Другое · 10 мин
Как в 1С начислить больничный за счёт работодателя
Пошаговая инструкция по начислению больничного за счёт работодателя в 1С:ЗУП: документ, расчёт первых трёх дней, проверка сумм и типичные ошибки.
Пособие по временной нетрудоспособности делится на две части: первые три дня болезни оплачивает работодатель за свой счёт, остальные дни — Фонд социального страхования (СФР, ранее ФСС). В программе 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) это разделение выполняется автоматически при проведении документа «Больничный лист», но бухгалтеру важно понимать, где именно смотреть сумму за счёт работодателя и как проверить правильность расчёта.
Ниже разобран порядок действий в типовой конфигурации 1С:ЗУП: от ввода электронного больничного до проверки проводок и отражения суммы работодателя в учёте. Отдельно рассмотрены ситуации, когда все дни оплачиваются за счёт фонда, и типичные ошибки, из-за которых сумма за счёт работодателя рассчитывается неверно.
Когда работодатель оплачивает первые три дня больничного
По общему правилу работодатель оплачивает за свой счёт первые три дня временной нетрудоспособности, если сотрудник заболел сам или получил травму (не производственную). Эти суммы не возмещаются фондом и относятся на расходы организации. Остальные дни, начиная с четвёртого, оплачивает СФР напрямую работнику в рамках проектных выплат.
Есть случаи, когда пособие с первого дня полностью платит фонд, и суммы за счёт работодателя не возникает вовсе: уход за больным членом семьи, карантин, протезирование, долечивание в санатории, а также несчастный случай на производстве и профзаболевание. Поэтому перед расчётом важно правильно указать причину нетрудоспособности в документе — от неё зависит, появится ли строка «за счёт работодателя» вообще.
Подготовка: что проверить до ввода больничного
Перед начислением убедитесь, что в программе корректно заполнены данные, влияющие на расчёт среднего заработка. В карточке сотрудника должны быть внесены сведения о стаже (справочник «Физические лица», ссылка «Трудовая деятельность» — страховой стаж для оплаты больничных листов). От стажа зависит процент оплаты: менее 5 лет — 60%, от 5 до 8 лет — 80%, 8 лет и более — 100% среднего заработка.
Также проверьте, что за расчётный период (два предшествующих календарных года) в базе есть начисления сотрудника либо введён документ «Справка для расчёта пособий» с данными от предыдущего работодателя. Если сотрудник работает давно и вся история ведётся в этой базе, дополнительных действий не требуется.
Наконец, убедитесь, что в настройках учётной политики организации указан актуальный МРОТ и включён обмен с СФР, если больничный электронный. Это ускорит загрузку данных листка нетрудоспособности и снизит риск ручных ошибок.
Ввод документа «Больничный лист»
Основной документ находится в разделе «Зарплата» → «Больничные листы» (в некоторых версиях — «Кадры» → «Больничные листы»). Создайте новый документ кнопкой «Создать». Если настроен обмен с СФР, электронный больничный можно загрузить по номеру ЭЛН: программа подтянет период, причину нетрудоспособности и коды диагноза автоматически.
При ручном вводе заполните: сотрудника, период нетрудоспособности (даты «с» и «по»), причину нетрудоспособности (например, «(01) Заболевание»), является ли больничный продолжением предыдущего листка. Поле «Продолжение листка» важно: если больничный является продолжением, три дня за счёт работодателя уже были оплачены по первичному листку, и программа не должна начислять их повторно.
- 1Откройте «Зарплата» → «Больничные листы» и создайте новый документ
- 2Выберите сотрудника и укажите период нетрудоспособности или загрузите ЭЛН из СФР
- 3Проверьте причину нетрудоспособности и признак продолжения листка
- 4На вкладке «Оплата» проверьте стаж, средний заработок и процент оплаты
- 5Проведите документ и откройте расшифровку расчёта
- 6Проверьте строку «Больничный за счёт работодателя» в расчётном листке
Как программа рассчитывает сумму за счёт работодателя
После проведения документа нажмите кнопку с суммой начисления (или команду «Показать подробности расчёта») — откроется расшифровка. В ней вы увидите две строки: «Больничный за счёт работодателя» за первые три календарных дня и «Больничный» за остальные дни за счёт СФР. Разбивка выполняется по календарным дням, а не рабочим.
Среднедневной заработок считается как сумма выплат за два предшествующих года, делённая на 730. Результат умножается на процент по стажу. Программа также контролирует ограничения: среднедневной заработок не может быть ниже рассчитанного из МРОТ и не может превышать предельную базу по взносам. Если сотрудник работает на условиях неполного времени, заработок из МРОТ корректируется пропорционально ставке.
Пример логики расчёта: среднедневной заработок 1 500 руб., стаж 7 лет (80%), больничный 10 дней. Дневное пособие — 1 200 руб. За счёт работодателя: 3 дня × 1 200 = 3 600 руб. За счёт СФР: 7 дней × 1 200 = 8 400 руб. В документе эти суммы будут показаны отдельными строками.
Как проверить результат
Ровно 3 календарных дня по первичному листку
Больше 3 дней или строка есть у продолжения листка
Соответствует стажу: 60/80/100%
100% при стаже менее 8 лет без оснований
Включает выплаты за 2 предшествующих года или справку
Нулевой заработок при наличии начислений в базе
Отражение в учёте и проводки
После синхронизации с 1С:Бухгалтерией сумма за счёт работодателя отражается на том же счёте затрат, что и зарплата сотрудника (20, 25, 26, 44 — в зависимости от подразделения и настройки способов отражения), в корреспонденции со счётом 70. Сумма за счёт фонда отражается по дебету счёта 69 (расчёты с СФР).
Способ отражения задаётся в настройках: «Зарплата» → «Способы отражения зарплаты в учёте» либо через шаблоны в настройках зарплатного проекта организации. Если проводки по больничному за счёт работодателя попадают не на тот счёт затрат, проверьте приоритет настроек: способ отражения в документе, в карточке сотрудника, в подразделении и в организации — программа берёт наиболее приоритетный.
Сумма за счёт работодателя облагается НДФЛ и страховыми взносами так же, как обычная зарплата. Это происходит автоматически при расчёте зарплаты за месяц и формировании документа «Отражение зарплаты в бухучёте».
Особые ситуации и ограничения
Больничный по уходу за ребёнком
При уходе за больным ребёнком или другим членом семьи пособие с первого дня выплачивает СФР. В документе укажите причину нетрудоспособности «(09) Уход за больным членом семьи» и выберите родственника. Строка «за счёт работодателя» в расчёте отсутствует — это корректно.
Продолжение больничного
Если сотрудник принёс второй листок как продолжение первого, установите флажок «Является продолжением листка нетрудоспособности» и выберите первичный документ. Тогда три дня за счёт работодателя не начислятся повторно — они уже оплачены по первому листку.
Нарушение режима и стаж менее 6 месяцев
При отметке о нарушении режима пособие с даты нарушения ограничивается МРОТ в расчёте за полный календарный месяц — укажите дату нарушения на вкладке «Оплата». Если страховой стаж сотрудника менее шести месяцев, пособие за весь период также ограничено МРОТ, но три дня за счёт работодателя всё равно выделяются.
Где проверить начисленную сумму
Основные точки контроля: расчётный листок сотрудника («Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Расчётный листок») — там виден вид начисления «Больничный за счёт работодателя» с суммой и количеством оплаченных дней. Свод начислений за месяц покажет общую сумму по всем сотрудникам. Для проверки взаиморасчётов с фондом используйте отчёты по пособиям за счёт СФР.
Дополнительно сверьте данные с реестром, отправляемым в СФР: в реестр попадают только дни за счёт фонда. Если в реестре оказались дни, которые должны оплачиваться работодателем, проверьте причину нетрудоспособности и признак продолжения листка.
Что важно запомнить
Больничный за счёт работодателя в 1С:ЗУП начисляется автоматически документом «Больничный лист» за первые три календарных дня при заболевании или травме самого сотрудника. Контролируйте стаж, причину нетрудоспособности и признак продолжения листка — от них зависит корректность суммы. Проверяйте результат в расчётном листке и не правьте проведённые документы вручную после отправки данных в СФР.
Частые вопросы
Почему в больничном нет суммы за счёт работодателя?
Чаще всего причина в виде нетрудоспособности: при уходе за членом семьи, карантине, протезировании или производственной травме все дни оплачивает СФР. Также проверьте, не отмечен ли листок как продолжение — тогда три дня работодателя уже начислены по первичному документу.
Как оплатить больничный совместителю за счёт работодателя?
Документ «Больничный лист» создаётся отдельно по каждому месту работы (основному и совместительству) в той же базе. Программа рассчитает средний заработок по каждому месту отдельно и выделит три дня за счёт работодателя в каждом документе.
Облагается ли сумма за счёт работодателя НДФЛ и взносами?
Да. Пособие за счёт работодателя облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке, как и часть за счёт фонда. 1С:ЗУП удерживает НДФЛ при выплате и начисляет взносы при расчёте зарплаты за месяц автоматически.
Что делать, если больничный пришёл после закрытия месяца?
Введите документ текущей датой с фактическим периодом нетрудоспособности. Если за дни болезни уже начислена зарплата, программа при проведении больничного выполнит сторнирование (перерасчёт) этих дней автоматически. Проверьте результат в расчётном листке за оба месяца.
Как посмотреть, сколько дней за счёт работодателя уже оплачено сотруднику за год?
Ограничения по количеству трёхдневных периодов в году законодательно не установлено — каждый первичный случай болезни даёт право на три дня за счёт работодателя. Посмотреть все начисления можно через расчётный листок за год с отбором по виду начисления «Больничный за счёт работодателя» или через свод начислений с группировкой по сотруднику.
Можно ли начислить больничный, если сотрудник ещё не принёс листок?
Формально документ можно создать, но выплачивать пособие без подтверждения листка нетрудоспособности (бумажного или электронного с закрытым статусом) не следует — фонд не примет реестр, а выплата окажется необоснованной. Практичный вариант: дождаться закрытия ЭЛН в обмене с СФР и только затем проводить начисление.