Как добавить сотрудника по ГПХ в 1С

Работник по договору гражданско-правового характера (ГПХ) оформляется в 1С иначе, чем штатный сотрудник: приём на работу не создаётся, вместо него заводится сам договор, а расчёт идёт по особым правилам — без отпускных, больничных и с ограниченным набором взносов. Ошибки на этом этапе приводят к неверному расчёту НДФЛ и страховых взносов, а также к замечаниям при сдаче РСВ и персонифицированных сведений.

Порядок действий немного различается в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии, но логика одна: сначала создаётся физическое лицо, затем документ «Договор (работы, услуги)», далее — начисление вознаграждения и выплата. Ниже разобран каждый шаг с проверкой результата и типичными ошибками.

Что проверить перед оформлением договора ГПХ

Прежде чем заводить человека в программе, убедитесь, что отношения действительно гражданско-правовые, а не трудовые. Если подрядчику установлен график, рабочее место и он подчиняется внутреннему распорядку, такой договор рискуют переквалифицировать в трудовой со всеми доначислениями. Программа этого не проверяет — ответственность лежит на работодателе.

Соберите данные физлица: ФИО, ИНН, СНИЛС, паспортные данные, адрес регистрации. Без корректного ИНН и СНИЛС отчётность по этому лицу не пройдёт форматно-логический контроль. Также уточните статус: нерезиденты и самозанятые оформляются по-другому — самозанятого вообще не нужно начислять в 1С, достаточно оплаты по счёту и хранения чеков.

Шаг 1. Создание физического лица

В 1С:ЗУП откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и создайте новый элемент. Для подрядчика по ГПХ не нужно заполнять приём на работу — достаточно карточки физлица. Введите ФИО, дату рождения, пол, затем по ссылкам в карточке заполните ИНН, СНИЛС и документ, удостоверяющий личность.

В 1С:Бухгалтерии физлицо создаётся в справочнике «Сотрудники» (раздел «Зарплата и кадры») либо автоматически при создании договора. Проверьте, чтобы не образовалось дублей: если человек уже есть в базе (например, раньше работал по трудовому договору), используйте существующую карточку — иначе в отчётности появятся два разных лица с одним СНИЛС, и сведения «развалятся».

Шаг 2. Оформление документа «Договор ГПХ»

В 1С:ЗУП перейдите в «Зарплата» → «Договоры (в т.ч. авторские)» либо «Кадры» → «Договоры ГПХ» — название зависит от версии конфигурации. Создайте документ, выберите организацию и сотрудника, укажите период действия договора, сумму вознаграждения и вид расчёта. Обратите внимание на поле «Вид договора»: от него зависит обложение взносами.

В 1С:Бухгалтерии аналогичный документ находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Договоры ГПХ». Если такого пункта нет, проверьте настройки функциональности: в «Главное» → «Функциональность» на закладке «Сотрудники» должна быть включена опция ведения договоров ГПХ.

1. 1
   Откройте «Зарплата» → «Договоры (в т.ч. авторские)» и создайте документ
2. 2
   Выберите организацию и физлицо подрядчика
3. 3
   Укажите даты начала и окончания договора, сумму вознаграждения
4. 4
   Проверьте вид договора и флаги обложения взносами
5. 5
   Проведите документ и убедитесь, что он отображается в списке действующих

Шаг 3. Начисление вознаграждения и налогов

Вознаграждение по ГПХ начисляется документом «Начисление по договорам (в т.ч. авторским)» в ЗУП или в составе общего «Начисления зарплаты» в Бухгалтерии — подрядчик подтянется автоматически, если договор действует в расчётном месяце. Программа рассчитает НДФЛ и взносы сама, но проверить состав начислений стоит вручную.

По договорам ГПХ удерживается НДФЛ, начисляются взносы на обязательное пенсионное и медицинское страхование. Взносы на случай временной нетрудоспособности не начисляются, а взносы на травматизм — только если это прямо предусмотрено договором. Если программа считает лишнее, проверьте настройки вида расчёта и вида договора.

Контрольные точки

Как проверить результат начисления

Состав взносов по договору

Норма

Начислены только взносы на ОПС и ОМС

Тревожный признак

Начислены взносы на ВНиМ без оснований или не начислено ничего

НДФЛ

Норма

Налог удержан с полной суммы вознаграждения по ставке, соответствующей статусу

Тревожный признак

НДФЛ равен нулю при положительном начислении

Попадание в отчётность

Норма

Лицо видно в РСВ и персонифицированных сведениях

Тревожный признак

Подрядчика нет в отчётах за период действия договора

Шаг 4. Выплата и отражение в отчётности

Выплата оформляется стандартными ведомостями (в банк, кассу) с указанием вида «Договоры ГПХ» либо по конкретному документу начисления. Дата выплаты определяет дату фактического получения дохода для НДФЛ — следите, чтобы ведомость была заполнена корректно, иначе 6-НДФЛ заполнится с ошибками.

Подрядчики по ГПХ включаются в РСВ (подраздел с застрахованными лицами), персонифицированные сведения о физлицах и 6-НДФЛ. В ЕФС-1 (бывший СЗВ-СТАЖ) сведения по договорам ГПХ также подаются — в ЗУП для этого есть отдельный документ. Перед отправкой отчётности прогоните встроенную проверку: она выявит расхождения по СНИЛС, суммам и периодам.

Типичные ошибки и как их избежать

Большинство проблем возникает не из-за программы, а из-за неверных исходных данных: дублей физлиц, неправильного вида договора, ручной правки начислений. Ниже сведены основные ошибки и их последствия.

ГПХ, трудовой договор и самозанятый: что выбрать

Выбор формы оформления определяется характером отношений, а не удобством учёта. Сравнение основных вариантов поможет принять решение до того, как вы начнёте вносить данные в программу.

Маршрут решения

Как выбрать форму оформления

Человек работает по графику, подчиняется распорядку, функция постояннаяОформляйте трудовой договор через «Приём на работу»

Есть конкретный результат работ или услуг с актом, разовый или проектный характерОформляйте договор ГПХ в 1С и начисляйте вознаграждение

Исполнитель имеет статус самозанятого и выдаёт чек из «Мой налог»Не заводите его в зарплатном учёте — отражайте только оплату по банку

FAQ

Можно ли оформить договор ГПХ на действующего штатного сотрудника?

Технически в 1С можно — на то же физлицо создаётся договор ГПХ наряду с трудовым. Но законодательно это рискованно: выплаты по ГПХ штатнику за работу, входящую в его трудовые обязанности, могут переквалифицировать. Используйте эту схему только для работ, явно выходящих за рамки должностных обязанностей.

Почему подрядчик по ГПХ не попадает в документ «Начисление зарплаты»?

Проверьте три вещи: действует ли договор в расчётном месяце (даты начала и окончания), проведён ли сам документ договора и не закрыт ли договор досрочно. В ЗУП вознаграждение чаще начисляется отдельным документом «Начисление по договорам», а не общим начислением зарплаты.

Нужно ли начислять взносы на травматизм по договору ГПХ?

Только если это прямо предусмотрено условиями договора. В 1С за это отвечает соответствующий флаг в настройках договора или учётной политики — проверьте его, если программа начисляет взносы на травматизм, которых быть не должно, или наоборот.

Как закрыть договор ГПХ после окончания работ?

Если договор завершён раньше срока или нужно зафиксировать фактическое окончание, в ЗУП используется документ «Прекращение договора ГПХ» (в некоторых версиях — ручная установка даты окончания). После этого договор перестанет попадать в начисления, но останется в отчётности за периоды действия.

Что делать, если обнаружился дубль физлица с уже сданной отчётностью?

Не удаляйте дубль напрямую, если по нему есть проведённые документы. Сначала перенесите документы на правильную карточку (или воспользуйтесь обработкой поиска и объединения дублей), затем сдайте корректирующие сведения за затронутые периоды. При сомнениях сделайте резервную копию базы до любых изменений.

Облагается ли аванс по договору ГПХ НДФЛ?

Да, НДФЛ удерживается при каждой выплате дохода, включая аванс по договору. В 1С это отражается ведомостью на выплату: программа удержит налог с фактически выплаченной суммы, а окончательный расчёт произойдёт при начислении вознаграждения.