Другое · 8 мин
Как начислить заработную плату и аванс в 1С
Пошаговая инструкция по начислению заработной платы и аванса в 1С:ЗУП: настройки, документы, расчёт НДФЛ, выплата, проверка и типичные ошибки.
Начисление заработной платы в 1С:Зарплата и управление персоналом строится вокруг двух ключевых документов: «Начисление за первую половину месяца» (аванс) и «Начисление зарплаты и взносов» (окончательный расчёт). Программа автоматически рассчитывает оплату по окладу, удерживает НДФЛ и начисляет страховые взносы, но корректность результата напрямую зависит от правильной настройки учётной политики, графиков работы и кадровых данных сотрудников.
Аванс по Трудовому кодексу РФ — это оплата первой половины месяца, и выплачивать его нужно не реже, чем каждые полмесяца. В 1С предусмотрено несколько способов расчёта аванса: фиксированной суммой, процентом от оклада или расчётом за фактически отработанное время. Выбор способа задаётся в настройках организации и может быть переопределён для конкретного сотрудника.
Ниже разобран полный цикл: от подготовительных настроек до выплаты и проверки результата, а также типичные ошибки, которые приводят к расхождениям в расчётах и отчётности.
Подготовительные настройки перед первым расчётом
Прежде чем начислять зарплату, убедитесь, что в программе корректно заполнены базовые данные. В разделе «Настройка» → «Реквизиты организации» проверьте учётную политику: даты выплаты аванса и зарплаты, способ расчёта аванса по умолчанию, параметры расчёта взносов. Неверно указанные даты выплаты приведут к ошибкам в расчёте НДФЛ и в отчёте 6-НДФЛ.
Проверьте графики работы сотрудников (раздел «Настройка» → «Графики работы сотрудников»). От графика зависит норма времени, а значит — сумма оплаты по окладу при неполностью отработанном месяце. Также убедитесь, что в кадровых документах (приём на работу, переводы) сотрудникам назначены плановые начисления: оклад, надбавки, премии.
Как начислить аванс за первую половину месяца
Для расчёта аванса откройте раздел «Зарплата» и создайте документ «Начисление за первую половину месяца». Укажите месяц начисления и организацию, затем нажмите кнопку «Заполнить» — программа подберёт всех сотрудников, которым положен аванс, и рассчитает суммы в соответствии с выбранным способом.
Способ расчёта аванса задаётся в карточке организации или в кадровом документе конкретного сотрудника. Расчёт за отработанное время учитывает фактически отработанные дни с 1 по 15 число по табелю, что защищает от переплаты при отсутствиях. Фиксированная сумма или процент от тарифа проще в применении, но требуют контроля при болезнях и отпусках сотрудников в первой половине месяца.
После заполнения документа проверьте вкладку с НДФЛ: с аванса налог удерживается при выплате, и программа рассчитывает его автоматически. Проведите документ и переходите к оформлению выплаты.
- 1Откройте «Зарплата» → «Начисление за первую половину месяца» и создайте документ
- 2Укажите месяц и организацию, нажмите «Заполнить»
- 3Проверьте способ расчёта и суммы по каждому сотруднику
- 4Проверьте рассчитанный НДФЛ на соответствующей вкладке
- 5Проведите документ и создайте ведомость на выплату
Как начислить зарплату за месяц
Итоговый расчёт выполняется документом «Начисление зарплаты и взносов» (раздел «Зарплата»). Создайте документ, укажите месяц и нажмите «Заполнить»: программа рассчитает все плановые начисления, учтёт отсутствия (отпуска, больничные, командировки, если они введены соответствующими документами), удержит НДФЛ и начислит страховые взносы.
Документ содержит несколько вкладок: «Начисления», «Удержания», «НДФЛ», «Взносы», «Займы». Пройдитесь по каждой: на вкладке «Начисления» сверьте оклады и отработанное время, на вкладке «Удержания» — исполнительные листы и прочие удержания, на вкладке «НДФЛ» — применённые вычеты. Если у сотрудника есть право на стандартный вычет на детей, оно должно быть зафиксировано документом «Заявление на вычеты НДФЛ».
Если в середине месяца были разовые премии или доплаты, их можно ввести отдельными документами («Премия», «Разовое начисление») либо добавить вручную прямо в документ начисления зарплаты через кнопку «Добавить». Ручные правки строк, которые программа рассчитала автоматически, лучше избегать: при следующем перезаполнении они будут потеряны.
Выплата аванса и зарплаты
Выплата оформляется ведомостями: «Ведомость в банк» (при зарплатном проекте или перечислении на карты), «Ведомость в кассу» или «Ведомость через раздатчика». Создать ведомость удобно прямо из документа начисления по кнопке «Выплатить» либо из раздела «Выплаты».
В ведомости укажите дату выплаты — именно она определяет дату фактического получения дохода для НДФЛ. После заполнения проверьте колонки «К выплате» и «НДФЛ»: сумма к выплате должна равняться начисленному за вычетом налога и удержаний. Для зарплатных проектов из ведомости формируется файл выгрузки в банк через обмен с банками.
Проверка результата расчёта
После начисления и выплаты сформируйте контрольные отчёты из раздела «Отчёты, справки»: «Расчётный листок» по выборочным сотрудникам, «Свод начисленной зарплаты» по организации и «Анализ НДФЛ». Расчётный листок покажет полную картину по сотруднику: начисления, удержания, выплаченный аванс и итог к выплате.
Особое внимание уделите сотрудникам с отклонениями от графика: тем, кто был в отпуске, на больничном или в командировке. Проверьте, что период отсутствия исключён из оплаты по окладу и что начисления за отсутствие введены отдельными документами, а не ручными правками.
Как проверить результат
Равна начислению минус НДФЛ и удержания
Расхождение с расчётным листком
Совпадает с отчётом «Анализ НДФЛ»
Налог не рассчитан или задвоен
Совпадает с табелем (отчёт «Табель Т-13»)
Оплачены дни отсутствия или не оплачены рабочие дни
Начислены на все облагаемые выплаты
База взносов не совпадает с начислениями
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — аванс выплачен, а документ «Начисление за первую половину месяца» не проведён или проведён позже ведомости. В этом случае при окончательном расчёте аванс не зачтётся, и программа предложит выплатить сотруднику лишнее. Всегда соблюдайте хронологию: сначала начисление, затем выплата.
Вторая группа ошибок связана с отсутствиями: отпуск или больничный оформили «задним числом» уже после расчёта зарплаты. В этой ситуации документ отсутствия выполнит перерасчёт автоматически, но суммы выплат придётся корректировать вручную. Рекомендуется перед итоговым расчётом проверять журнал отсутствий за месяц.
Частые вопросы
Можно ли выплачивать аванс фиксированной суммой?
Да, в настройках организации или в кадровом документе сотрудника выберите способ «Фиксированной суммой» или «Процентом от тарифа». Учтите, что при отсутствиях в первой половине месяца фиксированный аванс может превысить фактически заработанное, поэтому расчёт за отработанное время считается более безопасным вариантом.
Нужно ли удерживать НДФЛ с аванса?
Да. Налоговая база по НДФЛ определяется на дату выплаты дохода, поэтому налог удерживается и при выплате аванса, и при выплате зарплаты. В 1С:ЗУП НДФЛ рассчитывается в документе начисления за первую половину месяца и в ведомости автоматически.
Что делать, если зарплата начислена, а сотрудник был на больничном?
Введите документ «Больничный лист» за соответствующий период. Программа сторнирует оплату по окладу за дни болезни и начислит пособие. Если ведомость на выплату уже проведена, сумму к выплате нужно скорректировать до перечисления денег.
Как начислить зарплату только одному сотруднику?
Создайте документ «Начисление зарплаты и взносов» и вместо кнопки «Заполнить» используйте «Добавить» или «Подбор», выбрав нужного сотрудника. Программа рассчитает его по тем же правилам, что и при массовом заполнении.
Почему при заполнении документа сотрудник не попал в список?
Чаще всего причины такие: сотрудник не принят на работу кадровым документом, у него нет планового начисления, он уже рассчитан другим документом за этот месяц или весь месяц находился в отсутствии, оформленном отдельным документом. Проверьте кадровые данные и журнал начислений.
Можно ли пересчитать уже проведённый документ начисления?
Да. Откройте документ, нажмите «Заполнить» повторно — программа пересчитает суммы с учётом актуальных данных. Если по сотруднику уже проведена ведомость на выплату, сначала отмените её проведение или скорректируйте выплату после пересчёта.