Другое · 9 мин
Как найти уволенного сотрудника в 1С
Как быстро найти уволенного сотрудника в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии — через справочник, отборы, документы увольнения и отчёты. Практические способы и типичные ошибки.
Уволенный сотрудник не удаляется из базы 1С — его карточка остаётся в справочнике, но перестаёт отображаться в стандартных списках, где по умолчанию действует отбор «только действующие сотрудники». Поэтому главная трудность не в том, где искать, а в том, что программа намеренно скрывает уволенных, чтобы не загромождать рабочие списки.
Способов найти такого сотрудника несколько: через справочник «Сотрудники» с отключённым отбором, через документ увольнения, через отчёты по кадрам и через полнотекстовый поиск по базе. Выбор зависит от того, какая у вас конфигурация (1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерия, 1С:КАМИН) и что именно нужно — просто открыть карточку или получить список всех уволенных за период.
Ниже — конкретные пути для типовых конфигураций, проверка результата и разбор ошибок, из-за которых сотрудник «не находится».
Где в 1С хранятся данные уволенных сотрудников
В типовых конфигурациях сведения о работниках хранятся в справочнике «Сотрудники», а факт увольнения фиксируется кадровым документом — «Увольнение» или «Кадровый перевод» с соответствующим видом. При проведении документа в регистрах записывается, что сотрудник прекратил работу в организации с определённой даты.
Сам физический элемент справочника при этом не удаляется и не помечается на удаление: он нужен для истории расчётов, остатков отпусков, персонифицированного учёта и возможного повторного приёма. Именно поэтому найти карточку можно всегда — вопрос лишь в настройке отбора списка.
Важно различать справочник «Сотрудники» и справочник «Физические лица». Уволенный сотрудник может быть привязан к физическому лицу, которое одновременно числится в другой организации той же базы. Ищите именно элемент справочника «Сотрудники» в нужной организации.
Поиск в списке сотрудников в 1С:ЗУП
Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники». По умолчанию в списке действует отбор, скрывающий уволенных. Нажмите кнопку «Ещё» → «Настроить список» (или используйте панель отбора над списком, если она включена).
В настройках отбора найдите условие по полю «В архиве» или «Дата увольнения». Снимите флажок с отбора «только действующие» либо установите условие «В архиве = Да» — тогда в списке останутся исключительно уволенные. После этого найдите сотрудника по фамилии через строку поиска в списке.
В некоторых релизах ЗУП над списком есть переключатель вида: «Работающие», «Все», «Уволенные». Если он доступен, достаточно переключить его на «Все» или «Уволенные» — настройка списка не потребуется.
- 1Откройте «Кадры» → «Сотрудники»
- 2Нажмите «Ещё» → «Настроить список» или переключите вид списка на «Все»
- 3Снимите отбор по действующим сотрудникам или установите «В архиве = Да»
- 4Введите фамилию в строку поиска списка
- 5Откройте найденную карточку и проверьте дату увольнения
Поиск в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8.3 список сотрудников находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Сотрудники». Здесь отбор проще: над списком обычно есть поле отбора по состоянию. Выберите вариант, показывающий всех сотрудников, или снимите отбор через «Ещё» → «Настроить список».
Если сотрудник уволен давно, удобнее искать не в списке, а через документ. Откройте «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» (или журнал «Увольнения», если он есть в вашей версии) и отфильтруйте журнал по виду документа «Увольнение». Из документа одним кликом открывается карточка сотрудника.
Обратите внимание: в Бухгалтерии один человек может быть заведён несколькими элементами справочника, если его принимали в разные организации базы. Проверяйте колонку «Организация» в списке.
Поиск через документы и отчёты
Если список сотрудников большой, быстрее найти человека через кадровый документ. Откройте журнал кадровых приказов, установите отбор по виду документа «Увольнение» и по периоду — и в списке останутся только увольнения за нужный интервал. По двойному щелчку откроется приказ, из которого доступна карточка сотрудника.
Второй путь — отчёты. В 1С:ЗУП откройте «Отчёты, справки» → «Штатное расписание» или отчёт «Списки сотрудников» (в разных релизах названия отличаются: «Список сотрудников», «Кадровый отчёт»). В настройках отчёта добавьте отбор по условию увольнения или снимите отбор по работающим — отчёт покажет уволенных с датами и подразделениями.
Для массовой задачи — например, получить всех уволенных за год — отчёт удобнее списка: результат можно выгрузить в Excel или распечатать для сверки.
Полнотекстовый поиск и поиск по всем документам
Когда неизвестно, где именно искать, используйте полнотекстовый поиск по базе (кнопка с лупой в правом верхнем углу или команда «Найти» в главном меню). Введите фамилию — система покажет все объекты, где она встречается: карточки сотрудников, физлиц, документы увольнения, расчётные листки.
Условие работы полнотекстового поиска — он должен быть включён администратором и индекс должен быть актуальным. Если поиск не находит заведомо существующие данные, вероятно, требуется обновление индекса в разделе «Администрирование» → «Обслуживание» → «Полнотекстовый поиск».
Альтернатива без полнотекстового поиска — функция «Поиск ссылок на объект» или универсальный отчёт по справочнику «Сотрудники», доступный пользователям с правами администратора.
Сравнение способов поиска
Подходит, когда нужно быстро открыть конкретную карточку; требует ручной настройки отбора
Удобен, если известен примерный период увольнения; не покажет сотрудников без документа
Лучший вариант для списка уволенных за период; требует настройки отбора в отчёте
Универсален при неизвестном местонахождении данных; зависит от актуальности индекса
Что делать, если сотрудник не находится
Сначала проверьте, не отфильтрован ли список по организации: если в базе несколько юрлиц, а в отборе стоит одна из них, сотрудники других организаций не видны. Снимите отбор по организации и повторите поиск.
Вторая причина — сотрудник мог быть заведён с ошибкой в фамилии или под другим вариантом написания (например, девичья фамилия). Попробуйте искать по части фамилии, табельному номеру или ИНН физического лица.
Третья ситуация — ограничение прав. Если вам настроены права только на свою группу доступа или подразделение, часть сотрудников будет скрыта на уровне RLS. В этом случае список выглядит полным, но данные урезаны. Проверить это может только администратор или пользователь с полными правами.
Наконец, если карточка помечена на удаление (что бывает при ошибочном дубле), снимите пометку удаления через «Ещё» → «Снять пометку удаления» в списке — при условии, что дубль действительно нужен для истории.
Проверка результата
После того как карточка найдена, убедитесь, что это именно тот человек и именно то место работы. Откройте карточку и сверьте организацию, подразделение, дату приёма и дату увольнения. В карточке сотрудника в ЗУП ссылка «Трудовая деятельность» или «Кадровые документы» покажет всю историю.
Если цель — убедиться, что увольнение оформлено корректно, проверьте наличие проведённого документа «Увольнение» и отсутствие начислений после даты увольнения в расчётном листке.
Как проверить результат
Организация и даты приёма/увольнения совпадают с ожидаемыми
Открыта карточка однофамильца или сотрудника другой организации
Документ проведён, дата увольнения корректна
Документ отсутствует или помечен на удаление
После даты увольнения начислений нет (кроме компенсаций при увольнении)
Есть начисления за периоды после увольнения — нужна проверка расчётов
Ответы на частые вопросы
Можно ли удалить уволенного сотрудника из базы?
Технически — через пометку на удаление, но делать это не рекомендуется: на карточку ссылаются расчётные документы, отчётность прошлых периодов и персонифицированный учёт. При удалении с нарушением ссылочной целостности программа откажет, а принудительная чистка приведёт к ошибкам в отчётах. Правильное решение — оставить карточку в архиве.
Почему в списке сотрудников нет уволенных, хотя отбор снят?
Проверьте отбор по организации над списком и ограничение прав доступа по подразделениям. Также убедитесь, что вы смотрите справочник «Сотрудники», а не «Физические лица» — это разные списки.
Как получить список всех уволенных за год?
Используйте кадровый отчёт: в 1С:ЗУП откройте «Отчёты, справки» → отчёт по сотрудникам, в настройках добавьте отбор по условию увольнения и задайте период. Результат можно выгрузить в табличный документ.
Сотрудник уволен и принят снова — какая карточка правильная?
Обе карточки (или одна карточка с новой записью о приёме, в зависимости от настроек) отражают реальные периоды работы. Для расчётов актуален последний период работы; историю смотрите по ссылке трудовой деятельности в карточке.
Работает ли поиск уволенных в 1С:КАМИН и других конфигурациях?
Да, принцип одинаков: уволенные скрываются отбором в списке справочника сотрудников. Снимите или измените отбор — и карточка станет доступна. Точные названия кнопок зависят от конфигурации, но логика отбора сохраняется.
Что важно запомнить
Уволенные сотрудники не удаляются из 1С, а скрываются отбором в списке справочника. Снимите отбор по действующим сотрудникам, найдите карточку по фамилии или через документ «Увольнение», а для списка за период используйте кадровый отчёт. Не удаляйте карточки уволенных — это нарушит расчёты и отчётность прошлых периодов.