Другое · 11 мин
Как в 1С начислить больничный уволенному сотруднику
Пошаговая инструкция: как начислить и оплатить больничный уволенному сотруднику в 1С:ЗУП, какие документы создать и как проверить расчёт.
Ситуация, когда бывший сотрудник приносит больничный после увольнения, встречается регулярно и вызывает вопросы у расчётчиков. По закону работодатель обязан оплатить листок нетрудоспособности, если заболевание или травма наступили в течение 30 календарных дней после увольнения, а оплата производится в размере 60% среднего заработка независимо от страхового стажа.
В 1С:Зарплата и управление персоналом для такого случая предусмотрен штатный механизм, но у него есть особенности: стандартный документ «Больничный лист» рассчитает пособие по общим правилам, поэтому процент оплаты придётся скорректировать вручную или через специальные настройки. Ниже разобран полный порядок действий — от проверки условий оплаты до отражения выплаты в отчётности.
Когда больничный после увольнения подлежит оплате
Прежде чем заводить документ в программе, убедитесь, что у бывшего работника есть право на пособие. Основные условия: нетрудоспособность наступила в течение 30 календарных дней после даты увольнения, сотрудник не трудоустроен к новому работодателю, а больничный предъявлен в течение шести месяцев со дня восстановления трудоспособности.
Важный нюанс: правило о 30 днях и оплате 60% действует только при заболевании или травме самого бывшего работника. Больничный по уходу за заболевшим членом семьи после увольнения не оплачивается. Также не оплачивается листок, открытый после того, как человек устроился на новую работу, — там пособие назначает новый работодатель.
Отдельный случай — больничный, открытый до увольнения и продолжающийся после него. Такой листок оплачивается полностью по общим правилам (с учётом стажа), а не по схеме 60%, поскольку нетрудоспособность началась в период действия трудового договора. Увольнение во время болезни по инициативе работодателя при этом недопустимо.
Как выбрать действие
Какие данные подготовить перед расчётом
Для корректного начисления понадобятся: номер электронного листка нетрудоспособности (ЭЛН) или бумажный больничный, дата увольнения сотрудника, сведения о его среднем заработке за два предшествующих календарных года и данные о страховом стаже. Если бывший работник трудился у вас менее двух лет, запросите у него справку о заработке с предыдущих мест работы.
Проверьте в карточке сотрудника, что увольнение проведено корректно и дата увольнения соответствует приказу. От этой даты отсчитывается 30-дневный срок. Также убедитесь, что в базе остались данные о доходах сотрудника за расчётный период — они нужны для автоматического расчёта среднего заработка.
Если больничный электронный, убедитесь, что у вас настроен обмен с Социальным фондом России (СЭДО) и листок загружен в программу. При бумажном больничном данные придётся внести вручную.
Как создать больничный лист на уволенного сотрудника в 1С:ЗУП
Документ «Больничный лист» в 1С:ЗУП доступен и для уволенных сотрудников — программа не блокирует их выбор. Перейдите в раздел «Зарплата» → «Больничные листы» (или «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников») и создайте новый документ.
В поле «Сотрудник» выберите уволенного работника. Если список отображает только действующих сотрудников, снимите в подборе фильтр по дате или включите показ уволенных. Укажите номер ЭЛН — программа подгрузит данные из СФР автоматически, либо заполните период нетрудоспособности и причину вручную по бумажному больничному.
Главное действие — скорректировать процент оплаты. Программа по умолчанию рассчитает пособие исходя из стажа (60, 80 или 100%). Для больничного после увольнения откройте расшифровку расчёта (кнопка с зелёным карандашом или вкладка «Оплата») и вручную установите процент оплаты равным 60. Проверьте, что средний заработок рассчитан верно и при необходимости ограничен минимальным размером, исчисленным из МРОТ.
Выплата пособия и отражение в учёте
Пособие за счёт работодателя выплачивается вместе с ближайшей выплатой зарплаты в организации — создайте ведомость (в банк, кассу или на карту) и подберите в неё уволенного сотрудника. С выплаченной суммы удерживается НДФЛ: пособие по временной нетрудоспособности облагается налогом, но не облагается страховыми взносами.
Сроки выплаты части работодателя — ближайший день выплаты зарплаты после назначения пособия. Свою часть СФР перечисляет напрямую работнику после получения данных от работодателя через проактивный механизм. Проверьте, что сведения о застрахованном лице (карточка сотрудника, документ «Сведения для пособий») актуальны — иначе фонд не сможет перевести деньги.
В отчётности начисленное пособие попадает в 6-НДФЛ (суммы за счёт работодателя и НДФЛ с них), а в расчёте по страховым взносам отражается как необлагаемая сумма. Если обмен с СФР настроен, программа сама сформирует и отправит необходимые сведения для назначения фондом своей части пособия.
Как проверить результат
Установлено 60% для больничного, открытого после увольнения
Программа рассчитала 80% или 100% по стажу — пособие завышено
Первые 3 дня — за счёт работодателя, остальное — за счёт СФР
Вся сумма стоит за счёт работодателя или разбивка отсутствует
Налог исчислен и удержан с суммы пособия
Пособие выплачено без удержания НДФЛ
Листок закрыт, сведения отправлены и приняты фондом
Документ висит без отправки или есть ошибки приёмки
Работа в 1С:Бухгалтерии и в типовых сценариях обмена
Если зарплата ведётся в 1С:Бухгалтерии, механика аналогична: создаётся документ «Больничный лист» (раздел «Зарплата и кадры» → «Все начисления» → «Больничный лист»), выбирается уволенный сотрудник, вручную корректируется процент оплаты. В бухгалтерской конфигурации функциональность расчёта проще, поэтому сумму пособия (60% среднего заработка) часто рассчитывают внешне и вводят итоговые цифры вручную.
При синхронизации ЗУП с Бухгалтерией документ больничного уволенного переносится вместе с остальными начислениями. Убедитесь, что в бухгалтерской программе сотрудник не помечен как удалённый, иначе синхронизация может завершиться с предупреждением. Проводки формируются стандартно: Дт затратного счёта — Кт 70 для части работодателя.
На практике чаще всего ошибку даёт не сам расчёт, а выбор сотрудника: в некоторых релизах уволенные скрыты из списка подбора. Если бывший работник не находится, откройте полный список сотрудников и снимите отбор по дате приёма или установите в поле даты документа период, когда человек ещё работал, — тогда подбор его покажет.
Типичные ошибки и как их избежать
Самая распространённая ошибка — оставить процент оплаты, рассчитанный по стажу. Программа «не знает», что больничный относится к периоду после увольнения, и применяет стандартную шкалу. Всегда вручную проверяйте процент в расшифровке расчёта.
Вторая частая проблема — оплата больничного по уходу за ребёнком, открытого после увольнения. Такие листки не подлежат оплате у бывшего работодателя, и если пособие уже начислено, его придётся сторнировать. Третья ошибка — пропуск отправки сведений в СФР: работник ждёт деньги от фонда, а данные не ушли из-за незакрытого ЭЛН или ошибок обмена.
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли восстанавливать уволенного сотрудника в программе, чтобы начислить больничный?
Нет, восстанавливать или повторно принимать сотрудника не требуется. Документ «Больничный лист» в 1С:ЗУП позволяет выбрать уволенного работника, и расчёт выполняется на основании сохранённых в базе данных о его заработке и стаже. Повторный приём создаст лишние кадровые записи и исказит отчётность.
Как оплачивается больничный, если сотрудник заболел в день увольнения?
День увольнения — последний день действия трудового договора, поэтому нетрудоспособность, начавшаяся в этот день, оплачивается по общим правилам с учётом страхового стажа, а не по схеме 60%. Ограничение в 60% применяется только к заболеваниям, начавшимся после расторжения договора.
Что делать, если бывший сотрудник принёс несколько больничных подряд?
Каждый листок оформляется отдельным документом «Больничный лист» со своим номером ЭЛН. Проверяйте для каждого условие 30 дней: если первичный листок открыт в пределах срока, а последующие являются его продолжением, все они оплачиваются как один страховой случай по 60%. Самостоятельные новые случаи за пределами 30-дневного срока не оплачиваются.
Облагается ли больничный уволенного страховыми взносами?
Нет, пособие по временной нетрудоспособности не облагается страховыми взносами ни в части работодателя, ни в части СФР — это правило едино для действующих и уволенных сотрудников. Облагается только НДФЛ, который удерживается при выплате части работодателя.
Программа не даёт выбрать уволенного сотрудника в документе. Что делать?
Откройте полный список сотрудников в форме подбора и снимите фильтры по дате или статусу. В некоторых релизах помогает установка даты документа в период работы сотрудника с последующим возвратом к актуальной дате. Если сотрудник всё равно недоступен, проверьте, не помечен ли он на удаление и не очищены ли данные в результате свёртки базы.
Кто оплачивает больничный, если организация после увольнения сотрудника ликвидирована?
При ликвидации работодателя бывший работник обращается за назначением пособия напрямую в отделение СФР. Бухгалтеру действующей организации эта ситуация не встретится, но если ликвидация ещё не завершена, начисление выполняется в обычном порядке до закрытия юридического лица.
Что важно запомнить
Больничный уволенному оплачивается при заболевании в течение 30 дней после увольнения — всегда 60% среднего заработка. В 1С:ЗУП создаётся обычный документ «Больничный лист» на уволенного сотрудника с ручной корректировкой процента оплаты до 60%. Проверьте разбивку сумм между работодателем и СФР, удержите НДФЛ, отправьте сведения в фонд и отразите пособие в отчётности.