Другое · 9 мин
Как в 1С изменить график работы сотрудника
Как изменить график работы сотрудника в 1С:ЗУП: документ «Кадровый перевод», «Изменение графика работы списком», настройка нового графика и проверка зарплаты.
График работы сотрудника в 1С:Зарплата и управление персоналом определяет, как программа рассчитывает норму времени, оплату по окладу, доплаты за работу в выходные и ночные часы. Если перевести сотрудника на другой график «на словах», не оформив это в программе, расчёт зарплаты продолжит идти по старым правилам — и ошибки накапливаются каждый месяц.
В 1С:ЗУП смену графика нельзя выполнить простым редактированием карточки сотрудника: изменение оформляется кадровым документом, который фиксирует дату перехода и сохраняет историю. Это важно и для проверок трудовой инспекции, и для корректного расчёта среднего заработка.
Ниже разобраны основные способы: индивидуальный перевод одного сотрудника, массовое изменение для группы, создание нового графика и проверка результата. Инструкции применимы к 1С:ЗУП 3.1; в других конфигурациях названия документов могут отличаться.
Когда требуется менять график и что проверить заранее
Изменение графика оформляется при переводе сотрудника на сокращённый или неполный рабочий день, при переходе на сменный режим, при изменении продолжительности рабочей недели по соглашению сторон, а также при временном переводе на другой режим. Каждый случай влияет на норму часов и, как следствие, на оплату.
Перед изменением убедитесь, что нужный график уже создан в справочнике «Графики работы сотрудников» (раздел «Настройка»). Если графика нет, сначала создайте его — иначе в кадровом документе будет нечего выбрать. Также проверьте, нет ли за период перехода уже проведённых документов отсутствий или начислений: после смены графика их может потребоваться перепровести.
Отдельно уточните, как рассчитывается оплата сотрудника. Если назначено начисление «Оплата по окладу (по часам)» или «по дням», программа сама пересчитает оплату пропорционально новой норме времени. Если используется фиксированная сумма, изменение графика на размер выплаты не повлияет.
Способ 1. Индивидуальный перевод через «Кадровый перевод»
Для одного сотрудника стандартный путь — документ «Кадровый перевод». Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые переводы» и создайте новый документ. Укажите сотрудника и дату перевода — именно с этой даты начнёт действовать новый график.
На закладке «Главное» установите флажок «Изменить график работы» (в некоторых релизах — «Перевести на другой график») и выберите нужный график из справочника. Если одновременно меняется должность или подразделение, заполните и эти поля в том же документе — отдельные документы не нужны.
После проведения документа программа запишет новое назначение в регистр кадровой истории. С момента проведения все расчёты нормы времени для этого сотрудника будут идти по новому графику, а старый останется в истории с указанием периода действия.
- 1Откройте «Кадры» → «Кадровые переводы» и создайте документ
- 2Выберите сотрудника и укажите дату начала действия нового графика
- 3Отметьте изменение графика и выберите нужный график из справочника
- 4Проверьте закладку «Начисления» — при необходимости скорректируйте оплату
- 5Проведите документ и проверьте расчёт в «Начисление зарплаты и взносов»
Способ 2. Массовое изменение графика для группы сотрудников
Когда график меняется сразу у нескольких сотрудников — например, отдел переходит на сменный режим, — удобнее документ «Изменение графика работы списком». Он находится в разделе «Кадры» → «Изменения графиков работы» (в ряде релизов — через «Все кадровые документы»).
В документе укажите дату изменения, новый график и подберите сотрудников списком — вручную или через подбор по подразделению. Программа при проведении сформирует кадровые записи для каждого сотрудника из списка, что равнозначно индивидуальным переводам, но занимает заметно меньше времени.
Ограничение способа: документ меняет только график. Если одновременно нужно изменить размер оплаты (например, при переходе на 0,5 ставки), начисления придётся скорректировать отдельно — через «Изменение оплаты труда» или «Кадровый перевод списком».
Сравнение вариантов
Один сотрудник, можно заодно изменить должность, подразделение и начисления. Неудобен для группы.
Группа сотрудников, только график. Начисления меняются отдельным документом.
Группа сотрудников с одновременным изменением начислений. Требует более внимательной настройки.
Создание нового графика работы
Если подходящего графика в справочнике нет, создайте его: «Настройка» → «Графики работы сотрудников» → «Создать». Задайте наименование, способ заполнения (по дням недели, по циклам произвольной длины, гибкий) и расписание рабочего времени по дням.
Обязательно укажите, относительно какого графика считать норму: обычно это производственный календарь при пятидневке. От этого параметра зависит расчёт нормы часов для неполного времени и определение переработок. Для сменных графиков настройте циклы смен и учёт ночных часов, если применяются доплаты.
После сохранения графика проверьте его наглядно: в форме графика есть табель на месяц. Сверьте количество рабочих дней и часов с ожидаемым — ошибка в одном дне цикла исказит норму на весь период действия графика.
Временное изменение графика
Если график меняется на ограниченный период — например, на время замещения или сезонных работ, — используйте документ «Изменение графика работы списком» с указанием даты окончания действия, либо оформите два кадровых перевода: на начало и на возврат к прежнему графику.
Важно не забыть оформить обратный перевод. Частая ситуация: временный график закончился, а в программе возврат не проведён — и сотруднику месяцами считается норма по временному расписанию. Рекомендуется сразу при оформлении временного перевода ставить контрольную дату возврата.
Проверка результата после изменения
После проведения документа откройте карточку сотрудника и перейдите по ссылке кадровой истории: там должна появиться запись о новом графике с корректной датой. Затем сформируйте расчётный листок или документ «Начисление зарплаты и взносов» за ближайший месяц и проверьте норму дней и часов.
Дополнительная проверка — отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)»: с даты перевода табель должен заполняться по новому расписанию. Если табель показывает старый график, чаще всего документ не проведён или указана неверная дата.
Как проверить результат
Есть запись о новом графике с правильной датой начала
Записи нет или дата не совпадает с договорённостью
Норма дней и часов соответствует новому графику пропорционально периодам
Норма целиком по старому или новому графику без учёта даты перехода
С даты перевода отметки идут по новому расписанию
Табель заполняется по прежнему графику
Частые вопросы
Можно ли изменить график прямо в карточке сотрудника?
Технически поле графика в карточке редактируется, но так делать не следует: изменение не зафиксируется документом, история не сохранится, и при расчёте прошлых периодов программа будет использовать новый график задним числом. Всегда оформляйте изменение кадровым документом.
Что делать, если зарплата за месяц перехода посчиталась неправильно?
Проверьте дату перевода в документе и перепроведите «Начисление зарплаты и взносов» за этот месяц. Если документ начисления уже выплачен, исправление выполняется через отмену проведения с последующим перерасчётом — при уже сданной отчётности действуйте осторожно и оцените влияние на отчёты.
Как перевести сотрудника на полставки?
Создайте график неполного рабочего времени (например, 4 часа в день), затем оформите «Кадровый перевод» с новым графиком и одновременно скорректируйте начисления: укажите размер оплаты пропорционально ставке или оставьте оклад с расчётом пропорционально отработанному времени — в зависимости от настроек начисления.
Нужно ли менять график при разовой работе в выходной?
Нет. Разовая работа в выходной или праздник оформляется документом «Работа в выходные и праздничные дни», который создаёт доплату поверх основного графика. Изменение графика требуется только при систематической смене режима.
Почему после смены графика не изменилась сумма оклада в расчёте?
Если сотруднику назначено начисление с фиксированной суммой, график влияет только на норму времени и учёт отсутствий, но не на сумму. Чтобы оплата зависела от фактически отработанного времени, используйте виды расчёта «Оплата по окладу» с расчётом по дням или часам.
Как посмотреть, какой график действовал у сотрудника в прошлом месяце?
Откройте карточку сотрудника и перейдите по ссылке «Кадровая история» (или «Трудовая деятельность» → история назначений). Там отображаются все изменения графика с датами. Также помогает отчёт «Штатное расписание» с расшифровкой или табель за нужный месяц.
Что важно запомнить
График меняется только кадровым документом: «Кадровый перевод» для одного сотрудника, «Изменение графика работы списком» для группы. Проверяйте дату перехода, при необходимости корректируйте начисления и контролируйте результат по табелю и расчётному листку.