Другое · 9 мин
Как в 1С начислить зарплату умершему сотруднику
Пошаговая инструкция по начислению зарплаты умершему сотруднику в 1С:ЗУП: увольнение, начисление остатка, НДФЛ и взносы, выплата родственникам.
Смерть сотрудника — ситуация, в которой бухгалтеру или кадровику важно действовать без ошибок: зарплата, не полученная ко дню смерти, выплачивается членам семьи умершего, а порядок налогообложения такой выплаты отличается от обычного. В 1С:Зарплата и управление персоналом есть штатные механизмы для этой операции, но последовательность документов и настройки начислений имеют свои особенности.
Ключевая особенность ситуации — налоговый статус сумм. Зарплата, начисленная умершему работнику, не облагается НДФЛ и страховыми взносами, потому что выплата производится не в рамках трудовых отношений, а по правилам наследственного права. Если провести её как обычную зарплату, программа удержит налог и начислит взносы, и это придётся исправлять сторнирующими документами.
Ниже разобран рабочий порядок действий в 1С:ЗУП 3.1: от регистрации прекращения трудового договора до выплаты денег родственникам и проверки отчётов. Отдельно рассмотрены случаи, когда зарплата уже была начислена до даты смерти, и типичные ошибки, которые приводят к лишним суммам в отчётности.
Какие документы-основания нужны до работы в программе
До того как вносить данные в 1С, у работодателя должны быть на руках подтверждающие документы. Основание для прекращения трудового договора — свидетельство о смерти (или его копия). Основание для выплаты денег — заявление члена семьи умершего о выдаче неполученной зарплаты, поданное в установленный законом срок.
Проверьте личность и степень родства заявителя: паспорт и документ, подтверждающий родство или совместное проживание (свидетельство о браке, о рождении, справка о совместном проживании). Если за выплатой обращается не член семьи, а наследник по документам нотариуса, основанием будет свидетельство о праве на наследство — в этом случае порядок выплаты другой, и суммы обычно перечисляются в составе наследственной массы.
Определите, какие суммы должны быть выплачены: зарплата за отработанные дни месяца смерти, компенсация за неиспользованный отпуск, премии и иные начисления, причитавшиеся работнику. Сверьте эти суммы с расчётным листком и долгом по зарплате в программе до начала оформления.
Увольнение умершего сотрудника в 1С:ЗУП
Трудовой договор прекращается в связи со смертью работника, и в программе это оформляется документом «Увольнение» (раздел «Кадры» → «Увольнения»). Датой увольнения указывается дата смерти по свидетельству, даже если сотрудник не работал в этот день. Основание увольнения — соответствующий пункт статьи Трудового кодекса о прекращении договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон.
В документе «Увольнение» программа по умолчанию рассчитает компенсацию неиспользованного отпуска и остаток зарплаты. Здесь есть нюанс: стандартные начисления в документе увольнения настроены как облагаемые НДФЛ и взносами. Поэтому распространённая практика — отменить автоматический расчёт в документе увольнения (снять суммы) и начислить всё причитающееся отдельным документом со специальным видом начисления, о котором ниже.
После проведения увольнения сотрудник перестаёт попадать в штатные списки работающих, а в регистрах фиксируется прекращение трудовых отношений. Проверьте, что в карточке сотрудника нет запланированных кадровых переводов или отпусков на будущие даты — их нужно отменить, иначе они исказят расчёт.
Настройка начисления без НДФЛ и взносов
Чтобы суммы умершему не попали в налогооблагаемую базу, создайте отдельный вид начисления. Откройте «Настройка» → «Начисления», скопируйте подходящее начисление (например, «Оплата по окладу») под именем вроде «Выплата умершему сотруднику» и измените ключевые параметры.
На вкладке «Налоги, взносы, учёт» укажите: НДФЛ — «Не облагается» (код дохода отсутствует), страховые взносы — вид дохода, не облагаемый взносами. Способ отражения в бухучёте задайте тот же, что и у обычной зарплаты, чтобы проводки по расчётам с персоналом формировались корректно. Сохраните начисление.
Аналогично, если нужно выплатить компенсацию отпуска, создайте копию начисления «Компенсация отпуска при увольнении» с теми же необлагаемыми настройками. Не меняйте настройки штатных начислений глобально — это сломает расчёт по всем остальным сотрудникам.
- 1Создайте копию начисления зарплаты с понятным названием
- 2Установите НДФЛ — не облагается, без кода дохода
- 3Установите вид дохода по взносам — не облагаемый
- 4Проверьте способ отражения в бухучёте
- 5Сохраните и проверьте на тестовом расчёте одного сотрудника
Начисление остатка зарплаты и компенсации отпуска
Начислите причитающиеся суммы документом «Разовое начисление» (раздел «Зарплата» → «Разовые начисления») или через «Начисление зарплаты и взносов» с ручным добавлением сотрудника и выбором созданного необлагаемого начисления. Укажите сумму зарплаты за фактически отработанные дни и компенсацию отпуска, рассчитанную по среднему заработку на дату смерти.
Если зарплата за месяц смерти уже была начислена обычным документом до того, как стало известно о смерти, её нужно исправить: сторнируйте облагаемое начисление документом «Сторнирование начислений» и начислите ту же сумму необлагаемым видом. Также проверьте, не был ли уже удержан НДФЛ — если да, потребуется корректировка регистров по налогу.
Компенсацию отпуска рассчитайте вручную или подсмотрите сумму в документе «Увольнение» до отмены автоматического расчёта, затем перенесите её в необлагаемое начисление. Средний заработок считается по общим правилам, сама выплата при этом налогом не облагается.
Выплата денег родственникам
Выплата оформляется ведомостью (например, «Ведомость в кассу»), но с важным отличием: получатель — не сотрудник, а член его семьи. На практике в 1С:ЗУП ведомость формируется на умершего сотрудника по необлагаемым начислениям, а факт передачи денег родственнику фиксируется в расходном кассовом ордере или платёжном поручении с указанием получателя и основания (заявление, свидетельство о смерти).
Способ выплаты выберите по ситуации: наличными из кассы под расписку в РКО с приложением копий документов заявителя либо перечислением на банковский счёт, указанный родственником в заявлении. Перевод на карту самого умершего делать не следует — доступ к счёту после смерти владельца ограничен, и деньги могут зависнуть.
После проведения ведомости проверьте, что долг перед сотрудником закрылся: отчёт «Задолженность по зарплате» по этому сотруднику должен показать ноль. Остаток долга означает, что часть сумм начислена облагаемым видом и «зависла» на удержанном налоге.
Как проверить результат
Начисления есть, НДФЛ и взносы равны нулю
Удержан НДФЛ или начислены взносы
По сотруднику нулевой остаток после выплаты
Остаток долга или отрицательная сумма
Суммы умершего в отчётах отсутствуют
Выплата попала в облагаемые доходы
Отражение в отчётности и бухучёте
Необлагаемые выплаты умершему не должны появляться в 6-НДФЛ и в облагаемой базе расчёта по страховым взносам. Перед сдачей отчётности сформируйте отчёты и убедитесь, что фамилия умершего сотрудника отсутствует в разделах с доходами за период смерти, либо там отражены только ранее выплаченные ему при жизни суммы.
В бухгалтерском учёте начисление проходит по дебету счёта затрат и кредиту счёта расчётов с персоналом, а выплата родственнику закрывает задолженность. При передаче данных в 1С:Бухгалтерию проверьте, что документ «Отражение зарплаты в бухучёте» сформировал проводки по необлагаемому начислению без строк по НДФЛ и взносам.
Храните комплект документов (копию свидетельства о смерти, заявление, документы о родстве, РКО или платёжку) вместе с расчётными документами — при проверке именно они подтверждают правомерность выплаты без удержания налога.
Что важно запомнить
Увольнение оформляется датой смерти, все причитающиеся суммы начисляются специальным видом начисления без НДФЛ и взносов, выплата производится родственнику по заявлению, а результат контролируется по расчётному листку, задолженности и отчётам 6-НДФЛ и РСВ.
Частые вопросы
Можно ли выплатить зарплату умершего на его же банковскую карту?
Не рекомендуется. После смерти владельца банк блокирует операции по счёту, и перечисленные деньги могут быть недоступны родственникам до завершения наследственных процедур. Выплачивайте наличными из кассы или на счёт, указанный членом семьи в заявлении.
Что делать, если НДФЛ уже удержан до того, как стало известно о смерти?
Если зарплата была начислена и налог удержан при жизни сотрудника, это корректно — обязанности налогового агента на тот момент были исполнены. Исправления нужны только для сумм, начисленных после смерти: их следует сторнировать и провести необлагаемым начислением с корректировкой 6-НДФЛ.
Облагается ли компенсация неиспользованного отпуска умершему сотруднику?
Нет. Компенсация отпуска, выплачиваемая членам семьи умершего работника, не облагается НДФЛ и страховыми взносами, как и остальные суммы, причитавшиеся работнику ко дню смерти. В 1С её начисляют отдельным необлагаемым видом расчёта.
Кто имеет право получить зарплату умершего?
Члены семьи, проживавшие совместно с умершим, а также нетрудоспособные иждивенцы — при обращении в установленный законом срок. Если никто не обратился в срок, суммы включаются в состав наследства и выплачиваются наследникам по свидетельству о праве на наследство.
Как быть, если родственников несколько и все претендуют на выплату?
Не выплачивайте сумму первому обратившемуся без проверки. Если между членами семьи есть спор, деньги следует депонировать и выплатить по соглашению между ними или по решению суда, либо дождаться оформления наследства через нотариуса.
Нужно ли в 1С удалять умершего сотрудника из базы?
Нет. Карточка сотрудника и физического лица остаётся в базе для корректной истории расчётов и отчётности за прошлые периоды. Достаточно проведённого увольнения — сотрудник перестанет попадать в списки работающих и планы начислений.