Как в 1С начислить аванс и удержать НДФЛ с аванса

Аванс по зарплате — это оплата за первую половину месяца, и работодатель обязан её выплачивать в сроки, установленные правилами внутреннего трудового распорядка. В 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии для этого используется отдельный документ начисления за первую половину месяца, а НДФЛ с аванса рассчитывается и удерживается при выплате, поскольку с 2023 года датой получения дохода в виде зарплаты считается день выплаты.

Главная сложность для бухгалтера — правильно выбрать способ расчёта аванса (фиксированной суммой, процентом от оклада или по фактически отработанному времени), корректно провести документ и убедиться, что НДФЛ исчислен с аванса и отразится в отчётности 6-НДФЛ. Ошибка на этом этапе приводит к расхождениям в ведомостях, долгам перед сотрудниками или бюджетом.

Ниже разобраны настройки, пошаговое начисление, удержание НДФЛ, проверка результата и типичные ошибки. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерию 3.0; названия пунктов меню могут немного отличаться в зависимости от релиза.

Какие настройки проверить перед начислением аванса

До первого начисления аванса убедитесь, что в программе корректно заданы базовые параметры. В 1С:ЗУП откройте «Настройка» → «Реквизиты организации» → «Учётная политика и другие настройки» → «Бухучёт и выплата зарплаты». Здесь указывается дата выплаты аванса и расчётного периода. В 1С:Бухгалтерии аналогичные параметры находятся в разделе «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Порядок учёта зарплаты».

Способ расчёта аванса задаётся либо в настройках, либо в кадровых документах сотрудника. Типовые варианты: фиксированной суммой, процентом от оклада (тарифа) или расчётом за первую половину месяца по фактически отработанному времени. Последний вариант считается наиболее безопасным с точки зрения требований трудового законодательства, так как аванс должен соответствовать реально отработанному времени.

Также проверьте, что у сотрудников заполнены графики работы, назначены плановые начисления (оклад, тарифная ставка) и введены сведения для НДФЛ: статус налогоплательщика, право на стандартные вычеты. Без графика работы расчёт «за первую половину месяца» выполнится некорректно или не выполнится вовсе.

Маршрут решения

Как выбрать способ расчёта аванса

В компании стабильные оклады и редко бывают отсутствияПодойдёт расчёт процентом от оклада (например, 40–50%) — быстро и предсказуемо

Сотрудники часто болеют, берут отпуска или работают по сменным графикамИспользуйте расчёт за первую половину месяца по отработанному времени — исключит переплату

Нужно минимизировать трудозатраты бухгалтераФиксированная сумма в кадровом документе, но следите за её соответствием отработанному времени

Как начислить аванс в 1С:ЗУП 3.1

Основной документ — «Начисление за первую половину месяца» в разделе «Зарплата». Создайте новый документ, укажите месяц начисления, организацию и при необходимости подразделение. По кнопке «Заполнить» программа автоматически подберёт сотрудников, отработавших первую половину месяца, и рассчитает суммы в соответствии с выбранным способом расчёта.

Если аванс задан фиксированной суммой или процентом, документ подставит эти значения без привязки к табелю. Если выбран расчёт по отработанному времени, программа проанализирует период с 1-го по 15-е число, учтёт отсутствия (отпуска, больничные, командировки), введённые до даты расчёта, и начислит пропорциональную сумму.

В табличной части можно вручную скорректировать строку по конкретному сотруднику — например, если аванс по договорённости выплачивается в меньшем размере. После проверки проведите документ. Учтите: документ «Начисление за первую половину месяца» не формирует проводок по НДФЛ сам по себе — налог рассчитается при выплате.

1. 1
   Откройте «Зарплата» → «Начисления за первую половину месяца» и создайте документ
2. 2
   Укажите месяц, организацию, при необходимости подразделение
3. 3
   Нажмите «Заполнить» и проверьте список сотрудников и суммы
4. 4
   Проверьте сотрудников с отсутствиями — суммы должны быть уменьшены пропорционально
5. 5
   Проведите документ
6. 6
   Сформируйте ведомость на выплату и проверьте исчисленный НДФЛ

Как начислить аванс в 1С:Бухгалтерии 3.0

В 1С:Бухгалтерии аванс оформляется документом «Начисление зарплаты» с видом операции за первую половину месяца (в актуальных релизах — отдельный переключатель «Аванс» или документ «Начисление зарплаты» с периодом «Первая половина месяца»). Раздел: «Зарплата и кадры» → «Все начисления».

При заполнении программа рассчитает аванс по способу, указанному в настройках или в карточке сотрудника. Возможности расчёта по отработанному времени в 1С:Бухгалтерии ограничены по сравнению с ЗУП: если в компании сложные графики, частые отсутствия и сдельная оплата, рекомендуется вести зарплатный учёт в 1С:ЗУП с синхронизацией проводок в бухгалтерскую программу.

После проведения начисления сформируйте ведомость: «Зарплата и кадры» → «Ведомости в банк» (или «В кассу»). Именно в ведомости будет рассчитан НДФЛ с выплачиваемого аванса.

Как удерживается НДФЛ с аванса

С 2023 года датой фактического получения дохода в виде оплаты труда признаётся день выплаты, поэтому НДФЛ исчисляется и с аванса, и с окончательного расчёта. В 1С налог рассчитывается автоматически в документе выплаты — ведомости в банк, в кассу или через зарплатный проект.

Создайте ведомость, укажите дату выплаты и заполните её по кнопке «Заполнить». Программа подтянет суммы к выплате за первую половину месяца и в колонке «НДФЛ» рассчитает налог по ставке, применяемой к доходу сотрудника, с учётом предоставленных вычетов. Стандартные вычеты на детей применяются один раз в месяц — обычно при первой выплате месяца, то есть при авансе, если она происходит раньше.

Перечисляется удержанный с аванса НДФЛ в составе единого налогового платежа в общие сроки: по налогу, удержанному с 1-го по 22-е число, — не позднее 28-го числа текущего месяца; с 23-го по последнее число — не позднее 5-го числа следующего месяца. Уведомление по ЕНП подаётся по периодам, в которых возникает обязанность перечисления.

Как проверить правильность расчёта

После проведения начисления и ведомости сверьте несколько контрольных точек. Откройте расчётный листок сотрудника («Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Расчётный листок»): аванс должен отображаться как начисление за первую половину месяца, а НДФЛ — как удержанный при выплате. Сумма к выплате должна равняться начисленному авансу минус НДФЛ.

Для проверки налога используйте отчёт «Анализ НДФЛ по датам получения доходов» (в ЗУП) или регистры налогового учёта. Убедитесь, что доход по авансу отражён с датой выплаты, а удержанный налог попал в нужный период удержания — от этого зависит корректность строк 6-НДФЛ.

Если сотрудник отсутствовал всю первую половину месяца (например, был в отпуске), аванс при расчёте по отработанному времени не начислится — это норма. При фиксированном авансе сумма начислится, и потребуется ручная корректировка, иначе образуется переплата и долг сотрудника.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок сотрудника

Норма

Аванс начислен, НДФЛ удержан, сумма к выплате совпадает с ведомостью

Тревожный признак

НДФЛ равен нулю при положительном доходе или сумма к выплате больше начисления

Ведомость на выплату

Норма

Колонка «НДФЛ» заполнена, итог ведомости равен платёжному поручению

Тревожный признак

Пустая колонка НДФЛ или расхождение с платёжкой

Отчёт по НДФЛ

Норма

Доход и налог отражены с датой фактической выплаты аванса

Тревожный признак

Доход висит на последнее число месяца или отсутствует в регистрах

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая проблема — аванс не заполняется в документе. Причины: не назначено плановое начисление сотруднику, не заполнен график работы, сотрудник принят после 15-го числа или в документе выбран не тот месяц. Проверьте кадровые данные и повторите заполнение.

Вторая типичная ситуация — НДФЛ посчитался дважды или не посчитался вовсе. Такое бывает, если ведомость создана с неверной датой выплаты, если аванс выплачен «задним числом» после расчёта зарплаты, или если документы введены в неправильной последовательности. Решение — отменить проведение ведомости, исправить дату и последовательность, затем перепровести.

Третья ошибка — переплата аванса отпускнику или уволенному. Если сотрудник уходит в отпуск с 16-го числа, а аванс выплачен фиксированной суммой, при окончательном расчёте образуется долг. Чтобы этого избежать, используйте расчёт по отработанному времени или корректируйте аванс вручную по сотрудникам с отсутствиями.

Ограничения и когда нужна помощь специалиста

Самостоятельно безопасно настраивать аванс, если в компании типовая ситуация: оклады, стандартные графики, штат до нескольких десятков человек. Сложные случаи — совместители, суммированный учёт рабочего времени, районные коэффициенты, сдельная оплата, задолженности прошлых периодов — требуют проверки методики расчёта, и здесь разумно привлечь специалиста по 1С:ЗУП.

Отдельная зона риска — исправление ошибок прошлых периодов после сдачи 6-НДФЛ. Перепроведение документов задним числом меняет регистры и требует уточнённой отчётности. Перед такими действиями сделайте резервную копию информационной базы и зафиксируйте текущие данные отчётов.

Частые вопросы

Можно ли выплатить аванс без начисления, просто ведомостью?

Технически ведомость можно заполнить вручную, но без документа начисления сумма не попадёт в учёт как доход сотрудника, а НДФЛ не будет корректно исчислен. Всегда сначала создавайте документ начисления за первую половину месяца, затем ведомость на его основании.

Что делать, если НДФЛ с аванса равен нулю?

Проверьте, не превысил ли доход сотрудника порог применения вычетов и не обнулила ли программа налог из-за стандартных вычетов, превышающих сумму аванса — это допустимая ситуация. Если вычетов нет, а налог нулевой, проверьте статус налогоплательщика в карточке сотрудника и дату выплаты в ведомости.

Как отменить ошибочно начисленный аванс?

Если ведомость ещё не выплачена, пометьте её на удаление, затем распроведите и пометьте на удаление документ начисления. Если выплата уже прошла, потребуется сторнирование или корректировка в следующем периоде — действуйте через документы исправления, а не прямое удаление.

Нужно ли платить страховые взносы с аванса?

Взносы начисляются один раз в конце месяца на всю базу, включая аванс. Отдельного начисления взносов при выплате аванса не требуется — документ «Начисление зарплаты и взносов» за месяц учтёт полную сумму дохода.

Почему аванс не попадает в 6-НДФЛ?

В 6-НДФЛ аванс отражается по дате фактической выплаты. Если дата ведомости попадает в другой отчётный период или ведомость не проведена, данные в отчёт не попадут. Проверьте проведение ведомости и период формирования отчёта.

Можно ли выплачивать аванс разным сотрудникам по-разному?

Да. Способ расчёта аванса можно задать индивидуально в кадровом переводе или приёме на работу: одним сотрудникам — процент от оклада, другим — по отработанному времени. Документ начисления рассчитает каждого по его настройкам.