Как в 1С начислить выходное пособие при увольнении по соглашению сторон

Выходное пособие при увольнении по соглашению сторон (статья 78 ТК РФ) не относится к обязательным выплатам: его размер и сам факт выплаты определяются соглашением между работником и работодателем. Именно поэтому в 1С:Зарплата и управление персоналом такое пособие нельзя начислить «стандартной кнопкой» — сначала нужно создать или проверить специальный вид начисления с правильными налоговыми настройками.

Типовая ошибка бухгалтера — начислить компенсацию обычной премией или материальной помощью. Из-за этого пособие попадает в облагаемую базу по НДФЛ и взносам полностью, хотя закон позволяет не облагать выплату в пределах трехкратного среднего месячного заработка (шестикратного — для работников Крайнего Севера). Переплата налогов или, наоборот, доначисления при проверке — прямое следствие неверной настройки.

Ниже разобран порядок действий в 1С:ЗУП 3.1: от создания вида расчета до проверки отчетов. Отдельно описаны нюансы обложения НДФЛ и страховыми взносами, проводки в бухгалтерском учете и типичные ошибки, которые приводят к искажению отчетности.

Правовая база: что именно начисляем

Соглашение сторон — основание увольнения по пункту 1 части 1 статьи 77 ТК РФ. Трудовой кодекс не обязывает платить пособие при таком увольнении, но статья 178 ТК РФ разрешает предусмотреть его в трудовом или коллективном договоре, а также непосредственно в соглашении о расторжении. Сумма может быть фиксированной или выраженной через средний заработок (например, «два средних месячных заработка»).

Для целей налогообложения важно, чтобы выплата была названа именно выходным пособием (компенсацией при увольнении) и ее размер был зафиксирован документально — в соглашении, дополнительном соглашении к трудовому договору или коллективном договоре. Устная договоренность не даст права на необлагаемый лимит и вызовет вопросы при проверке.

Средний заработок для пособия считается по правилам статьи 139 ТК РФ и Положения № 922: средний дневной заработок умножается на количество рабочих дней в оплачиваемом периоде после увольнения. Если в соглашении указана фиксированная сумма, расчет среднего заработка все равно понадобится — для сравнения с необлагаемым лимитом.

Создание вида начисления в 1С:ЗУП

В типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1 вид расчета для пособия по соглашению сторон обычно нужно создать вручную. Перейдите в раздел Настройка → Начисления и создайте новое начисление, например «Выходное пособие при увольнении по соглашению сторон».

Ключевые настройки на вкладке «Основное»: назначение — «Прочие начисления и выплаты» либо «Компенсационные выплаты», начисление выполняется «По отдельному документу» (документ «Разовое начисление») или «Ежемесячно» — в зависимости от того, как планируете вводить сумму. Формулу можно оставить пустой с ручным вводом результата, если сумма фиксированная.

На вкладке «Налоги, взносы, учет» задайте:

• НДФЛ — код дохода 2014 (выходные пособия в части превышения лимита) с признаком, что облагается частично; в типовых настройках для таких выплат указывают, что НДФЛ облагается сумма сверх трехкратного заработка;
• Страховые взносы — вид дохода «Выплаты при увольнении, облагаемые в части превышения трехкратного заработка»;
• Бухгалтерский учет — способ отражения по аналогии с зарплатой (обычно счет 70 в корреспонденции со счетом затрат) или отдельный способ отражения, если пособие относят на прочие расходы.

Расчет среднего заработка и необлагаемого лимита

Необлагаемый лимит — три средних месячных заработка (шесть — для работников районов Крайнего Севера и приравненных местностей). Чтобы определить его, рассчитайте средний дневной заработок за 12 месяцев, предшествующих увольнению, и умножьте на количество рабочих дней в трех месяцах после даты увольнения.

В 1С:ЗУП средний заработок удобно посмотреть в документе «Увольнение» — программа автоматически рассчитывает его для компенсации отпуска. Эту же величину используют для пособия. Если сумма по соглашению не превышает лимит, НДФЛ и взносы не начисляются вовсе; превышение облагается в общем порядке.

При фиксированной сумме пособия сравнение с лимитом выполняют вручную или через отчет «Анализ среднего заработка». Зафиксируйте расчет лимита в комментарии к документу начисления — это упростит ответы на вопросы налоговой и внутреннего аудита.

Оформление начисления: пошаговый порядок

Есть два рабочих способа провести пособие в 1С:ЗУП. Первый — через документ «Увольнение» (Кадры → Приемы, переводы, увольнения): на вкладке начислений при увольнении добавьте созданный вид расчета и укажите сумму. Второй — документом «Разовое начисление» (Зарплата → Разовые начисления) после оформления увольнения.

После начисления сумма попадает в ведомость на выплату вместе с окончательным расчетом. Срок выплаты — день увольнения (статья 140 ТК РФ), если соглашением не установлен иной срок; на практике пособие по соглашению сторон иногда выплачивают позже, что должно быть прямо прописано в соглашении.

1. 1
   Создайте вид начисления с кодом дохода НДФЛ 2014 и корректным видом дохода по взносам
2. 2
   Оформите документ «Увольнение» с основанием «Соглашение сторон»
3. 3
   Рассчитайте средний заработок и проверьте необлагаемый лимит
4. 4
   Добавьте пособие в документ «Увольнение» или создайте «Разовое начисление» с указанием суммы
5. 5
   Сформируйте ведомость и выплатите пособие вместе с окончательным расчетом
6. 6
   Проверьте удержанный НДФЛ и взносы — они должны быть только с суммы превышения лимита

НДФЛ и страховые взносы: как проверить правильность

По НДФЛ необлагаемая часть пособия в отчетности показывается с кодом дохода 2014 и вычетом в пределах лимита. В 1С:ЗУП это отражается в регистре учета доходов автоматически, если вид начисления настроен правильно. Проверьте результат через отчет «Анализ НДФЛ» или карточку учета налога сотрудника: налог должен быть рассчитан только с превышения.

По страховым взносам необлагаемая часть попадает в РСВ как выплата, не признаваемая объектом обложения в пределах лимита. Взносами на травматизм пособие в пределах того же лимита тоже не облагается. Сформируйте «Расчет по страховым взносам» за квартал увольнения и сверьте базу: сумма пособия в пределах лимита не должна увеличивать облагаемую базу.

Контрольные точки

Как проверить результат

НДФЛ в расчетном листке и отчете «Анализ НДФЛ»

Норма

Налог удержан только с суммы сверх трехкратного заработка

Тревожный признак

НДФЛ удержан со всей суммы пособия

База по взносам в РСВ

Норма

Пособие в пределах лимита не входит в облагаемую базу

Тревожный признак

Полная сумма пособия увеличила базу по взносам

Код дохода в справке о доходах

Норма

Код 2014 с вычетом в пределах лимита

Тревожный признак

Код 2000 или 4800 без вычета

Отражение в бухгалтерском учете и синхронизация с 1С:Бухгалтерией

При обмене 1С:ЗУП с 1С:Бухгалтерией пособие переносится документом «Отражение зарплаты в бухучете». Способ отражения определяет проводку: чаще всего Дт 26 (44, 20) — Кт 70, если пособие относят к расходам на оплату труда, либо Дт 91.2 — Кт 70, если учетной политикой предусмотрено отнесение компенсаций при увольнении на прочие расходы.

НДФЛ с превышения отражается стандартно: Дт 70 — Кт 68.01, взносы — Дт счета затрат — Кт 69. После синхронизации сверьте обороты по счету 70 по сотруднику: сумма начисления, удержания и выплаты должны сойтись. Расхождения чаще всего вызваны тем, что вид начисления не привязан к способу отражения, и сумма попала в «нераспределенные».

Если пособие по соглашению выплачивается регулярно (например, прописано в коллективном договоре для всех увольняемых по соглашению), удобнее завести один настроенный вид начисления и использовать его постоянно, а не создавать новый под каждый случай — это исключит расхождения в настройках налогообложения между сотрудниками.

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая проблема — неверный код дохода по НДФЛ. Бухгалтер копирует вид начисления с премии, забывает поменять код 2000 на 2014, и налог удерживается со всей суммы. Вторая ошибка — начисление пособия через «Материальную помощь»: у матпомощи другой необлагаемый лимит (4000 рублей), что приводит к занижению налоговой базы некорректным образом и претензиям при проверке.

Третья группа ошибок — методические: лимит считают от фиксированного оклада, а не от среднего заработка; забывают, что лимит общий для всех компенсаций при увольнении; не фиксируют размер пособия в соглашении письменно. Каждая из этих ошибок способна привести к доначислению НДФЛ, взносов и пеням.

FAQ: частые вопросы

Облагается ли НДФЛ пособие по соглашению сторон, если оно меньше трех окладов?

Лимит считается не от оклада, а от среднего месячного заработка по правилам статьи 139 ТК РФ. Если пособие не превышает трехкратный средний заработок, НДФЛ не удерживается. Оклад и средний заработок могут заметно различаться, поэтому сравнивать нужно именно с расчетной величиной.

Можно ли начислить пособие, если сотрудник уже уволен и ведомость закрыта?

Да. Оформите документ «Разовое начисление» датой после увольнения, затем отдельную ведомость на выплату. Налоговый учет (код 2014, взносы) при этом работает так же, как при начислении в день увольнения.

Что делать, если пособие выплачивается двумя частями?

Оформляйте каждую часть отдельным разовым начислением с тем же видом расчета. Необлагаемый лимит контролируйте нарастающим итогом по всем выплатам при данном увольнении — программа сама не всегда суммирует части, поэтому сверку выполняйте вручную.

Нужно ли платить пособие, если оно не прописано в соглашении?

Нет, при увольнении по соглашению сторон пособие выплачивается только если оно предусмотрено соглашением, трудовым или коллективным договором. Без документального закрепления обязанности у работодателя нет, а выплаченная сумма может быть переквалифицирована налоговой.

Как отразить пособие, если организация — некоммерческая и платит за счет целевых средств?

В 1С:ЗУП настройте отдельный способ отражения с нужным источником финансирования (счет 86) и привяжите его к виду начисления или к сотруднику. Налоговые правила по НДФЛ и взносам при этом не меняются — лимит в три средних заработка действует независимо от источника выплаты.