Как оформить отпуск по беременности и родам в 1С

Отпуск по беременности и родам (БиР) в программах 1С оформляется документом «Больничный лист» — именно он одновременно фиксирует отсутствие сотрудницы и запускает расчёт пособия. Отдельного приказа на отпуск, как при ежегодном отдыхе, создавать не требуется: больничный по БиР сам является основанием и для кадрового учёта, и для начисления.

Алгоритм одинаков по логике в 1С:ЗУП и в 1С:Бухгалтерии, но отличается по глубине настроек. В ЗУП доступен полный расчёт среднего заработка, стажа и обмен с Социальным фондом России (СФР), а в Бухгалтерии часть действий выполняется вручную. Ниже разобран порядок работы на примере 1С:ЗУП 8.3 с пояснениями для других конфигураций.

Главное, что нужно сделать до оформления: убедиться, что у сотрудницы корректно заполнены данные (СНИЛС, дата приёма, график работы), а база обменивается сведениями с СФР, если больничный пришёл в электронном виде (ЭЛН). Ошибки в исходных данных — самая частая причина неверного расчёта пособия.

Подготовка: что проверить до создания больничного

Перед вводом документа убедитесь, что карточка сотрудницы заполнена полностью. Откройте справочник «Сотрудники», найдите нужную и проверьте: СНИЛС, дату рождения, пол, дату приёма на работу и назначенный график. Без СНИЛС невозможно отправить сведения в СФР, а некорректный график исказит табель.

Проверьте, есть ли в базе данные о заработке за два предшествующих календарных года. Если сотрудница работает у вас давно, программа посчитает средний заработок сама. Если она принята недавно, потребуется справка о заработке с предыдущего места работы (форма 182н или сведения, полученные через СФР) — её данные вводятся в документ «Справка о заработке для расчёта пособий» или непосредственно в больничном на закладке расчёта.

Также убедитесь, что в настройках учётной политики организации указан актуальный способ расчёта пособий и включён обмен с СФР (раздел «Администрирование» → «Обмен электронными документами» → «Обмен с контролирующими органами»). Для электронных больничных это обязательное условие.

Контрольные точки

Что проверить перед оформлением

СНИЛС и личные данные сотрудницы

Норма

Заполнены, совпадают с документами

Тревожный признак

Пустые поля или ошибки в цифрах — СФР отклонит сведения

Заработок за расчётные годы

Норма

Есть начисления в базе или введена справка с прошлого места

Тревожный признак

Данных нет — пособие посчитается по МРОТ

Обмен с СФР

Норма

Настроен, сертификат действует

Тревожный признак

Обмен не настроен — ЭЛН не загрузится автоматически

Создание документа «Больничный лист»

Перейдите в раздел «Зарплата» → «Больничные листы» (в некоторых релизах — «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» или «Зарплата» → «Больничный лист») и нажмите «Создать». Заполните шапку документа: организацию, дату документа, месяц начисления и сотрудницу.

Ключевое поле — «Причина нетрудоспособности». Выберите значение «(05) Отпуск по беременности и родам». После этого программа изменит логику документа: пособие будет начислено за счёт средств СФР за весь период с первого дня, без оплаты первых трёх дней работодателем.

Укажите период отпуска по данным листка нетрудоспособности. Стандартная продолжительность — 140 календарных дней (70 до родов и 70 после), при осложнённых родах или многоплодной беременности период больше. Даты берите строго из больничного: расхождение хотя бы на день приведёт к расхождению с данными СФР.

Если больничный электронный, введите номер ЭЛН и нажмите «Получить из ФСС/СФР» — программа загрузит период, причину и другие данные автоматически. Это исключает ошибки ручного ввода.

1. 1
   Откройте «Зарплата» → «Больничные листы» → «Создать»
2. 2
   Выберите организацию и сотрудницу, укажите месяц начисления
3. 3
   Установите причину нетрудоспособности «(05) Отпуск по беременности и родам»
4. 4
   Введите период из листка нетрудоспособности или загрузите ЭЛН из СФР
5. 5
   Проверьте расчёт среднего заработка на закладке «Оплата»
6. 6
   Проведите документ и сформируйте печатную форму расчёта

Проверка расчёта пособия

После заполнения периода программа рассчитает среднедневной заработок: сумма облагаемых выплат за два предшествующих календарных года делится на число календарных дней в этих годах за вычетом исключаемых периодов (больничные, отпуска по БиР и по уходу за ребёнком). Пособие по БиР составляет 100% среднего заработка независимо от стажа, но при стаже менее шести месяцев ограничивается МРОТ.

Откройте закладку «Оплата» или нажмите кнопку с суммой начисления — появится детализация расчёта. Проверьте три вещи: какие годы взяты в расчёт, какие суммы вошли в базу и какие дни исключены. Если сотрудница в расчётных годах была в отпуске по уходу за ребёнком, она вправе написать заявление о замене лет — тогда в документе поставьте флаг замены и укажите другие годы.

Сформируйте печатную форму «Расчёт пособия к больничному листу» (кнопка «Печать» в документе). Она пригодится для пояснений сотруднице и для проверки при возможных вопросах со стороны фонда.

Отражение в табеле и кадровом учёте

Проведённый больничный автоматически отмечает дни отпуска по БиР в табеле учёта рабочего времени кодом «Р». Отдельный кадровый приказ не нужен: документ сам освобождает сотрудницу от работы на весь период. Убедитесь, что при проведении не возникло конфликта с уже введёнными документами — например, с ранее оформленным отпуском или командировкой на те же даты.

Если на период больничного приходится начисление зарплаты за отработанные дни месяца, программа рассчитает зарплату пропорционально фактически отработанному времени при следующем документе «Начисление зарплаты и взносов».

Проверьте табель за месяц начала отпуска: раздел «Отчёты, справки» → «Табель учёта рабочего времени (Т-13)». Дни до начала больничного должны быть отмечены явкой, дни отпуска по БиР — кодом «Р».

Передача сведений в СФР

Пособие по БиР полностью выплачивает СФР напрямую сотруднице (проактивный механизм), поэтому работодатель обязан передать в фонд необходимые сведения. В 1С это делается через документ «Исходящий документ СФР» или автоматически при проведении больничного — в зависимости от настроек и релиза.

Откройте раздел «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» или «Обмен с СФР» и проверьте, что сведения по больничному сформированы и отправлены. Статус отправки отслеживайте в журнале обмена: при отказе фонд присылает протокол с указанием ошибки, чаще всего — несовпадение СНИЛС или периода.

Работодатель также обязан ответить на запрос СФР о сведениях для назначения пособия в течение установленного срока (как правило, трёх рабочих дней). Просрочка грозит штрафом, поэтому входящие запросы из фонда нужно контролировать ежедневно.

Особые ситуации

Совместительство

Если сотрудница работает у вас по внутреннему совместительству, больничный оформляется на основное место работы, а расчёт учитывает заработок по обоим должностям в рамках одного страхователя. По внешнему совместительству пособие назначается по каждому месту работы, если в расчётных годах сотрудница работала у тех же работодателей.

Переход из отпуска в отпуск

Если отпуск по БиР начинается, когда сотрудница уже находится в отпуске по уходу за ребёнком, в базе должны быть введены оба документа. Отпуск по уходу на период больничного прерывается: введите документ «Изменение условий отпуска по уходу за ребёнком» или «Возврат из отпуска по уходу» с датой начала больничного, иначе начисления задвоятся.

Работа во время отпуска по БиР

Оформить частичную занятость во время отпуска по БиР нельзя — это отличие от отпуска по уходу за ребёнком. Если сотрудница фактически работала, больничный всё равно оплачивается целиком, а дни работы оформляются отдельно; при обнаружении фонд может задать вопросы, поэтому такую ситуацию лучше согласовать с кадровиком заранее.

Проверка результата и отчётность

После проведения всех документов сверьте начисления. Сформируйте «Расчётный листок» сотрудницы за месяц: там должно быть начисление «Пособие по беременности и родам» без НДФЛ и страховых взносов — пособие ими не облагается. Если в расчётном листке появился налог, значит, вид начисления настроен неправильно.

В отчёте по страховым взносам пособие отражается в составе необлагаемых сумм. Проверьте также, что в документе «Начисление зарплаты и взносов» за месяцы отпуска по сотруднице нет начислений за «отработанное» время.

Частые вопросы

Можно ли оформить отпуск по БиР в 1С:Бухгалтерии, а не в ЗУП?

Да, в 1С:Бухгалтерии 8 тоже есть документ «Больничный лист» (раздел «Зарплата и кадры»). Логика та же: причина «(05)», период из листка, расчёт по среднему заработку. Однако возможности детализации расчёта и обмена с СФР там ограничены, поэтому при большом штате удобнее ЗУП.

Что делать, если сотрудница принесла бумажный больничный?

Бумажные листки по БиР встречаются всё реже, но если он выдан, введите данные вручную: номер, период, причину «05». Обмен с СФР при этом всё равно обязателен — сведения для назначения пособия отправляются в электронном виде независимо от формы больничного.

Как исправить ошибку в уже проведённом больничном?

Если документ ещё не попал в отчётность и выплаты, откройте его, исправьте данные и перепроведите. Если сведения уже ушли в СФР, исправьте документ и сформируйте корректирующие сведения. При изменении периода или суммы после выплаты пособия действия согласуйте с фондом — может потребоваться возврат или доплата.

Облагается ли пособие по БиР НДФЛ и взносами?

Нет. Пособие по беременности и родам полностью освобождено от НДФЛ и страховых взносов. В 1С вид начисления «Пособие по беременности и родам» настроен соответствующим образом; если в расчётном листке появился налог, проверьте настройки вида начисления.

Сотрудница работала менее полугода — как считается пособие?

При страховом стаже менее шести месяцев пособие за полный календарный месяц не может превышать МРОТ. Программа применяет это ограничение автоматически, если стаж введён в карточке сотрудницы (поле «Трудовая деятельность» или данные о стаже). Проверьте, что стаж заполнен, иначе расчёт может быть завышен.

Нужно ли издавать приказ на отпуск по БиР?

Законодательно основанием отпуска является листок нетрудоспособности и заявление сотрудницы; приказ работодатель вправе оформить для внутреннего учёта. В 1С:ЗУП печатную форму приказа можно создать на основании больничного, но для расчёта пособия и табеля он не требуется.