Другое · 11 мин
Как в 1С изменить начисление: полная инструкция
Пошаговая инструкция, как в 1С:ЗУП изменить начисление сотруднику: плановые и разовые начисления, формула расчёта, изменение оклада, кадровый перевод и проверка результата.
Изменение начисления — одна из самых частых задач в 1С:Зарплата и управление персоналом. Под этим может пониматься несколько разных действий: поправить разовое начисление в конкретном документе, изменить плановое начисление сотрудника (например, повысить оклад), скорректировать формулу расчёта или вовсе отменить начисление. Каждый из этих сценариев выполняется своими инструментами, и главная ошибка новичков — пытаться исправить всё «в лоб» через один и тот же документ.
Важно понимать разницу между плановыми и разовыми начислениями. Плановые назначаются сотруднику кадровым документом (приём на работу, кадровый перевод) и действуют постоянно, пока их не изменят или не прекратят. Разовые вводятся отдельными документами — премия, больничный, командировка — и учитываются только в том месяце, к которому относятся. Способ изменения напрямую зависит от того, к какому типу относится начисление.
Ниже разобраны основные сценарии: от простого исправления суммы в документе до изменения формулы расчёта в настройках вида начисления. Инструкции ориентированы на типовую конфигурацию 1С:ЗУП 3.1, но логика применима и к другим редакциям с поправкой на интерфейс.
Определите, какое начисление нужно изменить
Прежде чем что-то менять, выясните, как именно начисление попало в расчёт. Откройте расчётный листок сотрудника (раздел «Зарплата» → «Отчёты, справки» → «Расчётный листок») и посмотрите спорную строку. Если начисление появляется каждый месяц автоматически (оклад, ежемесячная надбавка, районный коэффициент) — это плановое начисление. Если сумма появилась один раз — ищите документ, которым она введена.
Быстрый способ найти источник: в расчётном листке или в документе «Начисление зарплаты и взносов» щёлкните по строке начисления и проверьте, откуда она подтянулась. Также полезен отчёт «Анализ начислений и удержаний», где видна детализация по документам. Только после этого выбирайте сценарий: правка документа, кадровое изменение или корректировка настройки вида расчёта.
Меняется кадровыми документами, а не правкой расчёта
Ищите и исправляйте конкретный документ (премия, разовое начисление)
Проверяйте справочник «Начисления» в разделе «Настройка»
Используйте сторнирование или перерасчёт в текущем периоде
Как изменить плановое начисление сотруднику
Если нужно изменить размер оклада, надбавки или другого постоянного начисления, используйте документ «Изменение плановых начислений». Он находится в разделе «Зарплата» (или «Кадры» в зависимости от настроек). Создайте документ, укажите дату, с которой действует изменение, добавьте сотрудника — программа покажет его текущие начисления. Отметьте нужное начисление и задайте новое значение показателя (например, новый размер оклада).
Если изменение связано с переводом на другую должность или подразделение, корректнее использовать «Кадровый перевод» (раздел «Кадры»): в нём на вкладке «Оплата труда» можно одновременно изменить состав и размер начислений. Это обеспечит правильное отражение в кадровом учёте и штатном расписании.
Обратите внимание на дату документа: изменение действует с указанной даты, а расчёт за переходный месяц программа разделит пропорционально отработанному времени до и после изменения. Если нужно прекратить начисление, в том же документе снимите флажок с начисления или используйте документ «Прекращение плановых начислений».
- 1Откройте раздел «Зарплата» → «Изменение оплаты сотрудников» → «Изменение плановых начислений»
- 2Создайте документ, укажите организацию и дату начала действия изменения
- 3Добавьте сотрудника — программа подтянет его текущие начисления
- 4Отметьте нужное начисление и введите новое значение показателя
- 5Проведите документ и проверьте результат в расчётном листке за текущий месяц
Как исправить разовое начисление
Разовые начисления вводятся документами «Премия», «Разовое начисление», «Материальная помощь» и подобными. Если сумма ошибочна и период ещё не закрыт, просто откройте документ, исправьте сумму или показатели и перепроведите его. После этого пересчитайте зарплату: откройте «Начисление зарплаты и взносов» за этот месяц и обновите расчёт по сотруднику — программа учтёт исправление.
Если зарплата за период уже выплачена, прямая правка документа приведёт к расхождениям между начисленным и выплаченным, а также к проблемам с НДФЛ и взносами. В этом случае используйте документ «Сторнирование начислений» (раздел «Зарплата»): он отменяет ошибочную сумму в текущем периоде, после чего можно ввести корректное начисление. Альтернатива — механизм перерасчётов: при исправлении документа прошлого периода программа предложит зарегистрировать перерасчёт, который попадёт в ближайший расчёт зарплаты.
Как изменить начисление в документе «Начисление зарплаты и взносов»
Иногда требуется поправить результат прямо в итоговом документе расчёта: например, вручную скорректировать сумму, которая рассчиталась неверно из-за нестандартной ситуации. Откройте документ «Начисление зарплаты и взносов», найдите сотрудника и нажмите кнопку «Подробнее» или дважды щёлкните по строке — откроется форма детализации, где можно изменить сумму, отработанное время или показатели расчёта.
Учтите: ручная правка в документе — точечное решение. При следующем пересчёте документа (например, если кто-то нажмёт «Заполнить» заново) внесённые вручную изменения могут быть затёрты. Поэтому ручную корректировку делайте в последнюю очередь, когда все остальные данные уже проверены, и фиксируйте, почему сумма изменена вручную — это упростит разбор ситуации позже.
Как изменить формулу и настройки вида начисления
Если начисление считается неправильно систематически — у всех сотрудников или во всех месяцах — проблема в настройке самого вида расчёта. Откройте раздел «Настройка» → «Начисления», найдите нужный вид расчёта в списке и откройте его карточку. На вкладке «Основное» задаётся формула расчёта и способ расчёта (по окладу, фиксированной суммой, процентом и т.д.).
Формула редактируется в специальном редакторе: показатели (оклад, отработанное время, процент) добавляются из списка доступных. Если нужного показателя нет, его сначала создают в разделе «Настройка» → «Показатели расчёта зарплаты». После изменения формулы проверьте вкладки «Зависимости» и «Приоритет» — от них зависит, как начисление взаимодействует с другими видами расчёта (например, вытесняется ли больничным).
Изменения в виде расчёта действуют на все новые расчёты, но не пересчитывают уже проведённые периоды автоматически. Если настройка была ошибочной и зарплата за прошлые месяцы рассчитана неверно, потребуется пересчитать эти периоды — вручную перепроведя документы или через механизм доначислений.
Проверка результата и типичные ошибки
После любого изменения начисления обязательно проверьте результат. Сформируйте расчётный листок сотрудника за текущий месяц: новая сумма должна отразиться корректно, а при изменении в середине месяца — разделиться на периоды до и после. Дополнительно сверьте НДФЛ и взносы: изменение облагаемого начисления влияет на налоги, и программа должна пересчитать их автоматически.
Если изменение касается прошлых периодов, проверьте отчёт «Анализ НДФЛ» и расчёт страховых взносов — там не должно быть «зависших» сумм и отрицательных значений без объяснимой причины. Отрицательный НДФЛ или отрицательные базы по взносам — признак того, что сторнирование выполнено неправильно или пересчёт не завершён.
Как проверить результат
Новая сумма начисления отражена, суммы до/после изменения корректны
Старая сумма осталась или появились дубли строк
Налоги пересчитаны пропорционально новому начислению
НДФЛ не изменился или стал отрицательным без причины
После перезаполнения изменения сохраняются
При пересчёте ручные правки сбрасываются
К выплате стоит сумма с учётом изменения
Ведомость тянет старые данные — документ выплаты нужно обновить
Когда стоит обратиться к специалисту
Большинство описанных операций расчётчик выполняет самостоятельно, но есть ситуации, где ошибка дороже консультации. К ним относятся: массовый пересчёт зарплаты за несколько закрытых периодов, изменение начислений, влияющих на средний заработок за прошлые годы, исправления после сдачи годовой отчётности и любые правки в базе, где ведётся несколько организаций со сложными обменами данными.
Также помощь специалиста по 1С понадобится, если требуется создать новый вид начисления со сложной формулой (например, с использованием данных производственного календаря или нескольких показателей с условиями) — типовой редактор формул имеет ограничения, и часть сценариев реализуется только доработкой конфигурации.
Что важно запомнить
Плановые начисления меняются кадровыми документами, разовые — правкой или сторнированием документа, систематические ошибки — настройкой вида расчёта. Закрытые периоды исправляйте только через сторно и перерасчёты. После любого изменения проверяйте расчётный листок, НДФЛ и взносы.
Частые вопросы
Можно ли изменить начисление задним числом?
Да, но не прямой правкой документа прошлого периода, если зарплата уже выплачена. Введите изменение плановых начислений текущей датой с корректировкой или используйте сторнирование и доначисление в текущем месяце. Если отчётность сдана, может потребоваться уточнённый расчёт.
Почему после изменения оклада зарплата посчиталась по-старому?
Чаще всего документ изменения проведён не той датой или не проведён вовсе, либо «Начисление зарплаты и взносов» не пересчитан после ввода изменения. Откройте документ расчёта и обновите данные по сотруднику.
Как отменить начисление, назначенное по ошибке?
Если это плановое начисление — используйте «Прекращение плановых начислений» или кадровый перевод со снятием начисления. Если разовое — отмените проведение документа (период открыт) или сделайте сторнирование (период закрыт).
Изменится ли средний заработок после корректировки начисления?
Да, если скорректированное начисление входит в базу среднего заработка. После перерасчёта прошлых периодов программа пересчитает средний при следующем расчёте отпуска или больничного, но уже рассчитанные документы нужно перепровести вручную.
Что делать, если нужного начисления нет в списке?
Создайте новый вид расчёта в разделе «Настройка» → «Начисления», задайте формулу, налогообложение и назначение. Проверьте, что в настройках состава начислений (раздел «Настройка» → «Расчёт зарплаты») включена соответствующая функциональность — часть видов расчёта доступна только при включённых опциях.
Можно ли изменить начисление сразу всем сотрудникам подразделения?
Да, в документе «Изменение плановых начислений» можно подобрать сразу список сотрудников, а для индексации окладов предусмотрен отдельный документ «Изменение плановых начислений» с режимом индексации, который умножает показатели на коэффициент для всех выбранных сотрудников.