Как в 1С внести изменения в штатное расписание

Штатное расписание в 1С: Зарплата и управление персоналом (ЗУП) — это не просто справочник должностей, а полноценный учётный механизм, от которого зависят приёмы на работу, кадровые переводы, расчёт зарплаты и отчётность. Поэтому любые изменения — новая должность, повышение оклада, сокращение ставки — нужно вносить через специальные документы, а не правкой «в лоб».

Программа поддерживает два режима работы: с ведением истории изменений штатного расписания и без неё. От выбранного режима зависит, какими документами вы будете оформлять изменения и сможете ли потом восстановить картину на любую дату. Ниже разберём оба варианта и типовые сценарии: добавление позиции, изменение оклада, закрытие ставки и массовую индексацию.

Инструкция ориентирована на конфигурацию 1С:ЗУП 3.1 — в ней кадровый блок устроен именно так. В более старых версиях (ЗУП 2.5, УПП 1.3) механика отличается, там штатное расписание ведётся иначе.

Проверьте настройки: ведётся ли история изменений

Прежде чем что-то менять, откройте настройки учётной политики: раздел «Настройка» → «Реквизиты и настройки организации» → «Учётная политика» (или «Настройка» → «Кадровый учёт» в зависимости от версии релиза). Найдите флажок «Ведётся история изменений штатного расписания».

Если флажок установлен, каждое изменение оформляется приказом-документом, и программа хранит состояние штатки на любую дату. Это правильный режим для большинства организаций: он нужен для корректных отчётов, проверок и кадрового учёта «задним числом».

Если флажок снят, изменения вносятся непосредственно в позиции справочника «Штатное расписание», и узнать, какой оклад был в прошлом квартале, будет невозможно. Включать историю «задним числом» следует осторожно: ранее внесённые правки не восстановятся автоматически.

Как добавить новую позицию в штатное расписание

Для добавления должности при включённой истории создайте документ: «Кадры» → «Штатное расписание» → «Изменения штатного расписания» → кнопка «Создать». Укажите дату, с которой позиция начинает действовать, — именно с неё на эту ставку можно будет принять сотрудника.

В табличной части нажмите «Добавить» и выберите «Добавить позицию». Заполните подразделение, должность, количество ставок (можно дробное, например 0,5), оклад или тарифную ставку и надбавки. Если нужной должности нет в справочнике, создайте её прямо из формы, указав категорию и условия труда при необходимости.

Проведите документ. После этого новая позиция появится в штатном расписании с указанной даты, и в документах «Приём на работу» её можно будет выбрать. Проверьте результат отчётом «Штатное расписание» на дату изменения.

1. 1
   Откройте Кадры → Штатное расписание → Изменения штатного расписания
2. 2
   Создайте документ и укажите дату вступления изменений в силу
3. 3
   Добавьте позицию: подразделение, должность, количество ставок
4. 4
   Заполните оклад, надбавки и график работы
5. 5
   Проведите документ и откройте отчёт «Штатное расписание» для проверки

Как изменить оклад или надбавки по существующей позиции

Изменение оплаты по ставке оформляется тем же документом «Изменение штатного расписания». В табличной части выберите действие «Изменить позицию», укажите нужную строку и скорректируйте оклад, тариф или состав надбавок. Дата документа — дата, с которой действует новая оплата.

Ключевой нюанс: изменение штатки само по себе не пересчитывает зарплату уже принятых сотрудников. Если на позиции работают люди, для них нужно оформить кадровый перевод или документ «Изменение оплаты труда» (в ЗУП 3.1 — «Изменение плановых начислений»), иначе в расчёте останется старый оклад. Программа в некоторых релизах предложит создать такие документы автоматически — проверьте соответствующую ссылку в форме.

Для массового повышения окладов на одинаковый коэффициент удобнее документ «Индексация штатного расписания» («Кадры» → «Индексация штатного расписания»). Он увеличивает оклады по выбранным позициям на заданный процент и может автоматически создать «Индексацию заработка» для сотрудников.

Как закрыть или сократить позицию

Сокращение ставки оформляется документом «Изменение штатного расписания» с действием «Закрыть позицию» (или уменьшением количества ставок). Укажите дату закрытия — с этого дня позиция перестанет быть доступной для приёмов и переводов.

Закрыть позицию можно, даже если на ней числятся сотрудники, — программа не запретит это автоматически. Поэтому перед закрытием проверьте занятость отчётом «Штатная расстановка» или «Остатки штатных единиц». Сначала оформите увольнения или переводы сотрудников, и только затем закрывайте ставку.

Если сокращается часть ставок (например, было 3, стало 2), используйте действие «Изменить позицию» и укажите новое количество ставок. Дата должна соответствовать приказу о сокращении штата по организации.

Как оформить изменения без ведения истории

Если история изменений отключена, работайте напрямую со справочником: «Кадры» → «Штатное расписание». Откройте нужную позицию и отредактируйте поля — оклад, количество ставок, надбавки. Новые позиции добавляются кнопкой «Создать».

У этого режима есть жёсткое ограничение: старые значения перезаписываются безвозвратно. Если понадобится узнать оклад на прошлую дату для расчёта среднего заработка, ответа на запрос трудовой инспекции или внутреннего аудита, данных в программе не останется. Поэтому режим без истории подходит только микропредприятиям с несколькими сотрудниками.

Сравнение вариантов внесения изменений

Документ «Изменение штатного расписания»

Подходит для точечных правок: новая позиция, изменение оклада, закрытие ставки. Хранит историю и дату вступления в силу.

Документ «Индексация штатного расписания»

Подходит для массового повышения окладов на коэффициент. Может автоматически создать индексацию заработка сотрудников.

Прямая правка справочника

Только при отключённой истории. Быстро, но без сохранения прошлых значений и без даты вступления в силу.

Как проверить результат и найти ошибки

После проведения изменений откройте отчёт «Штатное расписание» (Кадры → Кадровые отчёты) на дату изменения и сверьте: новые позиции появились, оклады соответствуют приказу, закрытые ставки не отображаются как действующие. Отчёт «Штатная расстановка» покажет, кто занимает каждую ставку и есть ли вакансии.

Дополнительно проверьте сотрудников на изменённых позициях: откройте начисления в карточке сотрудника или отчёт «Изменения оплаты труда» и убедитесь, что плановые начисления обновлены. Если оклад в расчёте остался старым — не создан документ изменения плановых начислений.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Штатное расписание» на дату изменения

Норма

Новые и изменённые позиции отображаются с корректными окладами

Тревожный признак

Позиции нет или оклад старый — документ не проведён или дата неверна

Плановые начисления сотрудников на позиции

Норма

Оклад сотрудника обновлён с той же даты

Тревожный признак

Оклад прежний — не создано изменение плановых начислений

Закрытая позиция

Норма

Не предлагается при приёме на работу, сотрудников на ней нет

Тревожный признак

Позиция доступна для выбора или на ней числятся люди

Типичные ошибки при работе со штатным расписанием

Чаще всего проблемы возникают не из-за самой штатки, а из-за разрыва между штатным расписанием и кадровыми документами сотрудников. Ниже — ошибки, которые регулярно приводят к расхождениям в расчётах и отчётности.

Ещё одна распространённая ситуация — попытка изменить штатку «задним числом» после закрытия периода расчёта зарплаты. Технически программа позволит провести документ, но это может потребовать перерасчёта зарплаты и сторнирования начислений. Такие операции выполняйте совместно с расчётчиком и после резервного копирования базы.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли изменить штатное расписание задним числом?

Технически — да, документ проведётся с прошлой датой. Но если период уже закрыт и зарплата рассчитана, потребуется перерасчёт начислений, а иногда и корректировка отчётности. Перед такой операцией сделайте резервную копию базы и согласуйте действия с расчётчиком.

Почему новая позиция не выбирается при приёме на работу?

Чаще всего дата приёма раньше даты вступления изменения в силу, либо документ «Изменение штатного расписания» не проведён. Проверьте дату документа и статус проведения, затем повторите выбор позиции.

Как изменить оклад только одному сотруднику, а не всей позиции?

Для этого штатное расписание менять не нужно. Оформите документ «Изменение плановых начислений» или «Кадровый перевод» с новым окладом конкретно для этого сотрудника — позиция в штатке останется прежней.

Что делать, если в штатке появились дубли позиций?

Дубли возникают, когда вместо изменения существующей позиции создают новую с теми же подразделением и должностью. Закройте лишнюю позицию документом изменения, а сотрудников при необходимости переведите на корректную. Перед объединением проверьте, на какой позиции числятся люди.

Нужно ли печатать приказ из 1С при изменении штатки?

Документ «Изменение штатного расписания» имеет печатную форму приказа, которую можно вывести из формы документа. Обязательная форма такого приказа законодательно не установлена, поэтому допустимо использовать форму из программы или собственный шаблон организации.

Влияет ли изменение штатки на средний заработок и отпускные?

Косвенно — да. Если изменение оклада по позиции сопровождается индексацией заработка сотрудников, коэффициент индексации учитывается при расчёте среднего заработка. Если же штатку изменили, а начисления сотрудников — нет, в расчёте среднего ничего не изменится.