Другое · 9 мин
Как в 1С оформить договор подряда с физическим лицом
Как оформить договор подряда (ГПХ) с физлицом в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: карточка сотрудника, начисления, НДФЛ, взносы, акты и отчётность.
Договор подряда с физическим лицом относится к договорам гражданско-правового характера (ГПХ), и в программах 1С он оформляется не как трудовой договор, а через специальные документы. Ошибка на этом этапе приводит к неверному расчёту НДФЛ и страховых взносов, искажению отчётности в ФНС и СФР и претензиям при проверках.
Ниже разобран полный цикл: от создания карточки физлица до выплаты вознаграждения и сдачи отчётности. Основной сценарий описан для 1С:ЗУП (ред. 3.1), где учёт ГПХ ведётся наиболее полно; отдельно показан упрощённый вариант для 1С:Бухгалтерии, если зарплатной конфигурации у вас нет.
Важно помнить: по договору подряда начисляются взносы на пенсионное и медицинское страхование, но не начисляются взносы на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Взносы на травматизм — только если это прямо предусмотрено договором. Программа учитывает это автоматически при правильном выборе вида договора.
Проверьте, что договор подряда — правильная форма отношений
Прежде чем вносить данные в программу, убедитесь, что отношения действительно гражданско-правовые. Признаки подряда: конкретный результат работ, отсутствие подчинения правилам внутреннего распорядка, разовый или проектный характер, оплата по факту приёмки результата, а не за время.
Если физлицо фактически работает по графику, занимает штатную должность и выполняет постоянные обязанности, инспекция может переквалифицировать договор в трудовой. Последствия — доначисление взносов на ВНиМ, штрафы и обязанность предоставить работнику все гарантии ТК РФ.
Создайте карточку физического лица и договор в 1С:ЗУП
Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и создайте нового сотрудника. Заполните ФИО, ИНН, СНИЛС, паспортные данные и адрес. Без ИНН и СНИЛС вы не сможете корректно сдать персонифицированную отчётность и РСВ, поэтому запросите документы у подрядчика заранее.
Затем перейдите в раздел «Зарплата» → «Договоры (в т.ч. авторские)» или «Кадры» → «Договоры подряда» (название зависит от релиза). Создайте документ «Договор подряда», укажите сотрудника, организацию, даты начала и окончания работ, сумму договора и подразделение, на затраты которого относится вознаграждение.
Проверьте поле «Вид договора» — должно быть выбрано значение, соответствующее подряду/оказанию услуг, а не авторскому договору: от этого зависят налоговые реквизиты и коды дохода в отчётности. Условия оплаты можно задать однократно по итогу работ или поэтапно.
- 1Создайте физлицо и сотрудника с ИНН и СНИЛС
- 2Оформите документ «Договор подряда» с суммой и сроками
- 3По завершении введите акт выполненных работ / начисление по договору
- 4Проверьте расчёт НДФЛ и взносов в документе начисления
- 5Оформите ведомость на выплату и проведите оплату
- 6Сформируйте справку о доходах и включите данные в РСВ и 6-НДФЛ
Начислите вознаграждение и оформите акт выполненных работ
Оплата по договору подряда начисляется не ежемесячной зарплатой, а по факту приёмки результата. В 1С:ЗУП используйте документ «Начисление по договорам (в т.ч. авторским)» или акт, связанный с договором — в зависимости от релиза. Укажите договор, сумму и дату начисления.
Программа автоматически рассчитает НДФЛ по действующей ставке и страховые взносы на ОПС и ОМС. Взносы на ВНиМ не начислятся — это нормально для ГПХ и не является ошибкой расчёта. Если в договоре прописаны взносы на травматизм, проверьте соответствующую настройку в учётной политике и договоре.
Дату фактического получения дохода программа определит по дате выплаты, а не по дате акта. Это важно для 6-НДФЛ: доход отражается в том периоде, когда деньги реально перечислены подрядчику.
Выплатите вознаграждение и удержите НДФЛ
Создайте ведомость на выплату: «Зарплата» → «Ведомости в банк» (или в кассу). Подберите подрядчика — программа подставит сумму начисления за вычетом НДФЛ. Проверьте, что удержанный налог совпадает с расчётом в документе начисления.
НДФЛ перечисляется в бюджет в составе единого налогового платежа в общие сроки: по налогу, удержанному с 1-го по 22-е число, — до 28-го числа текущего месяца, с 23-го по последнее число — до 5-го числа следующего месяца. Для декабрьских удержаний в конце года действуют особые сроки. Подайте уведомление по ЕНП, если платёж приходится на период до сдачи расчёта 6-НДФЛ.
Как оформить договор подряда в 1С:Бухгалтерии
Если у вас нет 1С:ЗУП, договор ГПХ можно провести в 1С:Бухгалтерии 8. Создайте физлицо в справочнике «Физические лица», затем в разделе «Зарплата и кадры» оформите документ «Договор подряда» (в некоторых релизах — «Договор ГПХ»). Начисление выполняется документом «Начисление зарплаты» с видом начисления по договору ГПХ либо через операцию, введённую вручную, если зарплатный учёт в программе не ведётся.
При ручном варианте сформируйте проводки: Дт счёта затрат (20, 25, 26, 44) — Кт 76.10 (или 60) на сумму вознаграждения; Дт 76.10 — Кт 68.01 на удержанный НДФЛ; взносы — Дт затратного счёта — Кт 69 по соответствующим субсчетам. Выплата — Дт 76.10 — Кт 51 или 50.
Сравнение вариантов учёта
Подходит при регулярных договорах ГПХ и штатных сотрудниках: автоматический расчёт НДФЛ и взносов, полная отчётность. Ограничение — требует ведения кадрового учёта.
Подходит для небольших организаций с редкими договорами ГПХ. Ограничение — меньше кадровых возможностей.
Допустимо при разовых выплатах. Ограничение — высокий риск ошибок в отчётности, регистры по НДФЛ и взносам придётся контролировать вручную.
Отразите договор в отчётности
Подрядчик попадает в расчёт по страховым взносам (раздел 3 РСВ), в 6-НДФЛ с кодом дохода для договоров ГПХ, а также в персонифицированные сведения о физических лицах. По итогам года сформируйте справку о доходах и суммах налога физического лица.
Отчёт ЕФС-1 по разделу о страховом стаже на подрядчиков сдаётся в том же порядке, что и на работников, за периоды действия договоров ГПХ. Проверьте, что в программе договор попал в соответствующие регистры — иначе сведения не соберутся автоматически.
Как проверить результат
Рассчитаны НДФЛ и взносы на ОПС/ОМС, взносов на ВНиМ нет
Начислены взносы на ВНиМ — неверно выбран вид договора
Сумма к выплате равна начислению минус НДФЛ
НДФЛ не удержан или удержан дважды
Подрядчик присутствует, доход отражён в периоде выплаты
Физлицо отсутствует в разделе 3 РСВ или доход попал не в тот период
Типичные ошибки и как их избежать
Большинство ошибок возникает из-за неверного вида договора или незаполненных персональных данных. Перед выплатой сверьте расчёт в документе начисления с договором и проверьте заполненность обязательных полей карточки физлица.
Что важно запомнить
Договор подряда в 1С оформляется отдельным документом ГПХ, а не трудовым договором. Создайте физлицо с ИНН и СНИЛС, оформите договор, начислите вознаграждение по акту, выплатите через ведомость и проверьте, что взносы на ВНиМ не начислены, а подрядчик попал в РСВ, 6-НДФЛ и перссведения.
Частые вопросы
Нужно ли начислять взносы на травматизм по договору подряда?
Только если это прямо предусмотрено условиями договора. По умолчанию взносы на страхование от несчастных случаев с вознаграждений по ГПХ не уплачиваются. Если такое условие в договор включили, проверьте настройку в программе, чтобы взносы рассчитались.
Можно ли оформить договор подряда с самозанятым?
Можно, но учёт отличается: с самозанятого не удерживаются НДФЛ и взносы — он сам платит налог на профессиональный доход. Обязательно получите чек из приложения «Мой налог» и проверьте статус плательщика НПД. В 1С такие выплаты отражаются без начисления налогов, обычно через документы расчётов с контрагентами.
Как отразить аванс по договору подряда?
Аванс по ГПХ — это тоже доход физлица, с него удерживается НДФЛ в момент выплаты. В 1С:ЗУП оформите начисление по договору на сумму аванса и ведомость на выплату. Окончательный расчёт после подписания акта проводится аналогично, с зачётом уже выплаченного.
Что делать, если договор оформили как трудовой по ошибке?
Не проводите по нему начисления. Пометьте ошибочный приём на работу на удаление или оформите кадровый перевод/увольнение в зависимости от ситуации, затем создайте корректный договор ГПХ. Если начисления уже были, потребуется сторнирование и уточнённая отчётность.
Облагается ли НДФЛ компенсация расходов подрядчика?
Компенсация документально подтверждённых расходов (материалы, проезд), связанных с выполнением работ, не является экономической выгодой подрядчика и НДФЛ не облагается. Без подтверждающих документов налоговая может признать компенсацию доходом. Храните чеки и акты вместе с договором.
Нужно ли включать подрядчика в штатное расписание?
Нет. Договоры ГПХ не связаны со штатным расписанием: подрядчик не занимает штатную единицу. В 1С:ЗУП договор подряда создаётся без привязки к позиции штатного расписания, и это корректно.