Как в 1С начислить пособие при сокращении за второй месяц

При сокращении штата работодатель обязан выплатить сотруднику выходное пособие в размере среднего месячного заработка, а также сохранять средний заработок на период трудоустройства, но не свыше двух месяцев со дня увольнения (с зачётом выходного пособия). На практике это означает: пособие за первый месяц выплачивается в день увольнения вместе с расчётом, а выплата за второй месяц производится позже — если бывший сотрудник не трудоустроился и подтвердил это документально.

В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) эти две выплаты оформляются по-разному. Выходное пособие начисляется автоматически в документе «Увольнение», а сохраняемый заработок за второй месяц требует отдельных действий: создания вида расчёта (или использования предопределённого) и начисления через специальный документ. Ошибки на этом этапе приводят к неверным суммам, спорам с бывшими работниками и претензиям при проверках.

Материал ориентирован на типовую конфигурацию 1С:ЗУП 3.1. Если вы работаете в 1С:Бухгалтерии 8 с ведением зарплаты или в старой редакции ЗУП 2.5, названия документов и порядок действий отличаются — об этом сказано в отдельном разделе.

Когда возникает обязанность выплаты за второй месяц

Основание выплаты — статья 178 Трудового кодекса РФ. Сохраняемый заработок за второй месяц положен сокращённому сотруднику, если он в течение этого месяца не устроился на новую работу. Факт отсутствия трудоустройства подтверждается, как правило, трудовой книжкой без новой записи о приёме либо сведениями о трудовой деятельности (форма СТД-Р), которые работник получает в Социальном фонде России или через Госуслуги.

Исключительный случай — заработок за третий месяц. Он выплачивается по решению службы занятости, если работник встал на учёт в течение 14 дней после увольнения и не был трудоустроен. Для районов Крайнего Севера периоды иные. Порядок оформления в 1С для второго и третьего месяца аналогичен, меняется только оплачиваемый период.

До начала начисления в программе убедитесь, что у вас есть заявление бывшего сотрудника и подтверждающий документ. Без этих оснований выплата не производится, и проводить её в учёте преждевременно — значит создать себе проблемы с НДФЛ, взносами и возможным возвратом денег.

Проверьте, как оформлено увольнение и выходное пособие

Перед начислением за второй месяц откройте документ «Увольнение» по этому сотруднику (раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» или «Зарплата» → «Все начисления»). Проверьте, что в документе указана статья ТК РФ по сокращению (пункт 2 части 1 статьи 81) и что при увольнении было начислено выходное пособие. В типовой ЗУП 3.1 для этого в настройках расчёта зарплаты должна быть включена соответствующая опция.

Выходное пособие в документе «Увольнение» рассчитывается автоматически по количеству рабочих дней в первом месяце после увольнения. Именно эта сумма потом вычитается при оплате второго месяца, если вы считаете период трудоустройства суммарно. Важно запомнить средний дневной заработок, по которому пособие было рассчитано, — он же используется для выплаты за второй месяц.

Если выходное пособие при увольнении не начислилось, проверьте настройки: «Настройка» → «Расчёт зарплаты» → ссылка «Настройка состава начислений и удержаний». Без корректно оформленного увольнения считать вторую выплату вручную придётся с особой аккуратностью, чтобы не задвоить суммы.

Создайте или проверьте вид начисления для второго месяца

В типовой ЗУП 3.1 предусмотрен предопределённый вид расчёта «Сохраняемый средний заработок на период трудоустройства» (название может немного отличаться в зависимости от релиза). Откройте «Настройка» → «Начисления» и найдите его в списке. Если вида нет, создайте новый начислением со следующими ключевыми параметрами:

• назначение начисления — «Прочие начисления и выплаты» или аналогичное, выплата — разовая;
• расчёт — по среднему заработку, результат вводится фиксированной суммой или рассчитывается по формуле «Средний заработок за день × количество дней»;
• НДФЛ — не облагается в пределах трёхкратного (для Севера — шестикратного) среднего месячного заработка, код дохода для необлагаемой части;
• страховые взносы — аналогично, не облагаются в пределах того же лимита;
• в расходы по налогу на прибыль — включается как расходы на оплату труда.

Если не уверены в настройке налогообложения, сверьте вид расчёта с типовым предопределённым или с методическими материалами к вашему релизу. Самостоятельная правка кодов доходов без понимания последствий — частая причина ошибок в отчётности.

Начислите выплату за второй месяц: пошагово

Расчётный период для среднего заработка уже зафиксирован при увольнении, поэтому средний дневной заработок берётся тот же, что и для выходного пособия. Сумма выплаты за второй месяц определяется как средний дневной заработок, умноженный на количество рабочих дней по графику сотрудника в оплачиваемом периоде второго месяца после увольнения.

Стандартный порядок действий в ЗУП 3.1:

1. 1
   Получите от бывшего сотрудника заявление и подтверждение отсутствия трудоустройства (трудовая книжка или сведения СТД-Р).
2. 2
   Определите оплачиваемый период второго месяца со дня увольнения и посчитайте в нём рабочие дни по графику сотрудника.
3. 3
   Откройте средний дневной заработок из документа «Увольнение» — он должен совпадать с тем, по которому платилось выходное пособие.
4. 4
   Создайте документ «Разовое начисление» (раздел «Зарплата» → «Разовые начисления») или используйте механизм доначисления сохраняемого заработка, если он включён в вашем релизе.
5. 5
   Укажите сотрудника, вид начисления «Сохраняемый средний заработок на период трудоустройства», период и рассчитанную сумму.
6. 6
   Проверьте отсутствие НДФЛ и взносов в пределах лимита, проведите документ.
7. 7
   Выплатите сумму через ведомость (на банковский счёт или через кассу) и при необходимости отразите в бухучёте.

Если в вашем релизе начисление оформляется через документ «Увольнение» с последующим доначислением, действуйте по подсказкам программы: современные релизы ЗУП 3.1 содержат встроенный механизм выплат бывшим сотрудникам. Главное — не начисляйте сумму обычным документом «Начисление зарплаты и взносов» за текущий месяц: уволенный сотрудник там не подбирается корректно, и средний заработок может пересчитаться заново по неверному периоду.

Как проверить правильность расчёта

Контрольная формула проста: средний дневной заработок из увольнения × рабочие дни второго месяца. Средний заработок не должен пересчитываться заново на дату выплаты — он фиксируется на дату увольнения. Если программа предлагает другой средний, чем в документе «Увольнение», это повод остановиться и разобраться: либо изменён расчётный период, либо после увольнения были проведены документы, влияющие на базу среднего.

Контрольные точки

Как проверить результат

Средний дневной заработок

Норма

Совпадает с показателем из документа «Увольнение»

Тревожный признак

Программа рассчитала новый средний на дату выплаты

Количество оплачиваемых дней

Норма

Равно числу рабочих дней по графику сотрудника во втором месяце

Тревожный признак

Взяты календарные дни или дни по общему производственному календарю без учёта графика

НДФЛ и взносы

Норма

В пределах лимита налог и взносы не начислены

Тревожный признак

НДФЛ удержан со всей суммы при необлагаемой выплате

Выплата

Норма

Ведомость сформирована на бывшего сотрудника, сумма совпадает с начислением

Тревожный признак

Сотрудник не подбирается в ведомость или сумма отличается

Полезно сформировать расчётный листок по бывшему сотруднику за месяц выплаты и сверить: начисление попало в нужный месяц, облагаемая база по НДФЛ не увеличилась необоснованно, задолженность перед работником закрыта ведомостью. Если сотрудник в течение второго месяца всё же трудоустроился в середине периода, оплачивается только часть месяца до трудоустройства — пропорционально рабочим дням.

Если вы работаете в 1С:Бухгалтерии или ЗУП 2.5

В 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3.0) при включённом учёте зарплаты увольнение по сокращению оформляется кадровым документом, а выходное пособие начисляется в документе «Увольнение» или в «Начислении зарплаты» вручную созданным видом начисления. Выплату за второй месяц там обычно оформляют отдельным начислением с ручным вводом суммы: рассчитываете средний дневной заработок по данным увольнения, умножаете на рабочие дни и вводите итог. Автоматического расчёта сохраняемого заработка за второй месяц в Бухгалтерии, как правило, нет.

В ЗУП 2.5 механизм ближе к современному: есть предопределённое начисление по сохраняемому заработку на период трудоустройства, документ «Начисление зарплаты работникам организаций» позволяет начислить его уволенному сотруднику при соответствующей настройке. Независимо от программы логика одна: зафиксированный на дату увольнения средний заработок, рабочие дни периода, корректное налогообложение.

Частые вопросы

Можно ли выплатить за второй и третий месяц сразу при увольнении?

Закон не запрещает выплатить компенсацию в большем размере, если это предусмотрено трудовым или коллективным договором. Однако стандартная обязанность — оплата по факту нетрудоустройства. Если выплачиваете авансом, документально закрепите это как повышенную компенсацию, чтобы избежать споров о её природе и налогообложении.

Что делать, если сотрудник устроился на работу в середине второго месяца?

Оплатить нужно только период до трудоустройства. Посчитайте рабочие дни с начала второго месяца по день, предшествующий новому трудоустройству, и умножьте на средний дневной заработок. Основание — сведения о трудовой деятельности, где видна дата приёма к новому работодателю.

Уволенный сотрудник не подбирается в документ начисления. Что проверить?

Убедитесь, что используете документ, поддерживающий начисления бывшим сотрудникам: «Разовое начисление» с соответствующей настройкой или специализированный механизм выплат после увольнения. Проверьте также, что в виде начисления не установлено ограничение «только для работающих сотрудников» и что дата документа позже даты увольнения.

Облагается ли выплата за второй месяц НДФЛ?

В пределах суммарного трёхкратного среднего месячного заработка (с учётом выходного пособия) — не облагается. Для работников районов Крайнего Севера лимит — шестикратный заработок. С превышения лимита НДФЛ удерживается. Проверьте настройку кодов дохода в виде расчёта, чтобы программа применила лимит автоматически.

Какой период брать для расчёта дней во втором месяце?

Месяц считается со дня, следующего за днём увольнения, и далее аналогичной длительности. Например, при увольнении 15 числа первый месяц — с 16-го по 15-е следующего месяца, второй — следующие аналогичные даты. Оплачиваются рабочие дни по графику сотрудника, попадающие в этот период.

Нужно ли отражать выплату бывшему сотруднику в отчётности?

Да. Выплата попадает в 6-НДФЛ (в необлагаемой части — справочно по соответствующим кодам, сверх лимита — как облагаемый доход) и в расчёт по страховым взносам в части базы. Также бывший работник отражается в персонифицированных сведениях, если выплата производится в отчётном периоде.