Как в 1С изменить основное место работы на совместительство

Перевести сотрудника с основного места работы на совместительство в 1С:ЗУП нельзя простой сменой галочки в карточке — вид занятости напрямую влияет на расчёт НДФЛ, предоставление стандартных вычетов, отчётность и заполнение трудовой книжки, поэтому ошибка здесь приведёт к некорректным данным в учёте. Чаще всего такая необходимость возникает, когда работник оформил основную работу в другой организации, но остаётся у вас на неполное время, и кадровику нужно корректно зафиксировать это изменение в программе.

Ключевой момент: в 1С нельзя просто переключить признак «основное место работы» на «совместительство» в карточке сотрудника задним числом. Вид занятости привязан к кадровым документам — приёму на работу, кадровому переводу или увольнению. В зависимости от ситуации применяется либо кадровый перевод, либо полная цепочка «увольнение — приём».

Ниже разобраны оба сценария для 1С:ЗУП (ред. 3.1) и 1С:Бухгалтерии 8, порядок проверки начислений после изменения и типичные ошибки, из-за которых «ломаются» вычеты и отчёты.

Когда достаточно кадрового перевода, а когда нужно увольнение

Выбор сценария зависит от юридической сути изменения. Если сотрудник остаётся в той же организации по тому же трудовому договору, но меняется характер работы (например, он нашёл основную работу в другой компании и переводится к вам на совместительство по соглашению сторон), достаточно кадрового перевода с дополнительным соглашением к договору.

Если же трудовой договор по основному месту расторгается, а с сотрудником заключается новый договор как с совместителем, в программе нужны два документа: «Увольнение» и новый «Приём на работу». Это более трудоёмкий путь, но юридически чистый — особенно когда меняются условия оплаты, должность или режим работы.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Трудовой договор продолжает действовать, меняется только вид занятостиОформите документ «Кадровый перевод» с изменением вида занятости и графика работы

Договор расторгается и заключается новый договор совместительстваПроведите «Увольнение» с основного места, затем новый «Приём на работу» с видом «совместительство»

Сотрудник одновременно основной и внутренний совместитель в одной организацииЭто два разных элемента справочника «Сотрудники» — не объединяйте их, меняйте только нужную строку

Подготовка: что проверить перед изменением

До оформления документов убедитесь, что в базе корректно заведены данные. Откройте справочник «Сотрудники» (раздел «Кадры») и найдите нужного работника. Проверьте, какие у него есть активные назначения: основное место работы, внутреннее совместительство, действующие договоры ГПХ. Если у сотрудника несколько строк в справочнике, работайте строго с той, где указано основное место работы.

Также заранее подготовьте: новый график работы (если совместитель работает неполное время, нужен график неполного рабочего времени — создайте его в разделе «Настройка → Графики работы сотрудников»), размер оплаты для совместителя (обычно пропорционально отработанному времени или за фактически выполненную работу) и дату, с которой действует изменение.

Способ 1: кадровый перевод на совместительство

Этот способ применяется, когда трудовые отношения не прерываются. Порядок действий в 1С:ЗУП 3.1 следующий. Откройте раздел «Кадры» и выберите журнал «Кадровые переводы» (или «Все кадровые документы»). Создайте новый документ «Кадровый перевод», укажите организацию, сотрудника и дату перевода — с этого дня будет действовать совместительство.

В документе перейдите на вкладку с условиями труда и измените вид занятости: вместо «Основное место работы» выберите «Внешнее совместительство» (или «Внутреннее совместительство», если основная работа сотрудника тоже в вашей организации, но по другому договору). Затем укажите новый график работы — для совместителя это обычно график неполного рабочего времени, скорректируйте количество ставок (например, 0,5) и размер начислений.

Проведите документ. Программа автоматически зафиксирует изменение в регистрах кадрового учёта, и с указанной даты сотрудник будет учитываться как совместитель. Расчёт зарплаты за переходный месяц выполнится пропорционально периодам до и после перевода.

1. 1
   Откройте «Кадры → Кадровые переводы» и создайте новый документ
2. 2
   Укажите организацию, сотрудника и дату начала совместительства
3. 3
   Измените вид занятости с «Основное место работы» на нужный вид совместительства
4. 4
   Назначьте график неполного рабочего времени и количество ставок
5. 5
   Скорректируйте размер оплаты под новые условия
6. 6
   Проведите документ и проверьте начисление зарплаты за переходный месяц

Способ 2: увольнение с основного места и приём как совместителя

Если трудовой договор расторгается, начните с увольнения. В разделе «Кадры» создайте документ «Увольнение», укажите дату и основание (например, соглашение сторон или инициатива работника). Программа предложит выполнить окончательный расчёт: компенсацию неиспользованного отпуска, выходное пособие, если оно положено. Проведите расчёт до перехода к приёму — иначе остатки по отпуску и взаиморасчёты «повиснут».

Затем создайте новый документ «Приём на работу». В поле «Сотрудник» выберите того же физического лица — программа предложит использовать существующую карточку физлица, согласитесь, чтобы не плодить дубли. Вид занятости укажите «Внешнее совместительство» (или внутреннее), назначьте должность, график неполного времени, количество ставок и оплату.

Обратите внимание: при новом приёме стаж для отпуска и остатки отпусков начинают считаться заново по новому договору — это корректно, так как прежний договор расторгнут и компенсация за неиспользованный отпуск уже выплачена при увольнении.

Особенности для 1С:Бухгалтерии 8

В 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3.0) кадровые возможности проще, но логика та же. Кадровый перевод находится в разделе «Зарплата и кадры → Кадровые переводы». В документе можно изменить вид занятости, график и оклад. Если перевода недостаточно, оформите «Увольнение» и новый «Приём на работу» из того же раздела.

В бухгалтерской конфигурации важно вручную проверить, что в новом приёме указан правильный способ отражения зарплаты в учёте (счёт затрат), так как настройки не всегда копируются из прежнего назначения. Также проверьте заявление на вычеты НДФЛ: при смене статуса сотрудника заявление может потребоваться отозвать.

Проверка результата после изменения

После проведения документов выполните контрольные проверки. Откройте карточку сотрудника: вид занятости должен отображаться как совместительство, дата изменения должна совпадать с приказом. Сформируйте расчётный листок за переходный месяц — суммы до и после изменения должны быть рассчитаны пропорционально отработанному времени по соответствующим графикам.

Проверьте регистр вычетов НДФЛ: если сотрудник перестал быть основным, стандартные вычеты у вас должны прекратиться (при условии, что он получает их по новому основному месту работы). Дополнительно сформируйте отчёт «Штатная расстановка» или справку о сотруднике, чтобы убедиться, что в штатном расписании позиция отражается корректно.

Контрольные точки

Как проверить результат

Вид занятости в карточке сотрудника

Норма

Указано «Внешнее совместительство» или «Внутреннее совместительство» с нужной даты

Тревожный признак

Осталось «Основное место работы» или дата не совпадает с приказом

Расчёт зарплаты за переходный месяц

Норма

Начисления разделены пропорционально периодам по старому и новому графику

Тревожный признак

Начислено за полный месяц по старому окладу или появились двойные суммы

Вычеты НДФЛ

Норма

Стандартные вычеты прекращены с даты перехода (если сотрудник получает их в другом месте)

Тревожный признак

Вычеты продолжают применяться автоматически

Количество карточек физлица

Норма

Одно физлицо, одна или несколько строк сотрудника по разным договорам

Тревожный признак

Создано дублирующее физическое лицо с теми же ФИО и ИНН

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — попытка исправить вид занятости непосредственно в карточке сотрудника или отредактировать старый документ приёма задним числом. Это искажает историю кадрового учёта, ломает уже сданные отчёты (РСВ, 6-НДФЛ, персонифицированные сведения) и приводит к расхождениям с трудовой книжкой. Всегда оформляйте изменение новым документом с актуальной датой.

Вторая распространённая проблема — дубли физических лиц. Если при новом приёме не связать договор с существующим физлицом, программа создаст второго «человека» с теми же ФИО. Тогда ИНН и СНИЛС окажутся задвоенными, отчёты не пройдут форматный контроль, а стаж и вычеты разделятся между двумя карточками. Используйте поиск существующего физлица при приёме и сервис поиска дублей («Администрирование → Обслуживание»).

Частые вопросы

Можно ли просто поменять вид занятости в карточке сотрудника без документов?

Технически поле в карточке недоступно для прямого редактирования — оно заполняется из кадровых документов. Это сделано намеренно: вид занятости должен иметь документальное основание (приказ). Оформите кадровый перевод или новую пару «увольнение — приём», и карточка обновится автоматически.

Сохранится ли стаж и остаток отпуска при кадровом переводе?

Да. При кадровом переводе трудовой договор не прерывается, поэтому стаж, остатки отпусков и накопленные данные по НДФЛ сохраняются в полном объёме. При увольнении и новом приёме отпускной стаж начинается заново, а неиспользованный отпуск компенсируется при увольнении.

Что делать со стандартными вычетами НДФЛ после перевода на совместительство?

Если сотрудник получает вычеты по новому основному месту работы, у вас их нужно прекратить. В 1С:ЗУП проверьте документы, регистрирующие право на вычеты, и при необходимости введите прекращение стандартных вычетов. Основание — заявление сотрудника.

Как оформить, если сотрудник становится внутренним совместителем?

Внутреннее совместительство — это отдельный трудовой договор в той же организации. Создайте новую строку сотрудника для того же физлица с видом занятости «Внутреннее совместительство», отдельным графиком и оплатой. Основное назначение при этом не трогайте — оба договора существуют параллельно.

Нужно ли пересдавать отчёты после изменения вида занятости?

Если изменение оформлено новым документом текущей датой и не затрагивает уже закрытые периоды, пересдавать отчёты не нужно. Корректировка потребуется только если вы ошибочно изменили документы прошлых периодов, уже вошедших в РСВ или 6-НДФЛ, — тогда подаётся уточнённый расчёт.

Что делать, если по ошибке создали дубль сотрудника?

Не удаляйте карточки вручную, если по ним есть проведённые документы. Используйте штатный сервис поиска и объединения дублей в разделе «Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных». После объединения проверьте, что все кадровые документы и начисления ссылаются на единственное физическое лицо.