Другое · 9 мин
Как в 1С изменить график работы сотрудника
Как изменить график сотруднику в 1С:ЗУП и 1С:КА: через кадровый перевод, документ «Изменение графика работы списком» и настройку графиков. Проверка результата и ошибки.
График работы сотрудника в 1С определяет, какие дни считаются рабочими, какова норма времени и как программа рассчитывает оклад, отпускные и больничные. Изменить график можно по-разному: перевести одного сотрудника документом, поменять график целой группе или отредактировать сам шаблон графика. Выбор способа зависит от того, кого касается изменение и нужно ли сохранить историю для расчёта зарплаты.
Инструкции ниже ориентированы на конфигурации 1С:ЗУП 3.1 и 1С:КА/ERP (раздел кадрового учёта). В 1С:Бухгалтерии 8 механика графиков проще и описана отдельно. Перед любыми изменениями убедитесь, что у вас есть права на кадровые документы и справочник «Графики работы сотрудников».
Разберитесь, где именно хранится график
В 1С график сотрудника — это не самостоятельный документ, а связь между сотрудником и элементом справочника «Графики работы сотрудников» (раздел «Настройка» → «Графики работы сотрудников» или «Кадры» → «Графики работы» в зависимости от конфигурации). Шаблон графика описывает цикл рабочих и выходных дней, время работы и порядок расчёта нормы.
Назначение графика конкретному человеку происходит кадровыми документами: «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Изменение графика работы списком». Именно эти документы фиксируют, с какой даты сотрудник работает по тому или иному графику. Поэтому простое редактирование шаблона и кадровый перевод — принципиально разные операции с разными последствиями.
Создайте или проверьте нужный график в справочнике
Прежде чем переводить сотрудника, убедитесь, что подходящий график уже существует. Откройте справочник «Графики работы сотрудников» и найдите нужный элемент. Если его нет, создайте новый: укажите наименование, способ заполнения (по дням недели, произвольной длины, сменный), расписание рабочих дней и время работы.
Обратите внимание на поле «Считать норму времени по другому графику» — для неполных и сокращённых графиков норму обычно отсчитывают от пятидневки. Если это поле заполнено неверно, зарплата за неполный месяц посчитается с ошибкой. После создания графика откройте его и нажмите «Изменить» → проверьте заполненный календарь: рабочие и выходные дни должны совпадать с фактическим режимом.
Измените график одному сотруднику через кадровый перевод
Стандартный способ поменять график одному человеку — документ «Кадровый перевод» (раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения»). Создайте документ, выберите сотрудника и установите дату перевода — с неё начнёт действовать новый график.
На вкладке «Главное» отметьте флажок «Изменить график работы» (или перейдите на вкладку условий труда, в зависимости от версии) и выберите новый график из справочника. Если меняется только график, остальные поля (должность, подразделение, начисления) оставьте без изменений. Проведите документ.
- 1Откройте «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте «Кадровый перевод»
- 2Выберите сотрудника и укажите дату начала действия нового графика
- 3Отметьте изменение графика и выберите нужный элемент справочника
- 4Проверьте, что остальные условия труда не затронуты
- 5Проведите документ и сформируйте табель за месяц для контроля
Кадровый перевод сохраняет историю: программа будет знать, что до даты перевода действовал старый график, а после — новый. Это важно для корректного расчёта среднего заработка и нормы времени в переходном месяце.
Измените график группе сотрудников списком
Если график меняется сразу у нескольких работников (например, отдел переходит на сменный режим), используйте документ «Изменение графика работы списком» (раздел «Кадры» → «Изменение графика работы списком» или «Все кадровые документы»). Он делает то же самое, что кадровый перевод, но сразу для списка сотрудников.
Добавьте сотрудников в табличную часть (вручную или подбором по подразделению), укажите дату изменения и новый график. После проведения документ создаст записи об изменении условий труда для каждого человека из списка. Это быстрее и снижает риск пропустить кого-то при массовом переходе.
Способы изменения графика
Подходит для одного сотрудника. Сохраняет историю и корректно считает переходный месяц.
Для группы сотрудников одновременно. Те же учётные последствия, но массово.
Меняет режим сразу для всех, кто работает по этому графику. Не создаёт кадровых документов и истории изменений.
Когда редактировать сам шаблон графика
Если режим работы меняется для всех, кто трудится по конкретному графику (например, вся организация переходит на сокращённую пятницу), проще отредактировать сам элемент справочника. Откройте график, нажмите «Изменить», скорректируйте расписание и перезаполните календарь.
Учтите ограничение: изменение шаблона не фиксируется кадровым документом. Программа пересчитает норму времени задним числом по всему периоду действия графика, что может повлиять на уже рассчитанные начисления. Поэтому этот способ безопасен только для будущих периодов либо когда изменение действительно касается всех сотрудников графика с начала его действия.
Проверьте результат после изменения
После проведения документа убедитесь, что изменение применилось корректно. Откройте карточку сотрудника и перейдите по ссылке на трудовую деятельность или кадровые данные — там должен отображаться актуальный график с даты перевода.
Затем сформируйте табель учёта рабочего времени («Зарплата» → «Отчёты, справки» → «Табель учёта рабочего времени (Т-13)») за месяц изменения. Рабочие и выходные дни сотрудника должны соответствовать новому графику, а норма дней и часов — ожидаемым значениям.
Как проверить результат
Отображается новый график с даты перевода
Виден старый график или дата не совпадает с приказом
Рабочие и выходные дни совпадают с новым режимом
Календарь заполнен по старому графику или пустой
Норма дней и часов соответствует новому графику
Норма взята из старого графика или из чужого графика нормы
До даты перевода — старый график, после — новый
Весь месяц посчитан по одному графику
Особенности для 1С:Бухгалтерии и типичные ошибки
В 1С:Бухгалтерии 8 полноценного кадрового механизма графиков нет: графики работы используются в основном для расчёта оклада при неполном времени. График задаётся в справочнике «Графики работы» и указывается в приёме на работу или в карточке сотрудника. Изменение выполняется редактированием записи о приёме или созданием кадрового перевода (в версиях, где он доступен). Если учёт ведётся упрощённо, график часто меняют напрямую в справочнике, но с тем же риском пересчёта прошлых периодов.
Общая логика во всех конфигурациях одинакова: сначала готовится график в справочнике, затем он назначается сотруднику документом с датой. Пропуск первого шага — самая частая причина ошибок, когда сотруднику назначают график с пустым или неактуальным календарём.
Что важно запомнить
График сотруднику меняют кадровым документом: «Кадровый перевод» для одного человека или «Изменение графика работы списком» для группы. Шаблон графика редактируют только при изменении режима для всех и без риска пересчёта прошлых периодов. После изменения обязательно проверьте табель и норму времени.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли изменить график сотруднику задним числом?
Технически можно провести кадровый перевод прошлой датой, но если за этот период уже рассчитана зарплата, потребуется пересчёт начислений. Безопаснее оформлять изменение с фактической даты перехода и отражать прошлые периоды только после анализа последствий для расчётов.
Что будет с зарплатой сотрудника в месяце смены графика?
Программа рассчитает норму времени пропорционально: до даты перевода по старому графику, после — по новому. Проверьте результат в документе «Начисление зарплаты и взносов» и сравните с табелем за этот месяц.
Как настроить сменный график «сутки через трое»?
Создайте новый график со способом заполнения «по циклам произвольной длины», задайте последовательность рабочих и выходных дней и укажите время работы, включая ночные часы, если они оплачиваются отдельно. Затем назначьте график сотрудникам кадровым документом.
Почему после изменения графика табель не обновился?
Чаще всего причина в том, что документ не проведён, дата перевода ещё не наступила или график не заполнен на нужный год. Проверьте проведение кадрового документа и перезаполните календарь графика через кнопку «Изменить» в его карточке.
Нужно ли издавать приказ на изменение графика?
Да, изменение режима рабочего времени — это изменение условий трудового договора, которое оформляется дополнительным соглашением и приказом. В 1С кадровый перевод можно распечатать как приказ, но юридическое оформление документа в программе не заменяет.
Как изменить график совместителю или сотруднику на неполном времени?
Порядок тот же — кадровый перевод с назначением нового графика. Дополнительно проверьте, что в графике правильно указан базовый график для расчёта нормы (обычно полная пятидневка), иначе оплата за отработанное время посчитается неверно.