Другое · 12 мин
Как в 1С начислить компенсацию за задержку зарплаты уволенному сотруднику
Пошаговая инструкция: расчёт и начисление компенсации за задержку зарплаты уволенному сотруднику в 1С:ЗУП, НДФЛ, взносы, отражение в учёте и отчётности.
Компенсация за задержку заработной платы — обязательная выплата по статье 236 ТК РФ. Она начисляется за каждый день просрочки, включая день фактической выплаты, и не зависит от наличия вины работодателя. Если сотрудник уволен, а окончательный расчёт выдан с опозданием, компенсация считается со дня, следующего за днём увольнения, по день фактической выплаты включительно.
В 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1) для таких ситуаций предусмотрен специальный документ «Компенсация за задержку зарплаты». Он автоматически рассчитывает сумму по ключевой ставке ЦБ, формирует проводки и отражает выплату в учёте. Ниже разберём полный цикл: от проверки задолженности до отражения в отчётности.
Важно понимать специфику случая с уволенным сотрудником: начисление происходит уже после прекращения трудового договора, поэтому есть нюансы с НДФЛ, страховыми взносами и регистрацией дохода в отчётах 6-НДФЛ и РСВ. Разберём их по шагам.
Когда компенсация обязательна и как считается сумма
Обязанность выплатить компенсацию возникает, если зарплата, отпускные, расчёт при увольнении или иные выплаты выданы позже установленного срока. Для увольнения крайний срок — день прекращения трудового договора (ст. 140 ТК РФ). Если деньги выдали позже, каждый день просрочки оплачивается.
Минимальный размер компенсации — 1/150 действующей ключевой ставки ЦБ РФ от невыплаченной вовремя суммы за каждый календарный день задержки. Локальным актом или трудовым договором может быть установлен повышенный размер — тогда считают по нему. Базой расчёта служит сумма, причитавшаяся сотруднику «на руки», то есть после удержания НДФЛ.
Период просрочки начинается со следующего дня после установленного срока выплаты и заканчивается днём фактического расчёта включительно. Если в периоде просрочки ключевая ставка менялась, расчёт ведётся по каждой ставке отдельно — в 1С это выполняется автоматически при актуальных данных о ставке.
Подготовка: что проверить в программе до начисления
Сначала убедитесь, что задолженность перед сотрудником фактически погашена или готова к выплате: документ «Компенсация за задержку зарплаты» рассчитывает сумму исходя из остатка задолженности и даты её выплаты. Откройте отчёт «Задолженность по зарплате» (Зарплата → Отчёты, справки) и проверьте сумму долга по уволенному сотруднику.
Проверьте, что в информационной базе актуальна ключевая ставка ЦБ. В типовой ЗУП 3.1 ставка хранится в регистре и обновляется вместе с обновлениями конфигурации; при отключённом автоматическом обновлении проверьте значение вручную в настройках. Если ставка устарела, расчёт будет неверным.
Также убедитесь, что документ увольнения проведён, а сама выплата расчёта при увольнении (ведомость) зарегистрирована с реальной датой. Именно от этих дат программа определит период просрочки. Если ведомость ещё не проведена, сначала выплатите долг, а затем создавайте компенсацию.
Что проверить перед расчётом
Сумма долга видна в отчёте и совпадает с ведомостью
Остаток не сходится — сначала разберитесь с расчётами
Ведомость проведена фактической датой
Ведомость не проведена или дата неверна
Ставка актуальна на весь период просрочки
Ставка устарела — расчёт занизится или завысится
Создание документа «Компенсация за задержку зарплаты»
Перейдите в раздел «Зарплата» и откройте журнал «Компенсации за задержку зарплаты». Если пункта нет в интерфейсе, включите его через настройку навигации раздела или найдите документ через «Все функции». Создайте новый документ.
Укажите организацию, месяц начисления (месяц, в котором компенсация будет отражена в учёте) и дату. По кнопке «Заполнить» или «Подбор» добавьте уволенного сотрудника. Программа автоматически определит сумму задолженности, период просрочки и рассчитает компенсацию по формуле с применением ключевой ставки.
Проверьте рассчитанные значения: сумму задолженности (базу), количество дней просрочки и итоговую сумму компенсации. При необходимости откройте расшифровку расчёта — в документе видно, как применялась ставка по периодам. После проверки проведите документ.
- 1Выплатите сотруднику основную задолженность и проведите ведомость фактической датой
- 2Откройте Зарплата → Компенсации за задержку зарплаты и создайте документ
- 3Укажите организацию и месяц начисления, добавьте уволенного сотрудника
- 4Проверьте автоматически рассчитанные базу, дни просрочки и сумму
- 5Проведите документ и зарегистрируйте выплату компенсации ведомостью
- 6Проверьте отражение в отчётах: расчётный листок, 6-НДФЛ, РСВ
НДФЛ и страховые взносы с компенсации
Компенсация за задержку зарплаты облагается НДФЛ: позиция Минфина и судебная практика по этому вопросу менялись, однако действующий подход налоговых органов требует удержания налога. В типовой ЗУП вид начисления компенсации настроен как облагаемый НДФЛ — налог рассчитается автоматически при проведении документа или при выплате.
Страховые взносы на компенсацию начисляются в общем порядке — взносами она облагается. Это относится и к уволенному сотруднику: прекращение договора не освобождает выплату от взносов, если она начислена в рамках трудовых отношений. Взносы будут рассчитаны в документе «Начисление зарплаты и взносов» за месяц начисления компенсации либо отражены согласно настройкам вида расчёта.
Проверьте настройки вида начисления «Компенсация за задержку выплаты заработной платы» в разделе «Настройка → Начисления»: код дохода по НДФЛ, категорию дохода и вид дохода по страховым взносам. Если в вашей базе вид расчёта дорабатывался, сверьте настройки с принятой в организации учётной политикой.
Выплата компенсации уволенному сотруднику
После проведения документа начисления создайте ведомость на выплату (Выплаты → Ведомости в банк / кассу). Уволенный сотрудник доступен для подбора в ведомость — программа покажет долг по компенсации. Дата ведомости определит дату фактического получения дохода для НДФЛ.
Если компенсация выплачивается по решению суда или трудовой инспекции вместе с иными суммами, разносите выплаты отдельными ведомостями по видам дохода, чтобы корректно сформировались регистры НДФЛ. Смешение разных доходов в одной ведомости затрудняет сверку отчётности.
После выплаты проверьте, что задолженность перед сотрудником закрыта полностью: сформируйте отчёт «Задолженность по зарплате» или карточку расчётов с сотрудником. Остаток по уволенному должен быть нулевым.
Отражение в бухучёте и отчётности
При синхронизации с 1С:Бухгалтерией компенсация попадёт в документ «Отражение зарплаты в бухучёте» за месяц начисления. Проверьте способ отражения: обычно компенсация относится на те же счета затрат, что и зарплата подразделения, либо на прочие расходы — в зависимости от учётной политики. Настройка задаётся в способах отражения или в настройках вида начисления.
В отчётности проверьте три участка. В 6-НДФЛ компенсация отражается как доход с соответствующим кодом, дата получения дохода — день выплаты. В РСВ сумма попадёт в облагаемую базу по взносам. В персонифицированных сведениях и отчётах по взносам уволенный сотрудник отражается в месяце начисления, даже если договор уже прекращён.
Для контроля используйте расчётный листок сотрудника и свод начислений: в них должна быть видна строка компенсации с суммой, удержанным НДФЛ и начисленными взносами. Расхождения между ЗУП и бухгалтерией после синхронизации устраняйте до сдачи отчётности.
Если типовой документ недоступен или расчёт не совпадает
В старших версиях ЗУП или при сильно доработанной конфигурации документа может не быть. В этом случае создайте отдельное начисление (Настройка → Начисления) с формулой или фиксированной суммой, назначьте коды дохода по НДФЛ и взносам по согласованию с бухгалтерией и начислите документом «Разовое начисление» или «Данные для расчёта зарплаты».
Если автоматический расчёт не сходится с вашим контрольным, проверьте три вещи: базу (берётся сумма к выплате после НДФЛ, а не начисленная), границы периода (первый день — следующий после срока выплаты, последний — день фактической выплаты) и ставку (при смене ставки внутри периода расчёт дробится). Расхождение почти всегда объясняется одним из этих параметров.
При спорной ситуации — например, частичная выплата долга несколькими частями — компенсация считается по каждому остатку задолженности за соответствующий период. Типовой документ такие случаи обрабатывает, но результат стоит сверить вручную по ведомостям.
Как действовать в вашей ситуации
Проверка результата и контрольные точки
Итоговая проверка занимает несколько минут и избавляет от ошибок в отчётности. Сформируйте расчётный листок уволенного сотрудника за месяц начисления: должны быть строки компенсации, НДФЛ с неё и взносы. Затем сверьте остаток задолженности — он должен быть нулевым.
Дополнительно проверьте аналитические отчёты по НДФЛ (Налоги, взносы → Отчёты, справки) и обороты по взносам. Если компенсация начислена в месяце, следующем за увольнением, убедитесь, что сотрудник корректно попал в отчётность этого периода.
Что важно запомнить
Компенсация начисляется типовым документом после фактической выплаты долга, считается от суммы «на руки» по 1/150 ключевой ставки за каждый день просрочки. Уволенный сотрудник отражается в обычном порядке: НДФЛ удерживается, взносы начисляются, выплата проходит ведомостью. Перед проведением проверьте даты ведомостей, базу расчёта и актуальность ставки.
Частые вопросы
Можно ли начислить компенсацию, если сотрудник уволен несколько месяцев назад?
Да. Документ не ограничен датой увольнения: сотрудник подбирается в документ, а расчёт ведётся от фактической задолженности и даты её погашения. Начисление отразится в текущем месяце, и сотрудник попадёт в отчётность этого периода.
Облагается ли компенсация НДФЛ и взносами?
По действующему подходу налоговых органов компенсация облагается НДФЛ, а страховые взносы начисляются в общем порядке. Типовые настройки вида начисления в ЗУП 3.1 соответствуют этому подходу; менять их стоит только по письменному решению организации.
Что делать, если ключевая ставка менялась в период просрочки?
Расчёт выполняется по каждой ставке отдельно за соответствующие дни. В типовом документе это происходит автоматически при актуальных данных о ставке; при ручном расчёте разбейте период на интервалы действия каждой ставки и просуммируйте результаты.
От какой суммы считается компенсация — начисленной или к выплате?
От суммы, причитавшейся сотруднику на руки, то есть после удержания НДФЛ. Это частая причина расхождения автоматического расчёта с «прикидкой на глаз», когда за базу ошибочно берут начисленную сумму.
Нужно ли выплачивать компенсацию, если задержка всего один день?
Да. Обязанность возникает за каждый день просрочки, включая один день, и не зависит от вины работодателя. Сумма будет небольшой, но невыплата — нарушение, за которое предусмотрена административная ответственность.
Как отразить компенсацию, если она назначена судом в большем размере?
Если суд установил размер выше минимального, скорректируйте сумму в документе вручную или начислите разницу отдельным начислением с теми же кодами дохода. Сохраните судебное решение как основание выплаты.