Другое · 9 мин
Как в 1С Бухгалтерии установить дату выплаты зарплаты
Пошаговая инструкция, как в 1С Бухгалтерии установить дату выплаты зарплаты: настройка учетной политики, ведомости, изменение даты и проверка результата.
Дата выплаты зарплаты в 1С:Бухгалтерии влияет сразу на несколько участков учёта: на дату удержания НДФЛ, на формирование отчётности 6-НДФЛ, на отражение выплат в расчётных листках и на корректность кассовых и банковских документов. Если дата указана неверно, программа может отразить налог не в том периоде, и придётся подавать уточнённые расчёты.
Установить дату выплаты можно двумя способами: глобально — в настройках учётной политики организации, где задаётся плановая дата расчёта с сотрудниками, и локально — непосредственно в документах «Ведомость в кассу», «Ведомость в банк» или «Ведомость через раздатчика», которыми оформляется фактическая выплата. Первый способ задаёт правило, второй фиксирует конкретный факт.
Ниже разобраны оба варианта для типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0), а также порядок изменения даты в уже созданных документах и типичные ошибки, которые приводят к расхождениям в отчётности по НДФЛ.
Где в программе хранится дата выплаты зарплаты
В 1С:Бухгалтерии нет единого «календаря выплат» — информация распределена по двум уровням. Первый уровень — настройки учётной политики и параметров учёта зарплаты, где указывается плановая дата расчёта с персоналом. Эта дата используется для подсказок, автоматического заполнения документов и контроля сроков.
Второй уровень — сами документы выплаты. Каждая ведомость содержит собственную дату, и именно она считается датой фактического получения дохода сотрудником в целях НДФЛ. Дата из учётной политики при этом лишь подставляется по умолчанию при создании новой ведомости.
Понимание этого разделения важно на практике: если бухгалтер поменял только настройку в учётной политике, уже созданные ведомости не изменятся автоматически. И наоборот — ручное исправление даты в ведомости не затрагивает общие настройки.
Установка плановой даты в настройках учётной политики
Чтобы задать плановую дату выплаты, откройте раздел «Главное» и перейдите в пункт «Учетная политика». Выберите нужную организацию, если в базе их несколько. В форме учётной политики найдите блок, связанный с зарплатой и кадрами, — в актуальных релизах это ссылка «Зарплата и кадры» или отдельная вкладка.
В открывшихся настройках укажите дату выплаты зарплаты — например, 5-е число месяца, следующего за расчётным. В некоторых релизах здесь же задаётся дата выплаты аванса. Сохраните изменения кнопкой «Записать и закрыть».
Дополнительно проверьте раздел «Зарплата и кадры → Настройки зарплаты». Там находятся общие параметры учёта: порядок ведения учёта (в этой программе или во внешней, например 1С:ЗУП), настройки отражения в учёте и справочники начислений. Убедитесь, что учёт ведётся непосредственно в 1С:Бухгалтерии — иначе часть описанных настроек будет недоступна.
- 1Откройте «Главное → Учетная политика» и выберите организацию
- 2Перейдите в блок настроек зарплаты и кадров
- 3Укажите плановую дату выплаты зарплаты (и аванса, если поле доступно)
- 4Нажмите «Записать и закрыть»
- 5Проверьте раздел «Зарплата и кадры → Настройки зарплаты» — учёт должен вестись в этой программе
Указание фактической даты в документе выплаты
Фактическая выплата оформляется документами из раздела «Зарплата и кадры»: «Ведомости в кассу», «Ведомости в банк» или «Ведомости через раздатчика». Для выплаты на зарплатные карты в рамках зарплатного проекта используется ведомость в банк, для выдачи наличными — ведомость в кассу.
Создайте новый документ, выберите месяц начисления и способ выплаты, затем заполните табличную часть кнопкой «Заполнить» — программа подтянет суммы к выплате по данным начислений. Поле «Дата» документа — это и есть дата фактической выплаты. Установите её равной реальному дню перечисления денег или выдачи из кассы.
Обратите внимание на поле «Выплачивать» и связанные реквизиты: для ведомости в банк нужно указать зарплатный проект, для ведомости в кассу — проверить корреспонденцию с кассовым документом. После проведения ведомости программа зафиксирует удержание НДФЛ именно указанной датой.
Как изменить дату в уже созданной ведомости
Если ведомость создана, но деньги выплачены в другой день, дату нужно исправить. Откройте документ из журнала ведомостей, измените значение поля «Дата» и перепроведите документ. Программа пересчитает дату удержания НДФЛ автоматически.
Сложнее ситуация, когда период уже закрыт: сдана отчётность 6-НДФЛ, выполнено закрытие месяца. В этом случае изменение даты ведомости приведёт к пересчёту налоговых регистров, и отчётность придётся корректировать уточнённым расчётом. Перед таким изменением сделайте резервную копию информационной базы.
Если ведомость связана с банковским документом «Списание с расчетного счета» или кассовым «Расходный кассовый ордер», проверьте даты обоих документов. Менять дату только в ведомости, оставив старую дату в платёжном документе, нельзя — это создаст расхождение между учётом денег и учётом расчётов с персоналом.
Проверка результата после установки даты
После настройки убедитесь, что дата отразилась корректно во всех связанных местах. Откройте отчёт «Расчетный листок» по сотруднику (раздел «Зарплата и кадры → Отчеты по зарплате») и проверьте, что выплата отображается в нужном месяце.
Затем сформируйте регистр или отчёт по НДФЛ — например, «Анализ НДФЛ по датам получения доходов» или справку 2-НДФЛ по сотруднику. Дата удержания налога должна совпадать с датой ведомости. Если налог «повис» на другой дате, ищите ошибку в документе выплаты.
Итоговый контроль — сверка оборотов по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» с выпиской банка или кассовой книгой. Сумма и дата дебетового оборота по счёту 70 должны совпадать с фактическим движением денег.
Как проверить результат
Совпадает с датой банковской выписки или РКО
Даты различаются — НДФЛ попадёт не в тот период
Выплата видна в месяце фактической выдачи
Выплата отсутствует или отражена в другом месяце
Дата удержания равна дате ведомости
Налог удержан другой датой или не удержан вовсе
Типичные ошибки и ограничения
Частая ошибка — выплата зарплаты датой начисления. Например, зарплата за сентябрь начислена 30 сентября, а выплачена 5 октября. Если в ведомости оставить сентябрьскую дату, НДФЛ будет показан как удержанный раньше фактической выплаты, что искажает отчётность.
Вторая типичная ситуация — несколько ведомостей на одну выплату с разными датами, когда часть сотрудников получила деньги в срок, а часть позже. Это корректно отражается в учёте, но требует внимательности при формировании 6-НДФЛ: сроки перечисления налога будут разными.
Ограничение самой конфигурации: 1С:Бухгалтерия рассчитана на небольшие компании с простыми схемами расчёта. Если в организации сложные графики выплат, несколько дат аванса, депонирование в больших объёмах или совместительство с особыми режимами, корректнее вести зарплату в 1С:ЗУП с выгрузкой проводок в бухгалтерскую программу.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли задать разные даты выплаты для разных сотрудников?
В настройках учётной политики дата задаётся одна для всей организации. Разные фактические даты оформляются отдельными ведомостями — для каждой группы сотрудников создаётся свой документ со своей датой выплаты.
Что делать, если зарплата выплачена досрочно или с задержкой?
Оформите ведомость той датой, когда деньги реально выданы или перечислены. Никаких специальных документов для досрочной или задержанной выплаты не требуется — учёт строится на фактической дате. При задержке работодатель несёт ответственность по ТК РФ, но на порядок отражения в программе это не влияет.
Почему после изменения даты ведомости 6-НДФЛ не изменился?
Отчёт 6-НДФЛ нужно переформировать после перепроведения документов. Если отчёт уже сохранён в списке регламентированных отчётов, откройте его и нажмите «Заполнить» заново — данные подтянутся из обновлённых регистров.
Где менять дату, если зарплата ведётся в 1С:ЗУП, а в Бухгалтерию выгружаются проводки?
Все даты выплат и ведомости в этом случае оформляются в 1С:ЗУП — там же формируется и отчётность по НДФЛ. В 1С:Бухгалтерию переносятся только сводные проводки, и менять даты выплат в ней не нужно и нельзя: это вызовет расхождения при синхронизации.
Влияет ли дата выплаты аванса на расчёт НДФЛ?
С недавних изменений законодательства НДФЛ удерживается и с аванса при его фактической выплате, поэтому дата ведомости на аванс так же важна, как и дата окончательного расчёта. Указывайте в документе реальный день перечисления денег.
Что важно запомнить
Плановая дата выплаты задаётся в учётной политике, а фактическая — в каждой ведомости на выплату. Именно дата ведомости определяет момент удержания НДФЛ и попадание суммы в 6-НДФЛ, поэтому она должна совпадать с датой реального движения денег. Изменения в закрытом периоде делайте только после резервного копирования и с проверкой отчётности.