Как начислить отпуск при увольнении в 1С: пошаговая инструкция

При увольнении сотруднику положена денежная компенсация за все неиспользованные дни ежегодного отпуска. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) эта выплата рассчитывается автоматически внутри документа «Увольнение», но расчётчик должен контролировать остаток отпуска, средний заработок и налоги — ошибки в этих данных напрямую влияют на сумму к выплате и на отчётность.

Ниже разобран полный цикл: от проверки остатка отпуска до окончательного расчёта и выплаты. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП редакции 3.1 — в «восьмёрке» на базе БПО или в 1С:Бухгалтерии 8 логика похожа, но расположение команд отличается.

Проверьте остаток отпуска перед увольнением

Основание компенсации — количество неиспользованных дней отпуска. Если остаток в программе неверный, вся последующая сумма будет искажена. Откройте отчёт «Остатки отпусков» (раздел «Кадры» — «Отчёты по кадрам» или «Зарплата» — «Отчёты по зарплате», в зависимости от настроек) и сформируйте его по сотруднику на дату увольнения.

Сверьте программный остаток с фактическими данными: личной карточкой Т-2, приказами на отпуск. Типичная причина расхождений — отпуска, оформленные до начала ведения учёта в программе, или документы «Отпуск», проведённые задним числом. Для ввода начальных остатков используется документ «Начальная штатная расстановка» или специальный ввод остатков отпусков в карточке сотрудника (ссылка «Отсутствия» / «Остатки отпусков»).

Создайте документ «Увольнение»

Перейдите в раздел «Кадры» — «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Увольнение». Укажите сотрудника, дату увольнения, основание (статью ТК РФ) и при необходимости приказ об увольнении. Если увольняется несколько человек, используйте документ «Увольнение списком».

На вкладке начислений программа автоматически добавляет строку «Компенсация отпуска при увольнении» (или аналогичный вид расчёта, зависящий от настроек). Количество дней подставляется из остатка отпусков на дату увольнения. Если сотрудник использовал отпуск авансом, программа вместо компенсации предложит удержание за неотработанные дни отпуска.

1. 1
   Сформируйте отчёт «Остатки отпусков» и сверьте дни с кадровыми данными
2. 2
   Создайте документ «Увольнение», укажите дату и основание
3. 3
   Проверьте автоматически рассчитанные дни компенсации и средний заработок
4. 4
   Проверьте НДФЛ и страховые взносы на соответствующих вкладках
5. 5
   Проведите документ, сформируйте расчётный листок и записку-расчёт
6. 6
   Создайте ведомость на выплату окончательного расчёта

Проверьте расчёт среднего заработка и суммы компенсации

Компенсация считается по среднему дневному заработку за расчётный период — по общему правилу 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу увольнения. В документе «Увольнение» нажмите кнопку с изображением карандаша рядом с суммой среднего заработка: откроется форма с детализацией начислений и отработанного времени по месяцам.

Проверьте, что в расчёт попали все облагаемые выплаты и что исключены периоды, которые по правилам не участвуют в среднем (больничные, отпуска, командировки, простои). Если сотрудник отработал меньше года или данные в программу вводились не полностью, средний заработок может быть занижен — в этом случае введите недостающие начисления документами «Премия», «Разовое начисление» или скорректируйте данные для расчёта среднего вручную в форме расчёта.

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество дней компенсации

Норма

Совпадает с отчётом «Остатки отпусков» на дату увольнения

Тревожный признак

Дни отличаются — есть непроведённые отпуска или неверные начальные остатки

Средний дневной заработок

Норма

В расчёте 12 месяцев, исключены больничные и отпуска прошлых периодов

Тревожный признак

Расчётный период неполный без причины или включены исключаемые выплаты

Сумма к выплате

Норма

Компенсация минус НДФЛ совпадает с расчётным листком и ведомостью

Тревожный признак

Расхождения между документом увольнения и ведомостью на выплату

НДФЛ и страховые взносы с компенсации

Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении облагается НДФЛ и страховыми взносами в полном объёме — это одна из немногих выплат при увольнении, не попадающих под льготу по необлагаемым трём средним месячным заработкам (она применяется к выходному пособию, а не к компенсации отпуска). Программа рассчитывает налоги автоматически на вкладках «НДФЛ» и «Взносы» документа «Увольнение».

Убедитесь, что НДФЛ с компенсации отражён с корректной датой получения дохода — для выплаты при увольнении это день фактической выплаты. Если у сотрудника есть вычеты, проверьте их применение. При ошибках в налогах исправляйте их до сдачи отчётности: после подачи 6-НДФЛ и РСВ потребуются корректирующие формы.

Удержание за отпуск, использованный авансом

Если сотрудник отгулял отпуск за рабочий год, который не отработал полностью, в документе «Увольнение» вместо компенсации появится удержание за неотработанные дни. Программа рассчитает его по тому же среднему заработку. Проверьте, что сумма удержания не превышает допустимые ограничения по удержаниям из заработной платы, и что для случаев, когда удержание не производится по правилам ТК РФ (например, сокращение штата), вид расчёта настроен корректно.

Выплата и контрольные документы

Окончательный расчёт с сотрудником выплачивается в день увольнения. Создайте ведомость на выплату (раздел «Выплаты»): программа подтянет долг перед сотрудником, включая зарплату за отработанное время и компенсацию отпуска за минусом НДФЛ.

Для проверки сформируйте расчётный листок сотрудника и записку-расчёт при увольнении (унифицированная форма Т-61 доступна из документа «Увольнение» по кнопке печати). Сверьте: остаток отпуска, средний заработок, начисленную сумму, НДФЛ, взносы и итог к выплате. После выплаты проверьте отражение операции в отчётах 6-НДФЛ и РСВ за соответствующий период, а также выдачу сотруднику справок о доходах и взносах.

Частые вопросы

Что делать, если в документе «Увольнение» не появилась строка компенсации отпуска?

Проверьте остаток отпусков отчётом: если он нулевой или отрицательный, компенсации не будет, а при отрицательном остатке появится удержание. Также убедитесь, что в настройках видов расчёта начисление компенсации при увольнении активно и назначено сотруднику через плановые начисления или настройки расчёта зарплаты.

Как округляются дни компенсации в 1С:ЗУП?

Порядок округления задаётся в настройках учёта отпусков: программа может не округлять, округлять в большую сторону или по арифметическим правилам. Проверьте настройку до расчёта — от неё зависит количество дней и итоговая сумма.

Сотрудник увольняется в том же месяце, в котором принят. Как считается компенсация?

Если сотрудник отработал не менее половины месяца, за этот месяц положена компенсация. Средний заработок в таком случае рассчитывается из фактически начисленных сумм и отработанных дней; проверьте детализацию среднего в форме расчёта, так как стандартный 12-месячный период здесь неприменим.

Нужно ли отдельно начислять компенсацию за дополнительные отпуска?

Нет, если дополнительный отпуск (за вредные условия, ненормированный день и т.п.) корректно настроен и остатки по нему ведутся в программе. Документ «Увольнение» суммирует неиспользованные дни всех видов отпусков и рассчитывает единую компенсацию.

Обнаружил ошибку после того, как сотрудник уже уволен и расчёт выплачен. Что делать?

Используйте механизм исправления документов: сторнируйте или скорректируйте документ «Увольнение» исправительным документом, пересчитайте налоги и отразите изменения в уточнённых формах 6-НДФЛ и РСВ. Переплату с уволенного сотрудника взыскать сложно, поэтому недоплату доплатите как можно скорее с компенсацией за задержку.

Можно ли оформить увольнение и компенсацию в 1С:Бухгалтерии 8?

Да, если в программе ведётся расчёт зарплаты: создаётся документ «Увольнение», в котором рассчитывается компенсация. Однако возможности учёта остатков отпусков там ограничены по сравнению с 1С:ЗУП — остаток дней чаще приходится контролировать и вводить вручную.