Другое · 11 мин
Как в 1С изменить дату увольнения сотрудника
Как исправить дату увольнения в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: отмена и перепроведение кадрового приказа, влияние на расчёт зарплаты, страховые взносы и отчётность.
Дата увольнения в 1С фиксируется кадровым документом «Увольнение» (в 1С:ЗУП) или «Увольнение из организаций» (в 1С:Бухгалтерии 8, редакция 3.0). Пока документ не проведён, дату можно поменять свободно. Если приказ уже проведён, а по сотруднику рассчитаны компенсация отпуска, зарплата и начислены взносы, простое редактирование даты потянет за собой перерасчёт целой цепочки документов.
Типичные ситуации, когда требуется изменить дату: сотрудник отозвал заявление и продолжил работу, дата увольнения перенесена по соглашению сторон, кадровик ошибся при вводе приказа, либо увольнение оформили задним числом после закрытия периода. В каждом случае порядок действий отличается — от простой правки документа до сторнирования начислений и подачи уточнённой отчётности.
Ниже разобраны сценарии для 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1) и 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3.0): как исправить дату в открытом и закрытом периоде, что проверить после изменения и какие ошибки встречаются чаще всего.
Где в 1С хранится дата увольнения
В 1С:ЗУП 3.1 дата увольнения находится в документе «Увольнение» (раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» или «Кадры» → «Все кадровые документы»). Поле называется «Дата увольнения» — именно оно определяет последний рабочий день сотрудника, дату прекращения трудового договора и момент расчёта компенсации за неиспользованный отпуск.
В 1С:Бухгалтерии 8 документ находится по пути «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» → «Увольнения». Здесь логика та же: дата прописана в шапке документа и влияет на регистры сведений о сотрудниках и на расчёт при увольнении.
Важно понимать: дата документа (когда приказ введён в программу) и дата увольнения (когда прекращается трудовой договор) — разные реквизиты. Менять нужно именно дату увольнения, а не дату документа, если приказ издан правильно, но с неверным сроком.
Как изменить дату, если период ещё не закрыт
Самый простой случай — документ проведён, но зарплата за месяц увольнения ещё не рассчитана и не выплачена. Здесь достаточно исправить сам документ.
Откройте журнал «Приёмы, переводы, увольнения», найдите нужный приказ через поиск по сотруднику. Дважды щёлкните по документу, измените значение в поле «Дата увольнения» и нажмите «Провести и закрыть». Если документ был помечен на удаление, сначала снимите пометку, исправьте дату и проведите заново.
Если в документе «Увольнение» в ЗУП 3.1 уже рассчитаны начисления при увольнении (компенсация отпуска, выходное пособие), после смены даты программа предложит пересчитать их — согласитесь или нажмите кнопку «Рассчитать» вручную на соответствующей вкладке. Количество дней компенсации зависит от даты увольнения, поэтому сумма почти наверняка изменится.
- 1Откройте документ «Увольнение» по сотруднику
- 2Исправьте поле «Дата увольнения» на правильное значение
- 3Перепроведите документ кнопкой «Провести и закрыть»
- 4Пересчитайте начисления при увольнении, если они были рассчитаны
- 5Проверьте кадровые данные сотрудника и расчётный листок
Что делать, если зарплата уже рассчитана и выплачена
Когда по старой дате увольнения уже созданы документы «Начисление зарплаты и взносов», «Ведомость…», сформированы платёжные поручения, простая правка даты приведёт к расхождениям: в учёте останутся суммы, рассчитанные на неверный период. Действовать нужно в строгой последовательности.
Сначала распроведите или удалите связанные документы в обратном порядке: ведомости на выплату, затем начисление зарплаты, затем (при необходимости) документ «Увольнение». После этого исправьте дату увольнения, перепроведите приказ и заново создайте расчётные документы — уже на корректный период.
Если деньги фактически уже перечислены сотруднику в неверной сумме, потребуется либо доплата, либо удержание излишне выплаченного (с учётом ограничений трудового законодательства — излишне выплаченную зарплату удержать можно только в строго оговорённых случаях, например при счётной ошибке). В программе доплата оформляется новым начислением; возврат — документом «Возврат задолженности сотрудником» или через кассу/банк.
Изменение даты в закрытом периоде
Если месяц увольнения закрыт (установлена дата запрета редактирования, сдана отчётность), прямое изменение документа заблокировано или крайне нежелательно. Есть два подхода.
Первый — официально безопасный: не трогать закрытый период, а оформить исправление текущей датой. В ЗУП 3.1 для отмены ошибочного увольнения есть документ «Сторнирование увольнения» (или отмена кадрового приказа в зависимости от релиза и настроек). После сторнирования вводится новый документ «Увольнение» с правильной датой, а перерасчёты выполняются документом «Перерасчёт» или в текущем начислении зарплаты.
Второй — временно снять дату запрета редактирования (раздел «Администрирование» → «Поддержка и обслуживание» → «Даты запрета изменения данных»), исправить документ, пересчитать всё зависимое и вернуть запрет на место. Этот способ допустим, только если отчётность за период ещё не сдана; иначе придётся сдавать уточнения. Права на изменение даты запрета есть обычно только у администратора.
Сравнение вариантов исправления
Быстро и безопасно. Подходит, если зарплата не рассчитана и отчётность не сдана.
Корректно для закрытого периода: история изменений сохраняется, перерасчёты идут текущим месяцем.
Допустимо только до сдачи отчётности. Требует прав администратора и полного пересчёта зависимых документов.
Отмена увольнения полностью
Если сотрудник отозвал заявление и продолжает работать, менять дату не нужно — увольнение отменяется целиком. В ЗУП 3.1 для этого предусмотрен механизм отмены кадрового приказа: в документе «Увольнение» или через обработку отмены кадровых документов (доступность зависит от релиза; в части конфигураций используется документ «Сторнирование начислений» плюс отмена приказа).
В 1С:Бухгалтерии 8 штатного документа отмены нет — документ «Увольнение» распроводят и помечают на удаление. Если по нему уже были начисления, их тоже сторнируют или распроводят, чтобы в расчётах не осталось «хвостов».
После отмены проверьте карточку сотрудника: в ней не должно остаться данных о прекращении трудового договора, а в плановых начислениях сотрудник должен снова попадать в расчёт зарплаты.
Проверка результата после изменения даты
После любого исправления убедитесь, что данные сошлись во всех связанных местах. Минимальный набор проверок: кадровые данные сотрудника, расчётный листок за месяц увольнения, обороты по счетам 70 и 69 (в бухгалтерии), регистры по НДФЛ и взносам.
Сформируйте расчётный листок сотрудника и сверьте период начисления: зарплата должна быть рассчитана по новый последний рабочий день включительно. Проверьте количество дней компенсации отпуска — оно пересчитывается от новой даты увольнения.
Если период был закрыт и вы правили документы задним числом, перепроведите также документы «Отражение зарплаты в бухучёте» и проверьте, не изменились ли данные уже сданных отчётов. Изменились — готовьте уточнённые расчёты.
Как проверить результат
Дата увольнения совпадает с приказом, статус корректен
Старая дата или сотрудник числится работающим при проведённом увольнении
Зарплата и компенсация рассчитаны по новую дату включительно
Период расчёта оборван старой датой или задвоён
Доходы и взносы соответствуют новым суммам
Остались записи по старым суммам — нужен перерасчёт
Данные учёта совпадают со сданными формами
Расхождения — требуется уточнённый расчёт
Типичные ошибки и ограничения
Частая ошибка — исправить дату в приказе, но не пересчитать начисления при увольнении. В результате компенсация отпуска остаётся рассчитанной на старую дату, а расчётный листок и ведомости не совпадают с кадровыми данными.
Вторая ошибка — правка документа в закрытом периоде без анализа отчётности. Даже если технически программа позволила перепровести документ, данные РСВ, 6-НДФЛ и ЕФС-1 могут перестать сходиться с учётом, что приведёт к требованиям из ФНС и СФР.
Третья ошибка — попытка изменить дату через дату самого документа. Программа при проведении может выдать предупреждение о несоответствии, а кадровые регистры всё равно запишутся по полю «Дата увольнения». Ещё одно ограничение: если включён обмен с другими конфигурациями (например, ЗУП ↔ Бухгалтерия), править документ нужно в той программе, где он создан, и затем повторить синхронизацию.
Перед любыми правками кадровых документов прошлых периодов сделайте резервную копию базы или хотя бы выгрузку. Если после перепроведения что-то пойдёт не так, восстановить исходное состояние без копии будет очень сложно.
Частые вопросы
Можно ли изменить дату увольнения, если сотруднику уже выплачена компенсация?
Технически можно, но потребуется перерасчёт: распроведите ведомости и начисления, исправьте дату, пересчитайте суммы. Разницу либо доплатите, либо оформите возврат. Удержать излишне выплаченное можно только в случаях, предусмотренных законом (например, счётная ошибка), поэтому часто корректнее договориться с сотрудником о добровольном возврате.
Чем отличается дата документа от даты увольнения в 1С?
Дата документа — когда приказ введён в программу; она влияет на нумерацию и положение в журнале. Дата увольнения — последний рабочий день сотрудника; именно она записывается в кадровые регистры и влияет на расчёты. Менять нужно второе поле.
Как отменить увольнение, если сотрудник передумал уходить?
В ЗУП 3.1 используйте механизм отмены кадрового приказа или сторнирование увольнения (зависит от релиза). В 1С:Бухгалтерии документ распроводят и помечают на удаление. После отмены проверьте, что сотрудник снова попадает в расчёт зарплаты и в карточке нет данных об увольнении.
Нужно ли сдавать уточнённую отчётность после изменения даты?
Да, если изменение затронуло данные уже сданных форм: РСВ, 6-НДФЛ, персонифицированные сведения, ЕФС-1. Сначала пересчитайте учётные данные, затем сформируйте корректирующие расчёты за тот период, в котором была ошибка.
Почему программа не даёт провести документ с новой датой?
Чаще всего установлена дата запрета редактирования — её временно снимает администратор в разделе «Администрирование». Другая причина — существуют более поздние документы по сотруднику (например, новый приём на работу), которые конфликтуют с изменяемым увольнением: их нужно скорректировать в первую очередь.
Изменится ли компенсация отпуска при сдвиге даты увольнения?
Да, почти всегда. Количество компенсируемых дней зависит от стажа на дату увольнения, а средний заработок — от расчётного периода. После правки даты обязательно нажмите «Рассчитать» в документе увольнения или пересоздайте начисление.
Что важно запомнить
Дату увольнения правят в поле «Дата увольнения» кадрового документа. В открытом периоде достаточно перепровести приказ и пересчитать начисления; в закрытом — использовать сторнирование и уточнённую отчётность. После исправления обязательно проверьте расчётный листок, регистры НДФЛ и взносов и совпадение учёта со сданными формами.