Как начислить и выплатить аванс в 1С

Аванс — это зарплата за первую половину месяца, которую работодатель обязан выплачивать в сроки, установленные правилами внутреннего трудового распорядка. В программах 1С порядок расчёта и выплаты аванса зависит от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) есть отдельный документ «Начисление за первую половину месяца», а в 1С:Бухгалтерии аванс обычно выплачивается фиксированной суммой или процентом без полного расчёта. Ниже разобраны оба сценария с конкретными действиями и проверками.

Главная ошибка начинающих расчётчиков — путать «выплату аванса» с «начислением аванса». Выплатить деньги можно простой ведомостью на фиксированную сумму, но если аванс рассчитывается по фактически отработанному времени, потребуется предварительный расчёт. От выбранного способа зависит и момент удержания НДФЛ, и корректность итогового расчёта за месяц.

Какой способ расчёта аванса выбрать

Прежде чем настраивать программу, определите, как ваша организация считает аванс. Существует три распространённых варианта: фиксированная сумма, процент от оклада (например, 40%) и расчёт по фактически отработанному времени за первую половину месяца. Первые два способа проще, но при них вы рискуете выплатить больше, чем сотрудник заработал, если он, например, ушёл на больничный в начале месяца.

Расчёт по отработанному времени считается наиболее безопасным с точки зрения трудовых проверок: сумма аванса всегда соответствует реальному заработку. В 1С:ЗУП этот способ поддержан штатным документом и рекомендуется как основной. Способ выплаты фиксируется в настройках учётной политики и в кадровых документах сотрудников.

Сравнение способов расчёта аванса

Фиксированная сумма

Просто и быстро, но при отсутствиях сотрудника легко переплатить; переплату придётся удерживать при окончательном расчёте.

Процент от оклада

Компромиссный вариант; не учитывает фактические отсутствия, требует ручного контроля больничных и отпусков в первой половине месяца.

По отработанному времени

Точный и безопасный способ; требует ввода табелей и отсутствий до даты выплаты аванса, поддержан в ЗУП штатным документом.

Настройка 1С перед первым начислением аванса

В 1С:ЗУП откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» → вкладка «Учётная политика и другие настройки» → ссылка «Бухучёт и выплата зарплаты». Здесь укажите дату выплаты аванса и способ его расчёта: «Расчётом за первую половину месяца» или «Фиксированной суммой / процентом от оклада». Эти параметры применяются для всей организации.

Для отдельных сотрудников размер аванса можно переопределить. Если выбран фиксированный способ, сумма или процент задаётся в документе «Кадровый перевод» или «Приём на работу» на вкладке «Оплата труда» в поле «Аванс». Убедитесь, что у всех сотрудников это поле заполнено — иначе ведомость на аванс сформируется с пустыми суммами.

В 1С:Бухгалтерии отдельного документа начисления аванса нет. Размер аванса задаётся в карточке сотрудника (раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники» → поле «Аванс»), а выплата оформляется ведомостью. Проверьте также, что в учётной политике указаны корректные даты выплаты — они подставляются в документы автоматически.

Начисление аванса в 1С:ЗУП по отработанному времени

Если выбран расчёт за первую половину месяца, перед начислением внесите все отсутствия за период с 1-го по 15-е число: больничные, отпуска, командировки, прогулы. Документы отсутствий должны быть проведены до формирования начисления, иначе программа посчитает дни отсутствия как отработанные и аванс завысится.

Создайте документ: раздел «Зарплата» → «Начисления за первую половину месяца» → кнопка «Создать». Укажите месяц начисления, дату документа (обычно дата выплаты аванса) и нажмите «Заполнить». Программа автоматически подберёт сотрудников с плановыми начислениями и рассчитает сумму пропорционально отработанным дням по производственному календарю или графику сотрудника.

Проверьте результат по колонкам документа: «Отработано дней», «Начислено», «НДФЛ». Если сотрудник отработал первую половину месяца полностью, аванс составит примерно половину месячного заработка. При расхождениях откройте расшифровку по сотруднику — там видно, какие дни и начисления вошли в расчёт.

1. 1
   Внесите и проведите все документы отсутствий за 1–15 число
2. 2
   Откройте Зарплата → Начисления за первую половину месяца → Создать
3. 3
   Укажите месяц и дату, нажмите «Заполнить»
4. 4
   Проверьте отработанные дни и суммы по сотрудникам
5. 5
   Проведите документ
6. 6
   Создайте ведомость на выплату по ссылке из документа или из журнала ведомостей

Выплата аванса через ведомости

Начисление само по себе денег не переводит — для выплаты нужна ведомость. В ЗУП перейдите в раздел «Выплаты» и выберите нужный тип: «Ведомости в банк» (для зарплатного проекта), «Ведомости на счета» (для перечисления на произвольные карты), «Ведомости через кассу» (для наличной выплаты) или «Ведомости через раздатчика».

В новой ведомости укажите поле «Выплачивать» → «Аванс», месяц и дату выплаты, затем нажмите «Заполнить». Программа подтянет суммы из документа начисления за первую половину месяца либо фиксированные суммы из карточек сотрудников — в зависимости от настроек. Проверьте итоговую сумму ведомости и колонку «НДФЛ к перечислению», если налог удерживается при выплате.

В 1С:Бухгалтерии ведомость создаётся аналогично: «Зарплата и кадры» → «Ведомости в банк» (или «Ведомости наличными») → «Создать» → вид выплаты «Аванс». После проведения ведомости сформируйте расходный кассовый ордер или выгрузите реестр в банк. Проводки по выплате (Дт 70 Кт 51/50) формируются автоматически.

НДФЛ и взносы с аванса

При расчёте аванса по отработанному времени в ЗУП налог исчисляется в документе «Начисление за первую половину месяца» и удерживается при выплате ведомости. Убедитесь, что в настройках учётной политики по НДФЛ выбран вариант, соответствующий вашему порядку удержания — от этого зависит, когда налог попадёт в отчётность и платёжные документы.

Страховые взносы с аванса не начисляются — они рассчитываются целиком при окончательном начислении зарплаты за месяц документом «Начисление зарплаты и взносов». Если вы видите взносы в документе по авансу, значит, используется не тот документ или нарушены настройки начислений.

При выплате аванса фиксированной суммой без начисления НДФЛ с него обычно не удерживается до окончательного расчёта. Однако порядок зависит от текущих требований законодательства и настроек программы — сверяйте поведение ведомостей с методистом или по официальной документации вашей версии конфигурации.

Проверка результата и типичные ошибки

После выплаты аванса сформируйте отчёт «Расчётный листок» или «Свод начислений» за месяц и проверьте, что аванс отражён отдельной строкой и не дублируется. В конце месяца при окончательном расчёте сумма выплаченного аванса должна автоматически учесться: ведомость на зарплату заполнится разницей между начисленным за месяц и выплаченным авансом.

Контрольный признак корректности: долг за организацией на конец месяца после окончательной выплаты равен нулю (или равен депонированным/невыплаченным суммам). Используйте отчёт «Задолженность по зарплате» в разделе «Выплаты» — он показывает остатки по каждому сотруднику.

Контрольные точки

Как проверить результат

Ведомость заполнена

Норма

Суммы соответствуют расчёту или фиксированному авансу, НДФЛ указан корректно

Тревожный признак

Пустые строки, нулевые суммы у работающих сотрудников

Окончательный расчёт месяца

Норма

Ведомость на зарплату заполняется на разницу между начислением и авансом

Тревожный признак

Программа предлагает выплатить полную сумму без зачёта аванса

Задолженность по зарплате

Норма

После всех выплат остаток по сотрудникам равен нулю

Тревожный признак

Висит долг за организацией или за сотрудником без объяснимой причины

FAQ: частые вопросы по авансу в 1С

Можно ли выплатить аванс без документа начисления в ЗУП?

Да, если в настройках выбран способ «Фиксированной суммой» или «Процентом от оклада». Тогда ведомость с видом выплаты «Аванс» заполняется суммами из карточек сотрудников напрямую, документ «Начисление за первую половину месяца» не требуется.

Почему ведомость на аванс заполняется пустыми суммами?

Чаще всего не заполнено поле «Аванс» в кадровых документах сотрудников или не создан документ начисления за первую половину месяца при расчётном способе. Также проверьте, что месяц выплаты в ведомости совпадает с месяцем начисления.

Что делать, если аванс выплачен, а сотрудник заболел до конца месяца?

Введите больничный в обычном порядке. При окончательном расчёте программа уменьшит сумму к выплате, а при переплате образуется долг за сотрудником, который виден в отчёте «Задолженность по зарплате». Удержание переплаты оформляется по правилам ТК РФ.

Как выплатить аванс уволенному сотруднику?

Уволенным аванс не выплачивается — с ними производится окончательный расчёт в день увольнения через документ «Увольнение», который сам рассчитает все причитающиеся суммы. Если сотрудник уже в списке ведомости, удалите его строку до проведения.

Нужно ли платить аванс, если сотрудник в отпуске весь месяц?

Если сотрудник не отработал ни одного дня в первой половине месяца, обязанности выплачивать аванс нет. При расчётном способе ЗУП сам не включит его в документ начисления; при фиксированном способе строку придётся удалить из ведомости вручную.

Чем отличается аванс в 1С:Бухгалтерии от ЗУП?

В Бухгалтерии нет документа расчёта аванса по отработанному времени — выплата оформляется только ведомостью на фиксированную сумму из карточки сотрудника. Полноценный расчёт за первую половину месяца с учётом отсутствий доступен только в ЗУП.