Другое · 10 мин
Как настроить табель рабочего времени в 1С
Пошаговая настройка табеля учёта рабочего времени в 1С:ЗУП: графики работы, виды времени, документы отклонений, отчёт Т-13 и типичные ошибки.
Табель учёта рабочего времени в 1С формируется не ручным заполнением, а автоматически — на основе графиков работы сотрудников и зарегистрированных отклонений: отпусков, больничных, командировок, прогулов. Поэтому «настроить табель» означает правильно задать графики, виды времени и порядок ввода документов, после чего программа сама соберёт отчёт по форме Т-13 или Т-12.
Основной инструмент — конфигурация «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП). В «1С:Бухгалтерии» табель в полном смысле не ведётся: там доступен только отчёт по данным о начислениях, и для полноценного учёта рабочего времени потребуется ЗУП. Дальше рассмотрим настройку именно в ЗУП, так как это типовой сценарий для кадровиков и расчётчиков.
Логика учёта проста: плановое время берётся из графика работы сотрудника, фактическое — из графика с учётом документов-отклонений. Если сотрудник был в отпуске, документ «Отпуск» вытесняет рабочие дни; если оформлен больничный — дни отмечаются кодом «Б». Всё, что не перекрыто отклонениями, считается отработанным временем по графику.
Проверка производственного календаря
Первый шаг — актуальный производственный календарь, потому что все графики строятся от него. Откройте раздел «Настройка» → «Производственные календари» и убедитесь, что календарь заполнен на нужный год: праздничные дни отмечены, переносы выходных учтены. Если ваша организация работает по региональному календарю с дополнительными праздниками, создайте отдельный календарь и заполните его вручную на основе федерального.
При обновлении конфигурации календарь обычно заполняется автоматически, но после обновления стоит сверить праздничные дни с официальным постановлением о переносе выходных. Ошибка в календаре приведёт к неверной норме часов у всех сотрудников сразу, и табель «поедет» по всей организации.
Настройка видов использования рабочего времени
Виды времени — это буквенные и цифровые коды табеля: «Я» (явка), «Н» (ночные), «В» (выходные), «ОТ» (отпуск), «Б» (больничный) и другие. Список находится в разделе «Настройка» → «Виды рабочего времени». Типовые коды уже созданы, но важно проверить их свойства: основное время, период (рабочее или нерабочее), буквенный и цифровой код.
Если в организации используются нестандартные обозначения — например, вахтовый метод («ВМ») или донорские дни — создайте новый вид времени: укажите наименование, буквенный код, который попадёт в табель, и при необходимости свяжите его с начислением. Без корректного вида времени отклонение либо не отразится в табеле, либо отразится неверным кодом.
Создание графиков работы сотрудников
График работы — основа табеля. Перейдите в «Настройка» → «Графики работы сотрудников» и создайте график для каждого режима, действующего в организации: пятидневка 8 часов, сменный график «два через два», гибкий график, неполное рабочее время. В карточке графика задайте способ заполнения: по дням недели, по циклу произвольной длины или по шаблону.
Для пятидневки достаточно указать понедельник–пятницу по 8 часов, субботу и воскресенье — выходные. Для сменных графиков задайте цикл, например: два рабочих дня по 11 часов, два выходных. Обязательно укажите дату отсчёта цикла — от неё зависит, какие дни попадут в табель как рабочие. После заполнения нажмите «Записать» и проверьте норму времени за месяц на закладке с итогами.
- 1Откройте «Настройка» → «Графики работы сотрудников» и создайте новый элемент
- 2Укажите наименование и производственный календарь, от которого считается норма
- 3Выберите способ заполнения: по дням недели или по циклу
- 4Задайте часы работы по дням, включая перерывы при необходимости
- 5Запишите график и проверьте норму часов за месяц
- 6Назначьте график сотрудникам через кадровые документы
Назначение графиков сотрудникам
График привязывается к сотруднику кадровым документом: «Приём на работу», «Кадровый перевод» или специальным документом «Изменение графика работы списком сотрудников» — для массовой смены режима. Убедитесь, что у каждого сотрудника в текущем месяце действует именно тот график, по которому он реально работает: табель строится по данным на каждую дату, а не по последнему назначению.
Частая ситуация: сотрудник переведён на неполное время с середины месяца, но кадровый перевод оформили задним числом или забыли. В этом случае первая половина месяца в табеле будет рассчитана по старому графику, и норма не совпадёт с фактом. Проверить назначение можно в карточке сотрудника на закладке «Трудовой договор» или через отчёт «Графики работы сотрудников».
Регистрация отклонений от графика
Фактическое время формируется документами: «Отпуск», «Больничный лист», «Командировка», «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск без сохранения)», «Работа в выходные и праздничные дни», «Сверхурочная работа». Каждый такой документ вытесняет или дополняет плановое время графика, и именно эта связка превращается в строки табеля.
Принципиально важно вводить отклонения документами, а не править табель вручную. Ручная корректировка возможна через документ «Данные для расчёта зарплаты» с индивидуальным табелем, но это крайняя мера: такие данные «затеняют» автоматический расчёт и легко забываются, из-за чего в следующем периоде возникают расхождения.
Формирование и проверка отчёта Т-13
Готовый табель находится в разделе «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Табель учёта рабочего времени (Т-13)». Укажите период, организацию и при необходимости подразделение, затем нажмите «Сформировать». Отчёт покажет по каждому сотруднику коды по дням месяца, итоги отработанных дней и часов, а также количество неявок по причинам.
Перед подписанием сверьте три контрольные точки: норма часов по графику совпадает с производственным календарём, все отпуска и больничные отражены корректными кодами, сумма отработанного времени сходится с данными начисления зарплаты. Расхождение между табелем и расчётным листком — почти всегда признак непроведённого документа отклонения.
Как проверить результат
Совпадает с производственным календарём для данного графика
Норма больше или меньше без видимой причины — проверьте график и календарь
Отпуск — «ОТ», больничный — «Б», командировка — «К»
Дни отсутствия отмечены как «Я» или пустые — документ не проведён
Отработанное время в табеле и в расчёте зарплаты совпадает
Зарплата посчитана по другому времени — ищите ручные корректировки
Типичные ошибки и как их избежать
Самая распространённая ошибка — незаполненный или устаревший производственный календарь: норма времени неверна у всех сотрудников, и премии с окладами считаются от искажённой базы. Вторая по частоте — назначение графика «на будущее» без кадрового документа: сотрудник числится на старом режиме, а работает по новому.
Третья группа ошибок связана с отклонениями: больничный введён, но не проведён; отпуск оформлен с другой даты; работа в выходной отражена приказом на бумаге, но не в программе. Всё это не попадает в табель, и расчётчик вынужден исправлять данные вручную в конце месяца, что повышает риск ошибок в зарплате и отчётности.
Отдельно отметим работу с совместителями и сотрудниками на нескольких ставках: табель формируется по каждому месту работы отдельно, и графики должны быть назначены каждой позиции. Если у сотрудника две ставки, а график назначен одной, вторая строка в табеле останется пустой.
Если типового табеля недостаточно
Когда учёт сложнее стандартного — почасовые тарифы с фактическим вводом, суммированный учёт с длинным учётным периодом, вахта — используются дополнительные механизмы. Для суммированного учёта в графике устанавливается соответствующий признак, и норма проверяется не за месяц, а за учётный период. Для фактического почасового учёта применяется документ «Табель» (индивидуальный) или загрузка данных из систем контроля доступа через обработки обмена.
Если требуется нестандартная печатная форма или особые коды времени, корректнее заказать доработку внешнего отчёта, чем менять типовую конфигурацию: изменённые типовые объекты усложняют обновление и могут привести к потере изменений.
Сравнение вариантов учёта
Подходит для стабильных режимов: пятидневка, сменные графики. Минимум ручной работы, но требует дисциплины ввода отклонений
Для нерегулярных режимов и почасовой оплаты по факту. Гибко, но трудоёмко и повышает риск ошибок
Для больших штатов с турникетами. Требует настройки обмена и сверки с кадровыми документами
Что важно запомнить
Табель в 1С:ЗУП собирается автоматически из трёх элементов: актуального производственного календаря, правильно назначенных графиков работы и проведённых документов отклонений. Настройте эти три составляющие — и отчёт Т-13 будет формироваться без ручных правок.
Частые вопросы
Почему в табеле у сотрудника пустые строки или нулевая норма?
Чаще всего сотруднику не назначен график работы кадровым документом либо график не заполнен на нужный период. Проверьте карточку сотрудника и сам график: откройте его и убедитесь, что часы заданы на весь месяц. Также проверьте дату приёма на работу — до неё табель не заполняется.
Как отразить в табеле работу в выходной день?
Введите документ «Работа в выходные и праздничные дни» из раздела «Зарплата» или «Кадры». После проведения документа день появится в табеле с кодом «РВ», а часы будут учтены при расчёте оплаты или предоставлении отгула — в зависимости от выбранного в документе способа компенсации.
Можно ли вести табель в 1С:Бухгалтерии без ЗУП?
Полноценный табель с графиками и отклонениями в «1С:Бухгалтерии» отсутствует — там рабочее время задаётся упрощённо при начислении зарплаты. Если нужна форма Т-13 с кодами по дням и учёт отклонений, потребуется 1С:ЗУП или внешняя доработка.
Что делать, если табель не совпадает с начисленной зарплатой?
Ищите непроведённый или отменённый документ отклонения, ручную корректировку времени в документе начисления либо изменение графика задним числом после расчёта. Последовательность исправления: сначала приведите в порядок кадровые документы, затем перепроведите начисление зарплаты за месяц.
Как настроить табель при суммированном учёте рабочего времени?
В карточке графика работы установите признак суммированного учёта и укажите учётный период. Табель по-прежнему формируется помесячно, но переработки определяются по итогам всего периода — для их расчёта используется отдельный документ регистрации сверхурочных после закрытия периода.
Нужно ли формировать табель до или после расчёта зарплаты?
Логичнее сначала ввести все отклонения и проверить табель, а затем выполнять начисление: документ «Начисление зарплаты и взносов» использует те же данные о времени. Если табель проверен заранее, в расчёте не будет сюрпризов, и исправлять начисления задним числом не придётся.