Как настроить дополнительный отпуск в 1С: подробная инструкция

Дополнительный отпуск в 1С:ЗУП настраивается в три этапа: создаётся новый вид отпуска в справочнике, назначается сотруднику или должности через кадровый документ, после чего программа автоматически копит дни отпуска при расчёте зарплаты. Если хотя бы один шаг пропущен, остатки не считаются, а документ «Отпуск» не видит нужный вид отпуска.

Типовая ситуация: организация вводит дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день, вредные условия труда или по коллективному договору. Кадровик добавляет вид отпуска, но при попытке отправить сотрудника в отпуск обнаруживает, что новый вид недоступен для выбора или дни не накапливаются. Причина почти всегда в настройках вида отпуска или в отсутствии назначения права на него конкретному работнику.

Ниже разобран полный цикл настройки в 1С:Зарплата и управление персоналом (ред. 3.1): от создания вида отпуска до проверки остатков. Отдельно описаны массовое назначение через штатное расписание, типичные ошибки и способы проверить, что всё работает корректно.

Создание вида дополнительного отпуска в справочнике

Откройте раздел Настройка — Виды отпусков. В типовой поставке уже есть предопределённые виды: отпуск за вредные условия труда, за ненормированный рабочий день, северный дополнительный отпуск. Если подходящего нет, нажмите «Создать» и заполните карточку.

Ключевые поля карточки вида отпуска:

• Наименование — как отпуск будет отображаться в документах и отчётах.
• Количество дней в год — годовая норма, от которой рассчитывается накопление. Можно задать общее значение для всех или оставить поле пустым и назначать норму индивидуально.
• Отпуск является ежегодным — флаг должен быть установлен, иначе отпуск не попадёт в механизм накопления остатков.
• Способ расчёта — по календарным или рабочим дням. Для отпуска за вредность обычно используются рабочие дни.
• Вид стажа — определяет, какие периоды засчитываются в стаж, дающий право на отпуск.

Для отпуска за вредные условия труда дополнительно укажите, что стаж считается по фактически отработанному времени во вредных условиях. Для этого в карточке вида отпуска выбирается соответствующий вид стажа, а в штатном расписании позиция должна быть связана с результатами специальной оценки условий труда.

Настройка начисления для оплаты дополнительного отпуска

При создании вида отпуска программа обычно автоматически создаёт начисление «Отпуск дополнительный» с формулой оплаты по среднему заработку. Проверьте его в разделе Настройка — Начисления: начисление должно быть активным, с назначением «Оплата отпуска» и корректной формулой.

Если организация использует несколько дополнительных отпусков с разными правилами оплаты (например, один оплачивается, другой нет), для каждого вида создайте отдельное начисление и свяжите его с видом отпуска. Неоплачиваемый дополнительный отпуск оформляется видом отпуска без начисления оплаты.

Проверьте также настройки НДФЛ и страховых взносов в начислении: оплата дополнительного отпуска облагается в общем порядке, поэтому код дохода и категория взносов должны соответствовать оплате отпускных, а не, например, материальной помощи.

Назначение права на отпуск сотруднику

Само по себе создание вида отпуска не даёт сотруднику права на него. Право назначается кадровым документом. Способ зависит от ситуации.

При приёме на работу

В документе «Приём на работу» перейдите на вкладку «Отпуска» (или «Право на отпуск» в зависимости от версии) и добавьте строку с видом дополнительного отпуска и количеством дней в год. Если норма уже задана в карточке вида отпуска, программа подставит её автоматически.

Действующему сотруднику

Для уже работающего сотрудника создайте документ Кадры — Кадровый перевод (или «Изменение условий труда») и на вкладке с отпусками добавьте новый вид. Дата документа станет точкой, с которой начнётся накопление дней.

1. 1
   Создайте документ «Кадровый перевод» на нужную дату
2. 2
   На вкладке «Отпуска» добавьте вид отпуска и норму дней в год
3. 3
   Проведите документ
4. 4
   Откройте карточку сотрудника — ссылка «Остатки отпусков»
5. 5
   Убедитесь, что новый вид отпуска появился в списке прав

Массовое назначение через штатное расписание

Если дополнительный отпуск положен всей должности (например, всем водителям), удобнее указать его в позиции штатного расписания на вкладке «Дополнительно» — раздел с отпусками. Тогда при приёме или переводе на эту позицию право подставится автоматически. Для уже занятых позиций потребуется документ изменения штатного расписания и кадровые переводы сотрудников.

Способы назначения права на отпуск

Кадровый перевод каждому сотруднику

Подходит, когда отпуск назначается индивидуально или нескольким людям. Полный контроль, но много ручной работы при большом штате.

Через позицию штатного расписания

Подходит для отпусков, привязанных к должности. Автоматически действует для новых приёмов, но действующих сотрудников всё равно нужно перевести документом.

Как программа накапливает дни отпуска

Накопление происходит автоматически при проведении документов «Начисление зарплаты и взносов» и «Отпуск». За каждый отработанный месяц сотруднику начисляется доля годовой нормы: при норме 6 дней в год — 0,5 дня за полный месяц стажа.

В стаж для дополнительного отпуска не включаются периоды, исключённые настройками вида стажа: например, отпуска без сохранения зарплаты сверх установленного лимита или прогулы. Для отпуска за вредные условия стаж считается только по дням фактической работы во вредных условиях — это принципиальное отличие от основного отпуска.

Посмотреть накопленные остатки можно из карточки сотрудника (ссылка «Остатки отпусков») или через отчёт Кадры — Остатки отпусков. Отчёт показывает остаток на любую дату, включая уже использованные дни и дни, заработанные в текущем рабочем году.

Оформление документа «Отпуск» с дополнительным видом

Создайте документ Кадры — Отпуск. В шапке установите флаг предоставления дополнительного отпуска и в табличной части выберите нужный вид, укажите период. Программа рассчитает средний заработок и начислит отпускные тем начислением, которое связано с видом отпуска.

Основной и дополнительный отпуска можно оформить одним документом: тогда в табличной части будет несколько строк с разными видами отпусков, а оплата посчитается суммарно. Это удобно, когда сотрудник уходит в единый отпуск, состоящий из основной и дополнительной части.

Если нужный вид отпуска не выбирается в документе, проверьте: назначено ли право сотруднику кадровым документом, установлен ли флаг «ежегодный отпуск» в карточке вида и не помечен ли вид отпуска как недействующий.

Контрольные точки

Как проверить результат настройки

Вид отпуска в карточке сотрудника

Норма

В «Остатках отпусков» вид отпуска присутствует с нормой дней

Тревожный признак

Вида нет в списке — право не назначено кадровым документом

Накопление дней

Норма

После расчёта зарплаты за месяц остаток вырос на долю годовой нормы

Тревожный признак

Остаток не меняется — проверьте флаг «ежегодный отпуск» и дату назначения права

Документ «Отпуск»

Норма

Вид доступен для выбора, отпускные рассчитываются

Тревожный признак

Вид недоступен или сумма нулевая — проверьте связь с начислением

Типичные ошибки и их последствия

Отдельный риск — изменение настроек вида отпуска, по которому уже есть движения. Если изменить норму дней или вид стажа после того, как сотрудники накопили остатки, ранее рассчитанные данные не пересчитаются автоматически. Перед такими изменениями снимите отчёт по остаткам, чтобы иметь точку сравнения.

Перенос остатков из другой программы

Если учёт раньше вёлся в другой системе, остатки дополнительных отпусков вводятся документом «Начальные остатки отпусков» (или «Перенос данных» в некоторых версиях). В документе по каждому сотруднику указывается вид отпуска, рабочий год и количество неиспользованных дней на дату перехода.

Без ввода начальных остатков программа начнёт считать отпуск «с нуля», и сотрудники формально потеряют накопленные дни. Перед вводом сверьте данные с прежней системы: расхождения в рабочих годах — частая причина неверных остатков после миграции.

Удобно сразу после настройки провести контрольный пример: назначить отпуск тестовому или реальному сотруднику, рассчитать зарплату за один месяц и сверить прирост остатка с ожидаемой долей нормы. Это занимает несколько минут и выявляет ошибки настройки до того, как они затронут весь штат.

Часто задаваемые вопросы

Почему в документе «Отпуск» не выбирается созданный вид дополнительного отпуска?

Чаще всего право на отпуск не назначено сотруднику кадровым документом. Проверьте карточку сотрудника — ссылку «Остатки отпусков»: если вида там нет, создайте «Кадровый перевод» с добавлением отпуска. Также убедитесь, что в карточке вида отпуска установлен флаг ежегодного отпуска и вид не помечен как неиспользуемый.

Как назначить разное количество дней разным сотрудникам по одному виду отпуска?

Оставьте поле нормы в карточке вида отпуска пустым, а количество дней укажите индивидуально в кадровом документе каждого сотрудника на вкладке отпусков. Программа будет копить дни исходя из нормы, заданной именно в документе назначения.

Дни дополнительного отпуска не накапливаются после расчёта зарплаты. Что проверить?

Проверьте три момента: установлен ли флаг «Отпуск является ежегодным» в карточке вида; назначено ли право кадровым документом с датой раньше расчётного месяца; не попадает ли весь месяц в период, исключаемый из стажа (например, отпуск за свой счёт). Если право назначено задним числом после расчёта, потребуется перепровести начисления или ввести остатки вручную.

Можно ли оформить основной и дополнительный отпуск одним документом?

Да. В документе «Отпуск» установите флаги основного и дополнительного отпуска, добавьте строки с нужными видами и периодами. Средний заработок и оплата рассчитаются суммарно, а в остатках спишутся дни по каждому виду отдельно.

Как настроить отпуск за вредные условия труда, чтобы стаж считался только за фактическую работу?

Используйте предопределённый вид отпуска за вредные условия труда — для него уже настроен вид стажа по фактически отработанному времени. Дополнительно свяжите позицию штатного расписания с условиями труда, чтобы программа корректно определяла периоды работы во вредных условиях.