Как в 1С настроить даты выплаты заработной платы

Даты выплаты заработной платы в 1С — это не просто справочная информация. От них зависит, какие даты программа подставит в ведомости на выплату, как определит дату фактического получения дохода для НДФЛ и как сформирует уведомления по налогу. Ошибка в настройке приводит к неверным срокам перечисления НДФЛ, расхождениям в отчётности и претензиям при проверках.

Настройка выполняется в нескольких местах: в учётной политике организации, в настройках учёта зарплаты и непосредственно в документах выплаты. Ниже разобраны все уровни настройки для конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП), а также отличия в 1С:Бухгалтерии.

Где в программе хранятся даты выплаты

В 1С:ЗУП даты выплаты зарплаты привязаны к организации, а не к программе в целом. Это значит, что для каждой организации в базе можно задать свои сроки — удобно, если в одной базе ведутся несколько юридических лиц с разными графиками выплат.

Основная настройка находится по пути: Настройка → Организации, затем откройте нужную организацию и перейдите на закладку «Учётная политика и другие настройки», далее ссылка «Выплата зарплаты». В открывшейся форме задаются два ключевых параметра: дата выплаты аванса и дата выплаты зарплаты (окончательного расчёта).

Указывается число месяца, а не конкретная календарная дата. Например, аванс — 20-е число текущего месяца, зарплата — 5-е число следующего месяца. Программа будет использовать эти числа при формировании ведомостей в каждом расчётном периоде.

Пошаговая настройка дат аванса и зарплаты

Откройте справочник организаций через меню «Настройка → Организации». Если база новая, сначала заполните основные реквизиты организации — без них часть настроек может быть недоступна.

1. 1
   Откройте «Настройка → Организации» и выберите нужную организацию.
2. 2
   Перейдите на закладку «Учётная политика и другие настройки».
3. 3
   Откройте ссылку «Выплата зарплаты».
4. 4
   Укажите дату выплаты аванса (число месяца) и дату выплаты зарплаты.
5. 5
   Проверьте способ выплаты по умолчанию: через кассу или через банк (зарплатный проект).
6. 6
   Запишите настройки и создайте тестовую ведомость, чтобы убедиться, что даты подставляются корректно.

В той же форме обычно задаётся способ выплаты по умолчанию: из кассы или перечислением на банковские карты в рамках зарплатного проекта. От этого зависит, какой вид ведомости программа предложит создать первым. Если сотрудники получают деньги разными способами, способ по умолчанию можно переопределить в карточке сотрудника или подразделения.

После сохранения настроек даты начнут подставляться во все новые документы «Ведомость…» при выборе месяца выплаты. Ранее созданные документы автоматически не перезаполняются — их даты нужно исправить вручную, если они были введены до настройки.

Как даты влияют на ведомости и НДФЛ

Дата ведомости на выплату определяет дату фактического получения дохода сотрудником. Именно на эту дату НДФЛ, исчисленный при начислении, считается удержанным, и от неё зависит срок перечисления налога в бюджет. Поэтому дата ведомости должна совпадать с реальной датой выплаты денег, а не с датой подготовки документа.

Когда даты выплаты заданы в настройках организации, при создании ведомости программа автоматически проставляет нужное число: для аванса — дату аванса текущего месяца, для окончательного расчёта — дату зарплаты следующего месяца. Это снижает риск случайной ошибки при ручном вводе.

Если выплата фактически прошла в другой день (например, из-за выходных деньги перечислили раньше), дату в ведомости нужно изменить вручную на фактическую. Настройка организации задаёт лишь значение по умолчанию и не запрещает ручную корректировку в документе.

Настройка при выплате в разные дни для разных подразделений

Стандартная настройка организации задаёт единые даты для всех сотрудников. Если в компании разные подразделения получают зарплату в разные дни, есть несколько вариантов работы.

Первый вариант — оставить общие даты и корректировать их вручную в каждой ведомости. Это приемлемо, если отклонения редкие. Второй вариант — формировать отдельные ведомости по подразделениям и устанавливать в них нужные даты. При большом количестве подразделений с разными графиками удобнее вести выплаты именно отдельными документами, чтобы не смешивать сотрудников с разными датами в одной ведомости.

Варианты организации выплат

Единые даты на организацию

Подходит, когда все сотрудники получают деньги в одни дни. Минимум ручной работы, даты подставляются автоматически.

Отдельные ведомости по подразделениям

Нужен, когда графики выплат различаются. Даты задаются вручную в каждой ведомости, контроль выше, но больше документов.

Ручная корректировка дат

Для разовых отклонений: перенос из-за выходных, досрочная выплата. Требует внимательности, чтобы дата совпала с фактической выплатой.

Особенности в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии (без модуля ЗУП) настройка проще и находится в другом месте: Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Порядок учёта зарплаты, либо через карточку организации. Там также указываются даты аванса и зарплаты, которые подставляются в ведомости.

Если зарплата рассчитывается в ЗУП, а выгружается в Бухгалтерию, даты выплаты нужно контролировать в ЗУП — именно оттуда документы синхронизируются. При синхронизации проверяйте, что даты ведомостей в обеих программах совпадают, иначе в регламентированной отчётности возникнут расхождения.

Проверка корректности настройки

После настройки создайте тестовую ведомость за текущий месяц и проверьте, какую дату подставила программа. Дата должна соответствовать заданному числу и типу выплаты (аванс или окончательный расчёт).

Дополнительно сверьте настроенные даты с внутренними документами компании: трудовыми договорами, положением об оплате труда, коллективным договором. Даты в 1С должны им соответствовать, иначе программа будет систематически оформлять выплаты на «неправильные» дни.

Контрольные точки

Как проверить результат

Дата в новой ведомости

Норма

Подставилась дата из настроек организации

Тревожный признак

Дата пустая или отличается от заданной — проверьте настройку выплаты зарплаты в карточке организации

Совпадение с банковской выпиской

Норма

Дата ведомости равна дате списания средств

Тревожный признак

Даты различаются — исправьте дату документа на фактическую

Отчёты по НДФЛ

Норма

Даты получения дохода соответствуют выплатам

Тревожный признак

Доход отражён не в том периоде — проверьте даты ведомостей

Часто задаваемые вопросы

Можно ли задать разные даты выплаты для разных сотрудников одной организации?

Штатная настройка организации задаёт единые даты для всех. Для исключений формируйте отдельные ведомости и меняйте дату вручную в документе — это не нарушает учёт, если дата совпадает с фактической выплатой.

Что делать, если день выплаты попадает на выходной?

По общему правилу зарплату выплачивают накануне выходного дня. В 1С в таком месяце скорректируйте дату ведомости вручную на фактический день выплаты — настройка по умолчанию останется прежней для следующих периодов.

Изменятся ли даты в уже созданных ведомостях после изменения настройки?

Нет. Новая настройка действует только на документы, созданные после её сохранения. Ранее введённые ведомости при необходимости исправляются вручную.

Где настраивается дата аванса, если аванс платится фиксированной суммой?

Дата аванса настраивается там же — в карточке организации в разделе «Выплата зарплаты», независимо от способа расчёта аванса. Способ расчёта (фиксированной суммой, процентом от оклада или за фактически отработанное время) задаётся в настройках учёта зарплаты отдельно.

Почему в ведомость подставляется неверная дата, хотя настройка заполнена?

Частые причины: ведомость создана для другой организации, у которой свои настройки; дата была изменена вручную ранее и документ скопирован; либо используется вид ведомости, у которого дата задаётся только вручную. Проверьте организацию в шапке документа и настройки именно этой организации.

Нужно ли менять даты при смене графика выплат в компании?

Да. Сначала измените даты во внутренних документах (трудовых договорах, положении об оплате труда), затем обновите настройку в карточке организации. Новые ведомости будут формироваться уже с новыми датами.