Другое · 9 мин
Как изменить заработную плату сотруднику в 1С
Как изменить заработную плату сотруднику в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: кадровый перевод, изменение оклада, индексация, проверка расчёта и типичные ошибки.
Изменение заработной платы сотрудника в 1С выполняется не правкой старого документа, а созданием нового кадрового документа, который фиксирует изменение условий оплаты труда с конкретной даты. Это принципиально важно: история начислений должна сохраняться, иначе расчёт среднего заработка, отпускных и отчётность по прошлым периодам будут искажены.
В зависимости от конфигурации используются разные документы. В 1С:ЗУП (Зарплата и управление персоналом) основной инструмент — документ «Кадровый перевод», а для массового повышения окладов — «Изменение плановых начислений» или «Индексация заработка». В 1С:Бухгалтерии применяется «Кадровый перевод» либо «Изменение оклада» в зависимости от версии и настроек учёта.
Ниже разобраны типовые сценарии: разовое повышение оклада одному сотруднику, изменение системы оплаты труда, массовая индексация и проверка того, что новая сумма действительно попала в расчёт зарплаты.
Когда какой документ использовать
Прежде чем открывать программу, определите характер изменения. От этого зависит выбор документа и корректность дальнейших расчётов.
Разовое изменение условий оплаты одному сотруднику (повышение оклада, добавление постоянной надбавки, перевод на другую ставку) оформляется «Кадровым переводом» с отмеченным изменением начислений. Массовое повышение окладов по подразделению или всей организации удобнее проводить через «Изменение плановых начислений» (ЗУП) — документ позволяет заполнить список сотрудников и задать новые значения сразу всем.
Сравнение вариантов
Подходит для изменения оплаты одному сотруднику, совмещает кадровые и зарплатные изменения. Неудобен при массовом повышении.
Оптимален для группового изменения окладов и надбавок в ЗУП. Не меняет кадровые данные (должность, подразделение).
Применяется при пропорциональном повышении окладов на коэффициент, влияет на расчёт среднего заработка. Только для индексации, не для персональных изменений.
Изменение оклада через кадровый перевод в 1С:ЗУП
Откройте раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте новый документ «Кадровый перевод». Укажите организацию, сотрудника и дату, с которой действует изменение. Дата принципиальна: именно с неё программа начнёт считать зарплату по-новому, а период до неё останется рассчитанным по старым условиям.
На вкладке «Начисления» установите флажок изменения начислений. В табличной части отобразятся текущие плановые начисления сотрудника. Измените размер оклада в колонке с новым значением, при необходимости добавьте или отмените надбавки. Если надбавка прекращается — не удаляйте строку, а отметьте её как отменяемую: так сохранится корректная история.
- 1Откройте «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → «Создать» → «Кадровый перевод»
- 2Укажите сотрудника и дату начала действия нового оклада
- 3Включите изменение начислений и задайте новый размер оклада
- 4Проверьте, что отменяемые надбавки помечены как отменяемые, а не удалены
- 5Проведите документ и пересчитайте зарплату за текущий месяц
После проведения документа откройте «Зарплата» → «Начисление зарплаты и взносов» за соответствующий месяц и убедитесь, что сумма рассчиталась по новому окладу. Если документ введён середине месяца, программа разделит расчёт пропорционально отработанному времени до и после даты изменения.
Если меняется не оклад, а система оплаты
При переводе сотрудника, например, с оклада на часовую тарифную ставку в том же «Кадровом переводе» отменяется начисление «Оплата по окладу» и добавляется «Оплата по часовому тарифу» с указанием ставки. Убедитесь, что у нового начисления корректно настроена формула расчёта и учёт времени.
Изменение зарплаты в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8 механизм зависит от релиза и настроек. В актуальных версиях используется документ «Кадровый перевод» (раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы»). В нём на вкладке начислений задаётся новый оклад и дата изменения. В старых или упрощённых настройках может применяться документ «Изменение оклада».
Если в вашей базе кадровый учёт ведётся упрощённо и нужного документа нет, проверьте настройки учёта зарплаты: раздел «Администрирование» → «Параметры учёта» → «Настройки зарплаты». Иногда требуется включить полный кадровый учёт, чтобы стали доступны переводы и изменения начислений.
Массовое повышение и индексация
Когда оклады повышаются сразу группе сотрудников, делать десятки кадровых переводов нерационально. В ЗУП создайте документ «Изменение плановых начислений» (раздел «Зарплата» → «Изменение оплаты сотрудников»). Подберите сотрудников по подразделению или списком и задайте новые значения окладов.
Если повышение носит характер индексации — одинаковый коэффициент для всех — используйте документ «Изменение плановых начислений» с включённым признаком индексации (в некоторых релизах это отдельный документ «Индексация заработка»). Это важно для расчёта среднего заработка: индексация учитывается при расчёте отпускных и командировочных, а произвольное повышение — не всегда.
Неправильное оформление массового повышения как обычного изменения (без признака индексации) приведёт к занижению среднего заработка сотрудников при расчёте отпускных. Это одна из самых частых причин претензий при проверках.
Проверка результата после изменения
После проведения документа обязательно проверьте, что изменение реально применилось. Самый быстрый способ — сформировать расчётный листок сотрудника за месяц изменения: в нём должны отображаться начисления по новому окладу (или две строки при изменении в середине месяца).
Дополнительно сверьте данные в карточке сотрудника: раздел «Кадры» → «Сотрудники» → открыть сотрудника → ссылка на историю изменений оплаты труда. Там должна появиться новая запись с корректной датой и суммой.
Как проверить результат
Начисление рассчитано по новому окладу с указанной даты
Сумма старая или отсутствует строка начисления
Новая запись с правильной датой и размером
Записи нет или дата не соответствует приказу
Коэффициент индексации учтён в расчёте отпускных
Отпускные считаются без учёта повышения
Типичные ошибки и ограничения
Самая распространённая ошибка — попытка исправить оклад прямо в старом документе приёма на работу. Это ломает историю и приводит к пересчёту всех прошлых периодов. Второе типичное упущение — неверная дата изменения: если поставить первое число следующего месяца вместо фактической даты приказа, сотрудник недополучит деньги, а при проверке это расценят как нарушение.
Ещё одна проблема — изменение оклада при незакрытом расчёте зарплаты за текущий месяц. Если документ «Начисление зарплаты и взносов» уже создан и заполнен, после кадрового перевода его нужно перезаполнить, иначе суммы останутся старыми.
Учтите и организационное ограничение: изменение оклада должно быть оформлено кадрово (дополнительное соглашение к трудовому договору, приказ). Программа 1С фиксирует учётную сторону, но не заменяет кадровые документы на бумаге или в ЭДО.
Что важно запомнить
Зарплату меняют новым документом с датой начала действия: «Кадровый перевод» — для одного сотрудника, «Изменение плановых начислений» — для группы, индексация — с соответствующим признаком. После проведения проверьте расчётный листок и при необходимости пересчитайте начисление зарплаты за месяц.
Частые вопросы
Можно ли изменить зарплату задним числом?
Технически да: укажите в кадровом переводе прошлую дату. Но если период уже закрыт и отчётность сдана, потребуется перерасчёт и, возможно, уточнённые отчёты (6-НДФЛ, РСВ). Перед такими действиями сделайте резервную копию базы и оцените последствия.
Почему после кадрового перевода зарплата считается по-старому?
Чаще всего документ «Начисление зарплаты и взносов» был создан раньше перевода и не перезаполнен. Откройте его и нажмите «Заполнить» заново. Также проверьте дату перевода — если она позже расчётного месяца, изменение применится только со следующего периода.
Как изменить зарплату сотруднику, который работает на полставки?
В кадровом переводе указывается полный оклад по штатному расписанию, а доля ставки задаётся в кадровых данных (количество ставок). Программа сама рассчитает пропорцию. Не вписывайте в оклад уже уменьшенную сумму — это нарушит связь со штатным расписанием.
Обязательно ли вести штатное расписание, чтобы менять оклады?
Нет. В ЗУП штатное расписание можно отключить в настройках, тогда начисления задаются напрямую в кадровых документах. Но если штатное расписание включено, изменение оклада обычно делается через изменение штатного расписания, а кадровый перевод подтягивает новые данные из него.
Чем отличается надбавка от повышения оклада?
Повышение оклада меняет базовое плановое начисление и влияет на все зависимые расчёты. Надбавка — отдельное начисление (процентом или фиксированной суммой), которое проще отменить или скорректировать. Для временных доплат лучше использовать надбавку, для постоянного повышения — изменение оклада.
Нужно ли пересчитывать отпускные после повышения оклада?
Если повышение оформлено как индексация и затронуло расчётный период отпуска, средний заработок пересчитывается с коэффициентом индексации. При персональном повышении (не индексации) пересчёт среднего заработка по общему правилу не требуется — учитываются фактические начисления.