Другое · 9 мин
Как в 1С начислить заработную плату умершего сотрудника
Как в 1С:ЗУП начислить зарплату умершему сотруднику: увольнение, окончательный расчет, НДФЛ и взносы, выплата родственникам. Пошаговая инструкция с проверкой.
Смерть сотрудника — основание для прекращения трудового договора по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ. Работодатель обязан рассчитать все причитающиеся суммы: заработную плату за отработанные дни, компенсацию за неиспользованный отпуск, премии и иные выплаты, предусмотренные локальными актами. Деньги передаются членам семьи умершего или лицам, находившимся на его иждивении, — в порядке ст. 141 ТК РФ.
В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) эта операция оформляется стандартными документами, но имеет особенности: дата увольнения определяется датой смерти, а не датой заявления; НДФЛ с выплат умершему не удерживается, если деньги получают наследники; страховые взносы на суммы, начисленные после смерти, также не начисляются. Ошибки в этих моментах приводят к неверной отчетности и спорам с родственниками.
Ниже разобран полный порядок действий в 1С:ЗУП 3.1 — от ввода кадрового документа до выдачи денег родственникам и проверки отчетов.
Какие документы нужны до начала работы в 1С
Основание для прекращения трудового договора — свидетельство о смерти (оригинал или заверенная копия). Без него увольнение в программе оформлять нельзя: дата смерти в документе должна совпадать с датой в свидетельстве. Если свидетельство еще не выдано, дождитесь его — оформлять увольнение «задним числом» по неподтвержденной дате рискованно.
Для выплаты денег потребуется заявление от члена семьи или иждивенца умершего, а также документ, подтверждающий родство или факт иждивения (свидетельство о браке, о рождении, справка). Заявление должно быть подано в течение четырех месяцев со дня смерти — по истечении этого срока невыплаченные суммы включаются в состав наследства и выдаются уже нотариальным порядком.
Оформление увольнения в 1С:ЗУП
Откройте раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» и создайте документ «Увольнение». В поле сотрудника выберите умершего работника. Дата увольнения — дата смерти по свидетельству. Основание увольнения выберите из справочника: пункт 6 части 1 статьи 83 ТК РФ (прекращение трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон).
В документе «Увольнение» программа автоматически рассчитывает компенсацию за неиспользованный отпуск на дату прекращения договора. Проверьте остаток отпуска на закладке «Компенсация отпуска»: при необходимости скорректируйте количество дней вручную, если ранее были ошибки в учете отпусков.
На закладке «Начисления и удержания» убедитесь, что документ рассчитал зарплату за отработанные дни текущего месяца. Если увольнение оформляется до расчета зарплаты за месяц, начисление произойдет в документе «Начисление зарплаты и взносов» — программа учтет сотрудника автоматически до даты увольнения.
- 1Получите свидетельство о смерти и заявление родственника о выплате
- 2Создайте документ «Увольнение» с датой смерти и основанием п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ
- 3Проверьте расчет компенсации отпуска и зарплаты за отработанное время
- 4Снимите удержание НДФЛ и начисление взносов для выплат наследникам
- 5Оформите ведомость на выплату с указанием получателя
- 6Проверьте отчеты: расчетный листок, регистры НДФЛ и взносов
Начисление зарплаты и компенсации отпуска
Заработная плата начисляется за фактически отработанные дни до даты смерти включительно. Если сотрудник умер в середине месяца, документ «Начисление зарплаты и взносов» рассчитает оплату пропорционально отработанному времени по графику. Проверьте, что в табеле (если он ведется) дни после смерти не заполнены рабочим временем — иначе расчет завысится.
Все премии, надбавки и доплаты, предусмотренные системой оплаты труда, начисляются в обычном порядке за период до смерти. Если премия начисляется позже (например, квартальная — после закрытия квартала, в котором сотрудник умер), она оформляется отдельным документом «Премия» уже после увольнения — программа это позволяет.
Компенсация за неиспользованный отпуск рассчитывается за все накопленные дни, включая отпуска прошлых лет, которые сотрудник не использовал. Ограничений по «сгоранию» отпусков при смерти нет — компенсируется весь остаток.
НДФЛ и страховые взносы: ключевая особенность
Суммы, начисленные умершему сотруднику и выплачиваемые наследникам, не облагаются НДФЛ — обязанность по уплате налога прекращается со смертью налогоплательщика, а наследники получают эти суммы в порядке наследования. Поэтому в документах начисления и выплаты НДФЛ удерживаться не должен.
Страховые взносы на выплаты, начисленные после даты смерти, также не начисляются: трудовые отношения прекращены, застрахованным лицом работник уже не является. В ЗУП 3.1 при корректном оформлении увольнения датой смерти программа обычно обрабатывает это автоматически, но результат нужно проверить.
Если зарплата была начислена при жизни сотрудника (например, расчет за месяц проведен, а смерть наступила до выплаты), ситуация иная: НДФЛ, исчисленный при жизни, подлежит удержанию и перечислению. Здесь важно различать момент начисления и момент выплаты — при сомнениях сверьтесь с регистрами учета НДФЛ в программе.
Как проверить результат
Начислены зарплата и компенсация, НДФЛ к удержанию равен нулю (для выплат наследникам)
НДФЛ удержан или начислены взносы после даты смерти
Доходы после смерти не регистрируются как облагаемые
Доход попал в облагаемую базу
Сумма к выплате равна полному начислению без удержаний
Сумма уменьшена на налог или алименты без оснований
Оформление выплаты родственникам
Выплата оформляется документом «Ведомость в кассу» или «Ведомость в банк» — в зависимости от способа выдачи. В ведомости указывается умерший сотрудник, а фактический получатель (член семьи) отражается в расходном кассовом ордере или платежном поручении: в поле получателя указывают ФИО родственника и реквизиты его документа.
Деньги можно выдать наличными из кассы по заявлению родственника либо перечислить на его банковский счет. Переводить сумму на зарплатную карту умершего нельзя: после получения банком извещения о смерти счет блокируется, и деньги «зависнут» до нотариального урегулирования.
Сохраните в деле копии заявления родственника, документа о родстве и платежного документа. Эти бумаги подтверждают, что работодатель исполнил обязанность по ст. 141 ТК РФ перед надлежащим лицом, и защищают от повторных требований со стороны других наследников.
Отчетность и уведомление фондов
Умерший сотрудник исключается из отчетности начиная с периода, следующего за датой смерти. В персонифицированных сведениях о физических лицах и отчете ЕФС-1 в СФР подаются сведения о прекращении трудовых отношений — в ЗУП эти данные формируются автоматически на основании документа увольнения.
Проверьте, что в отчете 6-НДФЛ доходы умершего отражены корректно: суммы, начисленные при жизни и обложенные налогом, попадают в отчет в обычном порядке; выплаты наследникам, не облагаемые НДФЛ, в 6-НДФЛ не включаются. Также потребуется уведомить ПФР (в составе СФР) о смерти застрахованного лица — сведения передаются по установленной форме.
Что важно запомнить
Увольнение оформляется датой смерти по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ, выплаты наследникам не облагаются НДФЛ и взносами, деньги выдаются родственнику по заявлению в недельный срок, а на карту умершего переводить средства нельзя.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли оформить увольнение, если свидетельство о смерти еще не выдано?
Формально основанием является именно свидетельство о смерти. Практика — дождаться документа: увольнение без подтверждающего основания может быть оспорено. Если расчетный период закрывается, начислите зарплату обычным порядком, а увольнение проведите после получения свидетельства датой смерти.
Что делать, если за выплатой обратились несколько родственников?
Выплата производится члену семьи или иждивенцу, подавшему заявление. Если претендентов несколько и между ними спор, безопаснее не выдавать деньги до разрешения спора или нотариального определения долей — иначе работодатель рискует получить претензии от остальных наследников.
Облагается ли компенсация отпуска умершего НДФЛ?
Если компенсация выплачивается наследникам после смерти — нет, она получается в порядке наследования и НДФЛ не облагается. Налог удерживается только в случае, когда доход был фактически выплачен работнику при жизни.
Как начислить премию, если она положена за период, когда сотрудник еще работал, а приказ вышел после смерти?
Создайте документ «Премия» после увольнения, указав умершего сотрудника и период, за который назначена выплата. Программа начислит сумму; НДФЛ и взносы при выплате наследникам по такой премии не начисляются — проверьте это в документе.
Что делать, если за четыре месяца никто из родственников не обратился?
Невыплаченные суммы включаются в состав наследства. Работодатель депонирует задолженность и хранит начисленные средства до обращения наследников с документами от нотариуса. В 1С задолженность останется в учете как невыплаченная до момента выдачи.
Нужно ли удерживать алименты из выплат умершему?
Обязательства по алиментам прекращаются со смертью плательщика. Из сумм, выплачиваемых наследникам, алименты не удерживаются. Однако задолженность по алиментам, образовавшаяся при жизни, может взыскиваться из наследства — это вопрос уже к наследникам, а не к работодателю.