Другое · 10 мин
Как в 1С исправить начисление зарплаты за прошлый период
Пошаговая инструкция: как исправить начисление зарплаты за прошлый период в 1С:ЗУП — сторнирование, доначисление, перерасчёт НДФЛ и взносов, типичные ошибки.
Ошибку в начислении зарплаты за прошлый период в 1С:ЗУП нельзя исправлять простым редактированием старого документа, если период уже закрыт: выплаты проведены, отчёты сданы, НДФЛ удержан. Корректный путь — внести исправление текущей датой через специальные механизмы программы: документы «Сторнирование начислений», «Доначисление, перерасчет», корректировку отпуска или больничного, а затем проверить, как изменились НДФЛ, взносы и долг перед сотрудником.
Прежде чем что-либо менять, определите характер ошибки: сотруднику начислили лишнее, недоначислили, неверно отразили отсутствие (отпуск, больничный, прогул) или ошибка касается только налогов и взносов. От этого зависит выбор инструмента. Также важно учитывать, сдана ли отчётность за период ошибки: если 6-НДФЛ и РСВ уже отправлены, потребуется уточнённая отчётность.
Ниже разобраны основные сценарии исправления в 1С:ЗУП 3.1, порядок действий для каждого случая и способы проверить результат до выплаты денег.
Определите тип ошибки и оцените последствия
Первый шаг — понять, что именно начислено неверно. Откройте расчётный листок сотрудника за «ошибочный» месяц (раздел «Зарплата» — «Отчёты по зарплате» — «Расчётный листок») и сравните его с первичными документами: табелем, приказами, больничными листами. Расчётный листок покажет, какие именно виды расчёта завышены или занижены.
Далее проверьте статус периода: была ли выплата по ведомости, сданы ли 6-НДФЛ и РСВ, уведомления по НДФЛ. Если период полностью закрыт и отчётность сдана, прямое редактирование документов прошлого месяца создаст расхождения между учётом и отчётностью — это типичный источник требований из налоговой.
Нужно сторнирование и пересчёт НДФЛ; удержание излишне выплаченной суммы возможно только в ограниченных случаях
Нужно доначисление текущим периодом и доплата в ближайшую выплату
Сначала исправляется кадровый документ, затем зарплата пересчитывается автоматически
Используются документы перерасчёта НДФЛ или корректировки учёта взносов
Отмените или исправьте документ-основание
Если ошибка вызвана неверным кадровым документом — например, отпуск или больничный введён на неправильные даты, — начинать нужно с него. В 1С:ЗУП документы отсутствий имеют приоритет над начислением оклада: пока действует отпуск, программа считает, что сотрудник не работал.
Для исправления откройте документ прошлого периода и используйте ссылку «Исправить» внизу формы — программа создаст документ-исправление текущим периодом, не трогая исходный. Если документ нужно отменить полностью, предусмотрен механизм «Сторнировать» (доступен по кнопке «Ещё» в форме документа либо через журнал «Сторнирование начислений»).
Сторнируйте излишне начисленные суммы
Когда сотруднику начислили лишнее (двойное начисление, неверный размер премии, оплата за дни, которые он не работал), применяется документ «Сторнирование начислений» (раздел «Зарплата» — «Сторнирование начислений»). Создайте документ текущим месяцем, выберите сотрудника и укажите сторнируемый документ прошлого периода — программа подтянет суммы с минусом.
Сторнирование автоматически уменьшит базу по НДФЛ и взносам. Излишне удержанный НДФЛ образует отрицательную сумму налога, которая зачтётся при следующем начислении или будет возвращена сотруднику по его заявлению через документ «Возврат НДФЛ».
Отдельный вопрос — вернут ли деньги. Удержать излишне выплаченную зарплату из следующих выплат можно только в строго определённых законом случаях (счётная ошибка, простой по вине работника и т. п.) и с соблюдением ограничений по размеру удержаний. Если основания нет, сумма остаётся задолженностью сотрудника и возвращается добровольно — оформите это согласование письменно.
- 1Сделайте резервную копию базы или убедитесь, что она создаётся регламентно
- 2Откройте «Зарплата» — «Сторнирование начислений» и создайте документ текущим месяцем
- 3Укажите сотрудника и документ прошлого периода, суммы подтянутся автоматически
- 4Проверьте на закладках НДФЛ и взносов корректность перерасчёта
- 5Проведите документ и сформируйте расчётный листок за текущий месяц
- 6Проверьте долг за сотрудником в отчёте «Долги по зарплате»
Доначислите недостающие суммы
Если сотруднику недоплатили — не учли премию, неверно посчитали доплату, не начислили оплату за работу в выходной, — используйте документ «Доначисление, перерасчет» (раздел «Зарплата»). Он предназначен именно для ситуаций, когда период закрыт, а сумму нужно добавить.
В документе укажите сотрудника, месяц, за который выполняется доначисление, и вид начисления с суммой. Программа доначислит НДФЛ и взносы текущей датой. Выплатить доначисленную сумму можно отдельной ведомостью «межрасчётной» выплатой либо вместе с ближайшей зарплатой — в зависимости от договорённости с сотрудником и сроков, установленных локальными актами.
Если недоначисление затрагивает несколько месяцев (например, не индексировался оклад), доначисление делается отдельными строками по каждому месяцу, чтобы правильно отразить периоды в учёте НДФЛ и взносов и в уточнённой отчётности.
Пересчитайте НДФЛ и страховые взносы
После сторнирования или доначисления проверьте налоги. В большинстве случаев НДФЛ и взносы пересчитываются автоматически в самом документе исправления — откройте соответствующие закладки и сверьте суммы с ожидаемыми.
Если автоматического перерасчёта не произошло (например, ошибка касалась только вычетов или статуса налогоплательщика), используйте документ «Перерасчет НДФЛ» (раздел «Налоги и взносы»). Для взносов предусмотрены документы корректировки учёта по страховым взносам, но применять их вручную стоит только при явной необходимости — обычно достаточно сторнирования начислений.
Проверьте результат отчётами: «Анализ НДФЛ по документам-основаниям», «Полный свод начислений, удержаний и выплат», карточка учёта страховых взносов по сотруднику. Отрицательный НДФЛ после сторно — нормальная ситуация: он зачтётся или будет возвращён.
Сдайте уточнённую отчётность, если период закрыт
Если ошибка затронула уже сданные отчёты, потребуются уточнения. По взносам: если база занижена, уточнённый РСВ сдать обязательно; если завышена — по закону также подаётся корректировка. Персонифицированные сведения и раздел 3 РСВ по сотруднику уточняются при изменении его данных.
По НДФЛ корректировка 6-НДФЛ нужна, если изменились суммы дохода, исчисленного или удержанного налога за отчётный период. Сформируйте уточнённый расчёт с номером корректировки после того, как все исправления проведены в учёте, и сверьте контрольные соотношения.
Как проверить результат
Видны сторно или доначисление, итоговая сумма к выплате соответствует ожиданию
Суммы дублируются или исправление не отображается
Долг за организацией или сотрудником соответствует реальной ситуации
Зависла необъяснимая задолженность за прошлый период
Исчисленный, удержанный и перечисленный налог согласованы, отрицательный НДФЛ объясним
Расхождения между исчисленным и удержанным без причины
База взносов уменьшилась или увеличилась на сумму исправления
База не изменилась — исправление не попало в учёт взносов
Типичные ошибки при исправлении
Самая опасная ошибка — «тихое» исправление прошлого периода перепроведением документов. Внешне расчётный листок станет правильным, но выплаты, НДФЛ и отчётность разойдутся с учётом, и найти причину расхождений потом будет очень трудно. Всегда исправляйте текущим периодом и документируйте основание: служебная записка, заявление сотрудника, приказ.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Можно ли просто отменить проведение начисления зарплаты за прошлый месяц?
Технически программа может позволить это сделать, но делать так не следует, если по месяцу были выплаты и сдана отчётность. Отмена проведения разорвёт связь с ведомостями и регистрами НДФЛ. Правильный инструмент — «Сторнирование начислений» или «Доначисление, перерасчет» текущим периодом.
Сотрудник уже уволился, а ошибка обнаружилась позже. Как исправить?
Сторнирование или доначисление оформляется так же, текущим периодом, по уволенному сотруднику. Доначисленные суммы выплачиваются на его реквизиты, излишне выплаченные взыскиваются по согласованию или через суд. Отчётность по сотруднику уточняется в обычном порядке.
Что делать с отрицательным НДФЛ после сторнирования?
Это излишне удержанный налог. Он зачтётся при следующих начислениях сотрудника либо возвращается по его письменному заявлению через документ «Возврат НДФЛ» с перечислением на банковский счёт. Оставлять сумму «висеть» без отражения не нужно.
Обязательно ли сдавать уточнённый РСВ при сторнировании?
Если сторнирование уменьшило базу по взносам за период, по которому расчёт уже сдан, уточнённый РСВ подаётся. При занижении базы (доначисление) подача уточнения обязательна, при завышении корректировка также оформляется, чтобы учёт совпадал с отчётностью.
Как исправить зарплату, если ошибка в нескольких сотрудниках сразу?
Массовые исправления удобнее делать документом «Доначисление, перерасчет» с табличной частью по списку сотрудников либо отдельными сторнированиями по каждому. После этого сверьте итоги отчётом «Полный свод начислений, удержаний и выплат» по всем затронутым лицам.
Что важно запомнить
Исправляйте зарплату прошлого периода только текущим месяцем: «Сторнирование начислений» для излишних сумм, «Доначисление, перерасчет» для недоначисленных, «Исправить» — для документов отсутствий. После любого исправления проверяйте НДФЛ, взносы и долг по сотруднику, а при сданной отчётности готовьте уточнения. Ручное редактирование закрытых периодов — главный источник расхождений в учёте.