Как в 1С настроить список сотрудников с датой увольнения

Задача показать в списке сотрудников дату увольнения возникает у кадровиков и расчётчиков регулярно: при сверке штатной расстановки, подготовке отчётности, проверке окончательных расчётов. В типовых конфигурациях 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия 8 дата увольнения хранится в кадровых данных, а не в самом элементе справочника «Сотрудники», поэтому просто включить колонку в списке не всегда получается.

Есть несколько рабочих способов решить задачу: отбор в динамическом списке справочника, настройка произвольного запроса списка, использование типовых отчётов по кадрам или универсального отчёта. Выбор зависит от того, нужен ли постоянный рабочий список с колонкой даты или разовая выборка уволенных за период.

Ниже разобраны оба сценария с конкретными действиями, ограничениями и способами проверить результат. Инструкции применимы к 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерии 8.3; в других конфигурациях названия команд могут немного отличаться, но логика та же.

Где хранится дата увольнения в 1С и почему её нет в списке

Справочник «Сотрудники» в 1С:ЗУП содержит только постоянные данные: ФИО, дату рождения, ИНН, табельный номер. Все кадровые события — приём, перевод, увольнение — регистрируются документами и хранятся в регистрах сведений (например, «Кадровая история сотрудников»). Поэтому в стандартной форме списка колонка «Дата увольнения» отсутствует: платформа не показывает данные регистров в списке справочника автоматически.

При этом у элемента справочника есть служебный признак «В архиве» (или статус «Уволен»), который программа выставляет после проведения документа «Увольнение». Именно этот признак используется в стандартных отборах списка, а саму дату приходится получать из документа или регистра.

Понимание этой структуры важно: если уволенный сотрудник не попадает в отбор, причина почти всегда в том, что документ увольнения не проведён, отменён или введён задним числом после того, как список был открыт.

Быстрый способ: отбор уволенных в списке сотрудников

Самый простой вариант — показать в списке только уволенных, не меняя структуру формы. В 1С:ЗУП 3.1 откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники». Над списком находится панель отборов: в поле отбора по статусу выберите «Уволенные» (или снимите флажок «Работающие» и оставьте «Уволенные», в зависимости от релиза).

Если панели отборов нет, нажмите «Ещё» → «Настроить список» и добавьте отбор по полю «В архиве» со значением «Да». Список сразу перестроится и покажет только уволенных сотрудников. Дату увольнения по каждому можно увидеть, открыв карточку сотрудника и перейдя по ссылке «Трудовая деятельность» или «История кадровых событий».

Ограничение способа очевидно: дата не выводится отдельной колонкой, и сортировать список по ней нельзя. Для работы с десятками уволенных это неудобно, поэтому переходите к настройке списка с произвольным запросом или к отчётам.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники»
2. 2
   В панели отборов выберите статус «Уволенные» или через «Ещё» → «Настроить список» добавьте отбор «В архиве = Да»
3. 3
   Проверьте, что в списке остались только уволенные
4. 4
   Откройте карточку сотрудника и сверьте дату в «Истории кадровых событий»

Настройка списка с колонкой даты увольнения через произвольный запрос

Если нужен постоянный рабочий список с колонкой даты, настройте динамический список вручную. Откройте форму списка сотрудников, нажмите «Ещё» → «Настроить список». Если в конфигурации разрешена настройка произвольного запроса, в окне настройки появится флажок «Произвольный запрос» — установите его и откройте конструктор запроса.

В запросе к справочнику «Сотрудники» через левое соединение присоединяют регистр сведений «Кадровая история сотрудников» (срез последних или таблицу с отбором по виду события «Увольнение»), и в поля выводят «Период» — это и есть дата увольнения. Точное имя регистра и полей зависит от версии конфигурации, поэтому проверяйте их через конфигуратор или встроенную подсказку конструктора запросов.

После сохранения настройки в списке появится колонка с датой, по которой можно сортировать и отбирать. Учтите два момента: произвольный запрос может быть заблокирован настройками прав (роль «Настройка динамических списков»), а сложный запрос с соединениями замедляет открытие списка в больших базах.

Получение списка уволенных через отчёты

Для разовых выборок отчёты удобнее списка: они сразу показывают дату увольнения, подразделение, должность и позволяют отобрать период. В 1С:ЗУП 3.1 откройте «Кадры» → «Кадровые отчёты» и используйте «Штатную расстановку» с отбором по уволенным или отчёт «Сотрудники организаций» / «Остатки отпусков и кадровые данные» — состав зависит от релиза.

Универсальный вариант — отчёт «Список сотрудников» или «Уволенные сотрудники» (в свежих релизах ЗУП он есть в составе кадровых отчётов). Укажите период, организацию, при необходимости подразделение — отчёт выведет таблицу с датами увольнения, которую можно сохранить в Excel.

В 1С:Бухгалтерии 8.3 аналогичную выборку даёт «Универсальный отчёт» (раздел «Отчёты»): выберите регистр сведений «Кадровая история сотрудников», задайте отбор по виду события «Увольнение» и периоду. В таблицу выведите поля «Сотрудник» и «Период» — получите тот же список с датами.

Способы получить список с датой увольнения

Отбор в списке сотрудников

Быстро, без настроек, но дата видна только в карточке, сортировки по ней нет

Произвольный запрос списка

Постоянный список с колонкой и сортировкой, но требует прав и аккуратности с запросом

Кадровые отчёты

Готовая таблица с датами за период, выгрузка в Excel; не заменяет рабочий список

Универсальный отчёт

Гибкий отбор по регистру, подходит для Бухгалтерии; требует понимания структуры регистров

Проверка результата и типичные ошибки

После настройки сверьте выборку с первичкой: возьмите два-три приказа об увольнении и проверьте, что сотрудники попали в список с правильными датами. Дата в списке должна совпадать с датой увольнения из приказа, а не с датой проведения документа — это разные вещи, если документ вводили задним числом.

Частая ошибка — сотрудник уволен, но в отбор не попадает. Причины: документ «Увольнение» не проведён или помечен на удаление; у сотрудника несколько рабочих мест, и уволен он только с одного; отбор стоит по организации, а увольнение оформлено в другой.

Вторая типичная проблема — в списке уволенных остаются «работающие». Так бывает, когда после увольнения ввели новый приём (сотрудник принят снова) — тогда по последнему состоянию он работающий, и отбор по статусу его не покажет. Для таких случаев используйте отчёт по регистру кадровой истории за период, а не отбор по текущему статусу.

Ограничения и когда нужен программист

Стандартными средствами задача решается почти всегда, но есть границы. Произвольный запрос в списке недоступен, если у пользователя нет соответствующих прав или если разработчики конфигурации отключили эту возможность для формы. В базах с десятками тысяч сотрудников соединение с регистром в запросе списка может ощутимо замедлить работу.

Обращаться к разработчику имеет смысл, если нужна дополнительная колонка в типовой форме без произвольного запроса (например, через расширение конфигурации), автоматическая выгрузка списка уволенных по расписанию или вывод даты в списке подбора сотрудников в документах. Это доработки, затрагивающие конфигурацию, и делать их стоит только через расширения, не снимая типовую конфигурацию с поддержки.

FAQ

Почему в списке сотрудников нет колонки «Дата увольнения»?

Потому что дата увольнения хранится не в справочнике «Сотрудники», а в регистре кадровой истории, который заполняется документом «Увольнение». Стандартная форма списка показывает только реквизиты справочника, поэтому дату выводят через произвольный запрос, отчёт или просмотр в карточке сотрудника.

Как выгрузить список уволенных за год в Excel?

Проще всего сформировать кадровый отчёт («Уволенные сотрудники» или универсальный отчёт по регистру кадровой истории) за нужный период и сохранить табличный документ через «Файл» → «Сохранить как» в формате Excel. Из формы списка выгрузка с датами недоступна без настройки запроса.

Сотрудник уволен, но в отборе уволенных не отображается. Что проверить?

Проверьте, проведён ли документ «Увольнение» и не помечен ли он на удаление. Затем убедитесь, что сотрудник не принят повторно — тогда по текущему состоянию он работающий. Также проверьте отбор по организации: увольнение могло быть оформлено по другой организации базы.

Можно ли сортировать список по дате увольнения?

В стандартном списке без произвольного запроса — нет, так как дата не является полем списка. После настройки произвольного запроса с выводом даты из регистра сортировка и отбор по этой колонке становятся доступными. Альтернатива — отчёт с сортировкой по дате.

Подойдёт ли эта инструкция для 1С:Бухгалтерии?

Да, частично. Отбор по статусу в списке сотрудников работает аналогично, но кадровых отчётов в Бухгалтерии меньше, поэтому список уволенных с датами удобнее строить через «Универсальный отчёт» по регистру сведений кадровой истории с отбором по виду события «Увольнение».

Опасно ли менять запрос динамического списка самостоятельно?

Сама настройка через «Настроить список» не меняет конфигурацию и обратима — достаточно сбросить настройки. Риск в другом: неверный запрос может замедлить или сломать список, а если настройка сохранена для всех пользователей, проблема коснётся каждого. Проверяйте запрос на своём пользователе или копии базы.