Как в 1С добавить зарплату с предыдущего места работы

Когда сотрудник приносит справку о заработке с предыдущего места работы (форма 182н), эти данные нужно внести в программу, чтобы расчёт больничных, пособий по беременности и родам и отпуска по уходу за ребёнком выполнялся с учётом всего дохода за расчётный период. Без этих сведений 1С посчитает пособие только по тем начислениям, которые есть в вашей базе, и сумма окажется заниженной.

Порядок ввода зависит от конфигурации: в 1С:ЗУП используется специальный документ «Справки с предыдущего места работы», а в 1С:Бухгалтерии данные указываются прямо в документе «Больничный лист» на вкладке расчёта среднего заработка. Ниже разобраны оба сценария, проверка результата и типичные ошибки.

Когда нужно вносить заработок с прошлого места работы

Данные из справки 182н требуются в трёх ситуациях: при расчёте пособия по временной нетрудоспособности, пособия по беременности и родам и ежемесячного пособия по уходу за ребёнком. Для этих выплат средний заработок считается за два календарных года, предшествующих страховому случаю, и в расчёт берутся доходы от всех работодателей за этот период.

Если сотрудник работает у вас давно и оба расчётных года уже отражены в вашей базе, справка не нужна. Если он устроился недавно, попросите справку 182н с предыдущего места работы — работник обязан её предоставить, а вы обязаны учесть эти суммы при расчёте.

Для обычных отпускных справка не используется: отпуск считается из заработка только у текущего работодателя за 12 месяцев перед отпуском. Вносить «чужой» доход для отпускных в программу не нужно — это частая ошибка начинающих расчётчиков.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Сотрудник принёс больничный, а в расчётные годы работал у другого работодателяЗапросите справку 182н и внесите её документом «Справки с предыдущего места работы»

Сотрудник принёс несколько справок от разных работодателейВнесите отдельный документ по каждому работодателю — суммы по одному году складывать в одну справку нельзя

Справки нет, но работник написал заявление о запросе в ПФР/СФРРассчитайте пособие по имеющимся данным, а после получения сведений сделайте перерасчёт

Ввод справки 182н в 1С:ЗУП

В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» для этого предусмотрен отдельный документ. Он находится в разделе «Зарплата» → «Справки с предыдущего места работы» (в некоторых релизах — в разделе «Отчетность, справки»). Если документа нет в меню, проверьте настройку состава начислений: в «Настройка» → «Расчет зарплаты» должны быть включены расчёты пособий.

Создайте новый документ и заполните поля: сотрудник, страхователь (наименование предыдущего работодателя из справки), а затем в табличной части укажите каждый год и сумму заработка за этот год строго по справке. Суммы переносите в пределах года без деления по месяцам — программе достаточно годовых значений.

1. 1
   Получите от сотрудника справку 182н и проверьте годы и суммы
2. 2
   Откройте «Зарплата» → «Справки с предыдущего места работы» → «Создать»
3. 3
   Выберите сотрудника и укажите наименование предыдущего страхователя
4. 4
   В табличной части добавьте строки: год и сумма заработка по справке
5. 5
   Проведите документ и откройте больничный лист сотрудника
6. 6
   Пересчитайте больничный и проверьте средний заработок на вкладке «Оплата»

После проведения справки программа автоматически подтянет эти суммы при расчёте среднего заработка в документах «Больничный лист» и «Отпуск» (по уходу за ребёнком). Отдельно «привязывать» справку к больничному не нужно — достаточно, чтобы она была проведена раньше даты расчёта.

Ввод данных в 1С:Бухгалтерии

В «1С:Бухгалтерии» отдельного документа для справки 182н нет — данные вводятся непосредственно в больничном листе. Откройте документ «Больничный лист» (раздел «Зарплата и кадры»), перейдите по ссылке «Изменить» рядом с полем «Средний заработок» либо на вкладке, где отображается расчёт среднего.

В открывшейся форме «Ввод данных для расчёта среднего заработка» установите флажок «Учитывать заработок предыдущих страхователей» и добавьте строки: год и сумма заработка по справке 182н. После нажатия «ОК» программа пересчитает средний дневной заработок и сумму пособия с учётом внесённых данных.

Какие суммы указывать и какие ограничения действуют

В справку переносите заработок, с которого были начислены взносы на обязательное социальное страхование, — именно эта сумма указана в справке 182н по каждому году. Не добавляйте к ней суммы, не облагаемые взносами, и не округляйте: переносите значения копейка в копейку.

Заработок за каждый год для расчёта пособий ограничен предельной базой по взносам соответствующего года. Если сумма в справке превышает лимит, программа при расчёте сама обрежет её до предельной величины — вносить нужно то, что написано в справке, а не самостоятельно усечённое значение.

В справке 182н также указываются периоды исключения — дни временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и по уходу за ребёнком. Они важны для расчёта пособия по беременности и родам и пособия по уходу за ребёнком: в ЗУП эти дни вводятся в том же документе справки в отдельной табличной части.

Проверка результата после ввода

Главный контрольный показатель — средний дневной заработок в больничном листе. Откройте документ, перейдите к расчёту среднего и убедитесь, что в сумму за каждый расчётный год вошли и ваши начисления, и суммы из справки. В ЗУП детализацию видно по ссылке на средний заработок: там отображаются обе составляющие.

Дополнительно сформируйте печатную форму «Расчет среднего заработка» из больничного листа (кнопка «Печать»). В ней по годам расписаны суммы заработка, применённые лимиты и итоговый средний дневной заработок — этот документ удобно приложить к больничному для проверяющих.

Контрольные точки

Как проверить результат

Средний дневной заработок в больничном

Норма

Сумма выросла после ввода справки и соответствует расчёту по всем годам

Тревожный признак

Средний не изменился — справка не проведена или введена после расчёта документа

Детализация среднего заработка по годам

Норма

Видны суммы текущего работодателя и суммы из справки 182н

Тревожный признак

Отображаются только внутренние начисления базы

Печатная форма расчёта среднего

Норма

Заработок по годам совпадает со справкой и учётными данными

Тревожный признак

Годы или суммы не совпадают — ошибка при переносе из справки

Типичные ошибки и как их избежать

Самая распространённая ошибка — ввод справки после того, как больничный уже рассчитан и проведён. Документ начисления при этом не пересчитывается автоматически: нужно открыть больничный и заново выполнить расчёт. Проверяйте дату проведения справки относительно даты расчёта.

Вторая ошибка — суммирование данных нескольких справок в одну строку. Если сотрудник в расчётном году работал у двух работодателей, по каждому оформляется отдельный документ со своим страхователем. Сложение сумм в одну справку искажает аналитику и затрудняет проверки.

Если справки нет: альтернативные варианты

Если сотрудник не может получить справку 182н (прежний работодатель ликвидирован или не отвечает), он вправе написать заявление о запросе сведений о заработке через Социальный фонд России. Пособие при этом сначала рассчитывается по имеющимся данным, а после получения сведений производится перерасчёт за весь период, но не более чем за три года.

Для перерасчёта в ЗУП после получения сведений введите справку (или исправьте данные), затем в больничном листе используйте механизм «Исправить» — программа создаст документ-исправление и доначислит разницу. Простое перепроведение исходного документа за закрытый период делать не следует, если период уже включён в отчётность.

Частые вопросы

Нужно ли вносить зарплату с прошлой работы для расчёта отпускных?

Нет. Отпускные рассчитываются из заработка только у текущего работодателя за 12 календарных месяцев перед отпуском. Справка 182н предназначена исключительно для пособий по нетрудоспособности, по беременности и родам и по уходу за ребёнком.

Сотрудник принёс две справки от разных работодателей за один год. Как ввести?

Оформите два отдельных документа «Справки с предыдущего места работы», в каждом указав своего страхователя и суммы из соответствующей справки. Программа при расчёте среднего заработка сложит данные всех справок автоматически.

Ввёл справку, но сумма больничного не изменилась. Что делать?

Скорее всего, больничный был рассчитан раньше ввода справки. Откройте больничный лист и выполните расчёт заново. Также проверьте, что справка проведена и в ней указан тот же сотрудник и те же годы, что попадают в расчётный период пособия.

Сумма в справке больше предельной базы по взносам. Указывать её полностью?

Да, переносите сумму из справки как есть. Программа при расчёте пособия сама ограничит заработок предельной величиной базы соответствующего года — самостоятельно уменьшать значение не нужно.

Как учесть дни болезни и декрета, указанные в справке 182н?

В 1С:ЗУП в документе справки есть отдельная табличная часть для дней исключаемых периодов — внесите туда количество дней по каждому году. Эти данные влияют на расчёт пособия по беременности и родам и пособия по уходу за ребёнком, где из дней расчётного периода вычитаются исключаемые периоды.

Можно ли ввести справку задним числом, если период уже закрыт?

Технически можно, но расчёт пособия тогда нужно выполнять документом-исправлением текущей датой, а не перепроведением старого больничного. Иначе возникнут расхождения с уже сданной отчётностью в ФНС и СФР.