Как в 1С оформить отпуск без сохранения заработной платы

Отпуск без сохранения заработной платы (отпуск за свой счёт, административный отпуск) — один из самых частых кадровых документов, и в 1С он оформляется отдельным документом, а не просто отметкой в табеле. Ошибка на этом этапе приводит к тому, что программа продолжает начислять оклад, неверно считает стаж для ежегодного отпуска или искажает средний заработок. Ниже разобрано оформление в 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1) — самой распространённой конфигурации, а также отличия в других решениях.

Общая логика одинакова: создаётся кадровый документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» или «Отпуск», в котором выбирается вид отсутствия «Отпуск без сохранения зарплаты». Программа автоматически заполняет табель буквенным кодом «ДО» (или «ОЗ» для обязательных отпусков), исключает дни из расчёта отработанного времени и учитывает период при подсчёте стажа. Если в вашей базе документа нет — значит, отключена функциональность отпусков, и её нужно включить в настройках.

Подготовка: проверка настроек и вида отсутствия

Перед первым оформлением убедитесь, что в программе включена нужная функциональность. Откройте «Настройка» → «Расчёт зарплаты» (или «Настройка реквизитов и обходов» в старых релизах) и проверьте, что в разделе отсутствий доступны отпуска без сохранения. В типовой ЗУП 3.1 вид начисления «Отпуск без сохранения зарплаты» уже предопределён и дополнительной настройки не требует.

Также проверьте, что у сотрудника корректно заполнен график работы: именно по графику программа определяет, какие дни отпуска попадают на рабочие смены и сколько часов исключить из нормы. Если график не назначен или назначен неверно, табель и расчёт зарплаты за месяц будут ошибочными даже при правильно оформленном документе.

Оформление документа «Отсутствие» в 1С:ЗУП 3.1

Основной путь: раздел «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» (или «Зарплата» → «Отсутствия») → кнопка «Создать» → «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)». В документе укажите организацию, сотрудника, даты начала и окончания отпуска. В поле «Вид отсутствия» выберите «Отпуск без сохранения зарплаты» — либо вариант «Отпуск без сохранения зарплаты (обязательный)», если отпуск предоставляется по нормам ст. 128 ТК РФ.

Если отпуск занимает не весь день, а несколько часов, установите флажок «Отсутствие в течение части смены» и укажите количество часов. Это важно для сотрудников с почасовым учётом: программа уменьшит оплату ровно на указанные часы, а не на целый день.

После заполнения нажмите «Провести». Документ ничего не начисляет — наоборот, он регистрирует отсутствие, которое при расчёте зарплаты за месяц вытеснит оплату по окладу или тарифу за дни отпуска. Проводить документ можно до окончания расчёта зарплаты за месяц; если зарплата уже рассчитана, после проведения отсутствия расчёт нужно пересчитать.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» → «Создать» → «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)»
2. 2
   Укажите организацию, сотрудника и период отпуска
3. 3
   Выберите вид отсутствия «Отпуск без сохранения зарплаты» (или обязательный вариант)
4. 4
   При неполном дне включите «Отсутствие в течение части смены» и укажите часы
5. 5
   Проведите документ и пересчитайте зарплату за месяц, если она уже была рассчитана
6. 6
   Проверьте табель: дни отпуска должны быть отмечены кодом «ДО» или «ОЗ»

Оформление в других конфигурациях 1С

В 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3.0) с включённым кадровым учётом отпуск без сохранения оформляется документом «Отпуск» из раздела «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы», либо через «Все начисления» с ручным указанием вида. Функционал бухгалтерской конфигурации ограничен: сложные графики, почасовые отсутствия и раздельный учёт стажа там обрабатываются упрощённо, поэтому при большом штате корректнее вести кадры в ЗУП.

В 1С:КАМИН и отраслевых решениях логика аналогична: есть отдельный документ отсутствия, в котором выбирается вид «за свой счёт». Названия меню отличаются, но принцип тот же — документ отсутствия, а не ручная правка табеля или «минусовое» начисление.

Где что оформлять

1С:ЗУП 3.1

Полноценный документ «Отсутствие», контроль стажа, почасовые отсутствия, коды ДО/ОЗ. Подходит для любого штата.

1С:Бухгалтерия 3.0

Документ «Отпуск» или ручное начисление. Подходит для небольшого штата и простых графиков; почасовой учёт ограничен.

Ручная правка табеля

Недопустима как основной способ: расчёт зарплаты и стаж не обновятся автоматически, появятся расхождения в отчётности.

Влияние на зарплату, стаж и средний заработок

За дни отпуска без сохранения оплата не начисляется: программа при расчёте зарплаты за месяц уменьшает оплату по окладу пропорционально отработанным дням. Например, при окладе и графике пятидневки сотрудник, ушедший на 5 рабочих дней за свой счёт, получит оклад за фактически отработанные дни месяца. Пересчёт происходит автоматически в документе «Начисление зарплаты и взносов» — отдельных действий не требуется.

По стажу действует правило ст. 121 ТК РФ: в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, включается не более 14 календарных дней отпуска без сохранения в течение рабочего года. ЗУП 3.1 отслеживает этот лимит автоматически: при превышении программа сдвигает дату окончания рабочего года сотрудника. Проверить это можно в карточке сотрудника по ссылке «Трудовая деятельность» → «Отпуска» либо в отчёте «Остатки отпусков».

Дни отпуска без сохранения исключаются из расчётного периода при расчёте среднего заработка для отпускных и командировок — это тоже происходит автоматически, если отсутствие оформлено документом, а не вручную в табеле.

Проверка результата: табель, расчётный листок, отчёты

После проведения документа проверьте три контрольные точки. Первая — табель учёта рабочего времени («Зарплата» → «Отчёты» → «Табель учёта рабочего времени (Т-13)»): дни отпуска должны быть отмечены кодом «ДО» или «ОЗ», количество отработанных дней уменьшено. Вторая — расчётный листок сотрудника: в нём не должно быть начислений за дни отсутствия, а в строке отсутствий должно отражаться время отпуска.

Третья точка — остатки отпусков и стаж: при длительных отпусках за свой счёт (суммарно более 14 дней в рабочем году) проверьте, что рабочий год сотрудника сдвинулся. Если документ проведён после расчёта зарплаты, убедитесь, что в следующем документе «Начисление зарплаты и взносов» появилась строка перерасчёта за прошлый месяц.

Контрольные точки

Как проверить результат

Табель Т-13

Норма

Дни отпуска отмечены кодом ДО или ОЗ, отработанное время уменьшено

Тревожный признак

Дни пустые, стоят явки или код не соответствует основанию

Расчётный листок

Норма

Оплата по окладу начислена только за отработанные дни

Тревожный признак

Оклад начислен полностью, отсутствие не вытеснило оплату

Стаж на отпуск

Норма

При превышении 14 дней рабочий год сдвинут

Тревожный признак

Рабочий год не изменился при длительном отпуске за свой счёт

Средний заработок

Норма

Дни отсутствия исключены из расчётного периода

Тревожный признак

Период отпуска без сохранения попадает в расчёт среднего

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — отражение отпуска за свой счёт только в табеле вручную, без кадрового документа. В этом случае зарплата начисляется полностью, стаж не корректируется, а при увольнении или расчёте компенсации всплывают расхождения. Вторая типичная ошибка — неправильный вид отсутствия: выбор «Прогул» вместо «Отпуск без сохранения» искажает статистику и может создать проблемы при проверках.

Ещё одна проблема — оформление отпуска задним числом после закрытия периода. Решение: провести документ текущей датой с фактическим периодом отсутствия и выполнить перерасчёт в текущем месяце. Также проверяйте, что отпуск не пересекается с уже оформленным больничным или командировкой — программа выдаст предупреждение о пересечении периодов, и игнорировать его нельзя.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оформить отпуск без сохранения на часть дня?

Да. В документе «Отсутствие» установите флажок «Отсутствие в течение части смены» и укажите количество часов. Программа уменьшит оплату только на эти часы, а в табеле отразится сокращённый рабочий день.

Что делать, если отпуск переходит на следующий месяц?

Документ оформляется одним периодом — программа сама разобьёт его по месяцам при расчёте зарплаты. Отдельные документы на каждый месяц создавать не нужно.

Входит ли отпуск без сохранения в стаж для ежегодного отпуска?

Включается не более 14 календарных дней за рабочий год. Дни сверх лимита сдвигают окончание рабочего года — ЗУП 3.1 делает это автоматически, проверить можно в отчёте «Остатки отпусков».

Зарплата уже рассчитана, а отпуск оформили позже. Как исправить?

Проведите документ отсутствия с фактическими датами. При следующем начислении зарплаты программа выполнит перерасчёт прошлого месяца и уменьшит начисления. Если возникла переплата, порядок её возврата согласуйте с сотрудником отдельно.

Нужен ли приказ на бумаге, если документ проведён в 1С?

Унифицированная форма приказа не обязательна, но основание (заявление сотрудника) и распорядительный документ организации должны быть. Из ЗУП можно распечатать приказ по произвольной форме или хранить электронный документ, если в компании ведётся электронный кадровый документооборот.

Как отменить ошибочно проведённый отпуск?

Если зарплата за период ещё не рассчитана — распроведите и удалите документ. Если расчёт выполнен, пометьте документ на удаление и пересчитайте зарплату за месяц, чтобы восстановить начисления.