Как в 1С начислить материальную помощь в связи со смертью

Материальная помощь в связи со смертью — частый повод для обращения к расчётчику зарплаты: умер сам работник либо его близкий родственник, и организация по заявлению или приказу руководителя выплачивает деньги работнику или родственникам умершего. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) 3.1 такая выплата оформляется отдельным начислением с особыми настройками налогообложения, потому что в зависимости от ситуации помощь может полностью освобождаться от НДФЛ и страховых взносов.

Ключевая сложность не в самом проведении документа, а в правильной квалификации выплаты. Помощь родственникам умершего работника и помощь работнику в связи со смертью члена его семьи облагаются по-разному: в первом случае при соблюдении условий НДФЛ и взносы не начисляются вовсе, во втором действует необлагаемый лимит. Ошибка в настройке вида расчёта приводит к неверной отчётности 6-НДФЛ и РСВ и к перерасчётам при проверке.

Ниже разобраны оба сценария: как создать и настроить начисление, каким документом зарегистрировать выплату, как проверить налоги и взносы, как отразить помощь в отчётности и каких ошибок избегать. Инструкция ориентирована на типовую конфигурацию 1С:ЗУП 3.1, но логика применима и к 1С:КАМИН и другим решениям на базе типового расчётного механизма.

Определите ситуацию: кому и по какому основанию платится помощь

Перед работой в программе важно зафиксировать юридическую природу выплаты, потому что от неё зависят настройки. Возможны два основных случая. Первый: умер сам работник, и помощь выплачивается его родственникам (супругу, родителям, детям) на основании их заявления и свидетельства о смерти. Второй: у работника умер член семьи, и помощь выплачивается самому работнику по его заявлению с приложением копии свидетельства о смерти и документов о родстве.

Для первого случая налоговое законодательство предусматривает полное освобождение от НДФЛ и страховых взносов при соблюдении условий: выплата производится близким родственникам в связи со смертью работника (в том числе бывшего, вышедшего на пенсию). Для второго случая действует общий необлагаемый лимит материальной помощи работнику — в пределах установленной суммы за календарный год; сверх лимита начисляются НДФЛ и взносы.

Проверьте локальные документы организации: положение об оплате труда, коллективный договор или приказ руководителя должны закреплять право на такую выплату и её размер. В 1С эти документы не хранятся автоматически, но приказ является основанием для документа начисления, и его реквизиты стоит указать в комментарии.

Создайте и настройте вид начисления

Откройте раздел «Настройка» → «Начисления» (или «Зарплата» → «Настройка начислений и удержаний» в зависимости от релиза) и создайте новое начисление с наименованием, например, «Материальная помощь в связи со смертью». Способ расчёта выберите «Фиксированной суммой» — сумма будет вводиться вручную в документе.

На вкладке «Налоги, взносы, учет» задайте параметры. Для помощи работнику в связи со смертью члена семьи: код дохода НДФЛ — 2760 «Материальная помощь, оказываемая работодателями своим работникам», с вычетом 503 в пределах необлагаемого лимита; по страховым взносам — облагается сверх необлагаемого лимита (вид дохода «Материальная помощь, частично облагаемая страховыми взносами»). Для помощи родственникам умершего работника настройки иные: выплата не должна попадать в базу НДФЛ и взносов при соблюдении условий.

Статью расходов выберите в соответствии с учётной политикой (обычно расходы, не учитываемые в целях налога на прибыль, либо отражение за счёт чистой прибыли — уточните у бухгалтера). Если в организации уже есть начисление «Материальная помощь», не используйте его для этого случая: настройки налогообложения по смерти отличаются, и смешивание испортит отчётность.

Зарегистрируйте выплату документом «Материальная помощь»

Перейдите в «Зарплата» → «Материальная помощь» (в некоторых релизах документ доступен через «Все начисления» → «Материальная помощь»). Создайте новый документ, укажите организацию, дату и месяц начисления. В табличной части выберите сотрудника, вид материальной помощи — созданное вами начисление, и введите сумму.

Если выплата производится родственникам умершего работника, а сам работник уже умер и уволен с датой смерти, проверьте, как в вашей конфигурации оформляется получатель. В типовой ЗУП 3.1 выплата регистрируется на умершего сотрудника, а фактический получатель указывается в ведомости (через документы на выплату умершего). В некоторых случаях создают карточку физического лица-получателя. Порядок зависит от настроек, поэтому сверьтесь с принятым в вашей организации регламентом.

Проведите документ и откройте его движения (кнопка «Показать проводки и движения» или отчёт «Полное свод начислений»). Убедитесь, что начисленная сумма совпадает с приказом, а НДФЛ и взносы рассчитаны согласно выбранной настройке: для необлагаемой выплаты налоговые строки должны отсутствовать или быть нулевыми.

1. 1
   Получите заявление и копию свидетельства о смерти, подготовьте приказ о выплате помощи
2. 2
   Создайте вид начисления с корректными настройками НДФЛ и страховых взносов
3. 3
   Зарегистрируйте выплату документом «Материальная помощь» с указанием сотрудника и суммы
4. 4
   Проверьте расчёт НДФЛ и взносов в движениях документа и расчётном листке
5. 5
   Сформируйте ведомость на выплату и проверьте получателя денежных средств
6. 6
   Убедитесь, что выплата корректно отразилась в 6-НДФЛ и РСВ за период

Проверьте НДФЛ и страховые взносы

Откройте расчётный листок сотрудника («Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Расчётный листок») за месяц начисления. Материальная помощь должна отображаться отдельной строкой с вашим наименованием. Если выплата полностью необлагаемая, в разделе НДФЛ по ней не должно быть базы; если применяется лимит — проверьте, что необлагаемая часть за год не превышена.

Для контроля лимита используйте отчёт «Анализ НДФЛ по кодам доходов» или карточку учёта доходов сотрудника. Программа автоматически отслеживает накопленный за год вычет по коду 503, но только если все выплаты материальной помощи оформлены начислениями с правильными кодами. Если часть помощи ранее прошла через неверно настроенное начисление, лимит будет посчитан неправильно.

По страховым взносам проверьте отчёт «Анализ взносов в фонды» или «Проверка расчёта взносов». Необлагаемая выплата родственникам умершего не должна попадать в базу. Если сумма попала в облагаемую базу — почти наверняка в виде начисления выбран неверный вид дохода по взносам, исправьте настройку и пересчитайте документ.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок сотрудника

Норма

Помощь показана отдельной строкой, НДФЛ/взносы соответствуют настройке

Тревожный признак

Помощь обложена налогом, хотя должна быть необлагаемой, или наоборот

Отчёт по НДФЛ за период

Норма

Необлагаемая выплата не формирует налоговую базу

Тревожный признак

Сумма попала в облагаемый доход без оснований

Анализ взносов

Норма

Выплата не входит в базу для взносов (при применении освобождения)

Тревожный признак

Сумма увеличила облагаемую базу по взносам

Ведомость на выплату

Норма

Получатель и сумма совпадают с приказом

Тревожный признак

Получатель не указан или сумма отличается от приказа

Отразите выплату в ведомости и отчётности

После начисления сформируйте ведомость на выплату («Выплаты» → «Ведомости в банк/кассу»). Если деньги получают родственники умершего, проверьте, что в ведомости корректно указан получатель и приложены документы, подтверждающие право на получение (заявление, свидетельство о смерти, документы о родстве, паспорт получателя). Это защищает организацию при возможных спорах наследников.

В отчётности проверьте два момента. В 6-НДФЛ необлагаемая помощь родственникам умершего обычно не отражается вовсе (если доход полностью освобождён), а помощь работнику в пределах лимита отражается с кодом дохода и вычетом. В РСВ необлагаемые суммы не попадают в базу, но могут показываться в составе выплат с соответствующей аналитикой — сверьтесь с актуальным порядком заполнения.

Если выплата прошла после сдачи отчётности за предыдущий период, она попадёт в отчётность текущего периода — это нормально. Проблемой является только ситуация, когда документ проведён задним числом в уже «закрытом» периоде: тогда потребуется пересчёт и, возможно, уточнённые отчёты.

Особые случаи и ограничения

Если работник умер и окончательный расчёт (зарплата, компенсация отпуска) выплачивается родственникам вместе с материальной помощью, оформляйте это разными документами: окончательный расчёт — через увольнение, помощь — через «Материальную помощь». Смешивание в одном документе затрудняет проверку налогообложения, потому что зарплатные выплаты умершего и помощь облагаются по-разному.

Если организация выплачивает помощь в натуральной форме (оплата ритуальных услуг напрямую), механизм в 1С отличается: такая операция обычно отражается в бухгалтерской программе, а не в ЗУП, и порядок налогообложения нужно согласовать с бухгалтерией. Не пытайтесь провести её как денежное начисление сотруднику.

При работе в распределённой базе (РИБ) или при обмене с 1С:Бухгалтерией убедитесь, что новый вид начисления синхронизирован и сопоставлен со статьёй расходов в бухгалтерском учёте. Несопоставленное начисление зависнет при выгрузке проводок, и отражение в учёте придётся править вручную.

Удобно заранее создать два отдельных начисления: «Мат. помощь в связи со смертью работника (родственникам)» и «Мат. помощь работнику в связи со смертью родственника». Тогда при оформлении документа расчётчик просто выбирает нужный вид, и риск перепутать настройки налогообложения сводится к минимуму.

Частые вопросы

Нужно ли удерживать НДФЛ с помощи родственникам умершего работника?

При выплате близким родственникам (супругу, родителям, детям) в связи со смертью работника помощь, как правило, полностью освобождается от НДФЛ при наличии подтверждающих документов. Если получатель не относится к кругу лиц, указанных в налоговом законодательстве, освобождение может не применяться — позицию стоит зафиксировать с бухгалтером до выплаты.

Какой документ подтверждает право на выплату в 1С?

Сама программа не хранит сканы документов, но основанием служат заявление работника или родственника, копия свидетельства о смерти и приказ руководителя. Реквизиты приказа укажите в комментарии к документу «Материальная помощь», а бумажные документы подшейте в личное дело.

Что делать, если помощь уже начислили с неправильными настройками?

Отмените проведение ошибочного документа, исправьте настройки вида начисления (код дохода НДФЛ и вид дохода по взносам), затем перепроведите документ или создайте новый. Если отчётность за период уже сдана, потребуется уточнённый расчёт 6-НДФЛ и/или РСВ.

Учитывается ли эта помощь при расчёте среднего заработка?

Материальная помощь, как правило, не включается в расчёт среднего заработка для отпускных и больничных, поскольку не является оплатой труда. В типовой настройке начисления с видом «материальная помощь» уже исключены из базы среднего заработка — проверьте это на вкладке «Средний заработок» в настройках начисления.

Можно ли выплатить помощь уволенному работнику?

Да, если это предусмотрено локальными документами организации (например, помощь бывшему работнику в связи со смертью близкого родственника). Налогообложение зависит от статуса получателя и основания выплаты; для бывших работников действует отдельный порядок освобождения, который нужно проверить до настройки начисления.

Почему в 6-НДФЛ не видно необлагаемой выплаты?

Если доход полностью освобождён от НДФЛ (например, помощь родственникам умершего), он обычно не отражается в 6-НДФЛ вовсе — это нормальное поведение, а не ошибка. Помощь работнику в пределах лимита отражается с кодом дохода и соответствующим вычетом.