Другое · 9 мин
Как в 1С добавить выходной день
Пошаговая инструкция, как в 1С добавить выходной день: через производственный календарь, график работы сотрудника и документы отсутствия. Проверка результата и типичные ошибки.
Добавить выходной в 1С можно несколькими способами, и выбор зависит от того, что именно нужно сделать: перенести рабочий день на выходной для всей компании, изменить график конкретного сотрудника или оформить разовый день отдыха за работу в выходной. В типовых конфигурациях «1С:Зарплата и управление персоналом» и «1С:Бухгалтерия» для этого используются производственный календарь, графики работы сотрудников и кадровые документы.
Ошибка при добавлении выходного напрямую влияет на расчёт зарплаты: программа считает отработанное время по графику, и если день ошибочно остался рабочим, сотруднику могут не доначислить оплату за переработку или, наоборот, уменьшить оклад за «прогул». Поэтому после любых изменений важно проверять результат через табель учёта рабочего времени.
Ниже разобраны основные сценарии: от простого изменения производственного календаря до оформления индивидуального графика и отгулов. Инструкции даны для типовых конфигураций на управляемых формах; в старых версиях на обычных формах названия пунктов меню могут отличаться, но логика та же.
Определяем, какой именно выходной нужно добавить
Прежде чем открывать программу, ответьте на вопрос: кого касается выходной? От этого зависит инструмент. Если день нерабочий для всей страны или компании (перенос праздничного дня, корпоративный выходной) — правится производственный календарь. Если выходной положен конкретному сотруднику или подразделению — меняется график работы. Если это разовый отдых за ранее отработанное время — оформляется кадровый документ.
Неправильный выбор инструмента — самая частая причина ошибок. Например, если изменить производственный календарь, когда нужно было скорректировать график одного сотрудника, у всех работников «поедет» норма рабочего времени и начисления за месяц.
Как выбрать действие
Добавляем выходной через производственный календарь
Производственный календарь — базовый справочник, от которого наследуются все графики работы. Он находится в разделе «Настройка» → «Производственные календары» (в ЗУП) или «Главное меню» → «Все функции» → «Справочники» → «Производственные календари».
Откройте нужный календарь, найдите дату и измените вид дня: кликните по дате и выберите «Выходной» или «Предпраздничный» / «Нерабочий» в зависимости от ситуации. В типовых конфигурациях календарь заполняется автоматически по данным федерального календаря, поэтому вручную менять его нужно только для локальных переносов — например, если компания делает нерабочим день между праздником и выходными.
После сохранения календаря программа обычно предложит обновить связанные графики работы. Если предложения не появилось, откройте каждый используемый график и нажмите «Заполнить по умолчанию» или перезаполните его вручную — иначе изменения не попадут в расчёт.
Добавляем выходной через график работы сотрудника
Если выходной нужен отдельному сотруднику или группе, работающей по своему расписанию, правится график работы. Откройте «Настройка» → «Графики работы сотрудников», выберите нужный график и посмотрите, как он заполнен.
Для графика, заполненного по шаблону (например, пятидневка), изменить один день напрямую нельзя — программа перезапишет его при следующем обновлении. В этом случае есть два пути: отредактировать шаблон заполнения (если выходной постоянный, например смена «2 через 2» вместо пятидневки) или использовать документ «Индивидуальный график» для разового изменения.
Для сменных графиков откройте график, перейдите на нужный месяц и вручную проставьте в дату вид времени «Выходной». После сохранения проверьте норму часов за месяц — она пересчитается автоматически и отобразится в шапке графика.
- 1Откройте «Настройка» → «Графики работы сотрудников»
- 2Выберите нужный график и проверьте способ заполнения
- 3Измените шаблон или проставьте выходной вручную на нужную дату
- 4Сохраните график и проверьте норму часов за месяц
- 5Сформируйте табель (Т-13) и убедитесь, что день отмечен кодом «В»
Оформляем разовый выходной документами
Индивидуальный график
Документ «Индивидуальный график» (раздел «Зарплата» или «Кадры» в зависимости от версии) переопределяет график сотрудника на конкретный месяц без изменения основного расписания. Создайте документ, укажите сотрудника и месяц, затем в табличной части замените нужный рабочий день на выходной. При расчёте зарплаты программа будет использовать норму именно из индивидуального графика.
Отгул за работу в выходной
Если сотрудник работал в свой выходной и выбрал день отдыха вместо повышенной оплаты, оформите документ «Работа в выходные и праздничные дни» с видом компенсации «Отгул», а затем в месяце предоставления отдыха — документ «Отгул» (в ЗУП 3.1 — «Кадры» → «Отгулы»). Тогда день отгула не уменьшит оклад, а работа в выходной будет оплачена в одинарном размере.
Альтернатива — документ «Отсутствие» с соответствующим видом, но его следует использовать только если отгул не связан с ранее отработанным временем, иначе оплата за работу в выходной может задвоиться.
Проверяем результат после изменений
Главный контрольный инструмент — табель учёта рабочего времени (форма Т-13): «Зарплата» → «Отчёты» → «Табель учёта рабочего времени (Т-13)». Сформируйте его за нужный месяц и найдите изменённую дату. Выходной должен отображаться буквенным кодом «В» (или «ОТ»/«ОВ» для отгулов, в зависимости от вида).
Дополнительно проверьте норму рабочего времени: в карточке графика и в отчёте «Анализ неявок» или при расчёте зарплаты норма за месяц должна уменьшиться на часы добавленного выходного. Если сотруднику начисляется оклад, сумма за полностью отработанный месяц измениться не должна — меняется только норма.
Как проверить результат
Дата отмечена кодом «В» (выходной)
Дата осталась рабочей с часами — график не обновился
Норма уменьшилась на часы выходного дня
Норма не изменилась — изменение не сохранено
Оклад начислен полностью, отклонений нет
Появились неявки или уменьшение оплаты
Ограничения и когда нужен специалист
Самостоятельно можно безопасно добавлять выходные в текущем или будущем периоде, оформлять отгулы и индивидуальные графики. К специалисту по 1С стоит обратиться, если нужно изменить прошлые закрытые периоды, настроить сложный сменный график с плавающими выходными или если в базе ведётся несколько производственных календарей для разных регионов.
Помните, что в нетиповых или сильно доработанных конфигурациях названия документов и разделов могут отличаться, а часть операций может выполняться через обработки. Перед массовыми изменениями сделайте резервную копию информационной базы — это займёт несколько минут, но защитит от потери данных при ошибке.
Что важно запомнить
Выходной для всех добавляется через производственный календарь с последующим обновлением графиков, для отдельного сотрудника — через график или индивидуальный график, разовый отдых — документом «Отгул». Результат всегда проверяйте по табелю Т-13 и норме рабочего времени.
Частые вопросы
Почему после изменения календаря выходной не появился в табеле?
Производственный календарь — только основа. Графики работы заполняются по нему в момент создания, и после изменения календаря их нужно обновить: откройте график и перезаполните его. Если сотруднику установлен индивидуальный график, он имеет приоритет и тоже требует отдельной правки.
Как добавить выходной только одному сотруднику, не меняя график всех?
Используйте документ «Индивидуальный график» на нужный месяц — он переопределяет основной график только для выбранного сотрудника. Изменять общий график в этом случае нельзя: на нём могут работать другие сотрудники.
Чем отгул отличается от выходного в графике?
Выходной в графике — это плановый день отдыха по расписанию, он не влияет на оплату. Отгул — компенсация за ранее отработанное время (работу в выходной или сверхурочно), он оформляется документом и связан с оплатой: работа в выходной оплачивается в одинарном размере, а день отгула сохраняет оклад.
Можно ли добавить выходной задним числом?
Технически можно, но если зарплата за этот период уже рассчитана и выплачена, потребуется пересчёт начислений и, возможно, корректировка отчётности. Безопаснее оформлять изменения до расчёта зарплаты за период.
Где добавить выходной в 1С:Бухгалтерии, если ЗУП нет?
В 1С:Бухгалтерии производственный календарь находится в разделе «Главное меню» → «Все функции» → «Справочники». Откройте его, измените вид нужного дня на «Выходной» и сохраните. Календарь влияет на расчёт зарплаты и сроки в регламентированных операциях.