Как в 1С добавить ненормированный рабочий день

Ненормированный рабочий день — особый режим, при котором сотрудник по распоряжению работодателя может эпизодически привлекаться к работе за пределами нормальной продолжительности рабочего времени. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) этот режим не задается одной кнопкой: его нужно отразить в нескольких связанных объектах — графике работы, кадровых документах, настройках начислений и учете рабочего времени.

Главная сложность в том, что по Трудовому кодексу переработка при ненормированном дне, как правило, компенсируется дополнительным оплачиваемым отпуском (не менее трех календарных дней), а не повышенной оплатой часов, как при сверхурочной работе. Поэтому в программе важно не перепутать механизмы: если настроить учет как обычные сверхурочные, сотруднику начислят лишнюю оплату, а при проверке это станет нарушением учетной политики компании.

Материал ориентирован на типовую конфигурацию 1С:ЗУП 3.1. Если у вас доработанная конфигурация или старая редакция 2.5, названия команд могут отличаться, но логика настройки сохраняется.

Что такое ненормированный рабочий день и как его понимает 1С

Ненормированный рабочий день закрепляется в трудовом договоре и локальных нормативных актах. Перечень должностей с таким режимом утверждается работодателем. С точки зрения учета в 1С это означает: сотрудник работает по обычному графику (например, пятидневка по 8 часов), но при необходимости остается дольше, и эти часы не оформляются приказом на сверхурочную работу каждый раз.

В программе нет отдельного документа «ненормированный день». Режим отражается через свойства графика работы сотрудников и через виды отпусков. Оплата переработанных часов по умолчанию идет по стандартной ставке, поскольку оклад начисляется за отработанное по графику время, а дополнительные часы либо не учитываются вовсе, либо фиксируются отдельно — в зависимости от принятой в компании схемы.

Подготовка: что проверить перед настройкой

Прежде чем вносить изменения в программу, убедитесь, что кадровая часть оформлена корректно. В трудовом договоре или дополнительном соглашении сотрудника должно быть условие о ненормированном рабочем дне, а в организации — утвержденный перечень должностей с таким режимом. Без этого любые настройки в 1С не будут иметь юридического основания.

Также проверьте в программе: включен ли в настройках расчета зарплаты учет дополнительных отпусков, существует ли вид отпуска «Дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день» (в типовой поставке он обычно уже есть), и какой график назначен сотруднику сейчас. Если график индивидуальный, проще создать новый, чем править общий для всего подразделения.

Контрольные точки

Что проверить перед настройкой

Трудовой договор

Норма

Есть условие о ненормированном дне и длительность доп. отпуска

Тревожный признак

Условия нет — сначала оформите доп. соглашение

Перечень должностей

Норма

Должность сотрудника входит в утвержденный перечень

Тревожный признак

Должности нет в перечне — режим применять нельзя

Вид отпуска в 1С

Норма

В справочнике видов отпусков есть отпуск за ненормированный день

Тревожный признак

Вида нет — создайте его вручную

Настройка графика работы сотрудника

Откройте раздел «Настройка» → «Графики работы сотрудников» и создайте новый график или скопируйте существующий. В форме графика установите флажок «Ненормированный рабочий день» — в типовой ЗУП 3.1 этот признак находится в параметрах графика. Само расписание (пятидневка, 40 часов) остается обычным: признак влияет на учет и отчетность, а не на сетку рабочего времени.

После создания графика назначьте его сотруднику кадровым документом: «Кадровый перевод» или «Изменение графика работы» (в зависимости от того, что меняется — только график или и условия труда). Дата документа определяет, с какого момента режим начинает действовать в учете.

1. 1
   Откройте «Настройка» → «Графики работы сотрудников» и создайте новый график копированием текущего
2. 2
   Установите в параметрах графика признак «Ненормированный рабочий день»
3. 3
   Заполните расписание как для обычной пятидневки (40 часов в неделю)
4. 4
   Оформите документ «Изменение графика работы» или «Кадровый перевод» на сотрудника с указанием нового графика
5. 5
   Проверьте в карточке сотрудника, что с нужной даты действует новый график

Настройка дополнительного отпуска за ненормированный день

Основная компенсация за режим — дополнительный отпуск. Проверьте вид отпуска: «Настройка» → «Виды отпусков». Найдите «Дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день». Если его нет, создайте новый вид с типом «Дополнительный ежегодный отпуск», оплачиваемый, с расчетом остатков.

Количество дней отпуска задается либо в штатном расписании (позиция → вкладка с отпусками), либо в кадровом документе сотрудника — «Прием на работу» или «Кадровый перевод», таблица «Дополнительные отпуска». Укажите число дней согласно трудовому договору — минимум три календарных дня, конкретное значение определяет работодатель.

После этого остатки отпусков начнут накапливаться автоматически, а при оформлении документа «Отпуск» программа предложит выбрать этот вид отпуска и рассчитает средний заработок стандартным образом.

Как учитывать и оплачивать переработки

Стандартный подход: часы сверх графика при ненормированном дне не оплачиваются повышенно, а табеле сотрудник отражается по графику. Если в компании принято фиксировать фактические переработки (например, по данным СКУД или табелей), это делается документом «Данные для расчета зарплаты» с соответствующим шаблоном или через «Работу сверхурочно» — но последний вариант юридически означает уже сверхурочную работу, а не ненормированный режим.

Если локальными актами предусмотрена денежная доплата за переработку вместо или вместе с отпуском, создайте отдельное начисление: «Настройка» → «Начисления» → «Создать». Назначение — «Повременная оплата труда и надбавки», расчет по формуле на основе введенных часов переработки. Начисление назначается сотруднику в кадровом документе или вводится разово документом «Данные для расчета зарплаты».

Способы компенсации переработки

Дополнительный отпуск

Стандартный и юридически основной вариант. Настраивается через вид отпуска, деньги за часы не платятся.

Денежная доплата

Возможна, если закреплена в локальных актах. Требует отдельного начисления и учета часов переработки.

Оформление как сверхурочные

Применяется, когда переработка разовая и по инициативе работодателя с согласия сотрудника. Оплата повышенная, документ «Работа сверхурочно».

Отражение в табеле и расчете зарплаты

В табеле учета рабочего времени (отчет «Табель учета рабочего времени Т-13») сотрудник с ненормированным днем отражается по своему графику — обычные явки с кодом «Я». Специального кода для ненормированного режима в унифицированной форме нет. Если компания ведет внутренний учет переработанных часов, он ведется отдельно от табеля.

При расчете зарплаты документ «Начисление зарплаты и взносов» посчитает оклад по отработанным по графику дням. Доплата за переработку попадет в расчет только если она настроена отдельным начислением и введены часы. Отпускные по дополнительному отпуску рассчитываются документом «Отпуск» по среднему заработку.

Проверка результата и типовые проблемы

После настройки выполните контрольную проверку. Откройте карточку сотрудника и убедитесь, что с нужной даты действует новый график. Сформируйте отчет «Остатки отпусков» — там должна появиться строка по дополнительному отпуску с накопленными днями. Создайте тестовый документ «Отпуск» и проверьте, что вид отпуска доступен для выбора и расчет среднего заработка проходит без ошибок.

Если отпуск не накапливается, чаще всего причина в том, что дни не указаны в кадровом документе или у вида отпуска снят признак расчета остатков. Если зарплата считается не так, как ожидалось, проверьте, не назначено ли сотруднику лишнее начисление и не задвоен ли график в истории изменений.

Частые вопросы

Нужно ли каждый раз оформлять приказ, когда сотрудник задержался?

Нет. В том и смысл ненормированного режима: эпизодическое привлечение сверх нормы не требует разового приказа и согласия сотрудника, в отличие от сверхурочной работы. Достаточно, что режим закреплен в трудовом договоре и должность есть в утвержденном перечне.

Можно ли вместо отпуска платить за переработку деньгами?

Дополнительный отпуск — обязательная компенсация, заменить его полностью деньгами нельзя (кроме компенсации при увольнении). Дополнительная денежная оплата возможна поверх отпуска, если это предусмотрено локальными актами, — тогда в 1С настраивается отдельное начисление.

Как отразить ненормированный день в трудовом договоре в 1С?

В печатной форме трудового договора из документа «Прием на работу» текст о режиме добавляется в дополнительные условия. Само условие редактируется в шаблоне договора или вводится вручную в текстовое поле дополнительных условий перед печатью.

Почему в отчете «Остатки отпусков» нет дополнительного отпуска?

Проверьте три вещи: указаны ли дни отпуска в кадровом документе сотрудника (прием или перевод), включен ли у вида отпуска расчет остатков, и не действует ли в компании учет отпусков по штатному расписанию без переноса прав в кадровые документы.

Работает ли настройка в 1С:Бухгалтерии 8?

В 1С:Бухгалтерии возможности кадрового учета ограничены: полноценных графиков с признаком ненормированного дня и автоматического расчета остатков дополнительных отпусков там нет. Для корректного учета режима рекомендуется 1С:ЗУП, а в бухгалтерскую программу данные переносятся синхронизацией.

Сколько дней дополнительного отпуска указывать в программе?

Минимум по Трудовому кодексу — три календарных дня. Конкретная продолжительность определяется коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка и фиксируется в трудовом договоре. В 1С указывайте именно то значение, которое записано в документах компании.