Другое · 13 мин
Как в 1С начислить зарплату при увольнении сотрудника
Как в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии провести окончательный расчёт при увольнении: компенсация отпуска, НДФЛ, взносы, проверка сумм и типичные ошибки.
При увольнении сотрудника работодатель обязан выплатить ему заработную плату за отработанные дни, компенсацию за неиспользованный отпуск и, при наличии оснований, выходное пособие. Все эти суммы должны быть начислены, обложены НДФЛ и страховыми взносами и выплачены в день увольнения. В программах 1С для этого предусмотрены специальные документы, которые автоматизируют большую часть расчёта.
Порядок действий зависит от используемой конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) расчёт при увольнении выполняется одним документом «Увольнение» или «Увольнение списком», который сам подтягивает остаток отпуска, средний заработок и начисления. В 1С:Бухгалтерии часть операций приходится выполнять отдельными документами: кадровое увольнение, начисление зарплаты, компенсация отпуска.
Ошибки в окончательном расчёте опасны вдвойне: занижение суммы ведёт к трудовым спорам и штрафам, а завышение НДФЛ или взносов — к искажению отчётности и доначислениям при проверке. Поэтому важно не только правильно провести документы, но и проверить результат по контрольным точкам, описанным ниже.
Что должно входить в окончательный расчёт
Прежде чем открывать программу, определите состав выплат. В стандартной ситуации увольняемому полагаются: зарплата за фактически отработанные дни текущего месяца, компенсация за все неиспользованные дни отпуска (включая прошлые годы), премии и надбавки, если они предусмотрены положением об оплате труда и уже «заработаны» сотрудником.
Отдельная категория — выходное пособие. Оно выплачивается при сокращении штата, ликвидации организации и в других случаях, предусмотренных Трудовым кодексом или трудовым договором. Пособие в пределах установленных лимитов не облагается НДФЛ и взносами, поэтому в программе его важно проводить правильным видом начисления, а не «обычной» премией.
Также проверьте, нет ли у сотрудника удержаний: алиментов по исполнительным листам, непогашенных авансов, займов, материального ущерба. Удержания при увольнении имеют свои ограничения по сумме, и программа учитывает их только при корректно заведённых документах-основаниях.
Подготовка: что проверить до расчёта
Качество расчёта в 1С почти полностью определяется полнотой введённых данных. Убедитесь, что в программу внесены все кадровые события: приёмы, переводы, отпуска, больничные, командировки, отпуска без сохранения зарплаты. Если часть отпусков велась «на бумаге» или в другой программе, остаток отпуска будет неверным, и компенсация рассчитается неправильно.
Проверьте, что за расчётный период для среднего заработка (как правило, 12 предшествующих месяцев) начислена и отражена вся зарплата. Если сотрудник работает недавно и расчётный период неполный, программа использует фактически начисленные суммы — это нормально, но стоит убедиться, что начисления за эти месяцы проведены.
Отдельно сверьте дату увольнения и последний рабочий день. От этой даты зависит, за какие дни будет начислена зарплата, какой месяц попадёт в расчётный период среднего заработка и в каком периоде отразится НДФЛ.
Контрольные точки перед расчётом
Совпадает с кадровыми данными и личными подсчётами
Остаток нулевой или явно занижен при реальных неиспользованных отпусках
Все месяцы заполнены, суммы совпадают с расчётными листками
Есть пустые месяцы, хотя сотрудник работал
Документы заведены, действуют на дату увольнения
Удержания велись вручную вне программы
Расчёт при увольнении в 1С:ЗУП
В 1С:Зарплата и управление персоналом весь расчёт сосредоточен в одном документе. Откройте раздел «Кадры» (или «Зарплата») → «Увольнения» и создайте новый документ. Укажите организацию, сотрудника и дату увольнения. Если увольняется несколько человек, например при сокращении, используйте документ «Увольнение списком».
После выбора сотрудника программа автоматически заполняет ключевые параметры: число дней компенсации отпуска по остатку, средний заработок, начисления за отработанные дни текущего месяца. На вкладке «Компенсации отпуска» проверьте количество дней — при необходимости остаток можно скорректировать вручную, но делать это следует только с документальным обоснованием.
На вкладке «Начисления и удержания» виден полный состав расчёта: оклад за отработанное время, компенсация отпуска, премии, удержания, НДФЛ и взносы. Если положено выходное пособие, добавьте его соответствующим видом начисления — для сокращения в ЗУП есть отдельные предопределённые начисления с корректными настройками налогообложения.
- 1Создайте документ «Увольнение»: Кадры → Увольнения → Создать
- 2Укажите сотрудника, дату увольнения и основание
- 3Проверьте автоматически рассчитанные дни компенсации отпуска
- 4Откройте вкладку «Начисления и удержания», проверьте зарплату, компенсацию, НДФЛ и взносы
- 5При необходимости добавьте выходное пособие правильным видом начисления
- 6Проведите документ и сформируйте расчётный листок и справку о заработке
- 7Оформите выплату: Зарплата → Ведомости, с признаком окончательного расчёта
После проведения документа «Увольнение» создайте ведомость на выплату. В ней сумма к выплате подтянется автоматически с учётом удержанного НДФЛ. Выплату нужно произвести в день увольнения — это требование трудового законодательства, и дата ведомости должна ему соответствовать.
Расчёт при увольнении в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии функциональность по зарплате уже, чем в ЗУП, поэтому расчёт разбивается на несколько документов. Сначала оформите кадровое увольнение: раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» (или «Увольнения» в зависимости от релиза). Этот документ фиксирует факт расторжения договора, но не начисляет суммы.
Затем создайте документ «Начисление зарплаты» за месяц увольнения. Если ведётся полноценный расчёт зарплаты, программа сама рассчитает оклад за отработанные дни. Компенсацию отпуска придётся добавить вручную: в документе начисления выберите сотрудника и добавьте вид начисления «Компенсация отпуска при увольнении», указав количество дней и средний заработок. В базовых версиях средний заработок может потребоваться рассчитать самостоятельно и ввести готовой суммой.
Проверьте, что НДФЛ рассчитан со всей совокупности дохода, а взносы начислены корректно. После этого оформите ведомость на выплату и отразите выдачу через кассу или банк. В бухгалтерском учёте проводки по начислению и удержаниям формируются автоматически при проведении документов.
ЗУП или Бухгалтерия: где удобнее считать
Подходит при регулярных увольнениях и сложных расчётах: автоматически считает остаток отпуска, средний заработок, пособия. Требует корректного ведения кадрового учёта.
Достаточна для редких увольнений в небольшой компании. Компенсацию отпуска и средний заработок часто приходится считать вручную, что повышает риск арифметической ошибки.
НДФЛ и страховые взносы при увольнении
Зарплата и компенсация за неиспользованный отпуск облагаются НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке. Дата получения дохода в виде оплаты труда при увольнении — последний рабочий день, поэтому именно этим периодом отражается доход в учёте НДФЛ. Программа определяет это автоматически по дате увольнения, если документы оформлены корректно.
Выходное пособие при сокращении или ликвидации в пределах трёхкратного среднего месячного заработка (шестикратного — для работников Крайнего Севера) НДФЛ и взносами не облагается. Всё, что сверх лимита, облагается НДФЛ, но не взносами. Чтобы программа применила эти правила, пособие должно быть проведено специальным видом начисления с соответствующими настройками, а не произвольной «доплатой».
Если сотруднику при увольнении предоставляются вычеты на детей, проверьте, что они применены в этом месяце корректно: вычет предоставляется за месяц увольнения, даже если отработано всего несколько дней, при условии что лимит дохода не превышен.
Проверка результата и документы для сотрудника
После проведения расчёта сформируйте расчётный листок сотрудника за месяц увольнения. В нём должны быть видны: начисления по видам, удержания, НДФЛ, сумма к выплате. Сверьте сумму к выплате с ведомостью — расхождений быть не должно.
Проверьте средний заработок, по которому рассчитана компенсация. В ЗУП его можно посмотреть прямо из документа увольнения, кликнув по сумме среднего заработка: программа покажет расшифровку по месяцам. Если какой-то месяц выпал из расчёта или попал лишний, причина обычно в непроведённых документах начисления или в дате увольнения.
В день увольнения сотруднику выдаются документы, связанные с работой и расчётом: трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности), справка о заработке для расчёта пособий, выписки из отчётности по взносам. Большинство этих форм формируется из 1С штатными печатными формами документа увольнения или отчётами по сотруднику.
Особые сценарии
Увольнение в середине месяца
Это стандартная ситуация: программа начисляет оклад пропорционально отработанным дням по графику сотрудника. Убедитесь, что табель за месяц заполнен корректно и в нём нет неучтённых отсутствий — например, больничного, который закрыт, но не внесён в программу.
Увольнение после длительного больничного или декрета
Если в расчётном периоде у сотрудника нет начислений (длительный больничный, отпуск по уходу за ребёнком), средний заработок для компенсации отпуска определяется по более ранним периодам или по окладу. В ЗУП такие ситуации обрабатываются автоматически, но результат стоит проверить вручную — это одна из самых частых зон ошибок.
Увольнение переводом и по соглашению сторон
При переводе к другому работодателю расчёт выполняется в обычном порядке с компенсацией отпуска. При увольнении по соглашению сторон с выплатой компенсации, предусмотренной соглашением, важно правильно завести вид начисления: порядок его налогообложения зависит от того, закреплена ли выплата в трудовом или коллективном договоре.
Что важно запомнить
Окончательный расчёт в 1С делается документом «Увольнение» (в ЗУП) или связкой кадровых и расчётных документов (в Бухгалтерии). Ключ к правильному результату — корректные остатки отпусков, полные данные для среднего заработка и правильные виды начислений для пособий. После расчёта сверьте расчётный листок, ведомость и НДФЛ, а выплату проведите датой увольнения.
Частые вопросы
Что делать, если сотрудник уже уволен, а ошибка в расчёте обнаружилась позже?
Доначисление оформляется отдельным документом начисления в текущем периоде с указанием месяца, за который производится перерасчёт. НДФЛ и взносы доначисляются в периоде фактической выплаты. Если была излишне выплачена сумма, удержать её с бывшего сотрудника можно только в ограниченных случаях, предусмотренных законом, — обычно это требует согласия сотрудника или решения суда.
Как проверить, правильно ли программа посчитала дни компенсации отпуска?
За каждый полный отработанный месяц полагается пропорциональная часть ежегодного отпуска (при стандартном отпуске 28 дней — примерно 2,33 дня за месяц). Посчитайте стаж, дающий право на отпуск, вычтите использованные дни и сравните с цифрой в документе увольнения. В ЗУП остаток можно посмотреть в отчёте «Остатки отпусков» по сотруднику.
Облагается ли компенсация отпуска взносами на травматизм?
Да, компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении облагается всеми страховыми взносами, включая взносы на страхование от несчастных случаев. Исключение из базы для взносов предусмотрено только для отдельных выплат, например для выходного пособия в пределах установленного лимита.
Можно ли провести увольнение задним числом?
Технически программа позволяет провести документ прошлой датой, но если период уже закрыт и отчётность сдана, это вызовет перерасчёт НДФЛ, взносов и необходимость сдачи уточнённых форм. Перед такой операцией сделайте резервную копию базы и оцените, какие отчёты придётся корректировать.
Как уволить сотрудника, который находится на больничном?
По инициативе работодателя уволить сотрудника в период временной нетрудоспособности нельзя, но по собственному желанию или по соглашению сторон — можно. Больничный лист, закрытый после увольнения, всё равно подлежит оплате. В программе сначала проводится увольнение, а больничный регистрируется отдельным документом, когда листок предъявлен.
Почему в ведомости сумма к выплате меньше, чем в расчётном листке?
Чаще всего причина в ранее выплаченном авансе за месяц увольнения: программа засчитывает его при окончательном расчёте. Также проверьте удержания по исполнительным листам и непогашенные подотчётные суммы. Расчётный листок показывает общие начисления, а ведомость — сумму с учётом всех зачётов и удержаний.