Как выплатить аванс в 1С Бухгалтерия

Аванс — это оплата труда за первую половину месяца, которую работодатель обязан выплатить в сроки, установленные правилами внутреннего трудового распорядка и трудовым договором. В 1С Бухгалтерия 8.3 для этого предусмотрен отдельный документ «Ведомость» с видом выплаты «Аванс», а сама процедура занимает несколько минут, если настройки зарплаты и график выплат заполнены корректно.

Порядок действий зависит от способа выплаты: через банк по зарплатному проекту, на карточки сотрудников по реестру или наличными из кассы. Ниже разобраны все три сценария, а также расчет суммы аванса, удержание НДФЛ, проверка проводок и типичные ошибки, из-за которых выплата не проводится или отражается неверно.

Что нужно проверить перед выплатой аванса

Прежде чем создавать ведомость, убедитесь, что база готова к расчету. Во-первых, в учетной записи организации должен быть указан способ выплаты зарплаты: через зарплатный проект, по реестру в банк или через кассу. Это настраивается в разделе «Зарплата и кадры — Настройки зарплаты» или в карточке организации.

Во-вторых, проверьте даты выплаты аванса и зарплаты. Они задаются в настройках учетной политики по зарплате и влияют на автоматическое заполнение документов. В-третьих, убедитесь, что у всех сотрудников заполнены приемы на работу с указанием оклада или тарифной ставки — без этого программа не сможет рассчитать сумму аванса.

Если сотруднику положены удержания (например, алименты по исполнительному листу), они должны быть введены в базу заранее. При выплате аванса удержания обычно не применяются, но при окончательном расчете за месяц программа учтет их автоматически.

Как рассчитывается сумма аванса

В 1С Бухгалтерия аванс может рассчитываться двумя способами: фиксированной суммой или процентом от оклада. Выбор задается в настройках зарплаты. Чаще всего используют фиксированную сумму или расчет пропорционально отработанному времени за первую половину месяца — второй вариант корректнее с точки зрения трудового законодательства.

Если аванс задан фиксированной суммой, программа просто подставит её в ведомость. Если используется расчет по отработанному времени, сумма определяется исходя из оклада и фактически отработанных дней с 1-го по 15-е число месяца. Учтите, что при таком способе сотруднику, который болел или был в отпуске в первой половине месяца, аванс начислится меньше или не начислится вовсе — и это правильно.

Сумму аванса в ведомости можно скорректировать вручную по конкретному сотруднику. Однако делать это стоит осознанно: ручная правка «отвязывает» строку от автоматического расчета, и при следующем заполнении сумма может быть перезаписана.

Выплата аванса через банк: зарплатный проект и реестр

Ведомость по зарплатному проекту

Если организация подключена к зарплатному проекту банка, откройте раздел «Зарплата и кадры — Ведомости в банк» и создайте новый документ. В поле «Вид выплаты» выберите «Аванс», укажите месяц и зарплатный проект. Нажмите кнопку «Заполнить» — программа подберет всех сотрудников, которым положена выплата, и рассчитает суммы.

Проверьте список: в него не должны попасть уволенные сотрудники и те, кому аванс не положен (например, находившиеся в отпуске без сохранения всю первую половину месяца). После проверки проведите документ. Затем сформируйте выгрузку в банк — файл реестра или отправку через сервис обмена с банком, если он настроен.

Выплата по реестру на карты сотрудников

Если зарплатного проекта нет, используйте ведомость с выплатой «через банк по реестру». В этом случае у каждого сотрудника в карточке должны быть указаны реквизиты лицевого счета и банка. Порядок заполнения тот же, но платежные поручения на перечисление формируются отдельно — общей суммой на банк или отдельно по каждому сотруднику, в зависимости от договоренности с банком.

1. 1
   Откройте «Зарплата и кадры — Ведомости в банк» и создайте документ
2. 2
   Выберите вид выплаты «Аванс», укажите месяц и зарплатный проект
3. 3
   Нажмите «Заполнить» и проверьте список сотрудников и суммы
4. 4
   Проведите ведомость и сформируйте выгрузку в банк
5. 5
   Зарегистрируйте списание с расчетного счета на основании выписки банка
6. 6
   Проверьте проводки по счету 70 и отсутствие долга по авансу

Выплата аванса наличными через кассу

Для выплаты из кассы создайте документ «Ведомость в кассу» в разделе «Зарплата и кадры». Выберите вид выплаты «Аванс», укажите месяц и нажмите «Заполнить». Программа сформирует список сотрудников с суммами к выдаче.

После проведения ведомости на её основании создайте расходный кассовый ордер — кнопка «Создать на основании». РКО проводится на общую сумму ведомости. Если часть сотрудников не получила деньги в срок, в ведомости нужно отметить депонирование, чтобы кассовый ордер и фактическая выдача совпали.

Следите за соответствием сумм в ведомости и РКО. Расхождение приведет к ошибкам в кассовой книге и зависшему сальдо по расчетам с персоналом, которое потом придется разбирать вручную.

Проводки и отражение аванса в учете

При проведении ведомости и документа оплаты программа формирует проводку по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 51 (при выплате через банк) или 50 (при выплате из кассы). Само начисление аванса отдельной проводкой не оформляется — начисление зарплаты за весь месяц выполняется документом «Начисление зарплаты» в конце периода, и аванс засчитывается в счет него.

Проверить корректность отражения можно через отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 70» или «Расчетный листок» сотрудника. После выплаты аванса кредитовое сальдо по сотруднику должно уменьшиться на выплаченную сумму.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счету 70 после выплаты

Норма

Сальдо уменьшилось на сумму аванса

Тревожный признак

Сальдо не изменилось — ведомость или оплата не проведены

Ведомость в списке документов

Норма

Статус «проведен», суммы заполнены

Тревожный признак

Документ помечен на удаление или не проведен

Списание с расчетного счета

Норма

Документ оплаты привязан к ведомости

Тревожный признак

Оплата есть, а ведомости нет — расчеты «повиснут»

Расчетный листок сотрудника

Норма

Аванс виден в разделе «Выплачено»

Тревожный признак

Выплата не отображается — проверьте месяц и вид выплаты

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая проблема — ведомость заполняется пустой. Причины: не тот месяц выплаты, неверно выбран зарплатный проект, у сотрудников не заполнены приемы на работу или способ выплаты в карточке не совпадает с типом ведомости. Проверьте эти моменты последовательно.

Вторая распространенная ошибка — выплата аванса без последующей регистрации оплаты (или наоборот). Ведомость и документ списания денег должны быть связаны, иначе в учете образуется необоснованная задолженность. Третья ошибка — ручное создание платежных поручений мимо ведомости: деньги уйдут, но расчеты по счету 70 не закроются корректно.

Частые вопросы

Можно ли выплатить аванс одному сотруднику, а не всем сразу?

Да. Создайте ведомость с видом выплаты «Аванс», заполните её, а затем удалите лишние строки, оставив нужного сотрудника. Альтернатива — заполнить ведомость по кнопке «Подбор» и выбрать сотрудника вручную.

Нужно ли удерживать НДФЛ при выплате аванса?

При стандартных настройках 1С Бухгалтерия НДФЛ исчисляется и удерживается при окончательном расчете зарплаты за месяц. Однако порядок уплаты налога зависит от действующих правил законодательства — сверяйте настройки учетной политики с актуальными требованиями и при необходимости консультируйтесь со специалистом по налоговому учету.

Почему ведомость не заполняется сотрудниками?

Чаще всего причины такие: выбран неверный месяц, у сотрудников нет проведенных приемов на работу, способ выплаты в карточке сотрудника не совпадает с типом ведомости или аванс за этот период уже выплачен другим документом. Проверяйте по очереди, начиная с периода.

Как исправить ошибочно выплаченный аванс?

Если деньги еще не ушли, отмените проведение документа оплаты и ведомости, затем скорректируйте суммы. Если выплата уже прошла, излишне выплаченная сумма учитывается при окончательном расчете за месяц — программа уменьшит сумму к выдаче. Принудительное удержание из зарплаты возможно только в случаях, предусмотренных законом.

Чем аванс отличается от выплаты «в межрасчетный период»?

Аванс — это плановая выплата за первую половину месяца всем сотрудникам. Межрасчетные выплаты (отпускные, премии, материальная помощь) оформляются отдельными документами в любой день и имеют собственный порядок расчета и налогообложения.