Как оформить сотрудника по совместительству в 1С

Совместительство — это работа у того же или другого работодателя в свободное от основной работы время, оформленная отдельным трудовым договором. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) такой приём оформляется стандартным кадровым документом, но с рядом важных настроек: вид занятости, график работы, способ расчёта оклада и ограничения по норме времени.

Ошибки при оформлении совместителя приводят к некорректному расчёту зарплаты, неверным средним заработкам для отпусков и больничных, а также к проблемам при сдаче отчётности. Поэтому важно сразу правильно выбрать вид совместительства (внутреннее или внешнее), настроить график и проверить, как программа рассчитает начисления.

Ниже разобран полный цикл работы с совместителем в 1С:ЗУП — от приёма до увольнения, а также типичные ошибки и способы проверки результата. Инструкция ориентирована на типовую конфигурацию 1С:ЗУП 3.1; в 1С:Бухгалтерии 8 порядок аналогичен, но часть документов имеет другие названия.

Внутреннее и внешнее совместительство: что выбрать в программе

Перед оформлением документа определите вид совместительства, потому что от этого зависит, как заводится сотрудник в справочнике. Внутренний совместитель работает у того же работодателя, что и по основному месту, — в 1С это тот же физический человек, но новый элемент справочника «Сотрудники» с новым табельным номером. Внешний совместитель приходит из другой организации — для него создаётся новое физическое лицо и новый сотрудник.

Практическое различие важно для отчётности и расчётов. Внутренний совместитель попадает в расчёт среднесписочной численности один раз, а пособия по нетрудоспособности рассчитываются с учётом заработка по обоим местам работы внутри организации. Внешний совместитель учитывается отдельно, и для расчёта пособий ему может понадобиться справка о заработке с основного места работы.

Сравнение вариантов

Внутреннее совместительство

Тот же работодатель. Физлицо уже есть в базе, создаётся только новый сотрудник. Пособия считаются по суммарному заработку в организации.

Внешнее совместительство

Другой работодатель. Создаётся новое физлицо и новый сотрудник. Для больничных и отпускных учитывается только заработок в вашей организации либо по справкам с других мест.

Создание сотрудника и документ «Приём на работу»

Для внутреннего совместителя откройте справочник «Сотрудники» (раздел «Кадры» → «Сотрудники») и создайте новый элемент, выбрав существующее физическое лицо. Программа сама подставит личные данные, а вам нужно указать новый вид занятости. Для внешнего совместителя физлицо создаётся заново: заполните ФИО, СНИЛС, ИНН, паспортные данные.

Основной документ — «Приём на работу» (раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → «Приёмы на работу»). В шапке документа укажите организацию, дату приёма и подразделение. Ключевое поле — «Вид занятости»: выберите «Внутреннее совместительство» или «Внешнее совместительство». Если выбрать «Основное место работы», программа будет считать сотрудника основным, что исказит отчётность и расчёты.

На вкладке «Оплата труда» укажите начисление — обычно «Оплата по окладу (по часам)» или «Оплата по окладу». В поле оклада вносите полный оклад по штатному расписанию, а не фактическую сумму к выплате: программа сама пересчитает её пропорционально отработанному времени по графику совместителя. Если ввести уже уменьшенную сумму, расчёт удвоит пропорцию, и зарплата занизится.

1. 1
   Создайте сотрудника: для внутреннего совместителя — на базе существующего физлица, для внешнего — новое физлицо
2. 2
   Откройте документ «Приём на работу» и заполните организацию, дату, подразделение и должность
3. 3
   Установите вид занятости «Внутреннее совместительство» или «Внешнее совместительство»
4. 4
   Назначьте график работы с неполным временем
5. 5
   На вкладке «Оплата труда» укажите полный оклад по штатному расписанию
6. 6
   Проведите документ и сформируйте печатную форму трудового договора и приказа Т-1

Настройка графика работы совместителя

График — критичный элемент, от которого зависит расчёт зарплаты. Откройте «Настройка» → «Графики работы сотрудников» и создайте новый график. Установите флажок «Неполное рабочее время» и выберите вид: «Неполный рабочий день» (сокращается длительность смены) или «Неполная рабочая неделя» (сокращается число рабочих дней). Можно комбинировать оба варианта.

В поле «График нормы при расчёте неполного времени» укажите обычный график полной пятидневки — относительно него программа вычислит долю ставки. Например, если совместитель работает 4 часа в день при 8-часовой норме, доля составит 0,5, и оклад будет начисляться с коэффициентом 0,5. Заполните расписание работы по дням недели и проверьте итоговое количество часов в месяц в табличной части графика.

По трудовому законодательству продолжительность работы по совместительству не должна превышать половины месячной нормы рабочего времени. Программа это ограничение не контролирует автоматически, поэтому сверяйте часы графика с нормой производственного календаря вручную — это зона ответственности кадровика.

Начисление зарплаты совместителю

Зарплата совместителю начисляется общим документом «Начисление зарплаты и взносов» вместе с остальными сотрудниками. Программа подбирает всех работников, у которых есть действующие плановые начисления, и рассчитывает оплату по формуле: оклад × (фактически отработанное время / норма времени по графику). Проверить расчёт можно, нажав на сумму в строке сотрудника — откроется расшифровка с отработанными часами и нормой.

Если совместитель отработал не все дни (болезнь, отпуск за свой счёт), отклонения регистрируются обычными документами: «Больничный лист», «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» и т.п. Документы вводятся именно на сотрудника-совместителя, а не на основное место работы — это отдельные объекты в базе с независимыми кадровыми событиями.

Доплаты и надбавки (за интенсивность, премии) назначаются в документе приёма или кадровым переводом. Если надбавка задана в процентах, она посчитается от уже рассчитанной пропорционально суммы оклада — перепроверьте первый расчёт вручную, чтобы убедиться в корректности базы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сумма начисления за полный месяц

Норма

Равна окладу, умноженному на долю ставки (например, 0,5)

Тревожный признак

Равна полному окладу — не назначен график неполного времени или неверно указан график нормы

Строка сотрудника в «Начислении зарплаты»

Норма

В расшифровке видны отработанные часы и норма по графику совместителя

Тревожный признак

Норма взята из графика полной пятидневки — расчёт занижен

Вид занятости в карточке сотрудника

Норма

Указано совместительство (внутреннее или внешнее)

Тревожный признак

Стоит «Основное место работы» — исказятся отчёты и статистика

Отпуска, больничные и другие отсутствия

Отпуск совместителю предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы — это требование законодательства. В 1С отпуск оформляется документом «Отпуск» на сотрудника-совместителя отдельно от основного места работы. Средний заработок для отпускных рассчитывается только из начислений по данному месту работы — программа сделает это автоматически, если расчётный период отработан в базе.

С больничными есть нюанс. Внутреннему совместителю пособие рассчитывается с учётом заработка по обоим местам внутри организации — в документе «Больничный лист» программа учтёт оба сотрудника, если корректно заполнено физлицо. Внешнему совместителю пособие по вашему месту работы считается из заработка только у вас либо с учётом справок о доходах от других работодателей, которые нужно ввести в базу документом «Справка о заработке для расчёта пособий».

Командировки, прогулы и отгулы оформляются стандартными кадровыми документами именно на строку совместителя. Помните: отсутствие по основному месту работы не отменяет обязанности выходить на работу по совместительству, и наоборот — учёт ведётся раздельно.

Увольнение совместителя и прекращение договора

Увольнение оформляется документом «Увольнение» (раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения»). Выберите именно сотрудника-совместителя — в списке выбора будут видны все его места работы с указанием вида занятости. Документ автоматически рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск по данному месту работы и подготовит окончательный расчёт.

Увольнение с совместительства никак не влияет на основное место работы: трудовой договор по совместительству прекращается самостоятельно. Обратная ситуация сложнее — если внутренний совместитель увольняется с основного места, договор по совместительству формально продолжает действовать, но на практике его обычно либо расторгают, либо переоформляют сотрудника на основное место. В 1С это делается отдельным кадровым переводом с изменением вида занятости.

После проведения увольнения проверьте, что у сотрудника не осталось активных плановых начислений и что в следующем расчётном периоде он не попадает в документ «Начисление зарплаты и взносов». Также сформируйте необходимые кадровые отчёты и сведения для передачи в фонды в общем порядке.

Типичные ошибки при оформлении совместителей

Ещё одна распространённая проблема — работа в программах с разной методологией. В 1С:Бухгалтерии 8 функционал по кадрам существенно уже, чем в ЗУП: нет полноценных графиков работы, и расчёт пропорции часто приходится контролировать вручную. Если в организации несколько совместителей и гибкие графики, ведение зарплаты в ЗУП с последующей синхронизацией в бухгалтерию надёжнее.

Перед первой реальной выплатой совместителю сделайте тестовый расчёт за полный месяц и сверьте сумму с ручным расчётом: оклад × доля ставки. Расхождение даже на копейки — повод проверить график, вид начисления и настройки доли неполного времени, пока ошибка не ушла в отчётность.

Частые вопросы

Можно ли оформить внутреннего совместителя без создания нового сотрудника?

Нет. Для каждого трудового договора в 1С создаётся отдельный элемент справочника «Сотрудники» со своим табельным номером. Общим остаётся только физическое лицо — это обеспечивает корректный учёт доходов и пособий по одному человеку.

Как оформить совместителя на 0,25 или 0,1 ставки?

Создайте график с неполным рабочим временем, где недельная норма составит нужную долю от 40 часов (например, 10 часов для 0,25 ставки), и укажите график полной пятидневки как график нормы. Долю ставки программа вычислит автоматически из соотношения часов.

Нужен ли совместителю отдельный трудовой договор?

Да, с совместителем заключается отдельный трудовой договор с указанием, что работа является совместительством. В 1С печатную форму договора можно сформировать из документа приёма, добавив нужную формулировку в шаблон.

Как в 1С отразить, что внутренний совместитель уволился с основного места?

Оформите увольнение по основному месту работы. Затем либо увольте его и с совместительства отдельным документом, либо проведите кадровый перевод по совместительству, изменив вид занятости на «Основное место работы», если сотрудник продолжает работать.

Почему совместителю начислилась зарплата как за полный месяц?

Чаще всего в документе приёма не назначен график неполного времени или в графике не указан график нормы для расчёта. Откройте карточку сотрудника, проверьте назначенный график и при необходимости исправьте кадровым переводом с даты приёма, затем пересчитайте зарплату.

Учитывается ли совместитель в среднесписочной численности?

Внутренний совместитель учитывается один раз — как один работник по основному месту. Внешние совместители в среднесписочную численность не включаются. При корректно указанном виде занятости 1С формирует эти показатели автоматически.