевые точки контроля: настройки вида начисления, точные реквизиты справки в реестре для СФР и своевременная отправка сведений для возмещения расходов.