Как добавить график работы в 1С

График работы в 1С — это основа для расчёта зарплаты, учёта рабочего времени и формирования табеля. Без корректно настроенного графика программа не сможет определить норму часов, рассчитать оплату за неполный месяц или выявить переработки. Ошибка в графике приводит к неверным начислениям, поэтому настраивать его нужно внимательно и с проверкой результата.

Ниже описан порядок действий для типовой конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) — именно там механизм графиков реализован наиболее полно. Отдельно разобраны особенности 1С:Бухгалтерии, где графики устроены проще, и ситуации со сменными, гибкими и суммированными режимами работы.

Где в 1С находятся графики работы

В 1С:ЗУП список графиков открывается через меню «Настройка» → «Графики работы сотрудников». Если этого пункта нет, проверьте, что в настройках учётной политики включён учёт рабочего времени, а у вашего пользователя есть права на изменение настроек учёта времени. В типовой поставке график «Пятидневка» обычно уже создан — его можно использовать как образец.

В 1С:Бухгалтерии 8 механизм проще: графики хранятся в справочнике «Графики работы» (раздел «Зарплата и кадры» или «Справочники», в зависимости от версии). Там график фактически сводится к заполненному календарю рабочих и выходных дней без детальной разбивки по часам внутри дня.

Создание нового графика: пошаговая настройка

В списке графиков нажмите «Создать» и задайте наименование, понятное кадровику и расчётчику, — например, «Пятидневка 8 часов» или «Сменный 2/2 по 12 часов». Наименование будет отображаться в кадровых документах и отчётах, поэтому избегайте сокращений вроде «График 1».

Далее выберите способ заполнения. Для стандартной пятидневки достаточно указать шаблон «По дням недели» и отметить рабочие дни с понедельника по пятницу — программа заполнит календарь по производственному календарю с учётом праздников и переносов. Для сменных режимов используется шаблон «По циклам произвольной длины», где задаётся последовательность видов дней: два рабочих, два выходных и так далее.

1. 1
   Откройте «Настройка» → «Графики работы сотрудников» и нажмите «Создать»
2. 2
   Укажите понятное наименование графика
3. 3
   Выберите шаблон заполнения: по дням недели или по циклу
4. 4
   Задайте расписание работы: время начала, окончания и перерывы
5. 5
   Проверьте норму времени по месяцам и сравните с производственным календарём
6. 6
   Сохраните график и назначьте его сотрудникам кадровым документом

Настройка расписания рабочего времени

В разделе «Расписание работы» указывается, во сколько начинается и заканчивается рабочий день и какие перерывы предусмотрены. Для стандартного восьмичасового дня это, например, с 9:00 до 18:00 с перерывом на обед с 13:00 до 14:00. Можно задать несколько вариантов расписания для разных дней недели — например, сокращённую пятницу.

Для сменных графиков создаются отдельные виды дней (смены): «Дневная смена», «Ночная смена», «Выходной». Каждой смене назначается своё расписание, включая ночные часы. Время работы, приходящееся на ночной интервал (по ТК РФ — с 22:00 до 6:00), программа выделяет автоматически, если расписание задано корректно, и учитывает его при доплате за ночную работу.

Если в организации применяется суммированный учёт рабочего времени, в настройках графика установите соответствующий флажок и укажите учётный период — месяц, квартал или год. Это влияет на то, как программа определяет норму и выявляет переработки.

Назначение графика сотрудникам

Сам по себе созданный график ни на что не влияет: его нужно назначить конкретным сотрудникам. При приёме на работу график указывается прямо в документе «Приём на работу» в поле «График работы». Если сотрудник уже работает, изменение оформляется документом «Кадровый перевод» или специальным документом «Изменение графика работы списком сотрудников» — второй вариант удобен при массовом переводе подразделения на новый режим.

Документ назначения графика имеет дату: с этого момента расчёт времени и зарплаты идёт по новому графику. Задним числом менять график в уже рассчитанных периодах не следует — это приведёт к расхождениям в начислениях. Если прошлый период закрыт и зарплата выплачена, изменения оформляйте только на будущее.

Особенности сменных и гибких графиков

Сменные графики (2/2, сутки через трое и подобные) настраиваются через циклы. Например, для режима «два через два по 12 часов» создайте цикл из четырёх дней: смена, смена, выходной, выходной — и укажите дату отсчёта, с которой цикл начинает действовать. От даты отсчёта зависит, на какие календарные дни попадут смены, поэтому сверьте её с фактическим расписанием бригады.

Если несколько бригад работают вперемежку, для каждой создаётся свой график со своей датой отсчёта или сдвинутым циклом. Гибкий график с плавающими выходными, не привязанными к циклу, в типовой ЗУП напрямую не настраивается — рабочее время в таких случаях обычно вводится документами «Данные для расчёта зарплаты» или табелем вручную.

Сравнение вариантов

Шаблон «По дням недели»

Подходит для пятидневки и шестидневки; заполняется по производственному календарю, праздники учитываются автоматически

Шаблон «По циклам»

Для сменных режимов 2/2, сутки/трое; требует ручной настройки цикла и даты отсчёта, праздники не делают день выходным автоматически

Индивидуальный ввод времени

Для гибких и ненормированных режимов; время вводится документами по факту, норма не контролируется автоматически

Проверка результата и типичные ошибки

После сохранения графика откройте его и проверьте норму рабочего времени по месяцам — в форме графика есть соответствующая таблица. Для пятидневки норма должна совпадать с производственным календарём. Затем сформируйте отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» по сотруднику с этим графиком: рабочие и выходные дни должны располагаться именно так, как задумано.

Дополнительная проверка — расчёт зарплаты за полный месяц: у сотрудника на окладе, отработавшего все дни по графику, должен начислиться полный оклад без долей и пропорций. Если начисление меньше оклада при полностью отработанном месяце, чаще всего причина в расхождении графика и нормы.

Часто задаваемые вопросы

Как изменить график работы сотруднику с середины месяца?

Оформите документ «Кадровый перевод» или «Изменение графика работы» с датой перехода. Программа рассчитает норму пропорционально: до даты перевода — по старому графику, после — по новому. Проверьте расчёт зарплаты за этот месяц особенно внимательно.

Почему в табеле не отображаются смены по новому графику?

Чаще всего график создан, но не назначен сотруднику кадровым документом, либо документ назначения проведён более поздней датой, чем формируемый табель. Проверьте историю изменения графика в карточке сотрудника.

Можно ли скопировать существующий график и доработать его?

Да. Откройте список графиков, выделите подходящий и используйте копирование (клавиша F9 или команда контекстного меню). Затем измените наименование, цикл или расписание. Это быстрее, чем настройка с нуля, и снижает риск ошибок в типовых параметрах.

Как настроить график для работника с неполным рабочим временем?

Создайте отдельный график с сокращённым расписанием — например, 4 часа в день или три дня в неделю. В кадровом документе укажите этот график и долю ставки. Не используйте полный график с ручным занижением часов: расчёт пропорций будет некорректным.

Что делать, если норма часов в графике не совпадает с производственным календарём?

Сначала обновите производственный календарь через сервис обновления или вручную, затем перевыполните заполнение графика. Если расхождение осталось, проверьте расписание работы: длительность дня и перерывы должны давать в сумме нужное количество часов.

Нужно ли создавать отдельный график для каждого сотрудника?

Нет. Один график назначается любому числу сотрудников с одинаковым режимом. Отдельные графики создают только для реально различающихся режимов: разные смены, разная длительность дня, разные даты отсчёта цикла у бригад.