Как в 1С начислить больничный после увольнения

Оплата больничного уволенному сотруднику — обязанность работодателя, если нетрудоспособность наступила в течение 30 календарных дней после расторжения трудового договора. Пособие в этом случае рассчитывается в размере 60% среднего заработка независимо от страхового стажа бывшего работника. В 1С:Зарплата и управление персоналом для такого начисления предусмотрен отдельный механизм, который отличается от обычного документа «Больничный лист».

Главная сложность для расчетчика состоит в том, что стандартный документ «Больничный лист» нельзя ввести на уволенного сотрудника напрямую — программа не подберет его в поле «Сотрудник» в обычном порядке или рассчитает пособие по стандартным правилам. Поэтому используется специальное начисление «Оплата больничного после увольнения» и документ «Разовое начисление» либо «Простой, отсутствие» в зависимости от релиза конфигурации.

Ниже разобран полный порядок действий: от проверки права на пособие до отражения выплаты в отчетности. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП актуальных релизов, но логика сохраняется и в более ранних версиях.

Когда уволенному положена оплата больничного

Право на пособие возникает при одновременном выполнении нескольких условий. Во-первых, заболевание или травма должны наступить в течение 30 календарных дней после даты увольнения. Во-вторых, на момент обращения за пособием бывший работник не должен быть трудоустроен на новое место — если он уже работает, пособие назначает новый работодатель. В-третьих, обратиться за выплатой нужно в течение шести месяцев со дня восстановления трудоспособности.

Важное ограничение: оплачивается только нетрудоспособность самого бывшего работника. Больничный по уходу за ребенком или больным членом семьи, выданный после увольнения, оплате не подлежит. То же относится к пособию по беременности и родам — оно назначается по особым правилам и здесь не рассматривается.

Размер пособия фиксирован законом — 60% среднего заработка независимо от страхового стажа. Даже если стаж сотрудника превышал 8 лет и при работе он получал 100%, после увольнения применяется именно 60%. Это частая причина вопросов от бывших работников, и расчетчику стоит быть готовым объяснить норму.

Что проверить в программе перед начислением

Перед вводом документа убедитесь, что увольнение сотрудника проведено корректно: в документе «Увольнение» проставлена дата, рассчитаны все причитающиеся суммы, и сотрудник числится уволенным в справочнике. Если увольнение не проведено, дальнейшие действия будут некорректными — программа может предложить стандартный больничный лист.

Также проверьте, что в настройках учетной политики организации и в плане видов расчета присутствует начисление для оплаты больничного после увольнения. В типовой поставке 1С:ЗУП оно называется «Оплата больничного за счет работодателя после увольнения» и создается автоматически при начальной настройке программы. Если начисление отсутствует, его нужно создать вручную со ссылкой на предопределенный способ отражения.

Отдельно проверьте настройки НДФЛ для этого вида расчета: доход должен относиться к категории пособий по нетрудоспособности с кодом дохода 2300. Страховыми взносами пособие не облагается — это должно быть отражено в настройках вида расчета. Ошибка в этих параметрах приведет к неверной отчетности по 6-НДФЛ и РСВ.

Пошаговое начисление через документ «Разовое начисление»

Основной способ отразить пособие уволенному — документ «Разовое начисление» (в некоторых релизах — «Разовые начисления»). Откройте раздел «Зарплата» и создайте новый документ. В поле «Сотрудник» программа позволяет выбрать уволенного работника — в списке выбора установите отбор «Все, включая уволенных» или просто начните вводить фамилию.

В табличной части укажите вид начисления «Оплата больничного за счет работодателя после увольнения» и введите период нетрудоспособности по листку. Сумму программа рассчитает автоматически на основании среднего заработка, накопленного за расчетный период, с применением коэффициента 60%. Если средний заработок в базе отсутствует (например, сотрудник был принят и уволен быстро, а данные не перенесены), сумму придется рассчитать вручную и ввести напрямую.

После проведения документа откройте его расшифровку и проверьте: сумма пособия, удержанный НДФЛ, отсутствие страховых взносов. Дату фактического получения дохода для НДФЛ программа определит по дате планируемой выплаты — убедитесь, что она совпадает с реальной датой перечисления денег.

1. 1
   Проверьте, что увольнение проведено и дата начала больничного попадает в 30-дневный срок
2. 2
   Откройте Зарплата → Разовые начисления и создайте новый документ
3. 3
   Выберите уволенного сотрудника, включив отображение уволенных в списке выбора
4. 4
   Укажите вид расчета «Оплата больничного за счет работодателя после увольнения» и период по листку
5. 5
   Проверьте автоматически рассчитанную сумму: 60% среднего заработка, НДФЛ удержан, взносов нет
6. 6
   Проведите документ и сформируйте ведомость на выплату
7. 7
   Сверьте отражение в 6-НДФЛ: код дохода 2300, дата получения дохода — день выплаты

Альтернативные способы в разных релизах 1С

В части релизов 1С:ЗУП для этой ситуации предусмотрен документ «Простой, отсутствие» с соответствующим видом отсутствия. Логика аналогична: выбирается уволенный сотрудник, период нетрудоспособности и специальный вид расчета. Какой именно документ доступен, зависит от версии конфигурации — ориентируйтесь на наличие вида начисления для больничного после увольнения.

Если организация ведет учет в 1С:Бухгалтерии без ЗУП, пособие начисляется вручную: создается операция или документ начисления зарплаты с ручным вводом суммы, проводками по дебету счета 69 (за счет средств ФСС — по действующему механизму прямых выплат часть пособия финансирует фонд) и кредиту счета 70. При прямых выплатах работодатель оплачивает только первые три дня нетрудоспособности, остальное перечисляет СФР напрямую работнику.

Важно учитывать механизм прямых выплат: работодатель начисляет и платит пособие только за первые три дня больничного, а за остальной период обязан передать сведения в Социальный фонд России. В 1С:ЗУП для этого формируется реестр сведений для назначения пособия — не забудьте отправить его, иначе бывший работник не получит основную часть выплаты.

Сравнение вариантов

Разовое начисление в 1С:ЗУП

Основной способ: автоматический расчет 60% среднего, корректные коды НДФЛ, попадает в отчетность. Подходит всем, у кого ведется учет в ЗУП

Простой, отсутствие

Альтернатива в ряде релизов; результат аналогичен, но зависит от настройки видов отсутствий

Ручное начисление в 1С:Бухгалтерии

Когда ЗУП нет; расчет суммы делается вручную, выше риск ошибки в кодах НДФЛ и проводках

НДФЛ, взносы и отражение в отчетности

Пособие по нетрудоспособности, выплаченное уволенному, облагается НДФЛ в полном объеме — это отличает его, например, от выходного пособия в пределах лимита. В 6-НДФЛ доход отражается с кодом 2300, датой фактического получения дохода считается день выплаты, а срок перечисления налога — последний день месяца выплаты (особенность для больничных).

Страховые взносы на пособие не начисляются — ни пенсионные, ни медицинские, ни на случай нетрудоспособности, ни на травматизм. В расчете по страховым взносам сумма пособия отражается в составе необлагаемых выплат. Если вид расчета настроен неверно и взносы начислились, потребуется уточненный РСВ.

В учете расходов пособие за первые три дня относится на расходы работодателя, остальная часть финансируется фондом и в расходы организации не включается. Проверьте способ отражения в бухгалтерском учете в настройках вида начисления, чтобы проводки сформировались корректно.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сумма пособия

Норма

Равна 60% среднего дневного заработка × число дней болезни

Тревожный признак

Применен процент по стажу (80% или 100%) — значит использован обычный больничный

НДФЛ

Норма

Удержан с полной суммы, код дохода 2300 в 6-НДФЛ

Тревожный признак

Налог не удержан или код дохода 2000

Страховые взносы

Норма

Не начислены, сумма в необлагаемых выплатах РСВ

Тревожный признак

Взносы начислены — ошибка в настройке вида расчета

Реестр в СФР

Норма

Сформирован и отправлен за период сверх первых трех дней

Тревожный признак

Реестр не отправлен — работник не получит основную часть пособия

Частые ошибки и спорные ситуации

Самая распространенная ошибка — попытка ввести обычный документ «Больничный лист» на уволенного сотрудника. В зависимости от релиза программа либо не даст выбрать сотрудника, либо рассчитает пособие по стандартным правилам с учетом стажа, что завысит выплату. Всегда используйте специальный вид расчета с фиксированными 60%.

Вторая типичная проблема — неверное определение 30-дневного срока. Отсчет ведется от даты увольнения, включая выходные и праздничные дни. Если больничный открыт на 31-й день, пособие не назначается, и программа не должна его начислять. Спорные ситуации, когда листок открыт в последний день срока, а закрыт позже, решаются в пользу работника — важна дата открытия.

Третья ошибка — забыть про удержания. Если с бывшего работника взыскиваются суммы по исполнительным листам, алименты удерживаются и с пособия по нетрудоспособности. В 1С:ЗУП это настраивается в документе начисления или через документ «Ограничение взысканий» — проверьте, действуют ли исполнительные листы на момент выплаты.

Как проверить итоговый расчет

После проведения всех документов сформируйте расчетный листок уволенного сотрудника за месяц выплаты. В нем должна быть одна строка начисления — пособие после увольнения, удержанный НДФЛ и сумма к выплате. Сверьте сумму с ручным расчетом: средний дневной заработок × 60% × количество дней нетрудоспособности, оплачиваемых работодателем.

Далее проверьте отчетность: 6-НДФЛ за период выплаты должен содержать доход с кодом 2300, уведомление по ЕНП — соответствующую сумму налога, а РСВ — необлагаемую выплату. Если используется обмен с СФР, убедитесь, что реестр принят фондом без ошибок — статус виден в журнале обмена электронными документами.

Храните заявление бывшего работника, копию больничного листка (или номер электронного) и документы, подтверждающие выплату. Эти документы понадобятся при проверках и в случае спора о праве на пособие.

Частые вопросы

Можно ли ввести обычный документ «Больничный лист» на уволенного сотрудника?

Нет, это неправильный путь. Стандартный документ рассчитает пособие по общим правилам с учетом страхового стажа (60, 80 или 100%), тогда как после увольнения всегда применяется 60%. Используйте «Разовое начисление» со специальным видом расчета для больничного после увольнения.

Что делать, если средний заработок в базе отсутствует?

Если данные о заработке не перенесены в программу, рассчитайте средний дневной заработок вручную на основании справок о доходах за два предшествующих календарных года и введите итоговую сумму пособия в документ напрямую. Сохраните расчет в письменном виде как обоснование суммы.

Кто оплачивает больничный после увольнения — работодатель или фонд?

По механизму прямых выплат работодатель оплачивает первые три дня нетрудоспособности за свой счет. За остальной период пособие назначает и перечисляет Социальный фонд России на основании реестра сведений, который работодатель обязан сформировать и отправить.

Удерживаются ли алименты с больничного после увольнения?

Да, пособие по временной нетрудоспособности входит в перечень доходов, с которых удерживаются алименты. Если на бывшего работника действует исполнительный лист, удержание выполняется и с этой выплаты — проверьте настройки удержаний в документе начисления.

Что делать, если сотрудник заболел до увольнения, а больничный принес после?

Это другая ситуация: если нетрудоспособность началась в период работы, пособие рассчитывается по обычным правилам с учетом стажа, даже если листок закрыт уже после увольнения. Ограничение в 60% применяется только когда заболевание началось после расторжения договора.

Облагается ли пособие уволенному страховыми взносами?

Нет, пособия по государственному социальному страхованию не облагаются страховыми взносами независимо от того, кому они выплачены — действующему или уволенному работнику. В РСВ сумма отражается как необлагаемая выплата. Если программа начислила взносы, проверьте настройки вида расчета.