Как в 1С настроить учебный отпуск

Учебный отпуск — оплачиваемое или неоплачиваемое отсутствие сотрудника на период учебы: сессии, государственные экзамены, защита диплома. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) 8.3 для него уже предусмотрен типовой механизм, но в некоторых базах он требует включения и проверки настроек начисления. Ниже разобран полный цикл: от проверки вида расчета до начисления оплаты и отражения в отчетности.

Материал ориентирован на 1С:ЗУП 3.1 в типовой поставке. Если у вас доработанная конфигурация, названия команд могут отличаться, но логика остается той же: вид отпуска в справочнике, документ «Отпуск», начисление по среднему заработку, отражение в учете. Перед настройкой убедитесь, что у вас есть права кадровика и расчетчика, а база обновлена до актуального релиза — от этого зависят формы отчетов и коды отсутствий.

Важное ограничение: оплата учебного отпуска зависит от условий Трудового кодекса (форма обучения, наличие государственной аккредитации у программы, успеваемость). Программа эти условия не проверяет автоматически — ответственность за правомерность оплаты лежит на кадровике и бухгалтере, а 1С лишь оформляет и считает то, что ей указали.

Проверьте, включен ли учебный отпуск в вашей базе

В типовой ЗУП 3.1 учебный отпуск обычно доступен сразу, но в базах, перенесенных со старых версий или настроенных вручную, вид отпуска может отсутствовать. Откройте раздел «Настройка» → «Виды отпусков» (в некоторых релизах путь — «Настройка» → «Реквизиты и справочники» → «Виды отпусков») и найдите в списке «Учебный отпуск».

Если вида нет, создайте его кнопкой «Создать»: укажите наименование «Учебный отпуск», снимите флажки, которые не относятся к учебному (например, «Ежегодный отпуск»), и убедитесь, что вид отпуска не считается ежегодным — от этого зависит стаж и остатки отпусков. Учебный отпуск не должен уменьшать остаток ежегодного отпуска сотрудника.

Также проверьте настройку учетной политики: раздел «Настройка» → «Реквизиты и справочники» → «Настройка зарплаты». Там должны быть включены возможности работы с отпусками вообще. Если в документах недоступен выбор вида отпуска, чаще всего причина именно в отключенных функциональных опциях.

Настройте вид начисления для оплачиваемого учебного отпуска

За расчет оплаты отвечает начисление. Откройте «Настройка» → «Начисления» и найдите «Отпуск учебный (оплачиваемый)» или аналогичное по названию. В типовой поставке оно уже настроено: формула расчета по среднему заработку, назначение «Оплата времени отсутствий», вид времени — «Учебный отпуск».

На вкладке «Средний заработок» проверьте, что начисление включено в базу среднего заработка для отпусков, а на вкладке «Налоги, взносы, учет» — что заданы код дохода НДФЛ (обычно 2012 для оплаты отпуска) и корректный вид дохода по страховым взносам. Если начисление создается вручную, проще всего скопировать типовое начисление «Отпуск основной» и изменить назначение и вид времени.

Для неоплачиваемого учебного отпуска (когда оплата не положена по ТК РФ или сотрудник учится по собственной инициативе без гарантий) начисление не нужно — достаточно документа отсутствия, который зафиксирует невыход без оплаты. В ЗУП для этого используется вид отсутствия «Отпуск без сохранения зарплаты» или отдельный вид «Учебный отпуск без оплаты», если он заведен.

Оформите документ «Отпуск» с учебным видом

Основной рабочий документ — «Кадры» → «Отпуска» → «Создать». В шапке выберите сотрудника, дату документа и период отпуска. В поле «Вид отпуска» укажите «Учебный отпуск». После выбора вида программа автоматически подставит связанное начисление на вкладку «Начислено».

Если включена оплата отпуска, на вкладке «Начислено» появится строка с суммой по среднему заработку. Расчет можно развернуть по кнопке с зеленым кружком — вы увидите расчетную базу за 12 месяцев и среднедневной заработок. Сверьте состав базы: туда должны попасть начисления за отработанное время и исключены прошлые отпуска, больничные и командировки.

Основание — справка-вызов из учебного заведения. Ее реквизиты (номер и дату) укажите в поле «Основание» документа, чтобы они попали в печатную форму приказа. Печать приказа доступна по кнопке «Печать» — типовая форма Т-6 или произвольная форма организации.

1. 1
   Получите от сотрудника справку-вызов и заявление
2. 2
   Проверьте наличие вида «Учебный отпуск» в справочнике видов отпусков
3. 3
   Создайте документ «Отпуск», выберите вид «Учебный отпуск» и период
4. 4
   Проверьте расчет среднего заработка на вкладке «Начислено»
5. 5
   Укажите реквизиты справки-вызова в основании и проведите документ
6. 6
   Распечатайте приказ и проверьте отражение отсутствия в табеле

Как программа считает оплату и что проверить в расчете

Оплата учебного отпуска считается по среднему заработку по тем же правилам, что и ежегодный: среднедневной заработок умножается на количество календарных дней отпуска. Праздничные нерабочие дни не исключаются из учебного отпуска — это отличие от ежегодного, где праздники не оплачиваются и не входят в число дней.

Проверьте три контрольные точки. Во-первых, расчетный период — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска; если сотрудник работает меньше, берется фактический период. Во-вторых, состав базы среднего заработка — исключите случайное попадание разовых выплат, не относящихся к оплате труда. В-третьих, НДФЛ: отпускные облагаются, дата получения дохода — день выплаты.

Если учебный отпуск начинается в одном месяце, а заканчивается в другом, ЗУП по умолчанию начисляет всю сумму документом «Отпуск». В зависимости от настройки учетной политики сумма может распределяться по месяцам при отражении в учете — проверьте, как это влияет на вашу регламентированную отчетность и управленческий учет.

Контрольные точки

Как проверить результат

Вкладка «Начислено» в документе «Отпуск»

Норма

Есть строка «Отпуск учебный», сумма равна среднедневному заработку, умноженному на дни

Тревожный признак

Строки нет или сумма нулевая — не привязано начисление к виду отпуска

Табель (отчет «Табель учета рабочего времени»)

Норма

Дни отпуска помечены кодом учебного отпуска (У или УД по принятой кодировке)

Тревожный признак

Дни пустые или стоят как рабочие — документ не проведен или вид времени не настроен

Расчетный листок сотрудника

Норма

Оплата отпуска видна отдельной строкой, НДФЛ удержан

Тревожный признак

Сумма отсутствует — документ проведен после расчета зарплаты или не попал в период

Отражение в табеле, стаже и отчетности

После проведения документа «Отпуск» программа автоматически заполняет табель: дни учебного отпуска отмечаются соответствующим кодом (в типовой кодировке оплачиваемый учебный отпуск — «У», неоплачиваемый — «УД»; в организации могут действовать свои обозначения). Проверьте отчет «Табель учета рабочего времени (Т-13)» за месяц отпуска.

Учебный отпуск входит в стаж, дающий право на ежегодный отпуск, так как за сотрудником сохраняется место работы. Программа учитывает это автоматически, если вид отпуска настроен корректно и не помечен как исключаемый из стажа. Ошибка в настройке вида отпуска приведет к неверному расчету стажа и остатков — это одна из самых неприятных скрытых ошибок, которая всплывает только при увольнении сотрудника.

В отчетности оплата учебного отпуска отражается в составе выплат, облагаемых НДФЛ и взносами, — в 6-НДФЛ, расчете по страховым взносам и персонифицированных сведениях. Отдельного кода для учебного отпуска в этих формах нет, но неверный код дохода в начислении (например, код компенсации вместо отпускных) исказит отчетность.

Особые сценарии: неоплачиваемый отпуск и совместители

Учебный отпуск без сохранения зарплаты

Если оплата не положена (например, сотрудник поступает на программу без права на гарантии), оформите тот же документ «Отпуск», но выберите неоплачиваемый вид или используйте документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск без сохранения зарплаты)» с соответствующим видом отсутствия. Дни попадут в табель без начисления суммы.

Внешние совместители

По общему правилу гарантии на учебный отпуск предоставляются по основному месту работы. Внешнему совместителю отпуск оформляется без сохранения заработка. Если вы ошибочно оформите оплачиваемый учебный отпуск совместителю, расходы на оплату могут быть признаны необоснованными — зафиксируйте в документе основание и статус сотрудника.

Переходящий отпуск и выплата

Отпускные по учебному отпуску принято выплачивать до начала отпуска. В ЗУП выплата оформляется ведомостью с видом «Отпуск» или вместе с зарплатой — в зависимости от принятого порядка. Проверьте, чтобы дата выплаты попала в нужный отчетный период по НДФЛ.

Перед массовой сессией (когда учебные отпуска оформляются нескольким сотрудникам сразу) сделайте один тестовый документ и сверьте расчет с ручным подсчетом среднего заработка. Так проще поймать ошибку в настройке начисления до того, как она разойдется по всем ведомостям.

FAQ

Нет вида «Учебный отпуск» в списке при выборе в документе. Что делать?

Проверьте справочник «Виды отпусков» в разделе «Настройка». Если вида нет, создайте его вручную и убедитесь, что он не помечен как ежегодный. Также проверьте, что в настройках зарплаты включена работа с отпусками — при отключенных функциональных опциях часть видов скрывается из подбора.

Оплачиваются ли праздничные дни в учебном отпуске?

Да. В отличие от ежегодного отпуска, праздничные нерабочие дни не исключаются из учебного отпуска и оплачиваются. В ЗУП это работает автоматически: оплачиваются все календарные дни периода, указанного в документе.

Сотрудник принес справку-вызов после начала отпуска. Как оформить?

Оформите документ «Отпуск» фактическим периодом отсутствия, а реквизиты справки укажите в основании. Если отсутствие уже было проведено как прогул или отпуск без сохранения, отмените или скорректируйте прежний документ, чтобы в табеле не было двойного учета дней.

Можно ли оплатить учебный отпуск внешнему совместителю?

Гарантии на оплачиваемый учебный отпуск предоставляются по основному месту работы. Совместителю оформляйте отпуск без сохранения заработка. Исключения возможны только по решению работодателя за счет собственных средств — тогда это оформляется отдельной договоренностью, а не как гарантированный учебный отпуск.

Почему сумма отпускных в документе «Отпуск» равна нулю?

Чаще всего к виду отпуска не привязано начисление или в начислении не настроена формула среднего заработка. Откройте «Настройка» → «Начисления», найдите начисление учебного отпуска и проверьте, что оно действует и назначено. Также проверьте, что у сотрудника есть начисления в расчетном периоде.

Нужно ли заводить отдельный вид отпуска для неоплачиваемого учебного?

Не обязательно: можно использовать документ отсутствия с видом «Отпуск без сохранения зарплаты». Но отдельный вид удобен для аналитики — по отчетам будет видно, сколько дней сотрудники брали именно на учебу, а не по личным причинам.