Как в 1С добавить вычет на ребенка

Стандартный налоговый вычет на ребенка уменьшает базу по НДФЛ, и сотрудник получает зарплату на руки чуть больше. В 1С:ЗУП вычет не появляется автоматически — его нужно зарегистрировать документом на основании заявления работника и подтверждающих документов. Если этого не сделать, программа удержит налог со всей суммы дохода.

Ниже разобран полный порядок действий: от проверки права сотрудника на вычет до контроля расчета НДФЛ в ведомости. Инструкция ориентирована на 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1), но логика аналогична и в других конфигурациях на базе БСП.

Проверьте, имеет ли сотрудник право на вычет

Вычет предоставляется родителям, супругам родителей, усыновителям, опекунам и попечителям, на обеспечении которых находится ребенок. Основание — письменное заявление сотрудника и копии подтверждающих документов: свидетельства о рождении, справки об инвалидности, справки из учебного заведения для студентов-очников и других.

Вычет действует до месяца, в котором доход сотрудника с начала года превысит установленный НК РФ лимит. Точную сумму лимита и размеры вычетов проверяйте по актуальной редакции статьи 218 НК РФ — они периодически индексируются, и в 1С эти значения обновляются вместе с релизами конфигурации.

Вычет на ребенка предоставляется до конца года, в котором ребенку исполнилось 18 лет, а для учащихся очной формы — до 24 лет. После этого вычет нужно прекратить, иначе НДФЛ будет занижен, а это риск доначислений и штрафов при проверке.

Оформите заявление на вычеты в 1С:ЗУП

Основной документ — «Заявление на вычеты НДФЛ». Найти его можно в разделе «Налоги и взносы» — «Заявления на вычеты» или в разделе «Кадры» — «Все кадровые документы» через создание нового документа. В шапке выберите организацию, сотрудника и укажите месяц, с которого применяется вычет.

В табличной части «Вычеты на детей» добавьте строку: выберите вид вычета из справочника (например, на первого ребенка, на ребенка-инвалида), укажите период действия — дату начала и, при необходимости, дату окончания. Если у сотрудника несколько детей, каждый вычет вносится отдельной строкой.

Поле «Месяц» в шапке определяет, с какого расчетного периода программа начнет применять вычет. Если заявление подано в середине года, но вычет положен с января (например, ребенок родился в январе), укажите январь — программа пересчитает НДФЛ с начала года при ближайшем расчете.

1. 1
   Получите от сотрудника заявление и копии документов на ребенка
2. 2
   Откройте раздел «Налоги и взносы» — «Заявления на вычеты» и создайте документ
3. 3
   Выберите сотрудника, укажите месяц начала применения вычета
4. 4
   Добавьте строки по каждому ребенку: вид вычета, даты начала и окончания
5. 5
   Проведите документ и рассчитайте зарплату за текущий месяц
6. 6
   Проверьте сумму вычета в расчетном листке сотрудника

Разберитесь с видами вычетов и их кодами

В справочнике видов вычетов 1С уже заполнены стандартные коды: на первого, второго, третьего и последующих детей, на ребенка-инвалида, а также «двойные» варианты и вычеты единственному родителю. Выбирать нужно строго тот код, который соответствует ситуации сотрудника, — от кода зависит сумма.

Если ребенок — инвалид, вычет на него складывается из обычного вычета по очередности рождения и вычета на ребенка-инвалида. В 1С это оформляется двумя строками в одном заявлении, а не одной «суммарной» строкой.

Порядок рождения детей учитывайте по всем детям родителя, включая совершеннолетних, на которых вычет уже не положен. Например, если у сотрудника трое детей и старшему 25 лет, на младшего все равно применяется вычет как на третьего ребенка.

Особые ситуации: двойной вычет и единственный родитель

Двойной вычет при отказе второго родителя

Если второй родитель отказался от вычета в пользу первого, в 1С выбирается соответствующий «двойной» код вычета. К заявлению сотрудника должны быть приложены заявление второго родителя об отказе и справка о его доходах с места работы — без этого применять двойной вычет нельзя.

Единственный родитель

Единственному родителю вычет также положен в двойном размере, для этого используются отдельные коды. Основание — документы, подтверждающие статус (например, свидетельство о рождении без записи об отце или свидетельство о смерти второго родителя). Важно: при вступлении единственного родителя в брак двойной вычет прекращается со следующего месяца — следите за этим и своевременно меняйте код вычета.

Измените или прекратите вычет

Когда ребенок достигает предельного возраста, заканчивает обучение или меняется состав семьи, действующий вычет нужно закрыть. Для этого введите документ «Прекращение стандартных вычетов НДФЛ» (раздел «Налоги и взносы») либо создайте новое заявление с актуальным набором вычетов — новое заявление заменяет предыдущее с указанного месяца.

Если дата окончания была указана сразу в заявлении (например, конец года, когда ребенку исполняется 18), программа прекратит вычет автоматически. Однако надежнее контролировать возраст детей по кадровым данным и сверяться в начале каждого года.

Проверьте, что вычет реально применился

После проведения заявления рассчитайте зарплату за месяц и откройте расчетный листок сотрудника: в нем должна быть строка с суммой примененного вычета, а НДФЛ должен считаться от базы за вычетом этой суммы. Также полезен отчет «Регистр налогового учета по НДФЛ» — там видно, какие вычеты и за какие месяцы учтены.

Если вычет не применился, проверьте: проведен ли документ, верный ли месяц начала указан, не превысил ли доход сотрудника лимит с начала года и не действует ли более позднее заявление, отменившее ваше. Чаще всего причина — именно более поздний документ, который «перекрыл» настройки.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчетный листок сотрудника

Норма

Есть строка с вычетом, НДФЛ считается от уменьшенной базы

Тревожный признак

Вычета нет, НДФЛ посчитан с полного дохода

Регистр налогового учета по НДФЛ

Норма

Вычет отражен за нужные месяцы с правильным кодом

Тревожный признак

Месяцы пропущены или код не соответствует ситуации

Доход с начала года

Норма

Доход ниже лимита — вычет применяется

Тревожный признак

Лимит превышен — вычет законно не применяется

Частые вопросы

Сотрудник устроился в середине года. С какого месяца давать вычет?

С месяца начала работы в вашей организации, если у сотрудника есть заявление и документы. Доходы с прежнего места работы в текущем году учитывайте по справке о доходах — они суммируются для контроля лимита.

Можно ли применить вычет задним числом за прошлые месяцы?

Да, в пределах текущего налогового периода. Укажите в заявлении месяц начала, с которого положен вычет, — программа пересчитает НДФЛ при следующем расчете. За прошлые годы излишне удержанный налог сотрудник возвращает через налоговую инспекцию по декларации 3-НДФЛ.

Что делать, если вычет применялся ошибочно и НДФЛ занижен?

Введите документ прекращения вычета с нужного месяца и выполните перерасчет НДФЛ. Доначисленный налог удержите из ближайших выплат сотрудника и уточните отчетность. Чем раньше исправлена ошибка, тем меньше пени.

Нужно ли каждый год брать новое заявление на вычет?

По общему правилу заявление подается один раз и действует, пока не изменились основания. Но многие организации ежегодно обновляют заявления и справки (особенно для студентов-очников), чтобы подтвердить актуальность права на вычет. В 1С при обновлении вводится новое заявление, заменяющее старое.

Вычет не применяется, хотя заявление проведено. Где искать причину?

Проверьте месяц начала в документе, отсутствие более позднего заявления по тому же сотруднику, превышение лимита дохода с начала года и корректность дат окончания в строках вычетов. Быстрее всего причину видно в регистре налогового учета по НДФЛ.