Как в 1С найти среднесписочную численность работников

Среднесписочная численность (ССЧ) — один из самых востребованных показателей в кадровом учёте: он нужен для статистической отчётности, подтверждения права на льготы, расчёта критериев малого предприятия и сдачи сведений в налоговую. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) этот показатель рассчитывается автоматически на основе кадровых документов, но найти его нужно в правильном отчёте с корректными настройками.

Главная сложность состоит в том, что в программе несколько похожих отчётов — «Численность и текучесть кадров», «Штатная расстановка», «Остатки отпусков» и другие — и не каждый из них показывает именно среднесписочную численность. Кроме того, результат напрямую зависит от того, как ведётся учёт: приняты ли все сотрудники документами, корректно ли оформлены увольнения и совместительство.

Ниже разберём, где именно в 1С:ЗУП находится ССЧ, как настроить отчёт под разные задачи, как проверить корректность цифры и что делать, если данные не сходятся с ожиданиями.

Что такое среднесписочная численность и где она хранится в 1С

Среднесписочная численность — это среднее количество работников за период, рассчитанное по правилам статистики: суммируется списочная численность за каждый календарный день периода и делится на число календарных дней. В выходные и праздничные дни берётся численность за предшествующий рабочий день. Внутренние совместители учитываются как один человек, а некоторые категории (например, работники в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком) в ССЧ не включаются.

В 1С:ЗУП нет отдельного документа «Среднесписочная численность» — показатель вычисляется отчётом на лету из регистров кадрового учёта. Источниками служат документы «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение», а также приказы об отпусках, влияющие на включение сотрудника в расчёт. Поэтому корректность ССЧ полностью зависит от полноты и своевременности ввода кадровых приказов.

Быстрый способ: отчёт «Численность и текучесть кадров»

Основной инструмент для получения ССЧ — отчёт «Численность и текучесть кадров». Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Численность и текучесть кадров». Укажите период (месяц, квартал, год) и нажмите «Сформировать». В таблице появятся колонки со среднесписочной численностью, принятыми, уволенными и коэффициентом текучести в разрезе организаций и подразделений.

Если в отчёте не видно колонки со среднесписочной численностью, нажмите «Ещё» → «Изменить вариант отчёта» и проверьте, что в структуре отчёта присутствует показатель «Среднесписочная численность». В типовой поставке он включён по умолчанию, но в изменённых настройках мог быть отключён.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты»
2. 2
   Выберите отчёт «Численность и текучесть кадров»
3. 3
   Установите нужный период и при необходимости отбор по организации
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и найдите колонку «Среднесписочная численность»
5. 5
   Сверьте итог с количеством реально работающих сотрудников

Альтернатива: отчёт «Штатная расстановка» с вариантом ССЧ

Второй способ — отчёт «Штатная расстановка» (раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты»). В типовых версиях ЗУП у него есть предустановленные варианты, среди которых есть вариант со среднесписочной численностью. Переключите вариант через кнопку «Выбрать вариант отчёта» или «Ещё» → «Выбрать вариант», затем сформируйте отчёт за нужную дату или период.

Этот отчёт удобен, когда нужно увидеть ССЧ в разрезе должностей и подразделений, а не только общую цифру. Однако учтите: «Штатная расстановка» опирается на штатное расписание, поэтому если в программе штатное расписание не ведётся или ведётся частично, отчёт может показывать неполные данные. В таком случае надёжнее использовать «Численность и текучесть кадров».

Как настроить отборы и период под конкретную задачу

Для отчётности в Росстат и налоговую обычно требуется ССЧ за конкретный период по всей организации. Для управленческих задач чаще нужен срез по подразделению, должности или виду занятости. В отчёте «Численность и текучесть кадров» нажмите «Настройки» и добавьте отбор: «Организация», «Подразделение», «Должность». Отбор по виду занятости позволит отделить основных работников от внешних совместителей.

Обратите внимание на периодичность: ССЧ за год не равна ССЧ за последний месяц. Если нужна годовая цифра, устанавливайте период с 1 января по 31 декабря — программа сама корректно усреднит показатель. Ошибка с неверным периодом — одна из самых частых причин расхождений с данными, которые ожидает контролирующий орган.

Сравнение вариантов

Численность и текучесть кадров

Подходит для большинства задач: ССЧ за любой период, динамика приёмов и увольнений. Не требует ведения штатного расписания.

Штатная расстановка

Удобна для анализа ССЧ по должностям и подразделениям. Требует корректно ведённого штатного расписания, иначе данные будут неполными.

Универсальный отчёт по регистрам

Вариант для опытных пользователей, когда типовые отчёты не дают нужного разреза. Требует понимания структуры регистров кадрового учёта.

Почему цифра может быть неверной: типичные причины

Если ССЧ в отчёте явно не совпадает с реальностью, начинайте проверку с кадровых документов. Наиболее частые причины искажений: непроведённые или введённые задним числом приказы о приёме и увольнении, отсутствие документа увольнения у фактически ушедшего сотрудника, дубли сотрудников в справочнике (один человек заведён дважды) и неправильно оформленные отпуска без сохранения зарплаты или по уходу за ребёнком.

Отдельная группа ошибок — совместительство. Внутренний совместитель должен быть оформлен как тот же физическое лицо с дополнительным местом работы, а не как новый сотрудник, иначе он посчитается в ССЧ дважды. Внешние совместители в среднесписочную численность по правилам статистики не входят — проверьте, что в отборе отчёта они исключены.

Как проверить и сверить результат

После формирования отчёта выполните простую сверку: сравните ССЧ с количеством действующих трудовых договоров на конец периода. Сильное расхождение (больше нескольких человек) — сигнал искать ошибку в кадровых документах. Полезно сформировать отчёт «Списочный состав» или «Сотрудники организаций» на начало и конец периода и сопоставить динамику с числом приёмов и увольнений.

Для точечной проверки используйте расшифровку: в отчёте «Численность и текучесть кадров» дважды щёлкните по ячейке с численностью — программа покажет детализацию по сотрудникам. Так можно увидеть, кто именно вошёл в расчёт, и выявить лишних или отсутствующих людей.

Контрольные точки

Как проверить результат

ССЧ за месяц против числа работающих

Норма

Показатели близки, расхождение объясняется приёмами и увольнениями в течение месяца

Тревожный признак

Разница в несколько человек без видимой причины — ищите непроведённые документы

Расшифровка ячейки ССЧ

Норма

В списке только реальные сотрудники, каждый учтён один раз

Тревожный признак

Есть дубли, уволенные или внешние совместители

ССЧ за год

Норма

Период отчёта с 1 января по 31 декабря, цифра согласуется с помесячными данными

Тревожный признак

Период выбран неверно или годовая ССЧ сильно отличается от среднего помесячных значений

Ограничения типового функционала и когда нужна доработка

Типовые отчёты ЗУП покрывают стандартные задачи, но есть ситуации, где их недостаточно: расчёт ССЧ по нестандартным категориям персонала, свод по группе компаний, выгрузка в специфическом формате для внутренней отчётности. В таких случаях используют «Универсальный отчёт» по регистрам сведений кадрового учёта или заказывают доработку внешнего отчёта у специалиста по 1С.

Важное ограничение: если в базе кадровый учёт ведётся не в ЗУП, а, например, только в 1С:Бухгалтерии, возможности по расчёту ССЧ будут скромнее — там показатель обычно доступен в регламентированной отчётности (статистические формы), но гибкие аналитические отчёты ограничены. Для полноценного кадрового анализа рекомендуется вести учёт в ЗУП с обменом данными с бухгалтерской программой.

FAQ: частые вопросы о среднесписочной численности в 1С

Чем среднесписочная численность отличается от средней численности?

Средняя численность шире: она включает среднесписочную численность плюс среднюю численность внешних совместителей и работников по договорам ГПХ. В отчётах ЗУП эти показатели выводятся отдельными колонками — для статистики важно выбрать именно тот, который требует форма отчётности.

Почему в отчёте «Численность и текучесть кадров» нет колонки ССЧ?

Скорее всего, изменён вариант отчёта. Нажмите «Ещё» → «Изменить вариант отчёта», откройте структуру настроек и проверьте, что показатель «Среднесписочная численность» присутствует и включён. Также можно сбросить настройки к стандартному варианту через «Ещё» → «Установить стандартные настройки».

Учитываются ли в ССЧ сотрудники в отпуске по уходу за ребёнком?

По правилам статистического учёта такие работники входят в списочную численность, но исключаются из среднесписочной. Типовой отчёт ЗУП учитывает это автоматически при условии, что отпуск оформлен соответствующим кадровым документом, а не просто отсутствием в табеле.

Можно ли получить ССЧ в 1С:Бухгалтерии без ЗУП?

Да, но с ограничениями: показатель рассчитывается в регламентированных статистических формах и справках. Гибких отчётов с детализацией по подразделениям и сотрудникам, как в ЗУП, в бухгалтерской конфигурации нет, поэтому для регулярного анализа численности лучше использовать ЗУП.

Как выгрузить ССЧ в Excel для руководства?

Сформируйте отчёт, затем используйте «Файл» → «Сохранить» (или кнопку сохранения табличного документа) и выберите формат Excel. Перед отправкой проверьте, что в файл попал нужный период и отборы — сохранённая таблица не обновляется при изменении данных в базе.

ССЧ за год не совпадает с суммой помесячных значений, делённой на 12. Это ошибка?

Не обязательно. Годовая ССЧ считается делением суммы списочной численности за все календарные дни года на 365 (366), а не простым средним помесячных значений. При неравномерной динамике приёмов и увольнений результаты могут немного различаться — это нормально.