Как в 1С начислить зарплату и налоги

Начисление заработной платы и налогов в 1С:ЗУП (и в 1С:Бухгалтерии, где зарплатный блок упрощён) строится вокруг одного итогового документа — «Начисление зарплаты и взносов». Но чтобы этот документ считал правильно, программа должна знать: кто работает, по какому окладу, какие удержания и льготы применяются, как настроены налоги и взносы. Большинство ошибок расчёта возникает не в самом документе начисления, а из-за пропущенных настроек на предыдущих шагах.

Общая логика месячного расчёта выглядит так: кадровые документы фиксируют приём, переводы и увольнения; документы отсутствий и премий формируют отклонения от графика; итоговое начисление собирает всё воедино и автоматически считает НДФЛ и страховые взносы. Затем оформляются ведомости на выплату и формируется отчётность.

Ниже разобран полный цикл: от первичной настройки до проверки расчётного листка, с указанием типичных ошибок и способов их найти до сдачи отчётности.

Подготовка: настройки, без которых расчёт будет неверным

До первого начисления зарплаты проверьте учетную политику организации. В 1С:ЗУП это раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» → вкладка «Учетная политика и другие настройки». Здесь задаётся дата начала применения, вид тарифа страховых взносов (общий, пониженный для МСП, IT-льгота и др.), применение районного коэффициента и северных надбавок. Неверно выбранный тариф взносов — одна из самых дорогих ошибок: программа посчитает взносы по ставке, которая вам не положена, и расхождение вскроется при сверке с ФНС.

Далее проверьте графики работы сотрудников («Настройка» → «Графики работы сотрудников»). График определяет норму времени, от которой рассчитывается оклад при неполном месяце. Если график не заполнен или не соответствует производственному календарю, оклад за неполный месяц посчитается с искажением.

Также убедитесь, что в справочнике «Начисления» есть нужные виды расчёта: оклад по дням (или по часам), премии, доплаты. Типовые начисления уже присутствуют в конфигурации; свои добавляйте копированием типовых, чтобы не сломать формулы расчёта и настройки налогообложения.

Кадровые документы: приём, переводы, отсутствия

Расчёт начинается с кадрового учёта. Документ «Приём на работу» (раздел «Кадры») фиксирует сотрудника, подразделение, должность, график и плановые начисления — оклад, надбавки, премии. Именно плановые начисления из приёма подтянутся в расчёт зарплаты. Если сотрудник принят, но оклад в документе не указан, в начислении зарплаты он получит ноль.

Изменения условий труда оформляются документом «Кадровый перевод» — например, повышение оклада с середины месяца. Программа тогда рассчитает месяц двумя частями: по старому и новому окладу пропорционально отработанным дням.

Все отклонения от графика должны быть введены до расчёта зарплаты: отпуска, больничные, командировки, прогулы, отпуска без сохранения. Эти документы вытесняют оклад за дни отсутствия. Если больничный ввести после начисления зарплаты, оклад окажется завышенным, и потребуется перерасчёт.

1. 1
   Проверьте учетную политику: тариф взносов, районный коэффициент, льготы
2. 2
   Введите приёмы, переводы и увольнения за месяц
3. 3
   Введите все отсутствия: отпуска, больничные, командировки
4. 4
   Введите разовые премии и доплаты, если они есть
5. 5
   Создайте документ «Начисление зарплаты и взносов» за месяц
6. 6
   Заполните документ кнопкой «Заполнить» и проверьте результат

Начисление зарплаты: документ «Начисление зарплаты и взносов»

Основной документ находится в разделе «Зарплата» → «Начисление зарплаты и взносов». Создайте новый документ, укажите месяц начисления и организацию, затем нажмите «Заполнить» — программа подберёт всех работающих сотрудников с их плановыми начислениями и рассчитает суммы по отработанному времени.

Документ состоит из нескольких вкладок. На вкладке «Начисления» — оклад, премии, доплаты и оплаты отсутствий. На вкладке «Удержания» — алименты, займы и прочие удержания по исполнительным документам. На вкладке «НДФЛ» — рассчитанный налог с разбивкой по вычетам и ставкам. На вкладке «Взносы» — страховые взносы по каждому сотруднику.

Если по сотруднику сумма выглядит неверно, кликните на строку и нажмите «Подробнее» (или откройте расчёт двойным щелчком по ячейке) — программа покажет расшифровку: норму дней, отработанные дни, оклад и формулу. Это самый быстрый способ понять, откуда взялась цифра.

Аванс (первая половина месяца)

Начисление за первую половину месяца оформляется документом «Начисление за первую половину месяца» (раздел «Зарплата»). Он рассчитывает сумму пропорционально отработанному времени до 15-го числа или фиксированной суммой — в зависимости от настройки в учетной политике. С аванса также удерживается НДФЛ при выплате, что нужно учитывать при формировании ведомости.

Разовые премии и доплаты

Разовые начисления вводятся отдельными документами: «Премия», «Разовое начисление», «Материальная помощь» (раздел «Зарплата»). Они автоматически попадут в итоговое начисление месяца. Важно проверить настройку вида начисления: облагается ли оно НДФЛ и взносами — для премий и матпомощи правила различаются, и ошибка в настройке приведёт к неверной налоговой базе.

Как программа считает НДФЛ

НДФЛ рассчитывается автоматически в документе начисления нарастающим итогом с начала года: программа суммирует доход сотрудника с января, применяет положенные вычеты (стандартные на детей, имущественные, социальные) и определяет налог по действующей прогрессивной шкале ставок. При превышении пороговых баз ставка повышается — программа отслеживает это сама, но только если доходы сотрудника ведутся в этой базе с начала года или введены корректно при переходе.

Вычеты на детей вводятся документом «Заявление на вычеты НДФЛ» (раздел «Налоги и взносы»). Если сотрудник принёс заявление, а вычет не применяется, проверьте: введён ли документ, не превышен ли лимит дохода для вычета, корректно ли указан период применения. Типичная ошибка — заявление введено датой позже месяца расчёта.

Проверить расчёт НДФЛ по конкретному сотруднику можно через отчёт «Регистр налогового учёта по НДФЛ» и «Анализ НДФЛ» (раздел «Налоги и взносы» → «Отчёты»). Там видно, какие доходы и вычеты вошли в базу и по какой ставке посчитан налог.

Страховые взносы: что проверить в расчёте

Взносы на пенсионное, медицинское и социальное страхование, а также взносы на травматизм рассчитываются на вкладке «Взносы» итогового документа. База и ставка определяются тарифом из учетной политики и достижением предельной базы — при превышении лимита программа автоматически снижает ставку по соответствующим взносам.

Если организация относится к субъектам малого и среднего предпринимательства, проверьте, что в реквизитах организации установлен признак МСП: тогда к части выплат свыше МРОТ применяется пониженный тариф. Этот признак подтягивается из реестра МСП — при его отсутствии взносы посчитаются по общему тарифу, и вы переплатите.

Итоги по взносам сверяйте с отчётом «Анализ взносов в фонды» (раздел «Налоги и взносы» → «Отчёты»). Он показывает базу, необлагаемые выплаты и суммы взносов по каждому сотруднику и в целом по организации — этого достаточно для контроля перед сдачей РСВ.

Контрольные точки

Как проверить результат расчёта

Оклад за полный месяц

Норма

Равен окладу из кадрового документа при полностью отработанном графике

Тревожный признак

Меньше оклада без документов отсутствий — ищите незакрытые отклонения или неверный график

НДФЛ

Норма

Совпадает с расчётом «(доход нарастающим − вычеты) × ставка − удержано ранее»

Тревожный признак

Налог скачет без причины — проверьте вычеты и доходы прошлых месяцев

Взносы

Норма

Ставка соответствует тарифу организации, при МСП-льготе видно деление базы

Тревожный признак

Взносы посчитаны по общему тарифу при действующей льготе

Расчётный листок

Норма

Начислено минус удержано и НДФЛ равно сумме к выплате

Тревожный признак

К выплате отрицательная или не сходится с ведомостью

Выплата зарплаты и проверка результата

После проведения начисления оформляется ведомость на выплату: «Ведомость в банк» (при зарплатном проекте), «Ведомость в кассу» или «Ведомость через раздатчика» — раздел «Выплаты». Ведомость заполняется автоматически по итогам начисления с учётом уже выплаченного аванса и удержанного НДФЛ.

Главный контрольный документ для сотрудника и проверяющего — расчётный листок (раздел «Зарплата» → «Отчёты» → «Расчётный листок»). В нём должны сойтись: начислено, удержано (НДФЛ и прочие), выплачено и долг на конец месяца. Если долг на конец месяца после полной выплаты не равен нулю (или запланированному остатку), ищите непроведённую ведомость или лишнее начисление.

Для сверки в целом по организации используйте «Свод начисленной зарплаты» и «Расчётный листок по организации». Суммы из этих отчётов должны совпадать с данными 6-НДФЛ и РСВ перед их отправкой.

Типичные проблемы и как их исправить

Если сотрудник не попал в документ начисления, проверьте: оформлен ли приём на работу, не уволен ли он раньше месяца расчёта, указана ли в документе начисления нужная организация и подразделение (если стоит отбор по подразделению). Чаще всего причина — непроведённый кадровый документ.

Если оклад посчитан непропорционально отработанному времени, откройте график сотрудника и сверьте его с производственным календарём. Также проверьте, нет ли у сотрудника документа «Отсутствие» с неправильными датами — даже однодневное отсутствие уменьшит оклад.

Если после исправления данных суммы не обновились, используйте кнопку «Пересчитать» в документе начисления или отмените заполнение и заполните заново. Для исправления уже прошедших периодов применяйте документ «Перерасчёт» — не редактируйте старые документы в закрытом периоде напрямую.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли начислять зарплату в 1С:Бухгалтерии, а не в ЗУП?

Да, в 1С:Бухгалтерии есть упрощённый зарплатный блок: документ «Начисление зарплаты» также считает оклад, НДФЛ и взносы. Он подходит для небольшого штата без сложных графиков, суммированного учёта и большого числа видов начислений. Если у вас десятки сотрудников, сменные графики, районные коэффициенты и развитая система премий — лучше использовать 1С:ЗУП.

Почему НДФЛ в программе отличается от 13% от начисленной суммы?

НДФЛ считается нарастающим итогом с начала года с учётом вычетов и уже удержанного налога, а не просто от суммы текущего месяца. Кроме того, при превышении пороговых значений дохода применяются повышенные ставки. Проверить расчёт можно отчётом «Анализ НДФЛ» — там видна вся база с января.

Что делать, если зарплату начислили, а потом пришёл больничный за этот же месяц?

Введите больничный лист — программа предложит выполнить перерасчёт. Оклад за дни болезни будет сторнирован, начисление по больничному добавится, НДФЛ и взносы пересчитаются. Если зарплата уже выплачена, разница уйдёт в долг за сотрудником или будет учтена при следующей выплате.

Как начислить зарплату, если сотрудник отработал неполный месяц?

Специально ничего делать не нужно: при заполнении документа начисления программа сама рассчитает оклад пропорционально отработанным дням по графику сотрудника. Главное — чтобы приём на работу или увольнение были оформлены правильными датами, а график работы соответствовал производственному календарю.

Нужно ли считать взносы и НДФЛ с аванса?

Начисление взносов с аванса не производится — база по взносам формируется при итоговом начислении за месяц. НДФЛ же удерживается при каждой выплате дохода, включая аванс, и ведомость на выплату аванса рассчитает налог автоматически. Окончательный расчёт налога произойдёт при начислении за месяц.

Как исправить ошибку в уже сданном периоде?

Не редактируйте документы закрытого периода напрямую. Используйте документы перерасчёта и сторнирования текущей датой: программа отразит исправление в текущем периоде. Затем сдайте уточнённые расчёты 6-НДФЛ и РСВ за затронутый период — это стандартный и безопасный порядок исправления.