Другое · 11 мин
Как в 1С начислить премию умершему сотруднику
Как в 1С:ЗУП начислить премию умершему сотруднику: оформление прекращения трудового договора, начисление премии, НДФЛ, взносы и выплата наследникам.
Смерть сотрудника не отменяет обязанности работодателя выплатить все причитающиеся ему суммы, включая премию, если условия её начисления были выполнены до прекращения трудового договора. Трудовой договор прекращается в связи со смертью работника (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ), а невыплаченные суммы передаются членам семьи или иждивенцам умершего.
В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) ситуация имеет важную особенность: стандартное увольнение с последующим расчётом не всегда корректно обрабатывает премию, начисляемую после даты смерти, а налоговый статус выплат наследникам отличается от обычных. Если премия начисляется уже после регистрации смерти, её оформляют отдельным документом с особыми настройками.
Ключевой нюанс — налогообложение. Суммы, выплачиваемые наследникам умершего работника, не облагаются НДФЛ (п. 18 ст. 217 НК РФ) и страховыми взносами, поскольку трудовые отношения прекращены. Это требует правильной настройки вида начисления, иначе программа удержит налог ошибочно.
Юридическая основа: когда премия положена умершему сотруднику
Премия выплачивается, если на дату смерти сотрудника выполнены условия премирования, предусмотренные локальным нормативным актом: отработан расчётный период, достигнуты показатели, нет дисциплинарных оснований для лишения премии. Судебная практика и позиция контролирующих органов исходят из того, что премия за уже отработанный период — это заработанная сумма, а не жест доброй воли работодателя.
Если премиальное положение связывает выплату с фактом нахождения в трудовых отношениях на дату приказа, риск спора возрастает. На практике суды чаще встают на сторону наследников, когда премия носит характер оплаты труда за конкретный период. Поэтому расчётчику важно опираться на текст локального положения о премировании и приказ руководителя.
Право на получение невыплаченной зарплаты и приравненных сумм имеют члены семьи умершего, совместно с ним проживавшие, а также его иждивенцы (ст. 141 ТК РФ). При отсутствии таких лиц суммы включаются в состав наследства. Выплата производится по письменному заявлению, как правило, в течение недели с момента обращения.
Подготовительный шаг: регистрация прекращения трудового договора
До начисления премии в программе должен быть оформлен факт прекращения трудового договора. В 1С:ЗУП 3.1 используется документ «Увольнение» (раздел «Кадры» — «Приемы, переводы, увольнения»). В поле основания выбирается пункт 6 части 1 статьи 83 ТК РФ — прекращение трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в связи со смертью работника.
Датой прекращения трудового договора указывается дата смерти по свидетельству о смерти. Если сотрудник умер в выходной или нерабочий день, дата всё равно берётся из свидетельства. Приказ об увольнении оформляется на основании свидетельства, дата приказа может быть позже даты смерти.
При проведении документа «Увольнение» программа автоматически рассчитывает компенсацию за неиспользованный отпуск и остаток зарплаты. Эти суммы также пойдут на выплату наследникам. Проверьте, чтобы в документе не было лишних удержаний — например, алиментов, которые со смертью работника прекращаются.
- 1Получите свидетельство о смерти (копию) от родственников
- 2Создайте документ «Увольнение» с основанием п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ
- 3Укажите дату прекращения трудового договора по свидетельству о смерти
- 4Проверьте автоматический расчёт компенсации отпуска и остатка зарплаты
- 5Снимите действующие удержания (алименты, займы) при необходимости
- 6Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-8
Настройка вида начисления для премии без НДФЛ и взносов
Главная техническая задача — обеспечить правильное налогообложение. Создайте отдельный вид начисления, например «Премия умершему сотруднику (наследникам)», через раздел «Настройка» — «Начисления». Копирование типовой премии с последующей корректировкой — самый быстрый путь.
На вкладке «Налоги, взносы, учет» установите: по НДФЛ — «Не облагается» (код дохода не указывается), по страховым взносам — «Не облагается». В настройках отражения в учёте укажите подходящий способ отражения, обычно аналогичный обычной премии, чтобы затраты корректно попали в расходы.
Если премия начисляется в том же месяце, что и увольнение, и программа объединяет её с окончательным расчётом, проверьте регистр по НДФЛ: облагаемого дохода у наследников быть не должно. Ошибочно удержанный НДФЛ придётся возвращать через корректировку и заявление получателя, что усложнит отчётность.
Начисление премии: два рабочих сценария
Сценарий 1: премия начисляется вместе с увольнением
Если решение о премировании принято до оформления увольнения или одновременно с ним, добавьте премию прямо в документ «Увольнение» на вкладке начислений, либо создайте отдельный документ «Премия» (раздел «Зарплата» — «Премии») датой в пределах месяца увольнения. В документе «Премия» выберите созданный вид начисления без налогов, укажите сотрудника, период и сумму.
Сценарий 2: премия начисляется после месяца увольнения
Типичная ситуация: квартальная или годовая премия утверждается приказом уже после того, как сотрудник уволен по причине смерти. В 1С:ЗУП уволенный сотрудник доступен для выбора в документах — создайте «Премию» или «Разовое начисление» текущим месяцем, выберите сотрудника и специальный вид начисления. Программа зарегистрирует доход в текущем периоде без НДФЛ и взносов.
Если программа не даёт выбрать уволенного сотрудника, проверьте отбор в документе: в некоторых формах по умолчанию действует фильтр «работающие». Снимите его или введите сотрудника по фамилии вручную. Альтернатива — документ «Операция учета НДФЛ» не подходит: начисление должно пройти именно как зарплатное, чтобы корректно встать в расчётную ведомость и бухучёт.
Сравнение способов начисления
Подходит для премий по приказу за период; корректно формирует расчётные листки и проводки. Ограничение: требует заранее созданного вида начисления.
Быстрый вариант для единичной суммы без привязки к премиальной схеме. Ограничение: менее нагляден в отчётах по премированию.
Удобно, если премия известна на момент окончательного расчёта. Ограничение: не подходит для премий, утверждённых позже месяца увольнения.
Выплата наследникам: оформление в программе и документы
Для выплаты получите от члена семьи письменное заявление, копию свидетельства о смерти и документы, подтверждающие родство или факт иждивения (свидетельство о браке, о рождении, справку о совместном проживании). Деньги можно выдать из кассы или перечислить на счёт, указанный в заявлении.
В 1С:ЗУП выплата оформляется стандартной ведомостью — «Ведомость в кассу» или «Ведомость на счета». Получателем в ведомости будет сам сотрудник: программа не поддерживает выплату третьему лицу напрямую, поэтому реквизиты счёта наследника фиксируют в заявлении и платёжных документах бухгалтерии, а в лицевом счёте сотрудника выплата закрывает задолженность.
Если обращений несколько (например, претендуют двое членов семьи), сумма делится между ними в равных долях либо по соглашению. При споре между претендентами безопаснее не выплачивать никому до предъявления соглашения или решения суда — иначе работодатель рискует заплатить дважды.
Удобно завести в карточке сотрудника или в прикреплённых файлах скан заявления наследника и свидетельства о смерти. При проверке или споре это избавит от поиска бумажного дела и подтвердит правомерность выплаты конкретному лицу.
Проверка результата: отчёты и контрольные точки
После проведения всех документов сформируйте расчётный листок сотрудника за месяц смерти и за месяц начисления премии. В нём должны отражаться: остаток зарплаты, компенсация отпуска, премия — и отсутствовать удержанный НДФЛ по выплатам, причитающимся наследникам.
Проверьте отчёт «Анализ НДФЛ» и регистры по взносам: суммы, выплаченные после смерти наследникам, не должны попадать в облагаемую базу 6-НДФЛ и РСВ. Если премия была начислена до смерти и сотрудник должен был получить её при жизни, но не получил — налоговый режим определяется моментом выплаты: выплата наследнику всё равно не облагается.
Итоговый контроль — свод начислений и ведомость: задолженность перед сотрудником после выплаты должна обнулиться. Остаток долга означает, что часть сумм не вошла в ведомость или не начислена.
Как проверить результат
Премия отражена, НДФЛ и взносы не начислены
Удержан НДФЛ или начислены взносы — ошибка в настройке вида начисления
Сумма наследникам отсутствует в облагаемых доходах
Премия попала в приложение или раздел 2
Сальдо равно нулю
Остаток долга — выплата проведена не полностью
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — начисление премии обычным видом с НДФЛ и взносами. Последствие: излишне удержанный налог, уточнённые отчёты и возврат денег получателю. Вторая ошибка — выплата без письменного заявления и документов о родстве: при претензиях других наследников работодатель не сможет доказать добросовестность.
Третья ошибка — попытка оформить выплату наследнику как доход физического лица через договор ГПХ. Это неверно: наследник получает причитающиеся работнику суммы в порядке ст. 141 ТК РФ, а не вознаграждение за работы или услуги.
Ограничение самостоятельной работы: если премиальное положение неоднозначно трактует право на премию, претендентов несколько и они спорят, или сумма существенна — привлеките юриста до выплаты. Ошибка в выборе получателя оборачивается повторной выплатой за счёт работодателя.
Что важно запомнить
Сначала оформите прекращение трудового договора по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ, затем начислите премию отдельным видом начисления без НДФЛ и страховых взносов. Выплату производите члену семьи или иждивенцу по письменному заявлению с подтверждающими документами, а результат контролируйте расчётным листком и отчётами по НДФЛ.
Ответы на частые вопросы
Облагается ли премия умершего сотрудника НДФЛ при выплате наследникам?
Нет. Суммы оплаты труда и приравненные выплаты, получаемые наследниками в порядке наследования или по ст. 141 ТК РФ, освобождаются от НДФЛ. Поэтому вид начисления в 1С настраивается с признаком «Не облагается» по НДФЛ и страховым взносам.
Можно ли начислить премию, если сотрудник уже уволен в программе?
Да. Уволенный сотрудник остаётся доступным для выбора в документах «Премия» и «Разовое начисление». Если форма не показывает его в списке, снимите отбор «работающие сотрудники» или введите фамилию вручную. Сторнировать увольнение не требуется.
Кто имеет право получить премию умершего?
Члены семьи, совместно проживавшие с умершим, а также его нетрудоспособные иждивенцы — независимо от совместного проживания. Если таких лиц нет или они не обратились в установленный срок, сумма входит в наследственную массу и выплачивается наследникам по свидетельству о праве на наследство.
Что делать, если премия утверждена приказом через несколько месяцев после смерти?
Начислите её документом «Премия» тем месяцем, когда издан приказ, с видом начисления без налогов. Право на премию подтверждается приказом и положением о премировании за отработанный сотрудником период; выплата оформляется наследнику в общем порядке.
Нужно ли включать премию в отчётность 6-НДФЛ и РСВ?
Необлагаемая выплата наследникам не формирует базу по НДФЛ и взносам, поэтому в разделы с облагаемыми доходами она не попадает. Проверьте сформированные отчёты: если сумма туда включена, причина почти всегда в настройках вида начисления.
Родственник обратился за выплатой через год — мы обязаны платить?
Срок обращения за невыплаченными суммами для членов семьи и иждивенцев ограничен, и при его пропуске сумма переходит в состав наследства. Тогда выплата производится наследнику по свидетельству о праве на наследство. Проверьте основание обращения и при сомнениях запросите документы от нотариуса или решение суда.