Как в 1С начислить страховые взносы на отпускные

Отпускные облагаются страховыми взносами на общих основаниях: они входят в базу по взносам на ОПС, ОМС, ВНиМ и на травматизм. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) взносы с отпускных не начисляются отдельным документом — программа рассчитывает их автоматически при расчете взносов за месяц, в котором отпускные отражены в учете. Задача бухгалтера — правильно настроить обложение вида расчета, вовремя провести документы и проверить результат.

Особенность отпускных в том, что они часто выплачиваются в одном месяце, а относятся к следующему (переходящий отпуск). Для взносов действует простое правило: база определяется по дате начисления, а не по периоду отпуска. Если отпускные начислены в июне, они попадут в базу по взносам июня целиком, даже если отпуск приходится на июль. Это отличается от налогового учета и НДФЛ, поэтому разницы между регистрами — нормальное явление, а не ошибка.

Ниже разобран порядок действий в 1С:ЗУП 8.3: от проверки настроек вида расчета «Отпуск основной» до контроля отчетов по взносам. Отдельно рассмотрены сценарии с переходящими отпусками, доначислениями и взносами на травматизм, а также типичные ошибки, из-за которых база по взносам расходится с РСВ.

Как устроено начисление взносов на отпускные в 1С:ЗУП

Механизм расчета взносов в ЗУП построен на регистрах учета облагаемого дохода. Когда вы проводите документ «Отпуск» (Кадры — Отпуска или Зарплата — Отпуска), программа записывает начисленную сумму в регистры учета доходов для взносов с видом дохода «Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами». Сами взносы при этом еще не считаются — отпускные лишь формируют базу.

Фактический расчет взносов происходит в документе «Начисление зарплаты и взносов» при закрытии месяца. Программа берет накопленную базу с начала года (включая отпускные), применяет тариф, установленный для страхователя, и рассчитывает взносы нарастающим итогом с зачетом ранее начисленных сумм. Поэтому сумма взносов за месяц может не совпадать с простым умножением месячной базы на тариф — это следствие нарастающего расчета и округления.

Взносы на травматизм (НС и ПЗ) рассчитываются тем же документом, но по отдельному тарифу, который задается в учетной политике организации. Если тариф не заполнен, взносы на травматизм с отпускных не начислятся вовсе — это одна из самых частых причин расхождений.

Проверка настроек вида расчета «Отпуск»

Прежде чем начислять отпуск, убедитесь, что вид расчета настроен корректно. Откройте раздел «Настройка — Начисления» и найдите начисление «Отпуск основной» (или аналогичное, если используете свои виды отпусков). На вкладке «Налоги, взносы, учет» проверьте поле «Страховые взносы»: для обычных отпускных там должен быть вид дохода «Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами».

Там же проверьте настройку по взносам на травматизм — для отпускных действует обложение в полном объеме. Если в вашей базе заведены дополнительные виды отпусков (учебный, без сохранения, по уходу), проверьте каждый: отпуск без сохранения зарплаты не создает выплат и в базу не попадает, а вот оплачиваемые дополнительные отпуска облагаются так же, как основной.

Если вид дохода по взносам установлен неверно (например, «Доходы, не облагаемые страховыми взносами»), программа не включит отпускные в базу, и РСВ придется корректировать. Изменение настройки действует на будущие документы; уже проведенные отпуска нужно перепровести или пересчитать взносы.

Пошаговое начисление отпускных и взносов

Стандартная последовательность в 1С:ЗУП выглядит так. Сначала оформляется отпуск, затем он включается в расчет месяца, и только после этого считаются взносы. Пропуск этапа или нарушение порядка приводит к тому, что отпускные не попадают в облагаемую базу.

1. 1
   Создайте документ «Отпуск» (Зарплата — Отпуска — Создать), укажите сотрудника и период отпуска.
2. 2
   Проверьте расчет среднего заработка и сумму отпускных на вкладке «Начислено (подробно)», при необходимости скорректируйте период работы.
3. 3
   Проведите документ. Если отпуск с выплатой до зарплаты — оформите ведомость на выплату отпускных.
4. 4
   В конце месяца создайте документ «Начисление зарплаты и взносов» (Зарплата — Начисление зарплаты и взносов) и заполните его по кнопке «Заполнить».
5. 5
   Откройте вкладку «Взносы» и убедитесь, что по сотруднику рассчитались взносы; база должна включать сумму отпускных.
6. 6
   Проверьте результат отчетом «Анализ взносов в фонды» (Отчеты, справки — Отчеты по взносам).

Обратите внимание на вкладку «Взносы» в документе начисления зарплаты: там видна база каждого сотрудника и рассчитанные суммы по видам взносов. Если отпускные проведены, но в базе их нет, причина почти всегда в настройке вида расчета или в том, что документ «Отпуск» относится к другому месяцу начисления.

В некоторых конфигурациях (например, при совместном расчете отпуска и зарплаты) программа предлагает рассчитать взносы прямо в документе «Отпуск» — соответствующая вкладка появляется, если отпуск выплачивается в межрасчетный период с полным расчетом. Это удобно для контроля, но итоговые взносы все равно фиксируются документом начисления зарплаты за месяц.

Переходящие отпуска и отражение в учете

Переходящий отпуск — главный источник вопросов по взносам. Правило одно: отпускные включаются в базу по взносам того месяца, в котором они начислены, целиком и без распределения по месяцам отпуска. Отпуск с 25 июня по 8 июля, начисленный в июне, полностью попадет в базу июня.

В ЗУП месяц начисления определяется полем «Месяц» в документе «Отпуск». Если документ создан с месяцем июнь, база сформируется в июне. Ошибочное заполнение месяца (например, программа подставила июль по дате начала отпуска) приведет к смещению базы между периодами — исправьте месяц вручную до проведения.

Для бухгалтерского учета ситуация иная: там отпускные и взносы с них могут распределяться на периоды отпуска или списываться за счет резерва. В ЗУП способ отражения в бухучете настраивается в документе «Отражение зарплаты в бухучете», но на расчет самих взносов это не влияет — не путайте налоговый и бухгалтерский аспекты.

Проверка результата отчетами

После расчета взносов обязательно сверьте базу. Основной инструмент — отчет «Анализ взносов в фонды» (Налоги, взносы — Отчеты, справки по взносам). Он показывает базу по каждому сотруднику нарастающим итогом и позволяет развернуть сумму до конкретных документов, включая «Отпуск».

Дополнительно используйте «Полный свод начислений, удержаний и выплат» и карточку учета взносов сотрудника. Если данные за месяц с отпускными расходятся с ожиданием, расшифруйте базу в отчете: вы увидите, какие начисления вошли в облагаемую сумму, а какие нет.

Контрольные точки

Как проверить результат

База по взносам за месяц в «Анализе взносов в фонды»

Норма

Включает сумму отпускных, начисленных в этом месяце

Тревожный признак

Отпускные отсутствуют в базе или попали в другой месяц

Вкладка «Взносы» в документе «Начисление зарплаты и взносов»

Норма

По сотруднику рассчитаны взносы с полной базы

Тревожный признак

База меньше суммы начислений без видимых необлагаемых выплат

Взносы на травматизм

Норма

Начислены по тарифу, заданному в учетной политике

Тревожный признак

Сумма равна нулю — тариф не заполнен

Типичные ошибки и как их исправить

Большинство проблем со взносами на отпускные сводится к нескольким повторяющимся сценариям. Их удобно проверять в первую очередь, прежде чем искать ошибку глубже в учете.

Если ошибка обнаружена после сдачи РСВ, исправляйте данные в программе и подавайте уточненный расчет за соответствующий период. Ручная правка проводок или регистров минуя документы — крайняя мера: она нарушает связность учета и усложняет последующие сверки.

Удобный контрольный прием: перед закрытием месяца сформируйте «Анализ взносов в фонды» и сравните базу с оборотом по начислениям минус заведомо необлагаемые выплаты (например, некоторые компенсации). Расхождение сразу покажет, какой вид расчета настроен иначе, чем вы ожидаете.

Отражение взносов с отпускных в бухучете и резерве

Если организация формирует резерв на оплату отпусков, взносы с отпускных тоже резервируются. В ЗУП настройка резервов выполняется в разделе «Настройка — Резервы отпусков»; при расчете документом «Резерв отпусков» программа начисляет обязательства с учетом взносов по действующему тарифу.

Проводки по взносам с отпускных формируются документом «Отражение зарплаты в бухучете» при синхронизации с 1С:Бухгалтерией. Способ отражения берется из настроек сотрудника, подразделения или организации. Если отпускные относятся к другому месяцу, в бухучете возможно распределение затрат — уточните принятый в учетной политике порядок и настройте соответствующие способы отражения.

Расхождения между ЗУП и БП по взносам с отпускных чаще всего вызваны разными способами отражения или незаполненными настройками у новых сотрудников. Сверяйте данные после каждой синхронизации, пока настройки не стабилизируются.

Частые вопросы

Нужно ли создавать отдельный документ для начисления взносов на отпускные?

Нет. В 1С:ЗУП взносы рассчитываются одним документом «Начисление зарплаты и взносов» по итогам месяца на всю облагаемую базу сотрудника, включая отпускные. Документ «Отпуск» лишь формирует базу в регистрах учета доходов.

Отпуск начислен в июне, а сам отпуск в июле — в базу какого месяца попадут отпускные?

В базу июня — месяца начисления. Для страховых взносов период отпуска значения не имеет, важна дата начисления выплаты. Убедитесь, что в документе «Отпуск» поле «Месяц» заполнено правильно.

Почему взносы на травматизм с отпускных не начислились?

Наиболее вероятная причина — не заполнен тариф взносов на травматизм в учетной политике организации (Настройка — Реквизиты организации — Учетная политика). Заполните тариф и пересчитайте взносы за все месяцы года, так как расчет ведется нарастающим итогом.

Как исправить ошибку, если отпускные не попали в базу по взносам в прошлом квартале?

Исправьте настройку вида расчета или документ, перепроведите отпуск и пересчитайте взносы за соответствующий месяц. Затем подайте уточненный РСВ за период ошибки. Не правьте регистры вручную — это нарушит связность учета.

Облагается ли взносами компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении?

Да, облагается страховыми взносами в полном объеме, включая взносы на травматизм. В ЗУП она начисляется документом «Увольнение», и взносы рассчитываются в нем же или в итоговом документе начисления зарплаты за месяц увольнения.

Сотруднику отозвали отпуск и пересчитали отпускные — что делать со взносами?

Оформите сторнирование или перерасчет штатными документами (исправление документа «Отпуск»), после чего перезаполните «Начисление зарплаты и взносов» за месяц. Программа скорректирует базу и взносы автоматически; при сданном РСВ потребуется уточненка.